Kontrolinstruks. for. Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen. kontrol med ydelse af støtte til skolefrugt 2012/13



Relaterede dokumenter
Kontrolinstruks. for. Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen. kontrol med ydelse af støtte til skolefrugt 2013/14

Kontrolinstruks. for. Miljø- og Fødevareministeriet NaturErhvervstyrelsen. kontrol med ydelse af støtte til skolefrugt 2015/16

Kontrolinstruks. for. Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen. kontrol med ydelse af støtte til skolemælk 2012/13

Bekendtgørelse om skolefrugt 1)

Kontrolinstruks. for. Miljø- og Fødevareministeriet Landbrugs- og Fiskeristyrelsen. kontrol med ydelse af tilskud til skolefrugt- og grønt 2016/17

Kontrolinstruks. for. Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen. kontrol med ydelse af støtte til skolemælk 2013/14

Bekendtgørelse om skolefrugtordningen 1)

Vejledning om tilskud til skolefrugt

Bekendtgørelse om ydelse af støtte til mælk og visse mejeriprodukter til elever og børn i undervisnings- og dagsinstitutioner 1)

Vejledning om tilskud til skolefrugt

Instruks for kontrol med Biavlsprogrammet Gyldig fra 1.september 2017

Kontrolinstruks for hygiejnescreening hos primærproducenter med frugt og grønt pakkerier

Instruks for producentkontrol vedr. Den Nationale Konvolut 2017

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri

Vi har behandlet din sag ud fra de seneste oplysninger, du har sendt via Tast selv-service, og med tilhørende projektgrænse indtegnet i IMK.

Instruks for kontrol af bananmodnerier

Instruks for godkendelse af kontrolsteder

Kontrolinstruks for audit af landbrug efter foderhygiejneforordningen

Instruks. for. Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen

Vejledning Eksport af sukker uden for kvote September 2014

Instruks for kontrol med dyrkning af hamp

Kontrolinstruks for Mælkereduktionsordningen.

Instruks for kontrol med Biavlsprogrammet for perioden

Vejledning om støtte til skolemælk. Januar 2015

Dyr. Kontrolinstruks. Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen. Kontrolordning 5001_

Vejledning til ændring af midlertidige

Vejledning til ændring af midlertidige overdragelser

Erstatter tidligere fremsendte tilsagn

Kontrolinstruks for markinspektion ved plantesundhedskontrol af frøafgrøder 2009

Instruks for kontrol med oplysningskampagner og salgsfremstød for landbrugsprodukter på det indre marked og i tredjelande.

Udkast til. Bekendtgørelse om støtte til nye forretningskoncepter for varmepumper

Kontrolinstruks. for. Miljø- og Fødevareministeriet NaturErhvervstyrelsen. kontrol med ydelse af støtte til skolemælk.

Europaudvalget EUU Alm.del EU Note 14 Offentligt

Folketingets Udvalg for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Sagsnr.: 39

KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) / af

Bekendtgørelse om betaling for plantesundhedskontrol m.m. 1)

Bekendtgørelse om betaling for plantesundhedskontrol m.m. i

Vejledning om slagtepræmie for kvier, tyre og stude. September 2014

Instruks for kontrol af bananmodnerier Godkendelse af egenkontrol. J.nr Instruksen træder i kraft maj 2016

Bekendtgørelse om skolefrugt- og grøntordningen 1 )

Bekendtgørelse om slagtepræmie for kvier, tyre og stude 1

Tilsagn om tilskud til Natura 2000-projekt om rydning af tilgroede arealer og om forberedelse til afgræsning, j.nr.

Vejledning om import af æg og ægalbumin til nedsat told

Kompensation for tab vedrørende laks større end 72 cm

Vejledning om støtte til privat oplagring af smør

KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) / af

Hektarstøtte til dyrkning af spindhør og hamp

Vejledning om eksport af ost til USA. August 2012

Vejledning til ansøgning om tilladelse til dyrkning af hamp

Vejledning til ændring af midlertidige overdragelser

Vejledning for ansøgning om tilskud fra Svineafgiftsfonden

(Ikke-lovgivningsmæssige retsakter) FORORDNINGER

Beløbet svarer til 19,41 %, dog max ,00 kr. af de samlede tilskudsberettigede udgifter.

