Møde i e-handelsgruppen 20. maj 2009

Referat Møde i e-handelsgruppen 20. maj 2009 Tilstede: Afbud: Flemming Beltoft, MySupply Peter Borresen, ebconnect Flemming Møller, Progator/gatetrade Sven Rasmussen, Preben Lauritsen, KMD Kasper Grøndahl Christensen, Mamut Frederik Dietz, CSC Finn Christensen, MySupply Ole Futtrup, Microsoft Dennis Jørgsen(Konsulent Accenture) Ole Madsen, ITST Helle Schade-Sørensen, ITST Andreas Kirkedal, ITST Carina Sørensen, Økonomistyrelsen Carsten Petersen, Finansrådet Jan Jørgensen, Coface Finans Martin Boye Ovesen, PBS Douglas Hill, GS1 Bent Mentzler, MailEDI 9. juni 2009 Holsteinsgade 63 2100 København Ø Telefon 3545 0000 Telefax 3545 0010 E-post itst@itst.dk Netsted www.itst.dk CVR-nr. 2676 9388 Agenda: 1. Velkommen og bordrunde 2. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde 3. Generel orientering fra ITST Status på udvidet indkøbsproces Status på NemHandel Forsyningssektorspecifikation til OIOUBL Status på udbud af NemHandel helpdesk og overvågning Kreditkortinfo i OIOUBL 4. Status på opdatering af bekendtgørelsen 5. Status på det internationale arbejde - UBL - CEN/BII - PEPPOL 6. Kort drøftelse af Core invoice oplæg fra CEN/BII 7. Eventuelt Kontoret for IT infrastruktur og implementering Helle Schade-Sørensen

1. Velkommen og bordrunde Helle Schade-Sørensen bød velkommen og deltagerne præsenterede sig selv. 2. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde Der var ingen kommentarer til den fremlagte dagsorden og referat fra gruppens sidste møde den 7. juni 2008 blev godkendt. 3. Generel orientering fra ITST Status på udvidet indkøbsproces Helle orienterede om at de fem dokumenter i udvidet indkøbsproces er lagt i skuffen indtil videre (Dokumenterne er: Forespørgsel på Tilbud, Tilbud, Køberinitieret faktura og kreditnota samt Selvstændigt Bilag). Årsagen er manglende efterspørgsel, manglende ressourcer i ITST, og at der arbejdes på de samme dokumenter i regi af det europæiske standardiseringsorgan CEN, som ITST kan se en fordel i at afvente resultatet af inden, der udsendes en dansk udgave. Gruppen mente, at der er en reel efterspørgsel efter det selvstændige bilag og tilbuddet til brug i punch out løsninger. Det blev foreslået at sende det i høring sammen med Forsyningssektorspecifikationen (se senere). Styrelsen har efterfølgende mødet vurderet, at det ikke er ressourcemæssigt muligt at få materialet klar til og behandlet efter høringen. ITST fastholder derfor sin oprindelige plan og afventer resultatet af CEN/BII workshoppen. Status på NemHandel Helle gjorde status på Nemhandel. Se vedhæftede præsentation. Herefter fulgte en diskussion af hvilken faktura som er den oprindelige? Den i ERP-systemet eller den der sendes til modtager efter at være blevet konverteret i KMD gateway? Der er tale om en juridisk problemstilling, fordi det ikke nødvendigvis er det oprindelige format, der bliver sendt til modtager. ITST har efterfølgende mødet undersøgt hos SKAT om det oprindelige format skal gemmes i forbindelse med en konvertering (f.eks. i NemHandelsgateway eller et ERP-system). SKAT har henledt opmærksomheden på, at der i Bogføringsvejledningen står følgende: Hvis der i opbevaringsperioden skiftes systemer og lagringsteknologi, skal man sikre sig, at beskrivelserne stadig er tilgængelige. Dette kan ske ved, at de lagrede beskrivelser udskrives eller overføres til de nye systemer eller teknologier. Foretages en sådan overførsel til en ny teknologi, er det nødvendigt, at den bogføringspligtige ved beskrivelse og dokumentation af konverteringskontroller mv. kan dokumentere, at alt regnskabsmaterialet fortsat har den fornødne bevisværdi som dokumentation for regnskabsaflæggelsen i de berørte år. 2

