Indkaldelse til ordinært beboermøde onsdag den 23. marts 2011 kl i Stamhuset

Transkript

1 AFDELINGSBESTYRELSEN I ASKERØD 16. marts 2011 Dagsorden: 1. Valg af dirigent Indkaldelse til ordinært beboermøde onsdag den 23. marts 2011 kl i Stamhuset 2. Godkendelse af den udsendte dagsorden 3. Valg af 2 referenter (beslutningsreferat og fyldestgørende referat) 4. Valg af stemmeudvalg 5. Gennemgang og godkendelse af regnskab Indkomne forslag: A. Ny forretningsorden for beboermøder B. Ændring af kommissorium for Aktivbestyrelsen C. Ændring af forretningsorden for Aktivbestyrelsen 7. Afdelingsbestyrelsens beretning 8. Handlingsprogram 9. Valg til Afdelingsbestyrelsen 10. Valg til Aktivbestyrelsen 11. Valg til Miljø udvalg 12. Valg til AT s redaktion 13. Valg af intern revisor 14. VA s generalforsamling 15. Beslutningsreferat til godkendelse 16. Eventuelt Hvem kan deltage i beboermødet? Alle beboere i afdelingen, der har en huslejekontrakt med VA, har adgang til beboermødet. Det samme gælder de pågældendes samlever og hjemmeboende børn over 18 år. Under henvisning til Boligministeriets bekendtgørelse angående afstemninger på beboermøder tildeles den enkelte husstand 2 stemmer - uanset husstandens størrelse. Vi er derfor forpligtet til at afkrydse beboerlisten ved udlevering af stemmesedler. Medbring derfor legitimation. Vi gør opmærksom på, at alle, for at få adgang til beboermødet, skal fremvise legitimation i form af huslejekontrakt eller sygesikringsbevis. Ifølge VA s vedtægter kan der ikke stemmes ved fuldmagt. Dørene åbnes kl Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen Det store regnskab kan afhentes på ejendomskontoret. Der vil være børnepasning under mødet. Der serveres kildevand på mødet.

2 Bilag til punkt 6 A Til beboermødet den 23. marts 2011 Forslag til ny forretningsorden for beboermødet i Askerød 1. Beboermødet åbnes til den aftalte tid af formanden/stedfortræderen. 2. Formand/stedfortræder leder valget af dirigent. Valget foregår ved håndsoprækning. 3. Dirigenten beder mødet vælge referent. 4. Dirigenten får godkendt beboermødets lovlige indvarsling. Dirigenten sætter dagsordenen for mødet til godkendelse. 5. Dirigenten sørger for, at der vælges et stemmeudvalg. 6. Dirigenten styrer mødets tale tider. Ingen må tage ordet uden for dagsordenens punkter. 7. Dirigenten giver ordet til mødedeltagerne i den rækkefølge de indtegner sig. 8. Indbudte gæster og observatører har taleret men ikke stemmeret. 9. Ved diskussion af forslag til beslutning, kan forslagsstiller få ordet som sidste taler. 10. Dirigenten skal konkludere efter hvert punkt på dagsordenen. 11. Stemmeberettiget på beboermødet er bolighavende medlemmer. Hver husstand har 2 stemmer. Der kan ifølge VA s vedtægter ikke stemmes ved fuldmagt. 12. Alle afstemninger afgøres ved almindelig flertal, hvis der er stemmelighed bortfalder forslaget. Hvis der er forslag til samme emne, sættes det mest vidtgående forslag til afstemning først. Dirigenten afgør hvilket forslag der er det mest vidtgående. Afstemninger skal være skriftlige, når mindst eb af de tilstedeværende kræver det. 13. Ved stemmelighed ved personvalg afgør dirigenten valget ved lodtrækning. 14. På et hvilket som helst tidspunkt kan en stemmeberettiget mødedeltager få ordet til forretningsordenen, hvis det oplyses til hvilke punkt på forretningsordenen vedkommende ønsker at tale. 15. Tvivlsspørgsmål, der ikke kan løses af denne forretningsorden, afgøres af dirigenten. Afdelingsbestyrelsen i Askerød 9. marts 2011

3 Bilag til punkt 6 B Til beboermødet den 23. marts 2011 Forslag til ændring af: Kommissorium for Aktiv Bestyrelsen Aktiv Bestyrelsen skal bestå af: Valgt formand Valg kasserer 3 bestyrelsesmedlemmer 2 suppleanter uden stemmeret 1 medlem udpeget af afdelingsbestyrelsen uden stemmeret 1 medlem udpeget af administrationen uden stemmeret Derudover følger Afdelingslederen og Aktivitetskoordinatoren arbejdet og deltager i møderne efter behov. (Uden stemmeret) Aktiv Bestyrelsens kompetence/pligter: Overordnet skal bestyrelsen have ansvaret for det frivillige liv i Askerød og sørge for, at dette overholder den almene boliglovgivning og beslutninger taget på beboermøder i Askerød. Aktiv Bestyrelsen har direkte reference til afdelingsbestyrelsen i alle spørgsmål. Bestyrelsen skal fordele midler fra øl-/vandsalg, samt fra de afsatte midler, som er godkendt på beboermødet, på baggrund af ansøgninger fra de enkelte aktiviteter. Fordeling af lokaler til aktiviteter sker efter principper der udarbejdes af Aktiv Bestyrelsen. Information til afdelingsbestyrelse, administration, beboere og Askerød Tidende. Bestyrelsen har ansvaret for, at der løbende tages initiativ til fællesarrangementer, der tilgodeser alle aldersgrupper i Askerød og tager hensyn til de etniske grupper, der findes i Askerød. Aktiv Bestyrelsen udarbejder selv forslag til forretningsorden, bl.a. på baggrund af referatet fra Aktiv Weekenden Forslaget godkendes foreløbigt af afdelingsbestyrelsen og vil blive fremlagt på beboermødet i september 2004 til endelig godkendelse. (Her vil den formelle kompetence samtidig blive overført til Aktiv Bestyrelsen fra afdelingsbestyrelsen). Aktiv Bestyrelsen skal desuden udarbejde forslag til kontingent, der skal forelægges til beboermødebeslutning i september 2004 ud fra følgende: Kontingent: Alle aktiviteter (klubber), som vil kunne søge Aktiv Bestyrelsen om midler, skal opkræve kontingent. Der opkræves kr. 5,- pr. medlem pr. måned til Aktiv Bestyrelsen. Askerød-Prisen Modtageren af Askerød-Prisen udvælges af Aktivbestyrelsen, som også overrækker prisen. Den uddeles 1 gang årligt på budgetbeboermødet, hvis en værdig modtager findes. Modtageren skal være en frivillig, som ikke tidligere har modtaget prisen, og som er bosiddende i Askerød.