Skoleordningen. for frugt, grønt og mælk

Vejledning om import af fjerkrækød til nedsat told

Sagsnummer: April 2018

Marts 2014 Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri

10456/14 bb/bmc/ams/hsm 1 DGB 1 B

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Miljøpositivliste til producentorganisationers driftsprogrammer

Vejledning om import af forarbejdet fjerkrækød

Vejledning til ansøgning om tilskud til yngre fiskeres førstegangsetablering. Oktober 2011

Bekendtgørelse om tilskud til elbusser

Vejledning om tilskud til skolefrugt- og grøntordningen

Tilsagn om tilskud for 2014 til oprettelse af den lokale aktionsgruppe og udvikling af den lokale udviklingsstrategi

Vejledning om tilskud til skolefrugt

Vejledning Import af oliven og produkter af oliven December 2014

Vejledning om præmie for moderfår

Udkast til bekendtgørelse om tilskud til producentorganisationer under markedsordningen for frugt- og grønt 1)

Lag Aabenraa Bjerggade 4 K 6200 Aabenraa

Vejledning om tildeling af handyrtillæg

Vejledning i procesaudit 2015 på godkendte prøvetagningssteder

Vejledning om eksport af mælkepulver til Den Dominikanske Republik. Marts 2014

Mælkereduktionsordningen

Gebyrer 2014 Taksterne gælder for ydelser leveret efter 1. januar 2014

Skolemælksordningen Vejledning om tilskud til skolemælk Skoleåret 2016/2017

KONTROLINSTRUKS 2018 Skolemælk og skolefrugt (Skoleordningerne)

Kontrolinstruks. Økologisk jordbrugsproduktion. Primærbedrifter januar jáåáëíéêáéí=ñçê=c ÇÉî~êÉêI=i~åÇÄêìÖ=çÖ=cáëâÉêá k~íìêbêüîéêîëíóêéäëéå=

Vejledning om import af frosset fjerkrækød til 0-told

Skoleordningen for frugt, grønt og mælk Vejledning om tilskud til skolefrugt, grønt og mælk Skoleåret 2018/2019. Version 1

Instruks for kontrol med oplysningskampagner og salgsfremstød for landbrugsprodukter på det indre marked og i tredjelande.

Instruks for udtagning af jordprøver til undersøgelse for kartoffelcystenematoder, J. nr

Center for projekttilskud, Policy NaturErhvervstyrelsen J.nr Att. Poul Hoffmann og Helene Odgaard

Udkast til bekendtgørelse om projekttilskud til bevaringsarbejdet med gamle danske husdyr- og plantegenetiske ressourcer 1

Økologiske informationsprojekter

Vejledning om tildeling af omstruktureringsstøtte for dyrkningsåret 2007 til maskinstationer

UDKAST. Skoleordningen. for frugt, grønt og mælk

Vejledning om kommerciel tilbagebetaling af tilskud til fremme af innovation og udvikling i fødevare-, jordbrugs- og fiskerisektoren

Bekendtgørelse om skolefrugt- og grøntordningen 1

Kommissionen har fastsat, at miljøinvesteringer foretaget via driftsprogrammet, som udgangspunkt, skal have en minimumseffekt på 25 %.

KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU)

Vejledning om import af hvidløg. Juli 2014

Instruks om overvågning for planteskadegørere

Maj Vejledning om tilskud. Kvægafgiftsfonden

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri

Vejledning Import af svampekonserves

National reserve 2006

OPSLAG. EU-DK-Hjemtag. Side 1/6

Vejledning om godkendelse af producentorganistioner inden for frugt- og grøntsagssektoren

Vejledning om import af frosset oksekød - GATT-kvote

GRUNDNOTAT TIL FOLKETINGETS EUROPAUDVALG

Transkript:

Kontrolinstruks for kontrol med ydelse af støtte til skolefrugt 2012/13 Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen

Kolofon Denne instruks er udarbejdet af NaturErhvervstyrelsen i 2013 Bidragyder(e): Center for kontrol, Koordinering Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade 30 1780 København V. Tlf.: +45 3395 8000 Fax: +45 3395 8080 E-mail: mail@naturerhverv.dk Hjemmeside: http://naturerhverv.fvm.dk ISBN (Tryk) 978-87-7120-398-1 ISBN (Web) 978-87-7120-398-1

