Vedtægter for Odense Havelodselskab og tilsluttede foreninger 1 ODENSE HAVELODSELSKAB. 1.1. Odense Havelodselskab blev stiftet den 29. juli 1893 i medfør af en kommunairådsbeslutning efter anmodning fra Arbejdernes Fagforeninger og Kommunalforeningen i Odense. 1.2. Odense Havelodselskab består af foreninger beliggende i Odense Kommune. 2 FORMÅL OG VIRKE. 2.1. I eget område at virke og arbejde for, at oprette kolonihaver på kommunal jord i Odense 2.2. At varetage de tilsluttede foreningers fælles interesser i alle spørgsmål af organisatoriske og kontraktmæssige forhold, bi.a. i forhold til myndigheder og kommunen. Desuden at påse, at de enkelte foreninger overholder VEDTÆGTEN samt LEJEKONTRAKTEN med Odense kommune og bestemmelser pålagt af offentlige myndigheder. 2.3. De tilsluttede foreninger orienteres om enhver beslutning vedtaget af Odense Havelodselskabs repræsentantskab og forpligtiges til at disse udføres. 2.4. Alle kontrakter som indgås mellem Odense Havelodselskab og Odense kommune, underskrives af Odense Havelodselskabs forretningsudvalg. 3.1. Odense Havelodselskabs ledelse består af: REPÆSENTANTSKABET. FORRETNINGSUDVALGET. FÆLLESLEDELSEN. 3 ODENSE HAVELODSELSKABS LEDELSE. Repræsentantskabet, der er den øverste ledelse, består af forretningsudvalget og delegerede fra samtlige Odense Havelodselskabs foreninger med repræsentations ret efter retningslinierfastsat i 3 stk.5. Forretningsudvalget, der er den daglige ledelse, består af Odense Havelodselskabs formand og kasserer samt yderligere 3 medlemmer. Alle væiges af Repræsentantskabet blandt fæiiesiedeisens medlemmer. Til forretningsudvalget kan kun væiges 1 repræsentant pr. forening. Genvalg kan foretages. FæIIesIedeIsen består af foreningernes formænd og kasserere samt Forretningsudvalget. Ankenævn. Udover disse tre ledende organer skal der nedsættes et ankenævn på 5 medlemmer til behandling af klager vedr. vurdering og værdiansætteiser. Ankenævnet væiges af Repræsentantskabet blandt fæiiesiedeisens medlemmer, heraf mindst 2 fra Forretningsudvalget. Vedtægter for Odense Havelodselskab og tilsluttede foreninger side 1#8
3.2. Det ordinære Repræsentantskabsmøde afholdes hvert år i marts måned med en dagsorden, som i det mindste skal indeholde følgende: 1. Valg af dirigent. 1a. Godkendelse af forretningsorden for repræsentantskabsmødet. 1b. Nedsættelse af stemmeudvalg, min. 3 personer 2. Forretningsudvalgets beretning. 3. FremIæggeIse af revideret årsregnskab med evt. revisionspåtegning. 4. Indkomne forslag. 5. FremIæggeIse af vejledende budget for det kommende år. 6. Valg af formand eller kasserer. 7. Valg af forretningsudvalgsmedlemmer og suppleanter. 8. Valg af revisorer og suppleanter. 9. Valg af ankenævn og suppleanter. 10. I kongresår, valg af delegerede og suppleanter til kongresser. 3.3. Ordinært repræsentantskabsmøde indkaldes skriftligt med 1 måneds varsel adresseret til de enkelte foreningers formand. Indkaldelsen skal indeholde en dagsorden for repræsentantskabsmødet. Med indkaldelsen skal følge Odense Havelodselskabs reviderede årsregnskab samt budgetforslag for det kommende år. 3.4. Forslag der ønskes behandlet på det ordinære repræsentantskabsmøde skal være skriftlige og formanden i hænde senest 10. marts i det år repræsentantskabsmødet afholdes, hvorefter de udsendes til foreningerne 8 dage før repræsentantskabsmødet. 