FÆLLES FORRETNINGSGANG KONTANTKASSER

Transkript

1 FÆLLES FORRETNINGSGANG KONTANTKASSER KONCERNSERVICE Gældende fra: 1. februar 2015 Senest godkendt: 27. juni 2014 i Økonomikredsen Senest opdateret: 23. januar 2015 Af: Koncernservice Henvisning: Københavns Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ Arkivering: 1

2 1. FORMÅL OG AFGRÆNSNING Formålet med forretningsgangen er at sikre, at anvendelsen af kontantkasser sker ensartet og korrekt i Københavns Kommune (KK). Forretningsgangen skal sikre en forsvarlig behandling af kontante beholdninger i KK, så kommunens ansatte ikke udsættes for risiko eller uberettiget mistanke. Forretningsgangen skal endvidere bidrage til at sikre et korrekt grundlag for budgetopfølgning og et retvisende regnskab. Kontantkasser er en del af kommunens likvidbeholdning, der ikke er indsat på en af kommunens bankkonti men foreligger som kontanter. En kontantkasse er grundlaget for ud/indbetalinger, og der må generelt kun ske mindre udbetalinger. Der sondres mellem to typer af kontantkasser, hhv.: De åbne kontantkasser, hvor der er fysisk adgang til kontanter, som er opbevaret i aflåste pengekasser, hvorfra der sker manuel ud/indbetalinger De sikrede kontantkasser, hvor der ikke er fysisk adgang til kontanterne, idet de opbevares i en elektronisk og aflukket betalingsenhed. Forretningsgangen omhandler anvendelse af kontantkasser samt kasseeftersyn. Processen for anvendelse af kontantkasser starter ved ud/indbetalinger fra kassen og slutter med en månedlig afstemning af kassesaldoen mod den bogførte saldo i KØR. Processen vedr. Kasseeftersyn starter med forberedelse af anmeldte og uanmeldte kasseeftersyn og afsluttes med en samlet rapportering. Forretningsgangen er gældende for alle enheder i Københavns Kommune. 2. HVORNÅR TILLADES EN KONTANTKASSE For at opnå tilladelse til at have en kontantkasse, skal det være absolut nødvendigt for enhedens uforstyrrede drift, at der opbevares kontante midler på stedet. Ellers henvises til betalingskort, kundekort og kommunens indkøbsaftaler. Anmodningen om at få en kontantkasse skal først godkendes af enhedens centrale forvaltning, og tilladelsen gives herefter af Koncernservice (KS). Som hovedregel må en kontantkasse maksimalt indeholde kr. Undtagelser til hovedreglen skal fremgå af tilladelsen fra KS. For at få godkendt en kontantkasse skal følgende forhold være opfyldt. Københavns Kommunes kasseinstruks skal udfyldes. Kasseinstruksen beskriver roller og ansvar i den løbende anvendelse af kassen. Kasseinstruksen skal revideres løbende og minimum en gang årligt Sker der ændringer til aftalegrundlaget til kassetilladelsen for den oprettede kontantkasse, skal KS straks orienteres Der skal være funktionsadskillelse mellem Kasseadministrator (Godkender 1) og Godkender 2. Såfremt det ikke er muligt at lave funktionsadskillelse, fx på grund af institutionens størrelse, har den stedlige leder et skærpet ansvar for at sikre, at kassen anvendes korrekt og forsvarligt Rollen som Godkender 2 varetages som udgangspunkt af den stedlige chef. Rollen kan dog delegeres, hvis det er beskrevet i den udfyldte kasseinstruks 2