ITST har sammen med SKAT vurderet, at det i relation til NemHandelsgatewayen, vil være tilstrækkeligt at give adgang til det konverteringsstylesheet, som er anvendt. Ydermere skal det fremgå af den konverterede faktura, hvilken version af stylesheetet der har været anvendt, og hvor man kan finde det. Dette sker allerede i gatewayen i dag, så ITST foretager ikke yderligere. Forsyningssektorspecifikation Der er valgt en løsning med forsyningsspecifikationen som et selvstændigt bilag tilknyttet en helt almindelig OIOUBL faktura. Løsningen muliggør, at fakturaen går til en part og bilag går til en anden part med henblik på godkendelse af selve forbruget. En powerpoint som beskriver løsningsforslaget er vedhæftet. E-handelsgruppen efterspurgte en eller flere tværgående guidelines, specielt med eksempelbaseret forklaring. ITST tog dette til efterretning. Forsyningssektorspecifikationen forventes sendt i offentlig høring inden sommerferien. Hvis man er interesseret i at se den inden, kan den udleveres ved henvendelse til ITST. Peter Borresen gjorde opmærksom på, at indtil specifikationen bliver en UBL standard, bør vi anvende et OIOUBL namespace for den danske implementation. Udbud og overvågning af helpdesk ITST har besluttet at outsource helpdesk, overvågning og vedligehold af NemHandelsinfrastrukturen (se vedhæftede præsentation). Der er udvalgt 5 leverandører til at afgive tilbud de har frist til den 10. juni 2009. Helle Schade-Sørensen pointerede, at videreudvikling af NemHandel samt det overordnede politiske og lovgivningsmæssige ansvar fortsat vil ligge hos ITST, herunder også koordineringen med den internationale udvikling på området. Kreditkortinfo i OIOUBL Helle Schade-Sørensen præsenterede det fremsendte løsningsforslag, som var udarbejdet i samarbejde med SEB banken. SEB havde efterspurgt en løsning, som kunne nedkonverteres, og som ikke krævede ændringer i modtagers systemer for at kunne læse informationerne. Tilbagemeldingen fra gruppen var, at det ikke var en god løsning, man var nået frem til, fordi den overtræder reglen om, at man ikke skal placere information, så der er et felt der kan have to betydninger. Løsningen, hvor oplysningerne foreslås placeret i notefelt til fakturalinien heller ikke er god, fordi dette felt er beregnet til information, som skal læses af mennesker ikke behandles maskinelt. 3

Peter Borresen foreslog at kreditkortoplysningerne i stedet blev placeret i feltet itemproperty, som har et name/value-par. Gruppen blev enige om at tage løsningsforslaget til efterretning men ikke sanktionere det og meddele, at dette ikke er den langsigtede løsning, men den kan bruges i en overgangsperiode. ITST vender tilbage med plan for forslag til en langsigtet løsning. 4. Status på opdatering af bekendtgørelsen Helle Schade-Sørensen gennemgik det overordnede setup i forslaget til ændring af bekendtgørelsen om OIOXML elektronisk regning. Se vedhæftede præsentation fra mødet. Gruppen spurgte til de fremtidige krav til de offentlige myndigheder om tilslutning til VANS. Helle Schade-Sørensen forklarede, at det bliver reguleret i en bekendtgørelse som ligger i regi af Økonomistyrelsen, og at de har planer om at ændre den så det bliver frivilligt om man som offentlig myndighed vil være tilknyttet en VANSleverandør. Fra maj 2011 skal man som offentlig myndighed overholde RASP, hvilket man godt kan gøre via sin VANS leverandør. Når man registrerer sig i NemHandelsregistret (UDDI), hvor alle offentlige myndigheder skal være senest 1. maj 2011 accepterer man samtidig en aftale om at udveksle med de øvrige registrerede. Som virksomhed behøver man ikke være registreret, hvis man alene ønsker at sende e-handelsdokumenter. 1.1 Høringssvar Høringen blev afsluttet primo maj, og Ole Madsen gennemgik de indkomne høringssvar se vedhæftede præsentation. I det følgende er angivet de høringssvar, som gav anledning til diskussion. De øvrige blev taget til efterretning. Et høringssvar har rejst tvivl om brugen af henholdsvis AccountingCost og AccountingCostCode. Dette må bero på en misforståelse, og der var bred enighed om at fastholde brugen af AccountingCost således som beskrevet i OIOUBL materialet. To af høringssvarene kritiserer brugen af SMTP, fordi det giver problemer med blandt andet time-out. Helle Schade-Sørensen fortalte, at ITST på den baggrund har besluttet at fjerne det eksplicitte krav om, at de offentlige myndigheder skal understøtte SMTP. (SMTP vil stadig indgå som et frivilligt element i RASP profilen). 4

