Eksempel på aftaleskabelon for eksterne samarbejder om forskning Skabelonen er udformet mhp. at kunne fungere inspirerende for ledere, der indgår aftaler med eksterne partner om forskningssamarbejde. Som sådan søger skabelonen at dække flere forskellige samarbejdstyper med såvel universiteter, kommuner, regioner som virksomheder. Skabelonen fastlægger ikke obligatoriske indholdselementer og må forventes omsat i konkrete samarbejdsaftaler i tæt dialog med partnere. AFTALE VEDR. SAMARBEJDE OM FORSKNING Mellem (herefter benævnt xxx ) og University College Lillebælt Niels Bohrs Allé 1 5230 Odense M CVR-nr. 30 85 94 80 (herefter benævnt UCL ) (xxx og UCL benævnes også hver for sig som Part og tilsammen Parterne ) Side 1
1 Definitioner Aftalen: Denne aftale om forskningssamarbejde Baggrundsviden: viden som en Part ejer eller råder over før Projektets start, eller som en Part frembringer efter Projektets start, men uden forbindelse med Projektet. Forgrundsviden: Al den viden, som frembringes i forbindelse med Projektet, uanset om denne viden er skabt af xxx eller UCL. Projektet: [Angiv det forskningsprojekt, som samarbejdet vedrører] 2 Samarbejdets baggrund og formål 2.1 Formålet med Aftalen er 3 Økonomi 3.1 Parterne har udarbejdet et budget for projektet, jfr. bilag 1. 3.2 UCL betaler [ ] 3.3 xxx betaler [ ] 3.4 Øvrige udgifter, Indkøbt apparatur og øvrigt materiale anskaffet ifm. projektet tilfalder [ ] efter projektets færdiggørelse. 3.5 Aftale om styring af økonomien i projektperioden 3.6 Såfremt det mellem parterne aftalte budget ikke kan overholdes og det ikke skyldes fejl eller forsømmelser fra en af partnernes side, foretager partnerne i fællesskab en fornyet vurdering af projektet og omkostningerne til projektets færdiggørelse. Parterne træffer herefter beslutning om, hvorvidt projektet skal føres til ende med en yderligere arbejdsindsats et højere kontantbidrag mv. eller indstilles på det foreliggende grundlag. Besluttes det at videreføre projektet, udarbejdes et revideret budget, som efterfølgende godkendes af parterne. 4 Projektledelse 4.1 Til at lede projektet har partnerne hver især udpeget følgende personer: [xxx]:[nn] UCL: [YY] Side 2
De øvrige af parterne indsatte medarbejdere er angivet i bilag 2. 4.2 Projektledelsen har det overordnede ansvar for ledelsen og fremdriften af projektet. Det er en væsentlig forudsætning for parterne, at medlemmer af projektledelsen deltager i gennemførelsen af projektet. Parterne er ikke berettigede til at udskifte deres medlemmer i projektledelsen uden den anden parts samtykke, med mindre udskiftningen skyldes en sagligt begrundet opsigelse, et medlem i projektledelsen fratræder sin stilling efter egen opsigelse eller bliver uarbejdsdygtig i længere tid. 4.3 Bortset fra projektledelsen har partner ret til at indsætte andre medarbejdere i projektet end nævnt i bilag x, såfremt dette kan ske uden væsentlig ulempe for projektets gennemførelse og uden væsentlig overskridelse af fastsatte tidsfrister. Partner skal senest med en uges varsel informere hinanden om de påtænkte udskiftninger. 5 Rettigheder 5.1 Forgrundsviden tilhører den Part, hvis medarbejdere har skabt den pågældende Forgrundsviden. Dette gælder dog ikke Forgrundsviden, som ifølge lovgivningen (f.eks. visse litterære værker omfattet af Lov om Ophavsret) tilhører medarbejderen/ophavsmanden personligt. 5.2 Forgrundsviden, der er skabt af Parternes medarbejdere i fællesskab, tilhører Parterne i et formueretligt sameje, hvor hver Parts ideelle andel svarer til Partens forholdsmæssige intellektuelle bidrag til den skabte Forgrundsviden. Kan dokumentation for Parternes respektive bidrag ikke tilvejebringes, ejer Parterne lige store andele af samejet. Enhver råden over fællesejet Forgrundsviden, kræver enighed mellem Parterne. 