Vedtægter for Foreningen Holbæk Middelalder Dage (HMD) Af 24-09-2014 Indholdsfortegnelse Vedtægter... 2 1 Foreningens navn, formål og hjemsted:... 2 2 Medlemmer:... 2 3 Foreningens indtægter og deres anvendelse:... 3 4 Generalforsamling:... 3 5 Bestyrelse:... 4 6 Regnskab:... 5 7 Foreningens ophør:... 5 8 Aktiviteter:... 5 9 Lov of Folkeoplysning:... 5 Historik... 6 Side 1 af 6
Vedtægter For Foreningen Holbæk Middelalder Dage (HMD). 1 Foreningens navn, formål og hjemsted: 1 stk. 1 Foreningens navn er Holbæk Middelalder Dage (HMD) 1 stk. 2a Foreningens formål er at arrangere og afholde Holbæk Middelalder Dage (HMD), som et årligt tilbagevendende arrangement. 1 stk. 2b Foreningen HMDs formål er at udbrede kendskabet til dansk middelalder, samt kendskabet til den lokale historie. Foreningen ønsker i særdeleshed at inddrage lokalbefolkningen i Holbæk i foreningen, og hele arrangementets afholdelse, således at den kultur der skabes og formidles i forbindelse med foreningens arbejde kan kendetegnes ved at være kultur med hele befolkningen, og ikke kun med befolkningen som tilskuere. 1 stk. 2c Foreningen HMDs formål er at være kulturskabende og kulturformidlende i forhold til alle aldersgrupper, idet unge som ældre kan deltage i forhold til deres rådighed og fysiske formåen. 1 stk. 2d Det er målet fra foreningen HMDs side, at deltagelse i foreningens aktiviteter i høj grad vil være kompetencegivende, samt give det enkelte medlem identitetsfølelse, oplevelser og erfaring, og mulighed for personlig udvikling. 1 stk. 2e Foreningen HMDs målsætning er at blive kendetegnet ved at være drevet og båret af et samarbejde mellem forskellige erhvervsmæssige partnere, sponsorer, og andre interessenter, og foreningen HMD. 1 stk. 3 Foreningens hjemsted er, Labæk 6, 2. tv., 4300 Holbæk /co Nicklas Parbst Sørensen, og er hjemmehørende i Holbæk Kommune. 2 Medlemmer: 2 stk. 1 Medlemmer af foreningen er de personer, som ved indbetaling af kontingent har tilkendegivet deres medlemskab. 2 stk. 2 Medlemsperioden går fra betalingen er registreret til efter næstkommende årlige generalforsamling. 2 stk. 3 Ved udtrædelse kan indbetalt kontingent ikke tilbagebetales. 2 stk. 4 Medlemmer under 18 år skal have forælder/værges underskrift på at de må være medlem af foreningen. 2 stk. 5 Bestyrelsen kan til enhver tid udelukke et medlem, hvis denne har handlet imod foreningens vedtægter, imod den danske lov, eller handlet uagtsomt og/eller til fare for andre mennesker eller foreningens materiel. 2 stk. 6 En aktivitetsansvarlig kan til enhver tid bortvise en person fra en aktivitet, hvis personen er til fare for andre, eller ikke følger den aktivitetsansvarliges anvisninger. Eventuelle bortvisninger begrundes overfor bestyrelsen skriftligt af aktivitetsansvarlig inden for 30 dage. 2 stk. 7a Medlemmer over 18 år deltager på eget ansvar. 2 stk. 7b Medlemmer under 18 år skal have forælder/værges underskrift på at de har tilladelse til at deltage i foreningens aktiviteter. 2 stk. 8 Ved indmeldelse i foreningen kan der indhentes børneattest, jf. dansk lovgivning. Side 2 af 6