3.5. Adgang og stemmeret har foruden forretningsudvalget, der er fødte medlemmer, delegerede fra foreningerne med 2 repræsentanter for de første 50 medlemmer, derefter 1 repræsentant for hver 50 påbegyndte medlemmer indtil 350. Efter fæiiesiedeisens nærmere beslutning kan gæster og personer med tilknytning til Odense Havelodselskab uden stemmeret deltage i repræsentantskabsmøder. Foreningens formand og kasserer indgår i antal delegerede. 3.6. Forslag til vedtægten kan kun behandles eftervedtagelse på generalforsamling i den forening, der ønsker at fremsætte forslaget. Forretningsudvalget kan også fremsætte forslag til vedtægten. 3.7. Beslutninger på repræsentantskabsmødet træffes af de fremmødte stemmeberettigede ved simpelt flertal, undtaget hvor det drejer sig om: Ændring af vedtægten, Optagelse af kollektive lån og Odense Havelodselskabs eventuelle opløsning. Her kræves, at mindst halvdelen af de delegerede giver personligt fremmøde, og mindst 3/4 af de afgivne stemmer går ind herfor. Der kan ikke afgives stemmer ved fuldmagt. 3.8. Ved afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde er forsamlingen af fremmødte delegerede beslutningsdygtig. 3.9. Afstemning foretages ved håndsoprækning (evt. stemmekort), dog skal skriftlig afstemning finde sted, hvis en forslagsstiller begærer det, eller hvis 10 af de delegerede ved håndsoprækning stemmer herfor. Stemmeudvalget foretager optællingen under dirigentens ledelse. 3.10. Medlemmer af Odense Havelodselskabs daglige ledelse (Forretningsudvalget) og medlemmer af Ankenævnet, der på grund af sygdom eller bortrejse er forhindret i at deltage i repræsentantskabsmødet, kan genvælges, hvis de skriftligt har givet tilsagn herom. Det samme gælder for revisorerne. 3.11. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Vedtægter for Odense Havelodselskab og tilsluttede foreninger side 2#8
3.12. Repræsentantskabets protokol underskrives at repræsentantskabets dirigent, sekretær samt Odense Havelodselskabs formand senest 1 måned efter repræsentantskabsmødets afholdelse. 4 EKSTRAORDINÆRT REPRÆSENTANTSKABSMØDE. 4.1. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når det begæres af forretningsudvalget og/eller fællesledelsen, eller når mindst 30% af repræsentantskabets medlemmer skriftligt fremsætter ønske herom med angivelse af de spørgsmål, der ønskes behandlet. Forslagsstillerne må selv motivere den opstillede dagsorden. 4.2. Ved ekstraordinært repræsentantskabsmøde kan der ikke træffes nogen beslutning, hvis ikke mindst 4 / 5 af de medlemmer, der har begæret det ekstraordinære repræsentantskabsmøde giver personligt fremmøde. I tiifæide af vedtægtsændringer skal mindst ¾ af de fremmødte stemme herfor. Ved andre afstemninger gælder almindelig stemmeflerhed. Der kan ikke afgives stemmer ved fuldmagt. 4.3. Indkaldelse skal finde sted senest 3 uger efter kravets fremsættelse og i øvrigt som angivet i pkt. 3.3. 5 ODENSE HAVELODSELSKABS LEDELSE. 5.1. Odense Havelodselskabs daglige ledelse er forretningsudvalget, der består at Odense Havelodselskabs formand og kasserer samt 3 forretningsudvalgsmedlemmer. 5.2. Valg af forretningsudvalget kan ske ved genvalg eller ved nyvalg. Kun formand eller kasserer fra en tilsluttet forening kan væiges. 5.3. I lige år væiges kasserer og den lille del af forretningsudvalget (kasserer + 1 medlem). I ulige år vælges formand og den store del at forretningsudvalget (formand + 2 medlemmer). Forretningsudvalget konstituerer sig med næstformand og sekretær. Herforuden væiges et ankenævn bestående af 5 personer. På lige år væiges der 2 og på ulige år væiges der 3. Alle valg gælder for 2 år. Der væiges 2 revisorer for 2 år såiedes, at der væiges 1 hvert år. Der væiges 3 suppleanter til forretningsudvalget, 2 suppleanter til ankenævnet og 2 revisorsuppleanter. Alle suppleanter for en etårig periode. Genvalg kan finde sted af samtlige. 