Boligselskabet Vissenbjerg Referat af ordinært repræsentantskabsmøde torsdag den 6. december 2012 kl. 19.00 på Vissenbjerg Storkro, Søndersøvej 30, 5492 Vissebjerg Dagsorden Side 1 Valg af dirigent... 3 2 Godkendelse af årsberetning... 3 3 Godkendelse af årsregnskab... 3 4 Godkendelse af revisionsberetning... 4 5 Forelæggelse af boligorganisationens budget... 4 6 Behandling af indkomne forslag... 4 7 Valg af formand... 4 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 5 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 5 10 Valg af revisor... 6 11 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 6 12 Kompetencedelegation... 6 13 Aktiviteter i Boligselskabet Vissenbjerg... 7 14 Eventuelt... 7 Boligselskabet Vissenbjerg Repræsentantskabets sammensætning Boligselskabets bestyrelse Per Ege Lauritsen (formand) Alice Stub (næstformand) Andreas Weber Doris Giesow Jens Klokhøj Afdeling 3701 Per Ove Pedersen Flemming Andersen Afdeling 3712 Lisbeth Hansen - Afbud Ellen Pedersen - Afbud Annie Hansen Afdeling 3715 Birthe Johansen Kirsten Løkkegaard Sonja Andersen Afdeling 3725 Laila Terkildsen Eriksen Jeanette Dalager - Afbud Side 1 af 7
Afdeling 3726 Jens Ejner Sørensen - Afbud Elly M. Engel - Afbud Erik Werner Thygesen - Afbud Afdeling 3728 Helle Østerby Henning Juul Pedersen Anna Margrete Johansen Øvrige deltagere: Klavs Hedelund, Regionschef Domea Nils Norman Christensen, Driftschef Domea Forslag, der ønskes behandlet på mødet, fremsendes til Domea, Boligcenter Svendborg, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg eller til e-mail: pp@domea.dk og skal være Domea i hænde senest fredag den 23. november 2012. Eventuelle indkomne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge inden mødet. Domea, Boligcenter Svendborg, den 17. december 2012 Side 2 af 7
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Nils Norman Christensen blev valgt som dirigent, hvorefter møde blev erklæret for rettidigt indkaldt. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. Der blev spurgt til investeringen i flere computere til bestyrelsesmedlemmer samt antenneforbindelse til info skærmene. Boligselskabets IT politik hvor det tidligere er besluttet, at alle bestyrelsesmedlemmer skal have tilbud en PC blev diskuteret, ligesom der var utilfredshed med, at de opsatte infoskærme ikke anvendes. Der var enighed om, at den nyvalgte bestyrelse må se på anvendelsen af infoskærme som en af de første opgaver og herunder også diskutere, om den vedtagne IT politik skal fastholdes. Beretningen blev taget til efterretning 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Boligorganisationens årsregnskab for regnskabsåret 2011/2012 findes i regnskabsbogen. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Årsregnskabet blev godkendt. Side 3 af 7
4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der fremgår af regnskabsbogen, og som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Revisionsberetningen blev godkendt. 5 Forelæggelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for indeværende regnskabsår er godkendt af organisationsbestyrelsen og forelægges til orientering. Det indstilles, at repræsentantskabet tager budgettet til efterretning. Budgettet blev taget til efterretning. 6 Behandling af indkomne forslag Forslag, der ønskes behandlet på mødet, fremsendes til: Domea, Boligcenter Svendborg, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg, eller til e- mail pp@domea.dk og skal være Domea i hænde senest fredag den 23. november 2012. Eventuelle indkomne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge inden mødet. Der var ikke indkommet forslag. 7 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde i 2010 blev Per Ege Lauritsen valgt som formand. Formanden vælges for 2 år. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger formand for 2 år. Laila Terkildsen Eriksen blev valgt til formand for boligselskabet i 2 år. Side 4 af 7
8 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 5 medlemmer. 4 medlemmer vælges af repræsentantskabet, og et medlem udpeges af Domeas bestyrelse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Afgangs år Per Ege Lauritsen Formand Repræsentantskabet 2012 Alice Stub Næstformand Repræsentantskabet 2012 Andreas Weber Medlem Repræsentantskabet 2013 Doris Giesow Medlem Repræsentantskabet 2013 Jens Klokhøj Medlem Udpeget af Domea Afgangsorden indebærer, at Alice Stub er på valg i år. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 1 medlem til organisationsbestyrelsen for 2 år. Doris Giesow ønskede at nedlægge sit hverv, hvorfor der skulle vælges to medlemmer af bestyrelsen: Birte Johansen blev valgt for 1 år, Anna M. Johansen blev valgt for 2 år. Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valg af Afgangs år Laila Terkildsen Eriksen Formand Repræsentantskabet 2014 Birthe Johansen Medlem Repræsentantskabet 2013 Andreas Weber Medlem Repræsentantskabet 2013 Anna M. Johansen Medlem Repræsentantskabet 2014 Jens Klokhøj Medlem Udpeget af Domea Med Domea s.m.b.a. som administrator 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. På repræsentantskabsmøde i 2011 blev Birthe Johansen valgt som 1. suppleant. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Side 5 af 7
Flemming Andersen og Annie Hansen blev valgt som henholdsvis 1. og 2. suppleant for 1 år. 10 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2011 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger/genvælger revisor for indeværende regnskabsår. BDO blev genvalgt som revisor. 11 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet Vissenbjerg kan vælge op til 2 repræsentanter. Organisationsbestyrelsens eventuelle indstilling/anbefaling af kandidater vil blive givet på mødet. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 2 medlemmer til Domeas repræsentantskab for 1 år eller overlader til organisationsbestyrelsen at udpege repræsentanterne af sin midte. Formand og Næstformand blev valgt som repræsentanter. 12 Kompetencedelegation Af hensyn til sagsbehandling vedrørende eventuel tinglysning m.v. noteres det, at repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Side 6 af 7
Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter kompetencedelegationen. Repræsentantskabet bekræftede kompetencedelegationen. 13 Aktiviteter i Boligselskabet Vissenbjerg Bankospil i Hesbjerglund. Det indstilles, at repræsentantskabet diskuterer aktiviteter i boligselskabet. Bankospillet i Hesbjerglund har fået mange roser, men det har knebet lidt med deltagerantallet de sidste par gange. Det har været selvfinansieret. Der var enighed om at forsøge at fastholde arrangementet. Det blev tillige forslået, at afdelingerne kunne afholde cafearrangementer (netcafe, hyggecafe, lektiecafe el. lign). 14 Eventuelt Der var ingen bemærkninger. Mødet afsluttet kl. 20.45 Referatet godkendt: Laila Terkildsen Eriksen Formand Nils Norman Christensen Dirigent Referatet tilsendt: Repræsentantskabet Tinus Lassen Thomas Holluf Nielsen Svendborg den 17. december 2012 KLH/PP Side 7 af 7