Arkivrådsmøde 14. marts 2016 i Lintrup Lokalhistoriske Arkiv 0) Velkomst ved formanden, som udover at være oplægsholder, fungerede som dirigent på mødet. 1) Siden sidst, SLA, SVA og LASS LASS: etablerer en formidlingspulje, som skal understøtte arkivernes arbejde i bred forstand bl.a. i forbindelse med markeringen af 100 års jubilæet for genforeningen. Her vil der bl.a. blive etableret formidlingskurser i 2019 og 2020. Også arkiver nord for Kongeåen kan komme i betragtning ved ansøgning om støtte. SVA: generalforsamling onsdag den 16.3. Der arrangeres en ekskursion (8.6.) til Fotomuseet i Herning og Erhvervsarkivet i Viborg. SLA: temadag 14.3. om ideer til et styrket samarbejde med den åbne skole og arkiverne. 2) Status for Arkivrådets arbejde v. formanden: Årets gang i Arkivrådet marts 2016 Ved sidste forårsmøde i Arkivrådet var langt de fleste arkiver mødt op. Mødet blev afholdt i Skrave gl. skole hvor vi først fik fremvist arkivets lokaler. Der var egentlig planlagt et besøg på Bennetgård i Københoved men dette må vi have til gode til en anden gang. Der var genvalg til hele forretningsudvalget og konstitueringen efterfølgende blev også den samme som tidligere. Jeg har som formand for Arkivrådet i efteråret deltaget i nogle møder i Middelfart omkring et foreslået samarbejde blandt de lokalhistoriske arkiver i trekantområdet. Anledningen var en ide om at Arkiverne skulle deltage i Trekantområdets kulturuge som en del af programmet i uge 35. Denne spændende ide viste sig lidt svær at løbe i gang og vi måtte fra vores side vælge at takke nej med begrundelsen om at vi hellere måtte koncentrere energien om det fælles projekt til Historiedagene på Sønderskov. Projektet opnåede ikke støtte fra den fælles kulturpulje og der arbejdes nu i retningen af et initiativ under titlen Lokal Stedsans hvor mediet først og fremmest er de sociale medier. Arbejdet sættes i gang ved et møde i Middelfart d. 11 april i år. Sidst i august måned medvirkede vi igen i HistorieFestival på Museet på Sønderskov. Riddersalen og en del af den øvrige 1. sal var stillet til vores rådighed. Vi havde denne gang bedre tid til at få sammensat en god udstilling. Årets emne var jernbaner i Vejen kommune 1866 1968. Der var en generel tilfredshed med udstillingens udformning og forløb på Sønderskov. Det havde en god virkning at der var udstillet flere genstande der havde tilknytning til emnet. På samme måde virkede den opstillede modeljernbane selv om der var flere der bemærkede at der jo var tale om en amerikansk modeljernbane og ikke en lokal en af slagsen.
I sammenhæng med erfaringsopsamlingen har vi blandt andet noteret følgende: Det er vigtigt at afstemme forventningerne til udstillingen efter at det er frivillige der udarbejder hovedparten af materialet. Der er tale om en udstilling der viser hvad lokalarkiverne kan fremvise og fortælle om et emne- ikke en historisk afhandling. En vejledning i opsætning og vejledende tekstmængder bør foreligge tidligere i forløbet. Når udstillingen planlægges bør man tage udgangspunkt i gæstens oplevelse- hvad er spændende for en besøgende og hvor detaljeret skal indholdet være. Udstillingen må gerne bære præg af små rammende historier med et godt billedmateriale. Fremover vil det være nyttigt, at hver enkelt gruppe nummererer de enkelte plancher, så det er let at genanvende udstillingen eller dele heraf. Det vil være en fordel at vi tidligere kan få et overblik over udstillingens omfang og opstillingsprincip. Projektfasen skal være længere (fælles layout/ afvejning tekster-billeder/ tekst-billeder folder etc.) De vagthavende på udstillingen bør forsynes med navneskilte så besøgende kan se hvem de kan stille spørgsmål til. Pressedækningen bør forbedres. Fælles materiale, herunder pressemateriale, skal udarbejdes i god tid og det skal sikres at alle grupper har mulighed for at kommentere på det inden det offentliggøres. Hjemmesiderne kan med fordel inddrages som en del af dækningen af beskrivelsen. Museet på Sønderskov udarbejder en pressestrategi for fremtiden og påtager sig koordineringen af pressemateriale. Materialet udsendes af Museet på Sønderskov så en fælles profil for arrangementet sikres. Det bør overvejes hvor langt ud annonceringen skal nå. Det er under alle omstændigheder nødvendigt at benytte ugeaviserne for at nå bredt nok ud lokalt. Den fælles folder over udstillingen nåede desværre ikke tilstrækkelig kritisk gennemlæsning fra alles side inden den gik i trykken. Indholdet er derfor efterfølgende blevet set igennem endnu en gang inden et genoptryk. Udstillingen har siden været vist som udsnit flere stedet og til maj kan den igen ses i sin helhed i biblioteket i Vejen. Vi siger tak til Sønderskov for initiativet og tak for god forplejning undervejs. Emnet for næste års udstilling til Historiedagen på Sønderskov bliver- Andelsbevægelsen i Vejen Kommune (Mejerier, Brugsforeninger, Foderstof, frysehuse etc. ) Arkivrådet igangsatte sidste år en opgradering af PC-er og styresystemer m.m. rundt på arkiverne. Dette har forbedret arbejdsforholdene for arkiverne generelt. På trods af dette tiltrængte initiativ lykkedes det alligevel at få dækket vores øvrige refusionsberettigede udgifter fuldt ud i år. Der blev også igangsat forarbejder vedrørende digitalisering af film. Et lille udvalg har prøvet forskellige leverandører af og lægger nu op til en fælles tilgang til digitalisering af film. Herom senere i dagsordenen.