5.4. Forretningsudvalget og fællesledelsen fastsætter selv sin forretningsorden. 5.5. Formand, kasserer og sekretær oppebærer honorar efter repræsentantskabets godkendelse. 5.6. Forretningsudvalget repræsenterer igennem formanden Odense Havelodselskab udadtil. Forretningsudvalget er ansvarlig overfor fællesledelsen. 5.7. Kassereren varetager Odense Havelodselskabs regnskab under direkte ansvar overfor forretningsudvalget og repræsentantskabet. 5.8. Forretningsudvalget konstituerer sig med næstformand og sekretær blandt de 3 valgte medlemmer i forretningsudvalget. Vedtægter for Odense Havelodselskab og tilsluttede foreninger side 3#8
5.9. Til behandling af særopgaver kan forretningsudvaiget/fæiiesiedeisen nedsætte udvalg efter behov. 5.10. FæIIesIedeIsen afholder møde så ofte forretningsudvalget for Odense Havelodselskab skønner det nødvendigt, eller såfremt 3 foreningsformand/kasserer ytrer ønske herom, dog mindst 3 møder pr. kalenderår. 5.11. Såfremt formand eller kasserer fratræder i utide og dette ikke sker umiddelbart før et repræsentantskabsmøde, indkaldes til ekstraordinært repræsentantskabsmøde for nyvalg. 5.12. Over repræsentantskabsmøderne udfærdiges beslutningsreferat. 6 VALG AF DELEGEREDE TIL KONGRESSER. 6.1. Valg af delegerede sker i henhold til Kolonihaveforbundet for Danmarks vedtægt 8 og indberettes til forbundet. Odense Havelodselskabs forretningsudvalg indgår i antal delegerede. 6.2. Når kongressens endelige dagsorden foreligger, indkalder forretningsudvalget de delegerede. 7 KONTINGENTER. 7.1. For medlemskab af Odense Havelodselskab betaler foreningerne kontingent, som fastsættes af repræsentantskabet. Herudover betales kontingent for medlemskab af Kolonihaveforbundet for Danmark. 7.2. Kontingentet følger regnskabsåret. Kontingentet forfalder til betaling 1. juni hvert år. Ved for sen indbetaling pålægges 1,5% rente pr. påbegyndt måned, (minimum 200,00 kroner). 8 REGNSKAB. 8.1. Odense Havelodselskabs regnskabsår Iøber fra 1. januar til 31. december. 8.2. Det påhviler kassereren at udarbejde et årligt driftsregnskab ledsaget af statusopgørelse opgjort under hensyntagen til de tilstedeværende værdier og forpligtelser. 8.3. Det påhviler kassereren på fællesledelsesmøderne at forelægge regnskabsoversigt til direkte sammenhold med foreliggende budget. 8.4. Kassereren må kun ligge inde med et beløb på max. 6.000,00 kr. af Odense Havelodselskabs kontante midler. 8.5. Odense Havelodselskabs midler skal anbringes i anerkendte pengeinstitutter efter forretningsudvalgets bestemmelse. Udtræk af disse midler kan kun ske med Odense Havelodselskabs formand og kassererens underskrifter i fællesskab. 8.6. I tiifæide af sygdom eller andet fravær må forretningsudvalget udpege de underskriftsberettigede, der skal træde i stedet. 9 REVISION. 9.1. Revision af Odense Havelodselskabs regnskab finder sted med de valgte revisorer samt deltagelse af Odense Havelodselskabs formand. Vedtægter for Odense Havelodselskab og tilsluttede foreninger side 4#8
