Ud kast til vedtægter for foreningen NordDanmarks EU-kontor 1 Navn og hjemsted Foreningens navn er NordDanmarks EU-kontor subsidiært North Denmark EU Office. Foreningens hjemsted er Aalborg. 2 Formål Foreningens formål er via et kontor i Bruxelles og Aalborg at repræsentere og varetage medlemmernes interesser overfor EU-systemet, at informere og rådgive medlemmerne om EU-forhold, at rådgive virksomheder og institutioner i Nordjylland om problemstillinger i relation til EU, at bidrage til, at virksomheder og institutioner i Nordjylland kan drage fordel af de muligheder, EU tilbyder, navnlig med henblik at sætte øget fokus på lobbyisme og fundraising, og koordinere denne indsats med lignende fundraiser-kontorer i regionen, samt bidrage til den generelle internationalisering af Nordjylland Medlemmer 3 Foreningens medlemmer er Region Nordjylland og de enkelte kommuner i Region Nordjylland. Aalborg Universitet og andre nordjyske uddannelsesinstitutioner kan vælge at blive optaget som medlem af foreningen. Bestyrelse 4 Bestyrelsen er foreningens øverste myndighed. Bestyrelsen sammensættes på følgende måde: 2 repræsentanter for medlemskommunerne. Udpeget af KKR 2 repræsentanter for Region Nordjylland. Udpeget af Regionsrådet
1 repræsentant for erhvervslivet. Udpeget af Vækstforum Derudover tilknyttes 3 tilforordnede, som skal bidrage med faktuel faglige viden, og sammensættes på følgende måde: 1 repræsentant for Aalborg Universitet. Udpeget af Aalborg Universitet, som repræsentant for Aalborg Universitet og andre nordjyske uddannelsesinstitutioner 1 repræsentant for Region Nordjyllands administration 1 repræsentant for kommunernes administration De 3 tilforordnede har ikke stemmeret ved bestyrelsesmøderne Bestyrelsesperioden følger kommunal- og regionalvalgsperioden. Den afgående bestyrelse fungerer til den nye er tiltrådt. Bestyrelsen udpeger af sin midte en formand. Formanden udpeges skiftevis for 2 år ad gangen af de kommunale repræsentanter i bestyrelsen, skiftevis af de regionale repræsentanter. Udtræder et bestyrelsesmedlem i løbet af bestyrelsesperioden, udpeger det organ, medlemmet repræsenterer, en suppleant. Bestyrelsen mødes, når formanden bestemmer det, eller 2 af bestyrelsens medlemmer forlanger det. Der afholdes minimum 2 møder pr. år. Bestyrelsen træffer beslutninger ved simpel stemmeflerhed, i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Formanden udsender dagsorden med indkaldelse til bestyrelsesmøde og sørger for, at der føres referat over bestyrelsens beslutninger, som skal godkendes af den samlede bestyrelse. Bestyrelsen kan træffe beslutninger ved virtuelle møder uden fysisk fremmøde. Stk. 3 Bestyrelsen har til opgave at varetage den øverste ledelse af foreningens virksomhed. Bestyrelsen fastlægger de økonomiske, organisatoriske og administrative rammer for foreningens virksomhed i samarbejde med direktøren. Bestyrelsen modtager intet vederlag. 5 Tegningsret Foreningen tegnes af formanden og af foreningens direktør. 6 Samarbejdsrelationer For at understøtte det regionale samarbejde og fælles fokus afholdes årligt møde med bestyrelsen i Business Region North Denmark med henblik på, at:
Bestyrelsen for Business Region North Denmark orienteres om foreningens økonomi, resultater og planer for det kommende år, Bestyrelsen for Business Region North Denmark har mulighed for at foreslå prioritering i foreningens fremadrettede indsats Bestyrelsen for foreningen har ligeledes mulighed for at fremlægge forslag til konkrete indsatser og projekter over for bestyrelsen i Business Region North Denmark Finansiering 7 Finansieringen sker via et årligt kontingent, der fastsættes årligt af kommunalbestyrelserne, Regionsrådet, Aalborg Universitet og andre nordjyske uddannelsesinstitutioner på forslag af foreningens bestyrelse. Kontingentets størrelse baseres på et kronebeløb pr. indbygger i medlemskommunerne og medlemsregionen. Aalborg Universitet og andre nordjyske uddannelsesinstitutioner betaler et fast kontingent. Stk. 3 Frist for indbetaling af kontingent til NordDanmarks EU-kontor er 15. januar 8 Hæftelse og formue For de forpligtelser, der påhviler foreningen, hæfter alene foreningens formue. Intet medlem har noget krav på foreningens formue. 9 Direktion Foreningens direktør ansættes og afskediges af bestyrelsen. Direktøren varetager den daglige ledelse af foreningens virksomhed og personale. Øvrigt personale i foreningen ansættes og afskediges af direktøren i samråd med bestyrelsesformanden. Det vil være muligt at lade en begrænset del af finansieringen være ressourcer (personale) fra et medlem, som stilles til rådighed for EU-kontoret efter nærmere aftale med foreningens direktør og bestyrelsesformand, og således ikke ansættes direkte af EU-kontoret. Disse ressourcer tilknyttes EU-kontoret i en strategisk sammenhæng i overensstemmelse EU kontorets arbejdsprogram
Stk 2 Størrelsen af de enkelte medlemmers økonomiske ansvar fordeles i henhold til vedtægtens 7 stk. 2. Forpligtelsen består også efter et medlems eventuelle udmeldelse af foreningen, såfremt forholdet vedrører et anliggende, der er opstået under medlemskabet eller er en følge af udmeldelsen. 10 Revision Foreningens regnskabsår følger kalenderåret. Regnskabet revideres af en statsautoriseret revisor og forelægges bestyrelsen til godkendelse. Stk 2 Regnskab sendes til medlemmerne til orientering sammen med årsberetning senest 1. april 11 Udtrædelse Medlemmer kan udtræde af foreningen ved regnskabsårets afslutning. Dog skal der gives et varsel på minimum 3 måneder til bestyrelsen. Et medlem, der udtræder af foreningen, har ingen krav på tilbagebetaling af kontingent eller på andel af foreningens formue. 12 Vedtægtsændringer og opløsning Vedtægtsændringer skal vedtages af bestyrelsen og godkendes af kommunalbestyrelserne og Regionsrådet Beslutning om opløsning skal træffes på et bestyrelsesmøde og skal herefter godkendes af kommunalbestyrelserne og Regionsrådet. Ved en eventuel opløsning af samarbejdet skal formuen og eventuel gæld fordeles mellem de ved foreningens ophør værende indskydende kommuner i forhold til disses samlede indskud. 13 Ikrafttrædelse
Vedtægterne træder i kraft 1. januar 2015. 14 Overgangsbestemmelser Foreningens første bestyrelsesperiode løber fra foreningens stiftelse til godkendelse af en ny bestyrelse efter indgangen til en ny kommunal- og regionalvalgsperiode den 1. januar 2018. I den første bestyrelsesperiode skifter formanden for bestyrelsen den 1. januar 2016. Herefter følger formandsudpegningen i henhold til vedtægterne