Indholdsfortegnelse 1. Formål... 2 2. Retsgrundlag... 2 3. Overordnede oplysninger... 2 3.1 Om skolefrugtordningen... 2 3.1.1 Formål og indhold... 2 3.1.2 Hvem er omfattet af ordningen.... 3 3.1.3 Hvad kan der udbetales støtte til.... 3 3.1.4 Udsendte vejledninger mv.... 3 3.2 Kontroladresser... 4 3.2.1 Udvælgelse af kontroladresser... 4 3.2.2 Varsling... 4 3.3 Tidsfrister... 5 3.4 Sikkerheds- og hygiejneforskrifter... 5 4. Gennemførelse af kontrollen... 5 4.1 Hvad skal medbringes ved kontrolbesøget?... 5 4.2 Kontrol af skoler/ institutioner (bilag 1)... 6 4.2.1 Kontrol af ordningen (bilag 1)... 6 4.2.2 Bilagskontrol (bilag 1)... 6 4.2.3 Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 1)... 7 4.3 Kontrol af kommuner og leverandører der hjemtager støtte til institutioner/ skoler (bilag 2)... 7 4.3.1 Kontrol af ordningen (bilag 2)... 8 4.3.2 Bilagskontrol (bilag 2)... 8 4.3.3 Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 2)... 9 4.4 Stikprøvekontrol af skoler/institutioner (bilag 3)... 9 4.4.1 Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 3)... 10 5. Efter kontrollen... 10 5.1 Kontrollørens opgaver... 10 5.2 Registrering af kontrolrapporter/kontrollørskemaer... 10 6.2.1 Ydelsesnummer... 10 6.2.2 DCK... 10 6.2.3 CAPTIA... 11 5.3 Frist for indsendelse af rapporter... 11 5.3.1 Overførsel af sager til Center for Projekttilskud... 11 6. Ikrafttrædelse... 11 1

1. Formål Formålet med kontrollen er at undersøge, om udbetalinger af EU-støtte til skolefrugt foregår efter reglerne. 2. Retsgrundlag Disse forordninger mv. omfatter bestemmelserne om skolefrugtsordningen: Rådets forordning (EF) nr. 13/2009 af 18. december 2008 om ændring af forordning (EF) nr. 1290/2005 om finansiering af den fælles landbrugspolitik og forordning (EF) nr. 1234/2007 om en fælles markedsordning for landbrugsprodukter og om særlige bestemmelser for visse landbrugsprodukter (fusionsmarkedsordningen) med henblik på indførelse af en skolefrugtordning. Kommissionens forordning (EF) nr. 288/2009 af 7. april 2009 om gennemførelsesbestemmel-ser til Rådets forordning (EF) nr. 1234/2007 for så vidt angår EFstøtte til uddeling af frugt- og grøntsagsprodukter og bananprodukter til børn på undervisningsinstitutioner inden for rammerne af en skolefrugtordning (med senere ændringer). Bekendtgørelse nr. 809 af 19. juli 2012 om tilskud til uddeling af frugt- og grøntsagsprodukter til børn på undervisningsinstitutioner. 3. Overordnede oplysninger 3.1 Om skolefrugtordningen 3.1.1 Formål og indhold Formålet med skolefrugtordningen er at fremme indtagelsen af frugt og grøntsager, samt viden om ernæring, hos børn og unge. Indtagelse af frugt og grønsager kan spille en vigtig rolle i kampen mod fedme og følgesygdomme som kræft, sukkersyge og hjertesygdomme. Derfor har den Europæiske Union vedtaget en skolefrugtordning, der skal give skolebørn bedre adgang til frugt og grøntsager. Den danske ordning omfatter frisk, uforarbejdet frugt og grønt uddelt hver skoledag i minimum tre måneder til børn i folkeskolens 0. til 10. klasse eller på tilsvarende niveau i andre undervisningsinstitutioner. EU medfinansierer op til 50 % af udgifterne til frugt og grønt, resten finansieres af forældre, kommuner eller private sponsorer. Kommuner eller leverandører kan søge på vegne af undervisningsinstitutionerne. Ordningen er en tilsagnsordning. 2