En lille kortgruppe blev også igangsat sidste år. Målet er at få gennemgået alle arkivers kortmateriale dels for at få et overblik og udvælge de bedste kort til digitalisering og dels for at sikre særligt værdifuldt kortmateriale mod unødigt forfald. Dette arbejde er i gang med start syd for Kongeåen og med forventet afslutning en gang i slutningen af året med arkiverne nord for åen. Dette uddybes også senere i aften. Bo Ejstrud fra museet på Sønderskov har tilbudt arkiverne et gratis GIS kursus med fokus på historisk kortmateriale. (Geografisk Informations System) Dette kursus kører over 5 uger og afsluttes om en uges tid. Det større perspektiv i dette er at historiske informationer fra hele kommunens historiske kortmateriale med tiden kan digitaliseres ved hjælp af de frivilliges indsats og dermed blive væsentligt mere tilgængeligt ligesom der kan trækkes værdifulde oplysninger ud af et sådant materiale til museets brug. Vi vil gerne takke for det gode initiativ. Det åbner for en helt ny arbejdsmetode i forhold til lokalhistorisk viden. Vi håber i forretningsudvalget at det kommende år bliver et spændende lokalhistorisk arbejdsår. Både med det traditionelle arkivarbejde men også med nye værktøjer i kassen i form af flere digitaliserede film og digitaliserede historiske kort. Jeg vil gerne slutte med en tak til forretningsudvalget og Lars Thisgaard og Anja Pedersen for et godt samarbejde det seneste års tid. Med venlig hilsen Anker Ravn Knudsen fmd. Arkivrådet i Vejen kommune 3) Årets gang i arkiverne Max. 3 min. til hver (Besluttet, at kun specielle forhold (ud over den daglige drift) skal nævnes) Jels: Anbefalelsesværdig tur til Kolding Landbomuseum ved Harte Skodborg: Mange ressourcer anvendes på temaet Faldne i 1. verdenskrig jf. hjemmesiden Museum Sønderjylland Nævnt at DSK årbøgerne er tilgængelige digitalt (DSK/Foreningen af Dansksindede Sønderjyske Krigsdeltagere) Arkivet havde i juledagen oversvømmelse i kælderen (kun få ting blev skadet) Tip: Det kan være en god ide at måle luftfugtigheden i kælderlokaler og evt. have affugter i gang, så man holder sig på den anbefalede luftfugtighed. Øster Lindet: planlægger ekskursion til Poul la Cour Museet i Askov + Højskolen. Sønderskov: i gang med at planlægge en pressestrategi til historiefestivalen. Rødding: Stor succes med arrangementet Husker du?, hvor der blev identificeret mange personer på billeder samt afleveret billeder. Udstillingen om Kleinbahn ofte udlånt.
