4.6. Afstemning af statuskonti mv. Retningslinjer for afstemning De enkelte centre skal iværksætte afstemningsprocedurer, der sikrer, at der løbende foretages afstemninger, kontroller og fejlrettelser af de regnskabsmæssige registreringer på samtlige statuskonti. Endvidere skal der foretages kontrol med udligning af mellemregningskonti samt konti med beløb til senere fordeling. Der skal løbende føres kontrol med korrekt og rettidigt afvikling af registrerede gældsforpligtelser og tilgodehavender samt føres kontrol med at de finansielle aktiver og passiver har en rimelig størrelse. Afstemningsprocedure Økonomiafdelingen har udarbejdet et standardskema, som kan anvendes ved afstemningsproceduren. Skemaet kan findes på Kulissen. Hvis skemaet ikke anvendes, skal det sikres, at afstemningen indeholder de samme oplysninger, som findes på standardskemaet. Afstemningen skal foregå ved: at der foretages en afstemning til et grundliggende basismateriale, såsom kontoudtog eller kontrollister fra et edb-modersystem, eller at specificere de grundlæggende registreringer, der danner saldoen på balancekontoen. Saldoen skal da specificeres ved posteringsdato, forklaring, evt. ydelsesmodtager, dato for udligning samt beløb. Hovedindholdet af afstemningerne samt den vejledende afstemningsfrekvens er således: Likvide aktiver 09.22.01 Kontante beholdninger opgøres dagligt til den tilstedeværende beholdning. Daglig 09.22.05 Indskud i pengeinstitutter m.v. bogføres dagligt og afstemmes til kontoudtog. Månedlig Konti med få bevægelser kan afstemmes kvartalsvis. Alle konti afstemmes 31.12. til kontoudtog 09.22.08 Bevægelser i beholdningen af realkreditobligationer bogføres og afstemmes til beholdningsoversigt. regnskabs skal der ligge dokumentation for kursværdi sammenholdt til bogføringen. 09.22.10 Køb og salg af statsobligationer m.v. bogføres løbende. Beholdningen afstemmes til beholdningsoversigt. regnskabs skal der ligge dokumentation for kursværdi sammenholdt til bogføringen.
Tilgodehavender hos Staten. 09.25.13 Andre tilgodehavender afstemmes til grundlæggende basismateriale. Kortfristede tilgodehavender i øvrigt 09.28.14 Tilgodehavender i betalingskontrol afstemmes til beholdningsoversigt fra KMD. 09.28.15 Andre tilgodehavender afstemmes til grundliggende basismateriale. Skal kunne specificeres på enkeltposter Regnskab Lejerbo 09.28.17 Saldoen for mellemregninger med foregående og følgende regnskabsår skal ved regnskabsafslutningen svare til summen af posteringer på funktionen i nyt regnskabsår med modsat fortegn. Månedlig Løbende Langfristede tilgodehavender 09.32.20 Pantebreve afstemmes til det aktuelle resttilgodehavende, jævnfør pantebrevenes ordlyd. regnskabs skal der ligge dokumentation for indberetning til Skat vedrørende renter og restgæld på pantebreve, som opkræves via kommunen. 09.32.21 Saldoen skal for noterede aktier svare til kursværdien pr. 31. december. For ikke noterede aktier og andelsbeviser m.v. skal saldoen svare til den indre værdi, jævnfør det senest aflagte regnskab. Dokumentation for beregning af indre værdi skal foreligge. 09.32.22 Tilgodehavender hos grundejere afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal kunne specificeres på enkeltposter. 09.32.23 Udlån til beboerindskud afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal kunne specificeres på enkeltposter. Dokumentation for nominel værdi samt beregning af nedskrivning skal foreligge ultimo regnskabs. 09.32.24 Indskud i landsbyggefonden m.v. afstemmes til grundlæggende basismateriale. Dokumentation for nominel værdi skal foreligge ultimo regnskabs. 09.32.25 Andre langfristede udlån og tilgodehavender afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal kunne specificeres på enkeltposter. Dokumentation for nominel værdi samt beregning af nedskrivning skal Kvartalsvis Månedlig/årligt
foreligge ultimo regnskabs. 09.32.27 Deponerede beløb for lån m.v. afstemmes til samlede beløb, der er deponeret i forbindelse med optagelse af lån, garantistillelse eller indgåelse af lejemål og leasingaftaler m.v. samt til beholdnings-oversigt eller kontoudtog. Udlæg vedrørende jordforsyning og forsyningsvirksomheder 09.35.30-09.35.35 Der skal foreligge dokumentation for, at bevægelsen på udlæg vedrørende forsyningsvirksomheder svarer til s bevægelse på balancen. Herudover skal der foretages afstemning til grundlæggende basismateriale. Aktiver vedrørende beløb til opkrævning eller udbetaling for andre 09.38.36-09.38.37 Aktiver vedrørende beløb til opkrævning eller udbetaling for andre afstemmes til grundlæggende basismateriale. Forskellen mellem funktion 09.38 og 09.48 skal kunne specificeres på enkeltposter. Aktiver og passiver tilhørende fonds, legater m.v. 09.42.41-09.42.43 og 09.45.45-09.45.47 Aktiver og passiver tilhørende