Deltagende skoler skal oplyse hvordan de indarbejder ledsageforanstaltninger (undervisningsmateriale) i undervisningen, dvs. tiltag der påvirker børnenes kostvaner positivt og øger deres viden om ernæring. Se eksempler på ledsageforanstaltninger på www.skolefrugt.dk 3.1.2 Hvem er omfattet af ordningen. Skolefrugtordningen kan søges af: a) alle undervisningsinstitutioner hvor der undervises i overensstemmelse med den danske folkeskolelov og inden for klassetrin 0.-10. klasse eller tilsvarende niveau. Skolefritidsordninger kan ikke søge om tilskud. b) kommuner der søger om tilskud til skolefrugtsordninger på skoler i kommunen c) leverandører og/eller distributører af produkter til skolefrugtordninger. Bemærk at parten der medfinansierer skolefrugten, ikke i alle tilfælde er identisk med ansøger om tilskud. For eksempel kan en leverandør søge tilskud, til en forældrebetalt skolefrugtord-ning. Det er parternes eget ansvar at udarbejde aftaler omkring betaling og eventuel tilbagebetaling i disse tilfælde. Administrationen af ordningen kan overdrages til en leverandør, en organisation eller et forvaltningsorgan, fx en kommunal forvaltning. 3.1.3 Hvad kan der udbetales støtte til. Omkostningerne til frisk frugt og grønt leveret til elever på uddannelsesinstitutionen er tilskudsberettigede. Herved forstås, at frugten og grøntsagerne ikke tilsættes salt, fedt- eller sødestoffer og ikke blandes sammen med anden mad. Bemærk at ordningen bl.a. ikke omfatter majs og oliven. Produkterne kan klargøres, dvs. skrælles eller skæres ud, men kun forarbejdes i meget begrænset omfang. Se bilag 4 for flere detaljer om tilskudsberettigede produkter. Udgifter til levering og uddeling er også tilskudsberettigede. Hvis disse udgifter faktureres særskilt, må de ikke overstige 3 % af produktomkostningerne. 3.1.4 Udsendte vejledninger mv. NaturErhvervstyrelsen, Center for Projekttilskud har udarbejdet en vejledning om skolefrugtordningen, som kan findes på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside under Skolefrugt. Den seneste er udarbejdet i maj 2012. 3

3.2 Kontroladresser Det foretages kontrol hos: Skoler (0. 10. klassetrin) bilag 1 Leverandører/kommuner bilag 2 Institutioner i forbindelse med en leverandør-/kommunekontrol bilag 3 3.2.1 Udvælgelse af kontroladresser NaturErhvervstyrelsen, Center for Projekttilskud udpeger alle fysiske kontroller af skolefrugt og sender meddelelse til Koordinering om, hvilke ansøgere der er udtaget til kontrol. Center for Projekttilskud udpeger kontroladresserne på baggrund af de givne tilsagn. Kontrollerne kan/skal ikke gennemføres før ansøgningen er bekræftet. Det betyder, at den fysiske kontrol først kan påbegyndes, når ansøgning om udbetaling af støtte modtages fra skolerne/institutionerne. Koordinering opretter kontrolsagerne i DCK/Captia, og overfører herefter sagerne til Center for Projekttilskud, og oplyser i den forbindelse om sagsnumrene i Captia. Center for Projekttilskud knytter løbende kontrolgrundlaget på sagerne i Captia, når ansøgning om udbetaling af støtte modtages fra de udpegede leverandører/skoler/institutioner, og overfører herefter sagerne til Koordinering. Koordinering orienterer de lokale afdelinger, når der er nye kontrolsager. Hvis der hos de udvalgte skoler/institutioner, incl. skoler/institutioner omfattet af leverandører og/eller kommuner, findes en systematisk fejl, skal kontrollen udvides. For skoler/institutioner omfattet af leverandører og/eller kommuner skal der udtages yderligere 10 % af de tilknyttede skoler/institutionerne til kontrol. Hvis fejlen fortsætter, skal der gennemføres en 100 % kontrol. 3.2.2 Varsling Kontrollen er uvarslet i retssikkerhedslovens forstand. Derfor skal der ved kontrolbesøgets begyndelse udleveres et informationsbrev om uvarslet kontrol til virksomhedens repræsentant. Se Den Generelle Kontrolinstruks' (DGK) afsnit, senest revideret 20. februar 2008, om retssikkerhed og om brug af informationsbrevet. DGK kan findes på NaturErhvervstyrelsens intranet under Kontroller > Kontrolinstrukser. Selv om kontrolbesøgene som udgangspunkt skal foregå uvarslet, må der forvarsles op til 48 timer før kontrolbesøget, såfremt kontrolløren finder det nødvendigt og formålet med kontrollen ikke bringes i fare. Forvarslingen skal ske til ansøgeren eller en repræsentant for denne. 4