5.3 Parterne kan ved aftale, i Projektets løbetid, give hinanden vederlagsfri adgang til at benytte deres baggrundsviden og forgrundsviden, i det omfang det er nødvendigt for gennemførelsen af Projektet. Adgangsretten er udelukkende knyttet til arbejdet i forbindelse med projektet og må ikke udnyttes kommercielt eller overdrages til tredjemand. 6 Overdragelse af rettigheder 6.1 Partnerne har en vederlagsfri, ikke-eksklusiv ret til at benytte den gennem projektet skabte forgrundsviden, der ikke kan beskyttes efter patentloven eller anden særlovgivning om immaterielrettigheder. Offentliggørelse af den anden parts forgrundsviden kræver dennes samtykke. Jvf 12.1 6.2 [xxx] har ret til at købe eller erhverve eksklusiv licens til alle rettigheder til forgrundsviden eller andel af fælles forgrundsviden, der kan beskyttes herunder patentbare opfindelser og andel i patentbare fælles opfindelser. Vederlaget fastsættes efter forhandling mellem parterne. 6.3 Såfremt (xxx) ikke udnytter den i 6.2 tildelte ret til forgrundsviden tilhørende de øvrige parter, der kan beskyttes, skal de øvrige parter være berettiget til at overdrage den pågældende forgrundsviden til tredjemand. Side 3
7 Udstyr Udstyr, som en part stiller til rådighed for en anden part til brug for projektet forbliver førstnævnte parts ejendom og må kun anvendes af den anden part i forbindelse med projektet. Efter aftalens ophør bortfalder brugsretten uden videre og udstyret skal tilbageleveres til den part, der har stillet udstyret til rådighed. 8 Hemmeligholdelse 8.1 Baggrundsviden, som en Part modtager fra den anden Part i forbindelse med Projektet, må udelukkende anvendes til udførelsen af Projektet og må ikke uden skriftligt samtykke fra den anden Part videregives til andre end de personer, der deltager i Projektet. 8.2 En Parts pligt til at hemmeligholde Baggrundsviden, jf. ovenfor, er gældende for enhver, der gennem ansættelse eller anden tilknytning til Parten får adgang til den anden Parts Baggrundsviden. 8.3 En Parts hemmeligholdelsespligt i henhold til 8.1 omfatter ikke viden, som på tidspunktet for erhvervelsen var eller senere blev offentligt tilgængelig uden at dette skyldes tilsidesættelse af hemmeligholdelsespligten er modtaget uden hemmeligholdelsesrestriktioner fra en tredjemand, som har været berettiget til at viderebringe den pågældende viden skal gives til udenforstående på grundlag af en forpligtelse fastsat ved lov, restafgørelse eller anden bindende offentlig retsakt en Part selv har udviklet uafhængigt af deltagelse i Projektet I tilfælde af uenighed om pligten til hemmeligholdelse har den Part, der vil påberåbe sig en bestemmelse i 8.3 bevisbyrden. 8.4 Forpligtelsen til hemmeligholdelse ophører 5 år efter Projektets afslutning. 1 9 Varighed og opsigelse 9.1 Aftalen træder i kraft ved Parternes underskrivelse og ophører, (bortset fra bestemmelser i Aftalen som efter deres indhold rækker længere i tid) ved afslutningen af projektet. I denne periode er aftalen uopsigelige. 1 Som offentligt ansat kan man pålægges tavshedspligt jf. forvaltningsloven, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Som privat ansat kan reglerne om tavshedspligt i aktieselskabsloven eller lov om finansiel virksomhed for eksempel være relevante. Hvis der sker brud medens man er ansat kan det få ansættelsesretlige konsekvenser, og evt. erstatningsretlige konsekvenser, som også vil gælde efter ansættelsens ophør Side 4