9.2. Revisorerne skal gennemgå den daglige bogføring og bilagsmateriale samt føre revisionsprotokol. 9.3. Repræsentantskabet er berettiget til at forlange regnskabet revideret af registreret revisor, såfremt det under gennemgangen af Odense Havelodselskabs regnskab støder på forhold, der kan motivere dette. 10 OPHØRSBESTEMMELSER. 10.1. I tiifæide af Odense Havelodselskabs opløsning skal selskabets midler helt og holdent tilfalde de enkelte foreninger i forhold til disses medlemstal. 11 FORENINGERNES GENERALFORSAMLINGER. 11.1. Hver haveforening holder generalforsamling hvert år i januar eller februar måned efter skriftlig indkaldelse eller ved opslag i kolonien. I begge tiifæide med 8 dages varsel. På generalforsamlingen har alle medlemmer, ægtefæller og samlevere taleret. Der må højst afgives 2 stemmer pr. havelod. Generalforsamlingens dagsorden skal mindst indeholde følgende: 1) Valg af dirigent. 1a. Godkendelse af forretningsorden for generalforsamlingen 2b. Nedsættelse afstemmeudvalg. 2) Bestyrelsens beretning. 3) FremIæggeIse af revideret regnskab. 4) Indkomne forslag, herunder fastlæggelse af haveleje. 5) Fremlæggelse af vejledende budget for det kommende år 6) Valg. 7) Eventuelt. Den ordinære generalforsamling vælger formand, kasserer samt 1 til 5 bestyrelsesmedlemmer, såiedes at bestyrelsen i ethvert tiifæide består af et ulige antal medlemmer. Herudover væiges 2 suppleanter til bestyrelsen, 2 revisorer og 2 revisorsuppleanter. Valgene gælder for 2 år med undtagelse af suppleanterne, der væiges hvert år. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Den ordinære generalforsamling vælger også de delegerede til repræsentantskabet. Formanden, den store halvdel af bestyrelsen og 1 revisor afgår samtidig, medens de øvrige afgår året efter. Bestyrelsen konstituerer sig med næstformand og sekretær samt nedsætter diverse underudvalg efter behov. For at blive valgt til bestyrelsen skal den pågældende have været medlem i mindst et år. 11.2. Ekstraordinær generaiforsamiing. Formanden indkalder ved opslag i kolonien eller skriftlig, begge dele med 8 dages varsel, til ekstraordinær generalforsamling, når det begæres af et flertal af bestyrelsen, eller når mindst 25% af medlemmerne skriftligt fremsætter ønske herom med angivelse af de spørgsmål, der ønskes behandlet. Forslagsstillerne må selv motivere den opstillede dagsorden. 11.3. Ved ekstraordinær generalforsamling kan der ikke træffes nogen beslutning, hvis ikke mindst 4 / 5 af de medlemmer, der har begæret den ekstraordinære generalforsamling giver personligt fremmøde og mindst ¾ af de fremmødte stemmer herfor. I tiifæide hvor bestyrelsen har indkaldt til ekstraordinær generalforsamling gælder almindelig stemmeflerhed. Der kan ikke afgives stemmer ved fuldmagt. 11.4. Havelodselskabets forretningsudvalg har adgang til både ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger. Der tilsendes Havelodselskabets formand en dagsorden for generalforsamlingen samtidig med udsendelse til foreningernes medlemmer/opslag i kolonien. Vedtægter for Odense Havelodselskab og tilsluttede foreninger side 5#8
12 FORS LAG. 12.1. Et forslag, der ønskes behandlet på en generalforsamling, skal være tilsendt formanden skriftligt senest 4 dage før generalforsamlingen. 13 REGNSKAB. 13.1. Den enkelte haveforenings regnskab skal afsluttes pr. 31. december. Det skal i revideret stand forelægges på foreningens generalforsamling i januar eller februar, tillige med vejledende budget for det kommende år. Formanden skal være tilstede ved revisionen. 1 eksemplarer af regnskabet skal afleveres til Odense Havelodselskab forinden generalforsamlingen. 13.2. På den ordinære generalforsamling aflægges bestyrelsens beretning for det forløbne år. 14 ÅRLIGE FÆELLESUDGIFTER. 