3.3 Tidsfrister Kontroller under skolefrugtsordningen 2012/13 skal udføres senest den 15. juni 2013, for så vidt angår skolerne (både de ordinære kontroller og stikprøvekontrollerne). Kontrollen af leverandører og kommuner skal være gennemført senest den 31. juli 2013. Efterkontroller udpeges i august og skal være gennemført inden 15. september 2013. 3.4 Sikkerheds- og hygiejneforskrifter Sikkerhedsforskrifterne kan findes på NaturErhvervstyrelsens intranet under Sikkerhed > Sikkerhedsforskrifter for afdelingerne. I Den generelle kontrolinstruks findes afsnit om veterinære og plantesundhedsmæssige forholdsregler, men det er mindre relevant for denne kontrol. 4. Gennemførelse af kontrollen Kontrolrapporten skal udfyldes under selve besøget. Udfyldelsen af visse punkter er dog afhængig af, at støtteansøgeren fremskaffer fysiske beviser i form af regnskabsbilag, attester el. lign. inden eller under kontrolbesøget. Hvis dette materiale ikke er til stede, må kontrolløren bede ansøgeren om at sende materialet (dokumentationen) til det lokale afdelingskontor inden for en frist af 7 hverdage, regnet fra kontroldatoen. Herefter kan resten af kontrolrapporten udfyldes. 4.1 Hvad skal medbringes ved kontrolbesøget? Da kontrollen skal foregå i perioden fra 1. august til 31. juli for det indeværende skoleår, og skal omfatte de foregående måneder, kan der være kontrolmateriale der omhandler skoleåret 2011/12. Følgende dokumenter/oplysninger fremgår af sagerne i Captia: 1. De tilsagn/støtteansøgninger NaturErhvervstyrelsen, Center for Projekttilskud har modtaget fra skolerne/leverandørerne/kommunerne heraf er bl.a. oplysninger om: Støtteansøgerens data (CVR-nr., navn, adresse, NaturErhvervstyrelsens j-nr. samt kontrol ID nummer) Frugtmængden Støttens størrelse Elevantal Brugere af ordningen Bilag til indsendelse i forbindelse med udbetalingsanmodning (som har erstattet egentlige faktuaer). 2. Dokumentation for afholdte udgifter: Der foretages kontrol af fakturaerne indskrevet på bilaget og en kopi af bilaget, der er udpeget til stikprøvekontrol, samt dokumentation for om 5