3 Kontantkassen må kun indeholde kontanter eller checks, som tilhører KK. Der må ikke ske udbetaling af udgifter som er løn- eller honorarlignende Kontantkassen og evt. bikasser skal opbevares aflåst. Hvis kontantkassen indeholder mere end kr., skal kassen opbevares i et pengeskab Transport af penge til og fra banken skal så vidt muligt udføres af en ekstern part og altid når beløbet overstiger kr. Hvis der oprettes bikasser/udlægskasser, skal der foreligge en særskilt tilladelse 3.1 AKTIVITETER I PROCESSEN ANVENDELSE AF KONTANTKASSE (ÅBEN) Numrene i parentes i overskrifterne henviser til aktivitetens nummer i procesdiagrammet. OPTÆLLING AF KASSEN OG UDARBEJDELSE AF KASSERAPPORT (1 og 2) Som Kasseadministrator (Godkender 1) har du ansvar for at føre en forsvarlig og sikker håndtering af kassens midler. Det er dit ansvar som Kasseadministrator (Godkender 1): At optælle kassen dagligt og registre bevægelser i kassen løbende. Hvis der ikke er bevægelser i kassen, foretages optælling og registrering af kasserapport senest sidste hverdag i måneden At anføre alle bevægelser i kasserapporten løbende og mindst ugentligt At sikre, at der er bilag på alle ud/indbetalinger samt at disse er underskrevet At sikre, at kassen kun anvendes til at afholde mindre udgifter på maksimum 500 kr. At kassens beholdning ikke overskrider det beløb, som kassen er godkendt til At underskrive kasserapporten, og hvor der har været enkelttransaktioner over 500 kr. videresende til Godkender 2 Godkender 1 og Godkender 2 må ikke være den samme person. Bevægelser, som er afregnet fra godkendte bikasser/udlægskasser skal registreres i hovedkassens kasserapport, og der udarbejdes ikke en særskilt kasserapport for disse. GODKENDELSE AF KASSERAPPORT (3) Som Godkender 2 har du ansvar for, at kassen er administreret forsvarligt og korrekt og at alle ind- og udbetalinger i kassen er dokumenterede og forretningsrelevante. Som Godkender 2 er dit ansvar at sikre: At kassen anvendes efter formålet At sikre, at der er bilag på alle ud/indbetalinger samt at disse er underskrevet At du løbende og minimum en gang ugentlig samt senest 2. hverdag i ny måned godkender kasserapporter med enkelttransaktioner over 500 kr. At sikre at den lokale kasseinstruks er overholdt At alle kontante indtægter, som ikke fremgår af fx en kassestrimmel fra et kasseapparat, skal fremgå af et bilag kvitteret af 2 personer og indbetaler skal modtage en kvittering for det indbetalte beløb At alle kontante udbetalinger skal være behørigt kvitteret af rette modtager. Ligesom boner/kassestrimmel skal være kvitteret med en underskrift 3

4 Godkender 1 og Godkender 2 må ikke være den samme person. Manuel godkendelse: Som Godkender 2 skal du godkende en kasserapport med enkelttransaktioner over 500 kr. enten manuelt ved at underskrive kasserapporten eller via en Digitalløsning (f.eks. Selvbetjeningsløsningen Postering). Den digitale godkendelse i SEB Postering kræver, at Indberetter (jf. nedenfor) taster posteringen i Selvbetjeningsløsningen Postering, og i systemet videresender til dig som Godkender 2. Først efter din godkendelse sker bogføringen i regnskabet. BOGFØRING AF KASSERAPPORT (3b) Som Indberetter har du ansvar for: At bogføre kasserapporten minimum ugentlig At sikre at kasserapporten er underskrevet af Kasseadministrator (Godkender 1) At sikre, at kasserapporten med enkelttransaktioner over 500 kr. enten er godkendt manuelt af Godkender 2 med en underskrift, og ellers videresende til Godkender 2 via Selvbetjeningsløsningen Postering At kasserapporten bliver registreret i korrekt periode OPFØLGNING PÅ KASSERAPPORT (4 og 5) Som Opfølgningskonsulent i KS, har du ansvar for: At sikre at kasserapporten er underskrevet af Kasseadministrator(Godkender 1) At sikre at kasserapporten med enkelttransaktioner over 500 kr. er godkendt af Godkender 2 At sikre en månedlig afstemning af den bogførte kassesaldo med saldo på kasserapport At sikre at der sker opfølgning på kontoen for kassedifferencer At sikre at der sker opfølgning på negative bogførte kasser At sikre at der sker løbende opfølgning på anvendelsen af kassen og anbefaling til evt. reduktion i beholdningen At kontrollere kassemax i henhold til den tilladte kassebeholdning Opfølgningskonsulenten må ikke være den samme person som Godkender 1 eller Godkender AKTIVITETER I PROCESSEN ANVENDELSE AF SAFEPAY KASSE (SIKRET) REGISTRERING, BOGFØRING SAMT OPFØLGNING AF SAFEPAY KASSE (1-7) Alle bevægelser i form af ud/indbetalinger bliver automatisk registreret i systemet og automatisk bogført på finanskonto i KØR. Tømning og påfyldning af Safepay Kasse foretages af pengeleverandør, og kvittering registreres automatisk i systemet. I tilfælde af, at de modtagne kontanter fra pengeleverandøren overstiger det beløb, som kan rummes i systemets beholdning, skal kontanterne opbevares efter samme retningslinjer som en kontantkasse. Der foreligger ingen kontroller eller anden sikring hos enhederne. 4

