Dagsorden til mødet i Direktion (Indeholder åbne dagsordenspunkter) Mødedato: Torsdag den 1. maj 2014 Mødested: Mødelokale 505 Mødetidspunkt: Kl. 8:30-11:30 Medlemmer: Holger Spangsberg Karen Heebøll Vibeke Kinch Side 1
Indholdsfortegnelse 103 1. budgetopfølgning...3 104 Projektledelse og projektkultur i Fredericia Kommune...4 105 Bosætningskoordinator...8 106 Sundhedshus...9 107 Emner til kommende direktionsmøder...10 108 Eventuelt...11 Side 2
103 1. budgetopfølgning Sagsnr.:14/4589 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Jfr. den politiske tidsplan er 1. budgetopfølgning på vej til behandling i udvalgene med efterfølgende godkendelse i Økonomiudvalg og Byråd. På mødet vil resultatet af budgetopfølgningen blive gennemgået. Der er endvidere mulighed for at koordinere kommunikationen i forhold til den politiske behandling. Økonomiske konsekvenser: Gennemgås på mødet. Vurdering: Gennemgås på mødet. Indstillinger: Økonomi indstiller 1. at budgetopfølgningen drøftes 2. at resultatet koordineres i forhold til den politiske behandling Bilag: Side 3
104 Projektledelse og projektkultur i Fredericia Kommune Sagsnr.:14/4484 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Baggrund: På baggrund af dialog med repræsentanter fra Teknik og Miljø og en række stabsfunktioner har HR-Fredericia i samarbejde med Borgerservice & Digitalisering udarbejdet dette oplæg omkring projektledelse og projektkultur i Fredericia Kommune. Formål: I Fredericia Kommune er der inden for såvel som på tværs af fagafdelingerne et stadig stigende behov for at gennemføre og lykkedes med implementeringen af projekter. De udfordringer og behov vi som kommune står over for at løse, bliver stadig mere komplekse og kræver løsninger som ikke kun ligger hos den enkelte medarbejder eller i den enkelte afdeling men i høj grad også skal findes på tværs af medarbejdere og afdelinger. For at vi får mest muligt ud af de ressourcer som vi investerer i projekter, er der derfor god grund til at arbejde med forsat udvikling og professionalisering af Fredericia Kommunes projektkultur. Der er i organisationen også brug for et mere tydeligt billede af og opdeling i arbejdsopgaver og projekter. Direktionen har tidligere beslutte at udbyde en projektlederuddannelse i samarbejde med de øvrige kommuner i Trekantområdet. Kompetenceudvikling af projektledere er en vigtig del af en projektkultur, men for at opnå det fulde udbytte af kompetenceudviklingen er det vigtigt at det ikke står alene. Det kræver også et organisatorisk og strategisk set-up som giver gode rammer for at drive projekter. Side 4
Beskrivelse af forslag til initiativer: Der skelnes som udgangspunkt mellem projekter, der udelukkende foregår og berører egen afdeling og tværgående projekter, som vi må formodes at få flere og flere af. Tværgående projekter kræver et fælles sprog og en nogenlunde fælles referenceramme. Der er brug for fælles projektskabeloner og -definitioner og måske i endnu højere grad også brug for forventningsafstemning gennem kommissorier, business-cases mm. Det foreslås derfor at der iværksættes en række konkrete initiativer som har til formål at videreudvikle projektkulturen i Fredericia Kommune: Strategi A. at der træffes beslutning om at vi vil bruge fælles sprog og uddannelse, når vi går tværgående, og så i højere grad lader det være op til de enkelte afdelinger, hvordan de håndterer interne projekter Kompetenceudvikling B. at der etableres et sammenhængende tilbud om kompetenceudvikling - udover projektledere - også til projektejere (Lederforumsmedlemmer) og -deltagere, så de enkelte projektledere får kvalificeret med- og modspil. Kompetenceudviklingen for projektdeltagere foreslås også gennemført sammen med de øvrige kommuner i Trekantområdet, i det omfang at det kan lade sig gøre. Det vil give mulighed for oftere udbud af forløb, aktiviteter på tværs for dem som har været igennem forløbene f.eks. opdateringsworkshops, netværk, mm. Side 5
Organisering C. at der arbejdes med videreudvikling af projektværktøjer/- organisering, med udgangspunkt i de eksisterende skabeloner, portal mm. f.eks. udvikling af projektdefinition, -håndbog og porteføljestyring D. at der arbejdes med videreudvikling af projektledelse som karrierevej, herunder at der udarbejdes forslag til hvordan der via løn og titler samt yderligere kompetenceudvikling kan arbejdes med karriereprogression for projektledere Økonomiske konsekvenser: Ovenstående kompetenceudviklingsinitiativer foreslås finansieret gennem centrale kompetenceudviklingsmidler samt opkrævning af deltagerbetaling fra fagafdelingerne. Deltagerbetalingen skal have et for fagafdelingerne rimeligt niveau. Kompetenceudviklingsaktiviteterne tænkes gennemført i Trekantområdet. Vurdering: Indstillinger: HR-Fredericia indstiller Side 6
at direktionen træffer beslutning om at HR-Fredericia iværksætter de konkrete initiativer (A-D) som har til formål at videreudvikle projektkulturen i Fredericia Kommune Bilag: Side 7
105 Bosætningskoordinator Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: Med henvisning til de vedhæftede bilag, ønskes en drøftelse af om der skal iværksættes initiativer i forhold til en evt. bosætningskoordinator. Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Kommunaldirektøren indstiller sagen til drøftelse. Bilag: Åben - Fwd: Bosætningskoordinator Åben - Fwd: Bosætningskoordinator - Bosætningskoordinator 190314.docx Side 8
106 Sundhedshus Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: Karen Heebøll orienterer om status i forhold til planerne om et sundhedshus. Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Beslutning i Direktion den 11-04-2014: Udsat. Beslutning i Direktion den 25-04-2014: Udsat. Fraværende: Holger Spangsberg Side 9
107 Emner til kommende direktionsmøder Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Beslutning i Direktion den 11-04-2014: Udsat Beslutning i Direktion den 25-04-2014: Udsat Fraværende: Holger Spangsberg Side 10
108 Eventuelt Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Side 11
Underskriftsside Vibeke Kinch Karen Heebøll Holger Spangsberg