betalingerne har fundet sted f.eks. kontoudtog, skal scannes ind på sagen i Captia umiddelbart efter kontrolbesøget. 3. Hvilke skoler der er udvalgt til stikprøvekontrol i forbindelse med kontrol af leverandører og kommuner 4.2 Kontrol af skoler/ institutioner (bilag 1) Inden kontrolbesøget kan kontrolrapportens punkt 1.a., 1.b., 1.c., 1.d. og 1.f. samt 3.a. udfyldes ud fra oplysningerne fra kontrolgrundlaget (tilsagnet/støtteansøgningen). 4.2.1 Kontrol af ordningen (bilag 1) Skolens frugtordning beskrives kort. Hvem står for de administrative opgaver og hvordan varetages de? Hvem medfinansierer frugten og hvordan foregår betalingen? Hvornår og hvordan deles frugten ud? Bliver frugten klargjort eller forarbejdet på nogen måde og sker dette i overensstemmelse med reglerne for forarbejdning (bilag 4)? Kombineres ordningen med ledsageforanstaltninger (spørg gerne bredt ind til dette punkt, snakker de med eleverne om sundhed, 6 om dagen og har skolen f.eks. en kostpolitik henvis evt. til vores materiale)? Andre træk ved ordningen kan også noteres. Det kontrolleres om der er en SFO tilknyttet skolen. Såfremt der er det, kontrolleres det, at frugten ikke er udleveret både på skolen og SFO en. Det kontrolleres om skolen har en EU-plakat ved skolens hovedindgang eller et banner på skolens hjemmeside. Såfremt skolen ikke har dette, skal der udleveres/ophænges en under kontrolbesøget. Såfremt kontrolløren ikke har en plakat med, kan skolen bestille en plakat hos NaturErhvervstyrelsen i forbindelse med kontrolbesøget. Banneret kan ses på skolefrugt.dk >for skoler>webbanner. Såfremt skolen tilstræber sig at udbedre fejlen, vil det normal ikke medføre en fejlrapport, at plakaten ikke er oppe ved kontrolbesøget. Deltagelse i ordningen vil sandsynligvis stige og falde over skoleåret. Skolen skal redegøre for hvordan den gennemsnitlige deltagelse er beregnet. Det vurderes om den gennemsnitlige deltagelse som oplyst i ansøgningen er korrekt. Det vurderes ved samme lejlighed om beregningsgrundlaget er pålideligt. 4.2.2 Bilagskontrol (bilag 1) I forbindelse med ansøgning om udbetaling har ansøger indsendt en bilagsoversigt over hvilke bilag/fakturaer der udgør dokumentation for afholdte udgifter. Disse bilag skal stemme overens med kontoudskrifter eller lign. Kopi af bilaget samt kontoudskrift eller lign. skal skannes ind på sagen i Captia umiddelbart efter kontrolbesøget. Det er vigtigt at bilagsnummer og fakturanummer på det kontrollerede materiale fremgår af kontrolrapporten. Som udgangspunkt skal udgifter til frugtordningen faktureres særskilt fra andre indkøb. Såfremt ansøger bruger faktura, hvor der også indgår andre produkter, er det ansøgers ansvar at det på forhånd er tydeligt markeret, hvilke produkter der er omfattet af ansøgningen. Hvis kontrolløren 6

finder bilagsmaterialet uoverskueligt, noteres det at det pågældende bilag ikke kan kontrolleres, og sagen sendes i høring. Det sikres at fakturadatoen stemmer med perioden ansøgningen omfatter. Det kontrolleres at udgifterne er identificerbare og omfatter tilskudsberettigede produkter (se bilag 4). Betegnelser som frugt og grønt eller blandet frugt kan godtages. Det kontrolleres at beløbet, der er angivet på bilagslisten, stemmer med de samlede udgifter til skolefrugt og at oplysningerne omkring moms stemmer (der kan ikke søges støtte til moms). Der er et tilskudsloft på 1,25 kr. pr elev pr dag, og det kontrolleres at ansøgningen ligger inden for dette loft. Der ydes kun tilskud til afholdte udgifter. Det kontrolleres at der er sket betaling svarende til fakturabeløbet. Kvittering kan fremgå af faktura (fx en kassebon) eller dokumenteres via bankoverførsler. Endelig sammenlignes de omfattede produkter med skolens oplysninger om uddeling og forarbejdning. Hvis frugten deles ud uden at klargøres eller forarbejdes, er det fx usandsynligt at løg indgår i skolefrugtordningen. 4.2.3 Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 1) Punkterne 1.a. 1.f. udfyldes. Når resten af kontrolrapporten er udfyldt, noteres det i punkt 2, hvilke punkter der har givet anledning til bemærkninger. Punkterne 3 og 4, inklusiv underpunkter, udfyldes og beskrives. I punkt 5 noteres hvilke bilag der er benyttet/kontrolleret i forbindelse med kontrollen (f.eks. tilsagnet/støtteansøgningen, oversigt over skoler tilknyttet ordningen, kontoudtog mm). Punkt 6 - Hvis der er bemærkninger, der ikke er plads til andre steder, kan de skrives her. Punkt 7 udfyldes med rapportdato samt underskrift (må gerne være maskinskrevet). 4.3 Kontrol af kommuner og leverandører der hjemtager støtte til institutioner/ skoler (bilag 2) Inden kontrolbesøget kan kontrolrapportens punkt 1.a., 1.b., 1.c., 1.d. og 1.f. samt 3.a. udfyldes ud fra oplysningerne fra kontrolgrundlaget (tilsagnet/støtteansøgningen). En kommune/leverandør kan hjemtage tilskud på vegne af skoler og institutioner. Hvis kontrollen skal gennemføres hos en kommune/leverandør, der hjemtager tilskud til flere skoler/institutioner, skal kontrolløren i første omgang tjekke, at der er overensstemmelse imellem kommunens/leverandørens egen opgørelse over skoler/institutioner og Center for Projekttilskuds liste over registrerede støtteansøgere. Listen ligger på sagen i Captia. 7