5 Som Opfølgningskonsulent i KS skal du sikre, At der dagligt foretages en kontrol af modtaget dagsjournal med rapport fra Safepaysystemet At der ugentlig foretages en afstemning af saldo i KØR mod banksaldo og saldo i Safepaysystemet At sikre at gebyr, byttepenge og differencer er bogført i KØR 3.3 AKTIVITETER I PROCESSEN KASSEEFTERSYN Formålet med et kasseeftersyn er at sikre, at der sker en korrekt anvendelse af kassen i overensstemmelse med forretningsgangen samt efter kassetilladelsens og den kasseinstruksens oplyste forhold. FORBEREDELSE AF KASSEEFTERSYN Kasseeftersynet bliver udført af KS og som Opfølgningskonsulent er du ansvarlig for: At der årligt gennemføres et uanmeldt kasseeftersyn på alle KK s kontantkasser At sikre, at systemleverandør foretager et årligt funktionstjek af Safepaykasserne. Her foretages ikke et kasseeftersyn UDFØRSEL AF KASSEEFTERSYN Ved besøg på lokationen skal du som Opfølgningskonsulent i KS sikre dig, at denne forretningsgang vedr. anvendelse af kontantkasser overholdes og kritiske forhold videreformidles. Som Opfølgningskonsulent har du en rådgivende funktion ved at instruere i en korrekt anvendelse af kontantkasserne. Som Opfølgningskonsulent i KS sker udførslen af kasseeftersynet med udgangspunkt i en af KS udarbejdet instruks, som indeholder forskellige forhold eftersynet vil omfatte. OPFØLGNING PÅ KASSEEFTERSYN Efter kasseeftersynet, som hhv. kan være gennemført eller forgæves, har du som Opfølgningskonsulent i KS ansvar for at udarbejde en rapportering til den relevante enhed om kritiske forhold og væsentlige konklusioner. Rapporten har til hensigt at give enheden samt forvaltningen mulighed for at reagere og foretage tiltag. Den der udfører kasseeftersyn må ikke være ansvarlig for kontantkassen. 5

6 TI 4. PROCESDIAGRAMMER VITETER I PROCESSEN KASSEEFTERSYN Anvendelse af kontantkasse (åben) Kasseadministrator/Godkender 1 (Forvaltning) Start 1b. Daglig optælling af kassen 1a. Daglige ind/ udbetalinger af kassen 2. Løbende og minimum ugentlig registrering i kasserapport (inkl. bilag) Enkelttransaktioner over 500 kr. Godkender 2 (Forvaltning) Ja 3a. Godkendelse af kasserapporten inkl. bilag Indberetter (Forvaltning) Nej 3b. Bogføring af kasserapport inkl. evt. bilag Opfølgningskonsulent (KS) 4. Månedlig afstemning af kassekonti / kasserapport 5. Opfølgning på evt. differencer og kassemax Slut Manuel aktivitet System aktivitet Manuel beslutning System validering 1

7 Anvendelse af Safepay kasse (lukket) KS Kasseadministrator/Godkender 1 Start 1a. Modtagelse/afhentning af penge 1b. Pengeleverance overstiger Safepay kassens maxbeholdning - opbevares byttepenge efter retningslinjer for en åben kontantkasse 2. Daglig ind/udbetalinger Se flowchart for kontantkasse (åben) 3. Automatisk bogføring i KØR 4. Dagsjournal automatisk generet 5. Daglig gennemgang af dagsjournal med Safepay rappport 6. Ugentlig afstemning af KØR, Safepay rapport og banksaldi 7. Ugentlig bogføring af gebyr, byttepenge samt i differencer i KØR Slut Manuel aktivitet System aktivitet Manuel beslutning System validering 2