I stedet overvejer man at adoptere den letvægtsprotokol, som er under udarbejdelse i regi af PEPPOL. Samtidig arbejder man også på, at virksomhederne kan bruge den kommende Dokumentboks (som er under udvikling i regi af Økonomistyrelsen) til at modtage dokumenter (kvitteringer, ordre mv.) fra deres offentlige kunder. Der var i høringssvaret fra KMD et ønske om et nyt customheader element til RASP. Det blev drøftet hvad formålet skulle være med dette. Om det mon handlede om owner identification til kommerciel gateway, samt at give mulighed for at sortere allerede ved modtagelse blev drøftet? Dennis Jørgesen påpegede et problem i, at RASP kører fra klient til klient derfor hører et sådant customheader element måske til et andet sted. Ønsket er reelt nok, men ønsket om at kunne transportere metadata, skal måske ikke ligge i transportlaget. Der arbejdes på samme problemstilling i regi af PEPPOL, så der kan måske finde en løsning her. Flemming Beltoft efterlyste et høringssvar fra Danske Regioner. Helle Schade-Sørensen har efterfølgende mødet kontaktet Danske Regioner, som oplyste, at de ikke har nået at indgive høringssvar, men at de generelt er meget positive overfor ændringen af bekendtgørelsen. Datatilsynets kommentarer omkring håndtering af fakturaer med fortrolig information er håndteret i OIOUBL, hvor der er mulighed for at sætte et flag og angive graden af fortrolighed. I OIOXML elektronisk regning kan man ikke angive, hvis fakturaen indeholder fortrolige oplysninger. Det blev fremført, at håndtering af fortrolig information måske også skulle bygges ind i RASP protokollen, således at en modtager ud fra et header element i RASP kuverten, kunne afgøre om der vare tale om personfølsomme oplysninger. Som det er nu, skal OIOUBL dokumentet først åbnes for at man kan se graden af fortrolighed. KMD har i sit høringssvar anført, at der i RASP mangler et juridisk dækkende bevis for afsendelse og modtagelse af et dokument. De efterspurgte enten en løsning på problemet eller en vejledning i, hvordan det kan gøres juridisk dækkende. Kasper Christensen henledte i den forbindelse opmærksomheden på nogle af de formuleringer, som fremgår af den aftale, man indgår, når man kobler sig på Nemhandel. Her er det heller ikke helt tydeligt, hvordan man kan bevise hhv modbevise, at man har modtaget/afsendt et dokument. ITST kigger på sagen. KMD havde i sit høringssvar anbefalet en overgangsperiode i stedet for et skarpt snit. 5

Helle Schade-Sørensen præciserede at de små to år, der går fra bekendtgørelsen træder i kraft, til kravet om OIOUBL og RASP skal være opfyldt, netop er at opfatte som en overgangsperiode. Den gateway mellem Internettet og VANS som ITST har etableret hos KMD har også til formål at sikre, at det bliver en glidende overgang. Gatewayen betyder, at virksomheder som skifter til OIOUBL (NES profile5) og RASP kan sende til alle offentlige myndigheder, også dem der stadig kører OIOXML formatet helt frem til maj 2011. Gatewayen sørger for at konvertere OIOUBL fakturaerne til OIOXML og sende dem ind på VANS netværket. Ole Futtrup pointerede at en overgangsperiode på to år, vil være et problem for en lang række kunder, fordi de ikke vil nå at opgradere deres ERP-system. Softwareløsningerne skal nok nå at blive klar fra Microsofts side, men mange af de mindre virksomheder venter af økonomiske årsager ofte 6-7 år, før de opgraderer deres ERP-systemer. Hertil svarede Helle Schade-Sørensen, at vi under alle omstændigheder ikke kan vente 6-7 år, og at vi er nød til at sætte en deadline. Vi må se tiden an når vi nærmer os deadline, om der er behov for nogle tiltag, som kan få de sidste med. I værste tilfælde må de indtaste deres fakturaer i fakturablanketten på VIRK.dk. ITST vil nu indarbejde høringssvarene i bekendtgørelsen med tilhørende bilag, udarbejde høringsnotat og sende bekendtgørelsen til notificering i EU. Bekendtgørelsen forventes at træde i kraft senest 7. september 2009. 6

5. Status på det internationale arbejde CEN/BII workshop Helle Schade-Sørensen redegjorde for status på arbejdet i CEN/BII workshoppen ud fra vedlagte præsentation og det fremsendte materiale. Specifikationerne fra CEN/BII kommer i høring efter sommerferien, og det er MEGET vigtig, at vi fra dansk side spiller ind med kommentarer. F.eks. har man i CEN/BII ikke kunne opnå enighed om at gøre endpoint obligatorisk, hvilket er et problem set fra dansk side. ITST vil informere gruppen, når høringen går i gang. PEPPOL Status på PEPPOL blev gennemgået i henhold til vedlagte præsentation. 6. Kort drøftelse af Core invoice oplæg fra CEN/BII CEN/BII workshoppen har lavet et oplæg til en Core Invoice, som har været sendt til gruppen. Der er taget udgangspunkt i et minimalistisk koncept, hvor kun obligatoriske felter er medtaget. Alle obligatoriske elementer i OIOUBL bliver som udgangspunkt ikke udeladt, der er dog enkelte undtagelser i form af førnævnte endpointid og kontaktid. 7. Eventuelt Der var intet til punktet. ITST indkalder til næste møde i gruppen i løbet af efteråret. 7