På listen over skoler/institutioner tilknyttet kommunen/leverandøren i Captia, har Center for Projekttilskud markeret hvilke skoler/institutioner, der skal indgå i den fysiske kontrol på stedet (1 % af skolerne/institutionerne, dog mindst 2). Disse adresser er oprettet som selvstændige kontroller i DCK/Captia. Denne kontrol er beskrevet i punkt 4.4. 4.3.1 Kontrol af ordningen (bilag 2) Ansøgers frugtordning beskrives kort. Hvem står for de administrative opgaver og hvordan varetages de? Hvem medfinansierer frugten og hvordan foregår betalingen? Hvilke fordele opnår den finansierende part som følge af tilskuddet? Hvordan indarbejdes ledsageforanstaltninger i ordningen, som ansøger er involveret i? Andre træk ved ordningen kan også noteres. Deltagelse i ordningen vil sandsynligvis stige og falde over skoleåret. Ansøger skal redegøre for, hvordan den gennemsnitlige deltagelse er beregnet. Det vurderes om den gennemsnitlige deltagelse som oplyst i ansøgningen er korrekt. Det vurderes ved samme lejlighed om beregningsgrundlaget er pålideligt. Hvis deltagelse alene er baseret på skolernes oplysninger noteres dette. 4.3.2 Bilagskontrol (bilag 2) I forbindelse med ansøgning om udbetaling har ansøger indsendt en oversigt over hvilke bilag der udgør dokumentation for afholdte udgifter. Center for Projekttilskud har på bilagslisten markeret hvilke fakturaer/kvitteringer, der skal indgå i stikprøvekontrollen. Disse bilag skal stemme overens med kontoudskrifter eller lign. Kopi af bilaget samt kontoudskrift eller lign. skal skannes ind på sagen i Captia umiddelbart efter kontrolbesøget. Det er vigtigt at bilagsnummer og fakturanummer på det kontrollerede materiale fremgår af kontrolrapporten. Som udgangspunkt skal udgifter til frugtordningen faktureres særskilt fra andre indkøb. Såfremt ansøger bruger faktura, hvor der også indgår andre produkter, er det ansøgers ansvar at det på forhånd er tydeligt markeret, hvilke produkter der er omfattet af ansøgningen. Hvis kontrolløren finder bilagsmaterialet uoverskueligt, noteres det at det pågældende bilag ikke kan kontrolleres og sagen sendes i høring. Det sikres at fakturadatoen stemmer med perioden ansøgningen omfatter. Det kontrolleres at udgifterne er identificerbare og omfatter tilskudsberettigede produkter (se bilag 4). Betegnelser som frugt og grønt eller blandet frugt kan godtages. Det kontrolleres at beløbet, der er angivet på bilagslisten, stemmer med de samlede udgifter til skolefrugt, og at oplysningerne omkring moms stemmer (der kan ikke søges støtte til moms). Der er et tilskudsloft på 1,25 kr. pr. elev pr. dag og det kontrolleres at ansøgningen ligger inden for dette loft. Der ydes kun tilskud til afholdte udgifter. Det kontrolleres at der er sket betaling svarende til fakturabeløbet. Kvittering kan fremgå af faktura (fx en kassebon) eller dokumenteres via bankoverførsler. 8