3 Foreningens indtægter og deres anvendelse: 3 stk. 1 Foreningens midler tilvejebringes gennem medlemmernes kontingent, og om muligt, kommunal eller anden støtte. Kontingentets størrelse fastsættes hvert år på den årlige generalforsamling. 3 stk. 2 Foreningens kontingent betales helårligt i september måned, senest på generalforsamlingen. 3 stk. 3 Foreningen/bestyrelsen må ikke optage lån eller indgå andre gælds forpligtelser. 4 Generalforsamling: 4 stk. 1 Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen. 4 stk. 2 Generalforsamlingen afholdes hvert år i september måned. 4 stk. 3 Der skal indkaldes til generalforsamling minimum 3 uger før afholdelse. Med indkaldelsen skal følge en foreløbig dagsorden, samt eventuelle forslag til vedtægtsændringer fra bestyrelsen. 4 stk. 4 På Generalforsamlingen foretages der valg af ny bestyrelse. 4 stk. 5 Bestyrelsen skal have indsendte forslag til vedtægterne samt punkter til dagsordenen i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen. Den endelige liste med forslag og den endelige dagsorden skal offentliggøres senest 3 dage før generalforsamlingen. Bestyrelsen skal endvidere have udfærdiget og sendt en midlertidig handlingsplan for indsendte punkter til dagsordenen til punktopstilleren senest 3 dage før generalforsamlingen. 4 stk. 6 Ekstraordinære generalforsamlinger afholdes hvis et flertal af medlemmerne ønsker/forlanger det. Et flertal i bestyrelsen kan ligeledes indkalde til ekstraordinær generalforsamling. 4 stk. 7a Alle beslutninger på generalforsamlingen skal der stemmes om. Dette sker ved flertalsafstemning. Hvis der er lige mange for og imod bliver forslaget forkastet. 4 stk. 7b Ved flertalsafgørelser på generalforsamling forstås følgende: Simpelt flertal = mere end 50 procent af de fremmødte stemmeberettigedes afgivne stemmer. Absolut flertal = 2/3 af de fremmødte stemmeberettigedes afgivne stemmer. Blanke stemmer = tælles ikke som en afgiven stemme. 4 stk. 8 Der skal på generalforsamlingen vælges en revisor, som skal være myndig. Af hensyn til uvildighed er revisoren ikke medlem af bestyrelsen. Denne person skal være enten et myndigt medlem, en forælder til ikke myndigt medlem, eller en autoriseret revisor. Ligeledes vælges en revisorsuppleant. Denne skal opfylde samme betingelser, der er gældende for revisoren. 4 stk. 9 Hvis der er absolut flertal blandt de fremmødte medlemmer på generalforsamlingen kan udsendelsesfristelsen for ændringsforslag til ændringsforslag ændres til at være på dagen for generalforsamlingen. 4 stk. 10 Ved vedtægtsændringer kræves der absolut flertal. 4 stk. 11 Generalforsamlingen ledes af en dirigent. Det er bestyrelsens ansvar at finde og anbefale en dirigent, men alle kan stille op. Der stemmes ved simpelt flertal om tillid til de opstillede dirigenter. 4 stk. 12a Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal som minimum indeholde følgende punkter: Valg af dirigent. Valg af referent. Beretninger fra: Formanden, kassereren. Regnskab for det forløbne år til godkendelse. Side 3 af 6
Behandling af indkomne forslag. Fastsættelse af kontingent. Valg af: Bestyrelse Valg af revisor og revisorsuppleant Eventuelt. 4 stk. 12b Bestyrelsen konstituerer sig selv ved først kommende bestyrelsesmøde. 4 stk. 12c Referenten af generalforsamlingen har ansvaret for opdatering af vedtægterne. 5 Bestyrelse: 5 stk. 1 Bestyrelsen består af formand, næstformand, og kasserer, der alle skal være myndige. Der skal derudover være 4 yderligere bestyrelsesmedlemmer, samt 2 suppleanter til bestyrelsen. 5 stk. 1a Bestyrelsens mandat gælder for 2 år, således at 50 % af medlemmerne skiftevis er på valg hvert år. Det er tilladt at stille op til genvalg. Efter første periode med denne regel sidder 50 % af bestyrelsen således kun 1 år, hvilke bestyrelsesmedlemmer der er på valg denne første gang, afgøres af bestyrelsen. 