Referat. Ansvarlig og deadline

Transkript

1 Deltagere: Simon, Lene, Ulrik, Steffen, Marina Afbud: Referent: Miriam,, Susanne Lene Emne Referat Referat 1. Godkendelse af Dagsordenen godkendes. dagsorden 2. Referat fra sidste møde Referatet fra sidste møde godkendes. 3. Administrativ medarbejder Trekanten er en af Team Copenhagens eliteklubber, og det indgår i støtteaftalen for i år, at Trekanten skal have en sportschef. Sportscheffunktionen handler om løsning af de opgaver, der er knyttet til elitetræning, men som ikke er direkte træningsorienterede. En sportschef skal være i besiddelse af både psykologisk og sportslig viden. Ansvarlig og deadline Miriam Ligeledes har Trekanten brug for en administrativ person, der kan løse de mange administrative opgaver, som bestyrelsen i dag løser, hvilket tager tid og ressourcer fra det egentlige bestyrelsesarbejde. En administrativ medarbejder skal også lave erfaringsopsamling og manualer for forskellige klubaktiviteter fra fægteture, stævneafvikling til forældremøder. Det er vigtigt, at den administrative medarbejder kan arbejde struktureret og systematisk og med et godt overblik. Miriam er tovholder på opgaven, og på baggrund af hendes skriftlige oplæg skulle bestyrelsen give hende det videre mandat at arbejde videre på. Bestyrelsen giver følgende input: Sportscheffunktionerne kan evt. deles mellem flere personer. Der kan arbejdes med omkostningsdækning og et vist antal lønnede timer. Sprog: Dansk og/eller engelsk. Administrativ medarbejder er en timelønsansættelse med et mindre antal timer om ugen. Sprog: Dansk. Både sportschef og administrativ medarbejder er i første omgang projektansættelser, som løber over 18 måneder. Der evalueres hvert halve år. Projekterne stoppes, hvis de ikke giver de forventede resultater. Side 1 af 6

2 Budgetrammen skal være i overensstemmelse med de afsatte midler til projektansættelser. Både sportschef og administrativ medarbejder refererer til Forretningsudvalget. Det er vigtigere, at vi får projekterne sat i gang nu, så vi kan begynde at samle erfaringer med begge projektansættelser, end at man finder den perfekte løsning fra start. Med de halvårlige evalueringer bliver der lejlighed til at justere undervejs. Det er vigtigt, at der tænkes i helheder. Målet er, at de to projekter tilsammen kommer hele klubben til gavn. 4. Årshjulet og nærtforestående opgaver Konklusion: Bestyrelsen giver Miriam mandat til at fortsætte arbejdet på ovenstående præmisser. De forestående opgaver i henhold til årshjulet gennemgås. Ligeledes gennemgås den liste over nært forestående driftsopgaver, som Lene har udsendt som en del af mødematerialet. Oktoberfest Sportsfægterudvalget har påtaget sig at lave en hvervekampagne a la FencingMob. Det besluttes i den forbindelse, at en del af de indtjente midler anvendes til en træningsweekend for voksne. Fægtere fra andre klubber kan også deltage som hjælpere. Trekanten Open Afholdes i Ryparken i år d november. Turneringen er nu lagt på Ophardt. Ny kontoplan: Der er behov for en kontoplan, der matcher Trekantens nuværende behov. Kan den ikke nå at blive klar til i år, må dette års kontoplan være som hidtil, hvorefter den nye implementeres i Ulrik følger op på processen. Træner og Bestyrelsesdag Dato: d. 22. oktober kl , på adressen Hindustanvej 2. Input fra bestyrelsen til workshops: 1) Rekruttering og fastholdelse, 2) videreudvikle voksenafdelingen, 3) videreudvikling af sportsfægtning på B&U. Budget og udviklingsworkshop i november Sidste års budgetdialogmøde gives en mere workshoppræget form. Dato: Efter novembers bestyrelsesmøde. Frances + Lene Ulrik Lene Lene + Ulrik Side 2 af 6

3 Åbent Hus, projekt med International House Steffen har været i dialog med International House om at skabe rammer for at give Københavns internationale borgere et møde med fægtesporten. Der kan søges støttemidler til projektafviklingen. Sportsfægterudvalget vil planlægge et Åbent Hus arrangement for denne gruppe. Steffen + Lene Årshjulet Der skal to nye punkter på årshjulet: Ansøgning om kommunale midler for det kommende år (indrapportering i juni inkl. forventet medlemsopgørelse og budget) og Indrapportering for det forgangne år (inkl. reel medlemsopgørelse, mv.). Via gennemgangen af forestående opgaver blev også punkt 7, Nyt fra udvalgene behandlet. 5. DFF s involveringsmøde DFF har inviteret alle klubber til et dialogmøde med temaet Involvering. Fra Trekanten deltager Simon, Ulrik og Louise. Simon har forberedt et diagram, der viser tre overordnede felter, som DFF s arbejde kan ses indenfor. Forslag til, hvad henholdsvis DFF og klubberne kan bidrage med inden for hvert punkt, drøftes. Bestyrelsens input tages med ved mødet d. 4. oktober. 6. Nyt fra udvalgene Punktet blev behandlet under punkt B&U kommissoriet På vegne af fremlægger Lene forslaget til kommissoriet, som primært er en fortsættelse af det hidtidige med en opdatering af udvalgets opgaver. Miriam (?) var det ikke dig, der lavede årshjulet? Simon, mf. Kommissoriet godkendes med to ændringer: 1) Sammensætning: B&U udvalget består af B&Utræneren, et bestyrelsesmedlem og et antal menige udvalgsmedlemmer. (Begrundelse for ændringen: Det er i vores udvalgspolitik besluttet, at alle medlemmer har mulighed for at melde sig under fanerne.) 2) Under Opgaver skal et nyt punkt tilføjes: At forestå al kommunikation i forbindelse med udvalgets aktiviteter. (Begrundelse: Hvert udvalg er ansvarligt for al relevant kommunikation kommer ud blandt medlemmer, forældre og trænere.) Kommissoriet skal opdateres på disse to punkter, hvorefter det er godkendt. Kommissoriet skal fremsendes til webmaster, så det kommer på hjemmesiden. Side 3 af 6