4 For at komme i betragtning til prisen skal man have gjort en forskel i Askerød. Det gælder både i forhold til det enkelte menneske og i forhold til Askerød. Tidligere modtagere er: 1999 Bent Qvist, for sit årelange arbejde med Askerød Tidende xxxx Hanne Olsen, for sit arbejde med Power-Sport xxxx Niels Kjøller, bl.a. for sit arbejde i Afdelingsbestyrelsen xxxx Charlotte Birkved, for sit arbejde i Aktivbestyrelsen 2010 Basharat Mahmood, for sit arbejde med Fodbold frem for kriminalitet Askerød-Prisen var i 2010 et gavekort på kr ,-. Prismodtagere skal løbende ajourføres her. Aktivbestyrelsen 8. marts 2011 Vedtaget på beboermødet den Ændret på beboermødet den

5 Til beboermødet den 23. marts 2011 Bilag til punkt 6 C Forslag til ændring af forretningsorden for Aktivbestyrelsen FORRETNINGSORDEN FOR AKTIVBESTYRELSEN I ASKERØD Valg af bestyrelse: 1 På beboermødet hvert år i marts vælges enten formand eller kasserer ved direkte valg. Derudover vælges 3 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter. Bestyrelsen komplimenteres med 1 medlem udpeget af Afdelingsbestyrelsen og 1 medlem udpeget af Administrationen. Administrationssekretæren deltager på møderne som sekretær. Formand og 2 bestyrelsesmedlemmer er på valg i lige år og kasserer og 1 bestyrelsesmedlem i ulige år. Suppleanter er på valg hvert år Umiddelbart efter beboermødet afholder Aktiv Bestyrelsen et konstituerende møde, hvorunder udpeges Afdelingsbestyrelsens og Administrationens medlemmer Bestyrelsen afholder møder når formanden finder det nødvendigt Et hvert medlem af bestyrelsen kan anmode formanden om at indkalde til møde til behandling af et bestemt angivet emne. Begæring herom fremsættes skriftligt til formanden med en redegørelse for baggrunden for emnet. Formanden bestemmer jfr. 2.2., om der skal afholdes møde Det skal tilstræbes at holde 8 faste møder årligt. Møderne planlægges for hele næste år på det første ordinære møde efter beboermødet i marts. Indkaldelse af møder: 3.1. Møderne indkaldes skriftligt af formanden med mindst 8 dages varsel Med indkaldelsen skal dagsorden for mødet fremsendes sammen med eventuelt andet skriftligt materiale til brug for mødet Dagsorden skal indeholde mindst følgende punkter: - Valg af dirigent - Godkendelse af dagsorden - Godkendelse af referat - Eventuelt.

6 4 Mødernes ledelse og beslutningsdygtighed: 4.1. Mødernes ledes af dirigenten Alle medlemmer af bestyrelsen, herunder suppleanter, deltager i møderne. Herudover kan andre deltage i møderne, i det omfang det findes hensigtsmæssigt Møderne afholdes normalt i Stamhuset i Askerød Stemmeberettiget er formand, kasserer samt de 3 bestyrelsesmedlemmer Når indkaldelsen har fundet sted i overensstemmelse med forskrifterne i 3, er bestyrelsen beslutningsdygtig, når 3 stemmeberettigede medlemmer er til stede De af bestyrelsen behandlede emner afgøres ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed, er formandens stemme udslagsgivende. Forhandlingsprotokol: 5.1. Formanden drager omsorg for, at der føres et referat over bestyrelsens forhandlinger og beslutninger Af referatet skal fremgå: 1. Hvem der har ledet mødet 2. Hvem der har deltaget i mødet. 3. Dagsorden samt beslutninger for hvert punkt i henhold hertil. Bestyrelsens opgaver: 6.1. Bestyrelsens opgaver er foreløbigt defineret i kommissorium af 7. april Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt med hensyn til alt de erfarer i deres egenskab af medlem af bestyrelsen, med mindre der er tale om forhold, der er bestemt til eller ifølge lovgivningen er underlagt ubegrænset offentlighed Formanden alene eventuelt i samarbejde med et af Afdelingsbestyrelsens eller Administrationens medlemmer udtaler sig i alle forhold på vegne af bestyrelsen Vedtaget på beboermødet den Ændret på beboermødet den