fonds, legater m.v. afstemmes til grundlæggende basismateriale, herunder skadesløsbreve, værdipapiropgørelser, kontoudtog, fundatsbestemmelser m.v. Passiver vedrørende beløb til opkrævning eller udbetaling for andre 09.48.48-09.48.49 Passiver vedrørende beløb til opkrævning eller udbetaling for andre afstemmes til grundlæggende basismateriale. Forskellen mellem funktion 09.38 og 09.48 skal kunne specificeres på enkeltposter. Kortfristet gæld til pengeinstitutter 09.50.50 Kortfristet gæld til pengeinstitutter i form af kassekreditter og byggelån afstemmes til kontoudtog. Månedlig Kortfristet gæld til staten 09.51.52 Anden gæld afstemmes til grundlæggende basismateriale og skal svare til statens andel af beboerindskudslån og henstandsbeløb vedr. frigørelsesafgift samt forskellen mellem udbetalte og refunderede sociale pensioner mv. Saldoen korrigeres i forbindelse med regnskabsafslutningen for hensættelser til tab på tilgodehavender. Dokumentation for nominel værdi samt beregning af nedskrivning Årligt
skal foreligge ultimo regnskabs. Kortfristet gæld i øvrigt 09.52.53 Kirkelige skatter og afgifter afstemmes til kommunens nettogæld (evt. tilgodehavende) overfor kirkemyndighederne. 09.52.55 Skyldige feriepenge 09.52.56 Anden kortfristet gæld med indenlandsk betalingsmodtager skal kunne specificeres på enkeltposter med oplysning om, hvornår gælden udlignes. Månedlig 09.52.58 Edb-fejlopsamlingskonti afstemmes og berigtiges. Månedligt 09.52.59 Saldi på mellemregningskonti med borgere, interne mellemregninger, Månedlig indeholdt A-skat og registreret moms (systemkonti) skal kunne specificeres på enkeltposter, enten i forhold til registreringer i Økonomisystemet eller i forhold til lister dannet af et andet modersystem. Det skal af afstemningen fremgå, hvilket basismateriale, der er afstemt til ligesom oplysning om, hvornår mellemregningsforholdet udlignes også skal fremgå. Langfristet gæld 09.55.68 Gæld til realkredit skal afstemmes til opgørelser fra kreditforeningen samt til lånesystem. 09.55.70 Gæld til KommuneKredit skal afstemmes til opgørelser fra kreditforeningen samt til lånesystem. 09.55.71 Gæld til pengeinstitutter skal afstemmes til opgørelser fra pengeinstitut samt til lånesystem. Kvartalsvis 09.55.77 Langfristet gæld vedrørende ældreboliger afstemmes til opgørelser fra kreditforening samt til lånesystem. 09.55.79 Gæld vedrørende finansielt leasede aktiver afstemmes til grundlæggende basismateriale. Materielle anlægsaktiver 09.58.80-09.58.84 Det påses, at der ikke er sket ændringer i den bogførte værdi af materielle anlægsaktiver. Afstemmes til bogført værdi, jævnfør anlægskartotekets oplysninger
(forsyningsvirksomhed, selvejende institutioner og skattefinansieret). Omsætningsaktiver fysiske anlæg til salg 09.68.87 Det påses, at der ikke er sket ændringer i den bogførte værdi af grunde og bygninger bestemt til videresalg. Afstemmes til grundlæggende basismateriale og til udstykningsregnskaber. Hensatte forpligtelser 09.72.90 Det påses, at der ikke er sket ændringer i den bogførte værdi af hensatte forpligtelser til tjenestemandspensioner. Afstemmes til aktuarmæssig beregning. Der skal foreligge dokumentation for opgørelsen. Egenkapital 09.75.91-09.75.94 Modpost for takstfinansierede aktiver, selvejende institutioners aktiver og skattefinansierede aktiver afstemmes til 9.81 9.87. 09.75.99 Afstemning og specifikation af balancekonto, herunder vurdering af de direkte konteringer på konto 9. En gang om måneden foretager Økonomiafdelingen en totalafstemning af status, hvor det kontrolleres, at de samlede aktiver er lig med de samlede passiver. Alle afstemninger skal foretages med grundlag i saldoen på hovedkonto 9 pr. den aktuelle dato. Der er i økonomisystemet oprettet et artskontohierarki, hvoraf det fremgår, hvem der er afstemningsansvarlig for hver enkelt statuskonto. Centrene skal ved ændringer i sammensætningen af de afstemningsansvarlige give besked til Økonomiafdelingen, som ajourfører artskontohierarkiet. Centrene har selv ansvaret for at sikre at alle konti er afstemt samt ansvaret for at kvalitetssikre afstemningerne. I forbindelse med afslutningen af årsregnskabet - senest den 15. februar skal al afstemningsmateriale vedrørende det afsluttede regnskabsår indsendes til Økonomiafdelingen. Derudover opbevares afstemningerne hos den enkelte. Centrene skal forinden gennemgå de afstemninger, der henhører under de respektive forvaltningsgrene og påse at afstemningerne er foretaget i henhold til denne forretningsgang samt foretage en vurdering af, om aktiver og passiver har en rimelig størrelse. Afstemningerne skal underskrives af kontraktholder. Hvis en afstemning medfører behov for at foretage afskrivninger, skal reglerne i retningslinjer for afskrivning af uerholdelige fordringer følges.