9.2 Parterne dækker selv for sygdom, barsel etc hos egne medarbejdere. Ved udskiftning af nøglemedarbejdere grundet langtidssygdom eller fratræden skal parterne gensidigt orientere hurtigst muligt. 10 Offentliggørelse 10.1 Hver part er berettiget til at offentliggøre sin egen forgrundsviden. Forgrundsviden, som parterne ejer i fællesskab, kan offentliggøres af den ene part, såfremt den anden part ikke ønsker at deltage i offentliggørelsen. 10.2 Den part, der ønsker at offentliggøre fælles forgrundsviden skal mindst 30 dage før det påtænkte tidspunkt for offentliggørelsen orientere den anden part herom med fremsendelse af den tekst og evt. yderligere materiale, der ønskes offentliggjort. Indtil 30 dage efter modtagelsen af orienteringen kan den modtagende part kræve, at offentliggørelsen udskydes i op til 4 måneder fra modtagelsen, såfremt parten godtgør, at udskydelsen har betydning for partens muligheder for at opnå immaterialretlig beskyttelse af den viden, der ønskes offentliggjort. 10.3 Offentliggørelse af viden skal altid ske med respekt af pligten til hemmeligholdelse i 8. 10.4 Publicering af forskningsresultater følger de retningslinjer, der er nedfældet i Den danske Kodeks for Integritet i Forskning, herunder Vancouver anbefalingerne 2, som angiver betingelser som skal være opfyldt for at opnå ret til (med)forfatterskab. [Benyt evt skema til forfatteraftale] 11 Misligholdelse 11.1 I tilfælde af en Parts væsentlige eller gentagne misligholdelse af sine forpligtelser efter Aftalen, kan den anden Part hæve Aftalen, såfremt misligholdelsen skriftligt er blevet påtalt over for den misligholdende Part med opfordring til inden 30 dage at bringe det forhold, der konstituerer misligholdelsen, til ophør, og dette ikke er sket inden udløbet af den nævnte frist 3. 11.2 Såfremt en Part hindres i at opfylde sine forpligtelser efter Aftalen som følge af udefrakommende, ekstraordinære forhold, som Parten ved Aftalens indgåelse ikke burde have forudset (force majeure), anses dette ikke for misligholdelse. 2 ICMJ Uniform requirements for manuscripts submitted to biomedical journals: Writing and editing for biomedical publications, December 2013, jf. http://www.icmje.org/icmje-recommendations.pdf 3 Der er tale om en ensidig ret til at hæve aftalen, hvis det kan sandsynliggøres / dokumenteres at aftalen er misligholdt. Den misligholdende part har 30 dage efter skriftligt påbud til at bringe sagen i orden. Sker det ikke ophører aftalen.hvis der parterne imellem ikke kan opnås enige, om der er tale om misligholdelse, er for så vidt allerede indskrevet i kontraktens 15. Det sker med henvisning til, at tvister kan løses i mindelighed (beskriv nærmere hvordan). Det kan evt. suppleres med beskrivelse af næste skridt fx via uafhængig mægling eller ved voldgift Side 5
11.3 Såfremt en Part hæver Aftalen, kan Parten kræve det af misligholdelsen følgende tab erstattet efter bestemmelserne i 12. 12 Erstatningsansvar 12.1 Parterne indestår ikke for og kan ikke gøres ansvarlige for, at Projektet fører til et bestemt eller ønsket resultat udover de aftalte specifikke leverancer. 12.2 Parterne skal udføre deres arbejde til Projektets gennemførelse efter bedste evne og under overholdelse af god skik for videnskabeligt arbejde. En Part er erstatningspligtig for sin groft uagtsomme eller forsætlige tilsidesættelse af pligter efter Aftalen. 13 Offentlighed om projektet 13.1 I det omfang en part er retligt forpligtet til at offentliggøre oplysninger om privat medfinansiering af forskning, accepterer øvrige parter med deres underskrift på denne aftale, at de krævede oplysninger offentliggøres i overensstemmelse med det relevante retsgrundlag. 13.2 Parterne må ikke uden skriftlig tilladelse fra de øvrige parter direkte eller indirekte henvise til øvrige parters medarbejdere i forbindelse med markedsføring af produkter eller i øvrigt udnytte de øvrige parters navn i kommercielt øjemed. 14 Ændring af Aftalen 14.1 Ændringer af Aftalen skal være skriftlige og være underskrevet af begge Parter. 15 Tvistligheder 15.1 Enhver tvist mellem Parterne om forståelsen og gennemførelsen af denne Aftale skal afgøres efter dansk ret. Før retsskridt tages, skal Parterne søge tvisten bilagt i mindelighed. 16 Underskrifter For[xxx] Dato For UCL Dato Side 6
[INDSÆT NAVN OG TITEL] [INDSÆT NAVN OG TITEL] Side 7
BILAG 1 Budget BILAG 2 Oversigt over medarbejdere for hvert part Side 8