Porteføljestyring. Julie Becher. 11. juni 2012 KL Projektlederkonference, Århus. Hvad er porteføljestyring?

Transkript

1 Porteføljestyring Julie Becher 11. juni 2012 KL Projektlederkonference, Århus Hvad er porteføljestyring? At få overblik over den samlede portefølje af projekter At sikre at projekterne understøtter de strategiske mål At sikre at ressourceforbruget fordeles hensigtsmæssigt på tværs af organisationen At identificere manglende initiativer og igangsætte nye projekter At lukke programmer/projekter, hvis de ikke er i tråd med strategien eller de ikke giver værdi 1

2 Dialoger, som porteføjlestyring også er anledning til i vores organisation Central / decentral: Hvem ejer fx over udviklingsressourcer? Formel / uformel: Hvordan taler vi fx sammen også om projekter eller programmer som mangler fremdrift? Og hvem er vi i den sammenhæng? Faste intervaller / ad hoc: Hvornår følger vi op? Data / viden: Hvordan bliver de mange data (informationer) i porteføjlesystemet til viden (betydning)? Forudsætninger Generisk projektmodel Definition af programmer og projekter Ensartede skabeloner Sammenlignelighed på tværs af projekterne Fælles projektsprog Kompetenceudvikling Projektlederne kvalitet i projekterne Lederne kvalitet i styregrupperne Direktørerne kvalitet i porteføljestyringen 2

3 ;;System.W Det har vi valgt i Holbæk: IT understøttet Gennemsigtigt: Alle kan se alt Skal give værdi, både til porteføjlestyringfx i direktionen, og som projektstyringsværktøj for det enkelte projekt Udviklet IT understøttelse af dialogbaserede aftaler (direktører/chefer/ledere) på samme platform (kobling mellem mål og programmer/projekter hvor det er meningsfuldt) Portefølje, programmer og projekter Portefølje Den samlede mængde af programmer og projekter, der er besluttet at gennemføre. Programmer En samling af projekter og ad hoc opgaver, der har samme formål og tilsammen skaber den ønskede effekt af programmet Projekter en udviklingsopgave, der er afgrænset i tid, indhold og ressourcer, og som har sin egen projektorganisering på tværs af organisationen 3

4 Porteføljeledelse Roller Direktionen er porteføljeledelsen, men der foregår også porteføljestyring på chef- og lederniveau Programledelse Programledelsen varetages af en programleder (direktør eller chef) og en programadministrator (overordnet projektleder) Projektledelse Projektledere i hele organisationen uddannes på den interne projektledelse, samt eksterne uddannelser Organisatoriske overvejelser Bemanding fra ledelsen Hvordan uddelegeres ansvaret fra direktør til chef til leder i praksis Hvordan undgår vi overload/flaskehalse hos cheferne Programmer Hvordan skelnes mellem enkeltstående projekter og et samlet program hvordan styres egentlig i et program Projekter vs. drift Hvordan låner vi ressourcer fra andre afdelinger, når der i forvejen er travlt i driften 4

5 Direktionens porteføljestyring Statusmøder: 3-4 gange årligt (koblet til opfølgning på dialogbaserede aftaler) Lever projekterne op til målene i strategiplanen, er det de rigtige projekter vi har, og opfylder de samlet strategiplanen? Fra porteføljestyring til -ledelse Ugentlige direktionsmøder: Udvalgte programmer og projekter i Direktionens Strategiplan, der enten har direktionens bevågenhed eller har rød status. Opstart på nye projekter kommissorium Afslutning og evaluering af projekter Porteføljeoversigt 5

6 Statusoversigt Forventninger til porteføljestyring Overblik og styring Fokus på opstart af de rigtige projekter Fokus på ressourcetrækket i organisationen Fokus på at få lukket projekter, der enten ikke bidrager til strategien eller ikke giver værdi. Øget fokus på strategi og udvikling Endnu dygtigere projektorganisation 6

7 Til overvejelse Hvordan arbejder I med projekter I jeres kommune og hvad skal der til, for at I kan arbejde mere struktureret med porteføljestyring? Hvilke krav stiller porteføljestyring til hhv. direktionen og projektlederne Er der noget som I tænker er særligt vigtigt at være opmærksom på omkring porteføljestyring? 7