4) Økonomi orientering Undertegnede orienterede om det godkendte regnskab, som balancerer med en differens på 36 kr. Herudover blev uddelt en liste over, hvad hvert enkelt arkiv har modtaget i refusion. Desuden en orientering om, at det er blevet politisk godkendt, at Arkivrådet, i tilfælde af, at ikke alle midlerne er forbrugt ved årsafslutningen kan få overført de uforbrugte midler til næste regnskabsår. Budget 2016 og 2017 5) Budget 2016 almindelig fremskrivning af budget 2015 Bemærkninger: Der vil af budget 2016 skønsmæssigt blive benyttet 10 15.000 kr. til hvert af projekterne digitalisering af film og digitalisering/ konservering af kortmateriale. (jf. pkt 9 og 10) Der vil i 2016 blive faktureret afgifter (2015 + 2016) fra Copydan vedr. de billeder, der er publiceret på Arkiv.dk. - Betales af den kommunale pulje. Der er givet adgang til, at man med refusionsret (helt eller delvist) kan anskaffe 1 stk. bærbar PC pr. arkiv. 6) Ansvarsforhold vedr. copyright Et vanskeligt område, som referenten ikke vil begive sig ud i at beskrive fyldestgørende. Der vil i stedet blive arrangeret en mødeaften/ oplæg med repræsentanter fra Copydan, hvor man opfordres til at møde. Mødet arrangeres af forretningsudvalget i samarbejde med Folkeuniversitetet Copyright gælder både for billeder og trykt materiale, og det er vigtigt at gøre sig sine overvejelser, når man lægger noget på hjemmesiden, publicerer bøger, foldere, laver udstillinger etc. Gode tips: Husk kildeangivelse, hvis det er muligt V. avisartikler evt. blot avisens navn/dato, hvis der ikke er angivet en forfatter. Læg maks. 10 billeder på jeres hjemmesider. Ved udlevering af billeder (kopier) få en skriftlig erklæring fra modtageren om, at vedkommende ikke vil misbruge copyright.
Ved publicering husk at der er afleveringspligt (2 eks.) til det Kgl. Bibliotek Ved tvivlsspørgsmål her og nu Rådfør jer med Kim Furdal eller Linda Klitmøller 7) Valg til forretningsudvalget 5 pladser på valg. (alle nuværende medlemmer villige til genvalg) Enstemmigt genvalg til alle for 1 år: Anker Ravn Knudsen (Rødding), Nanna Iversen (Brørup), Kaj Frandsen (Øster Lindet), Laurids Blomgreen (Sdr. Hygum), Niels Clausen (Jels). 8) Historiefestival d. 10-11 september Museet på Sønderskov. Nedsættelse af koordineringsgruppe. Temaet er: En belysning af andelsbevægelsen i Vejen Kommune med eksempler på de forskellige institutioner m.v. /brugsforeninger, mejerier, frysehuse etc. (opfordring til de enkelte arkiver om at kigge i TRAP 4. + 5. udgave, som en god kilde vedr. andelsforhold) Koordinationsgruppen består af flg. medlemmer: Anker Ravn Knudsen, Linda Klitmøller, Kirsten Fynbo, Niels Clausen, Anja Pedersen, Laurids Blomgreen og Ellen Jensen. Gruppen emneopdeles evt. og der indkaldes snarest til møde. Linda har specialviden vedr. mejerier. (bl.a. viden om mejerier tegnet af Niels Petersen) 9) Gennemgang af kortmateriale i arkiverne status Opfordring til de arkiver, der ikke har fremsendt en liste over deres kortmateriale om at sende det til undertegnede eller til Anker. Kortrunden er startet og udvalget (Anker, Linda og Laurids) har besøgt Hygum. Der laves aftaler om besøg på de øvrige arkiver, i første omgang arkiver syd for Kongeåen. Anker udsender en mail vedr. den nærmere procedure i besøgsrunden. 10) Gennemgang af film i arkiverne. Digitalisering. Kaj Frandsen, som er tovholder i udvalget vedr. digitalisering af film, redegjorde kort for udvalgets arbejde hidtil ( Der er tidligere udsendt en mail vedr. dette. Denne mail bliver genudsendt sammen med dette referat. I øvrigt er det vigtigt at få kortlagt, hvad der kan være aktuelt af få digitaliseret! Alle arkiver, som har noget af interesse i denne sammenhæng, bedes melde tilbage til Kaj Frandsen eller undertegnede inden udgangen af april!
11) Mødedatoer for kommende møder i Arkivrådet: 3. oktober 2016 kl. 19 i Lindknud 6. marts 2017 kl. 19 (evt. Sdr. Hygum alternativt Skodborg) 12) 12 Eventuelt - Behov for Erfa opdatering vedr. Arkiv.dk? (kontakt Niels Clausen) mulighed for at benytte Rødding IT-hus - Tip VHS bånd bør digitaliseres nu! (kontakt - Kaj Frandsen) - Skodborg Kopimaskine kan afhentes for et par flasker rødvin. Ref. Lars Thisgaard