14.1. De årlige fællesudgifter fastsættes af den enkelte forenings generalforsamling. Herudover kan bestyrelsen indregne stigninger i kontingentet til Odense Havelodselskab samt til offentlige ydelser. Foreningen hæfter direkte for alle økonomiske forpligtelser. Pligtige ydelser forfalder til betaling den 10.april. Er den pligtige ydelse ikke betalt rettidigt, skal bestyrelsen ved almindelig og ANBEFALET skrivelse på Odense Havelodselskabs godkendte formular meddele det pågældende medlem, at ydelsen skal betales inden 8 dage fra dato, da lejeaftalen i modsat fald bliver ophævet uden varsel. For en sådan skrivelse skal medlemmet betale det af Odense Havelodselskabs repræsentantskab fastsatte gebyr samtidig med de forfaldne pligtige ydelser. I særlige tiifæide kan formand/kasserer tilstå henstand med betalingen, når anmodning herom fremsendes inden de pligtige ydelsers forfald. 15 OVERDRAGELSE AF HAVER. 15.1. ønsker et medlem at opsige sit medlemskab og dermed brugsretten til havelodden, skal vedkommende forinden meddele dette til foreningens bestyrelse. Foreningens vurderingsudvalg fastsætter prisen under henvisning til Kolonihaveforbundet for Danmarks vedtagne bestemmelser. 15.2. Før et medlem kan afhænde brugsretten til havelodden, skal gæld til foreningen være betalt. Det nye medlem betaler, det af Odense Havelodselskabs repræsentantskab fastsatte indskud til foreningens kasse. 15.3 Dør et medlem kan havelodden overdrages til dennes ægtefæiie/samiever under henvisning til skifteretserkiæring, og uden afgift til foreningen. Børn af afdøde medlemmer kan overtage havelodden, såfremt dette kan godkendes af foreningens bestyrelse og under henvisning til skifterets attest. 15.4. >>OPSIGELSE AF MEDLEMSKAB<<: Opsigelse fra medlemmets side har kun gyldighed med opsigelse med 3 måneders skriftligt varsel til den 1. i en måned i følge lejeaftalen. 15.5. Udtræder et medlem af en forening har den pågældende ingen krav på foreningens midler eller dele deraf. Vedtægter for Odense Havelodselskab og tilsluttede foreninger side 6#8
16 ERHVERVELSE AF BRUGSRETTEN TIL EN HAVELOD. 16.1. Brugsret til haver kan kun opnås af personer, der er bosiddende i Odense Kommune. Brugsretten er betinget af medlemskab af Odense Havelodselskab. Odense Havelodselskab kan normalt kun tildele en have pr. husstand. Odense Havelodselskab kan dispensere fra denne regel. Såfremt den enkelte forening ikke på anden måde kan udleje alle havelodder gives der mulighed for tillægshave med lejetid pa et år ad gangen. 16.2. Et medlem, der opsiger eller er opsagt fra sin havelod, kan ikke inden 5 år få brugsret til en havelod igen indenfor Odense Havelodselskab, såfremt, der er forhold, som taler herimod. Ingen kan optages som medlem i foreningen uden bestyrelsens godkendelse. 17 BEBOELSE I HAVERNE. 17.1 Helårsbeboelse må under INGEN OMSTÆNDIGHEDER finde sted. Det er tilladt at bo i haven fra 1. april til 1. oktober og hver weekend hele året. Teltning og opstilling af campingvogne er forbudt. Den enkelte forening kan på generalforsamling vedtage nogle for den, særlige ordensregler, der dog først opnår gyldighed efter Odense Havelodselskabs godkendelse. Der er udarbejdet et specielt ORDENSREGLEMENT, som vedtages af fællesledelsen, og som har afgørende virkning i henhold til vedtægten. Bestyrelsen har til enhver tid adgang til havelodderne i foreningen. 18 OPSIGELSE OG OPHÆVELSE AF MEDLEMSSKAB OG FRAVIGELSE AF BRUGSRETTEN. 