4 8. Referat af mødet for Ryparken Idrætsanlægs brugere Simon og Steffen var til møde om fremtiden i Ryparkens Idrætsanlæg efter at det med kort varsel fra politisk side er besluttet, at der skal skæres drastisk ned i timerne, hvor idrætsanlægget er bemandet. Fremover vil der kun være meget sparsom bemanding efter kl. 16, og administrationen af anlægget ligger fremover i Østerbro Kultur og Fritidshus. Trekanten skal oparbejde nye relationer, og der skal findes praktiske løsninger på en række praktiske problemstillinger: Alle trænere skal have nøgle/brikker/koder, mv. så de kan åbne/lukke i forbindelse med træningen. (Der er pt. bestilt 5 nøgler, men der er mindst 8 trænere, der har brug for nøgler. Der bør nok også være et par andre kernepersoner i klubben, der har nøgler. Behovet kunne være stk.) Koder til hovedalarmen, så vi fortsat kan lave arrangementer uden for åbningstid. Hvem ringer man til ved driftsproblemer på tidspunkter, hvor idrætsanlægget er ubemandet? Hvem ringer man til, hvis der er behov for at slå alarm på tidspunkter, hvor idrætsanlægget er ubemandet? Kontaktpersoner vedr. rengøring skal oplyses. Hvem ringer man til for at booke mødelokaler, haller, mv. fremover? Hvordan kommer man ind i de bookede mødelokaler/haller fremover? Steffen Steffen vil forsøge at finde svar på disse spørgsmål. 9. Post ind og ud Senior DM: Trekanten byder på at arrangere individuelt senior DM i Belbinanalysen: Analysen er klar ved bestyrelsesmødet i december, hvor Henning Hansen fra SportsHouse kommer ud og gennemgår den med os. Arbejdsweekenden: Bestyrelsen takker Jesper og Kim mange gange for deres store arbejde med planlægning og afvikling af weekenden! Også stor tak til alle der deltog! Det er et eksempel på frivillighed, når det er bedst og vi håber at kunne lave et lignende arrangement til næste år. Der er en lille gave på vej til Jesper og Kim. Side 4 af 6

5 10. Eventuelt og næste møde Netværkspleje: Simon aflagde Hellerup Fægteklub et besøg ved receptionen for Patricks fantastiske VM bronzemedalje. Kommende møder: Husk at notere møderne i kalenderen og giv straks besked, hvis I ved, at der er datoer, hvor I ikke kan! Den 10. november kl : Temamøde om budget og aktiviteter i Vigtigt! Den 9. december kl : Belbinanalysen er på dagsordenen det er vigtigt at alle kommer, så vi får noget ud af analysen! Den 26. januar kl Den 2. marts kl Alle Emner til kommende møder: Årets opgaver Mønsterklubanalysen Interessentanalyse, eksterne relationer Frivillighed Med venlig hilsen Lene Jensen (referent) Side 5 af 6

6 Til opfølgning: Emne Kommissorier og strategier Team Copenhagen, opfølgende møde Sportsfægterstrategi Rekruttering af frivillige Trekantens eksterne relationer Referat Uafsluttede og on going Alle udvalgskommissorier og strategier skal gøres færdige i efteråret. De tages op et for et ved efterårets møder efter en plan, der lægges efter sommerferien. Team Copenhagen skal inviteres til et statusmøde i efteråret Eliteudvalget tager kontakten. Der skal i år iværksættes et samarbejde mellem Sportsfægterudvalget og B&U udvalget med henblik på at få fastlagt en sportsfægterstrategi, der dækker begge udvalgs aldersgrupper. Steffen har kontakt til en ekstern ressourceperson med specialviden om rekruttering af frivillige. Det besluttes, at invitere hende til et møde i efteråret. Det er vigtigt at få de eksterne relationer kortlagt og plejet. Miriam tilbyder at lave et workshopoplæg om en interessentanalyse i efteråret. Ansvarlig og deadline Formandskabet Eliteudvalget Lene og Steffen og Simon Miriam Side 6 af 6