5 stk. 2 Presserelationer og hjemmesideansvar varetages af bestyrelsens udpegede myndige personer. Hvis personerne ønsker at overgive deres ansvarsområde til andre sker dette i samråd med bestyrelsen. Midler ansøges hos bestyrelsen til godkendelse. 5 stk. 3 For alle aktivitetsansvarlige gælder, at hvis de ønsker at overgive deres ansvarsområde til andre, sker dette i samråd med bestyrelsen. Midler ansøges hos bestyrelsen til godkendelse. 5 stk. 4 Der skal skrives referat af alle bestyrelsesmøder, og referatet skal offentliggøres på foreningens hjemmeside senest 14 dage efter afholdt møde. 5 stk. 5 Den daglige ledelse forestås af bestyrelsen. 5 stk. 6 Foreningen tegnes af formanden. Alle hævninger og checks fra foreningens konti skal være underskrevet af både formand og kasserer. 5 stk. 7 Bestyrelsen godkender referater. 5 stk. 8a Bestyrelsen har tavshedspligt om, hvad de erfarer om foreningens medlemmer i forbindelse med bestyrelsens arbejde. Bestyrelsen må ikke udlevere medlemslister eller oplysninger, der måtte kunne identificere enkelte medlemmer, medmindre de pågældende medlemmer har givet skriftlig samtykke hermed. Undtaget er samarbejde med offentlige myndigheder og lovpligtige bestemmelser. 5 stk. 8b Bestyrelsen kan udlevere personlige oplysninger om foreningens medlemmer til en aktivitetsansvarlig, såfremt bestyrelsen finder det nødvendigt. 5 stk. 9 Bestyrelsen er pligtig til at orientere medlemmer om beslutninger og vigtige informationer, der ikke fremgår af bestyrelsens referater. Information omdeles primært via foreningens hjemmeside. Side 4 af 6
6 Regnskab: 6 stk. 1 Foreningens årsregnskab går fra 1. september til 31. august. For hvert regnskabsår udarbejder bestyrelsen et årsregnskab. 6 stk. 2 Formand og kasserer er ansvarlige for foreningens økonomiske midler. Medlemmerne skal fremvise gyldig kvittering på effekter købt på foreningens vegne, før de får refunderet udlæg. 6 stk. 3 Bestyrelsen kan uddelegere beløbsrammer med et beskrevet mandat, der skal følges. 7 Foreningens ophør: 7 stk. 1 Foreningens opløses hvis to på hinanden følgende generalforsamlinger, med mindst en måned og højst 3 måneders mellemrum, beslutter det. 7 stk. 2 Ved foreningens ophør tilfalder foreningens aktiver middelaldermiljøet i Danmark efter en fordelingsplan fremlagt og vedtaget på den sidste af de i 7 stk. 1 omtalte generalforsamlinger. 8 Aktiviteter: 8 stk. 1 Det er forbudt at medbringe euforiserende stoffer til HMDs aktiviteter. 8 stk. 2 Udskænkning af alkohol til arrangementer er ikke tilladt, med mindre der foreligger dispensation fra bestyrelsen. Al udskænkning af alkohol til sådanne eventuelle arrangementer foregår under aktivitetsansvarliges ansvar og rammerne fra dansk lovgivning. 9 Lov of Folkeoplysning: 9 stk. 1 Denne vedtægt vil til enhver tid være underlagt Lov om Folkeoplysning. Anders Østerballe Claes Madsen Claus Lundquist Jacob Lomholt Michael Schmidt Peter Jørgensen Ruben Kamp Side 5 af 6
Historik Vedægterne nedskrevet ved stiftende generalforsamling af 27-03-2011 Vedtægterne er ændret på ekstraordinær generalforsamling af 07-06-2011 Vedtægterne er ændret på generalforsamlingen af 25-09-2012 Vedtægterne er ændret på generalforsamlingen af 25-09-2013 Vedtægterne er ændret på generalforsamlingen af 24-09-2014 Side 6 af 6