18.1 Hvis et medlem ikke har overholdt sine forpligtelser og ikke har efterlevet Lejekontrakt, Lejeaftale, Vedtægt eller Ordensreglement, skal bestyrelsen tilskrive det pågældende medlem på Odense Havelodselskabs godkendte formular. Der skal i denne skrivelse nøje angives, hvad der klages over. For sådan en skrivelse betaler medlemmet det af Odense Havelodselskabs repræsentantskab fastsatte gebyr. Såfremt medlemmet herefter ikke bringer forholdet i orden, skal formanden opsige medlemskabet på almindelig og anbefalet skrivelse på Odense Havelodselskabs godkendte formular. For sådan en skrivelse betaler medlemmet det af Odense Havelodselskabs repræsentantskab fastsatte gebyr. 19 ADFÆRDSBESTEMMELSER. 19.1 Såfremt et medlem eller nogen af dettes husstand gør sig skyldig i: - tyveri fra foreningen eller medlemmers havelod, - at udbrede ærekrænkende beskyldninger, - at udøve grov generende adfærd, støj eller vold, - at fremsætte trusler herom mod foreningens tillidsfolk, andre medlemmer eller deres husstand, - eller på anden måde groft forser sig mod den for foreningens velfærd fornødne orden, kan foreningens bestyrelse, efter at der er givet den pågældende lejlighed til at udtale sig, bestemme om denne skal fratages sit medlemskab og fraflytte havelodden. 20 KLAGER 20.1. Eventuelle klager skal skriftlig rettes til foreningens bestyrelse. Klager til Odense Havelodselskab skal samtidig sendes i genpart til foreningens bestyrelse. Begge organisationsled kan undlade at behandle klager, der ikke fremsendes skriftligt af navngivet medlem. Vedtægter for Odense Havelodselskab og tilsluttede foreninger side 7#8
21. MEDLEMSSKAB. 21.1. Medlemskab AF EN FORENING UNDER ODENSE HAVELODSELSKAB forudsætter, at de pågældende har fast bopæl andet sted indenfor ODENSE KOMMUNE og er tilmeldt folkeregisteret der. Bestyrelsen kan kræve dokumentation for ovenstående, og gebyret for denne oplysning betales af medlemmet. Adresseændringer skal skriftligt meddeles foreningen. i modsat fald indhentes oplysning fra kommunens folkeregister. Medlemmet SKAL betale gebyr herfor. 22. PROTOKOL VED MØDER. 22.1. Over samtlige møder - bestyrelsesmøder - generalforsamlinger og udvalgsmøder af enhver art skal der udfærdiges referat. 23. FORENINGSSTIFTELSE ELLER OPHØR. 23.1. Ved oprettelse af ny forening betaler de nye medlemmer et indskudsgebyr, som fastsættes af forretningsudvalget. indskuddet indgår, efter de med starten forbundne udgifter er dækket, i den nye forenings kasse. Forretningsudvalget indkalder de nye medlemmer til stiftende generalforsamling. 23.2. Ingen forening kan ved ophør disponere over egen formue, for alle forpligtelser efter kontrakten er opfyldt. 24. VEDTÆGTENS VEDTAGELSE. 24.1. Denne vedtægt er fælles for alle Odense Havelodselskabs foreninger, og kan kun ændres ved en repræsentantskabsbeslutning, og kun såfremt ²/ 3 af de fremmødte delegerede stemmer herfor. Dog har forening på fællesskøde, eller foreninger, der har indgået lejeaftale med andre udlejere end Odense Kommune, visse bestemmelser, der tidligere er godkendt, som gældende for disse foreninger. Alle gebyrer, afgifter og honorarer fastsættes af repræsentantskabet. Nærværende VEDTÆGT er gældende 31. maj 2005. Hermed bortfalder alle tidligere love og vedtægter. Ovenstående er vedtaget på EKSTRAORDINÆRT REPRÆSETANTSKABSMØDE den 31. maj 2005. For Odense Havelodselskab: Povl Pedersen Formand Jens P. Jensen Kasserer Carsten B. Olsen Næstformand og sekretær Leif Nielsen Udvalgsmedlem Henning Kaas Udvalgsmedlem Vedtægter for Odense Havelodselskab og tilsluttede foreninger side 8#8