Ansøger skal oplyse mængden af uddelt frugt og grønt i kilo. Det bemærkes hvordan dette opgøres og om volumen fremgår af faktura. Hvis der ved bilagskontrollen konstateres afvigelser mellem det ansøgte og tilskudsberettigede beløb, udvides bilagskontrollen til at omfatte yderligere mindst 10 % af det samlede beløb for den pågældende ansøgning. Denne procedure gentages, indtil der ikke konstateres yderligere fejl eller hele ansøgningen er kontrolleret. 4.3.3 Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 2) Punkterne 1.a. 1.f. udfyldes. Når resten af kontrolrapporten er udfyldt, noteres det i punkt 2, hvilke punkter der har givet anledning til bemærkninger. Punkterne 3 og 4, inklusiv underpunkter, udfyldes og beskrives. I punkt 5 noteres hvilke bilag der er benyttet/kontrolleret i forbindelse med kontrollen (f.eks. tilsagnet/støtteansøgningen, oversigt over skoler/institutioner tilknyttet ordningen, kontoudtog mm). Punkt 6 - Hvis der er bemærkninger, der ikke er plads til andre steder, kan de skrives her. Punkt 7 udfyldes med rapportdato samt underskrift (må gerne være elektronisk/maskinskrevet). 4.4 Stikprøvekontrol af skoler/institutioner (bilag 3) Skolens frugtordning beskrives kort i det omfang der er nye oplysninger i forhold til beskrivelsen i bilag 2. Hvem står for de administrative opgaver og hvordan varetages de? Hvornår og hvordan deles frugten ud? Bliver frugten klargjort eller forarbejdet på nogen måde? Kombineres ordningen med ledsageforanstaltninger (spørg gerne bredt ind til dette punkt, snakker de med eleverne om sundhed, 6 om dagen og har skolen f.eks. en kostpolitik henvis evt. til vores materiale)? Andre træk ved ordningen kan også noteres. Det kontrolleres at skolen overholder reglerne for forarbejdning (bilag 4). De omfattede produkter sammenlignes med skolens oplysninger om uddeling og forarbejdning. Hvis frugten deles ud uden at klargøres eller forarbejdes, er det fx usandsynligt at løg indgår i skolefrugtordningen. Det kontrolleres om der er en SFO tilknyttet skolen. Såfremt der er det, kontrolleres det, at frugten ikke er udleveret både på skolen og SFO en. Det kontrolleres om skolen har en EU-plakat ved skolens hovedindgang eller et banner på skolens hjemmeside. Såfremt skolen ikke har dette, kan der udleveres/ophænges en under kontrolbesøget. Såfremt kontrolløren ikke har en plakat med, kan skolen bestille en plakat hos NaturErhvervstyrelsen i forbindelse med kontrolbesøget. Banneret kan ses på skolefrugt.dk >for skoler>webbanner. Såfremt skolen tilstræber sig at udbedre fejlen, vil det normalt ikke medføre en fejlrapport, at plakaten ikke er oppe ved kontrolbesøget. 9

Deltagelse i ordningen vil sandsynligvis stige og falde over skoleåret. Skolen skal redegøre for hvordan den gennemsnitlige deltagelse er beregnet. Det vurderes om den gennemsnitlige deltagelse som oplyst i ansøgningen er korrekt. Det vurderes ved samme lejlighed om beregningsgrundlaget er pålideligt. 4.4.1 Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 3) Punkterne 1.a. 1.g. udfyldes. Når hele resten af kontrolrapporten er udfyldt, noteres det i punkt 2, hvilke punkter der har givet anledning til bemærkninger. Punkterne 3.a. 3.f udfyldes og beskrives. I punkt 4 noteres hvilke bilag der er benyttet/kontrolleret i forbindelse med kontrollen (f.eks. tilsagnet/støtteansøgningen, oversigt over skoler/institutioner tilknyttet ordningen, kontoudtog mm). Punkt 5 - Hvis der er bemærkninger, der ikke er plads til andre steder, kan de skrives her. Punkt 6 udfyldes med rapportdato samt underskrift (må gerne være elektronisk/maskinskrevet). 5. Efter kontrollen 5.1 Kontrollørens opgaver Hvis ikke alt nødvendigt materiale var til stede ved kontrolbesøget, færdiggør kontrolløren rapporten på afdelingskontoret, når støtteansøgeren har sendt det ind. Kontrolløren sender en sag i høring, hvis der er punkter i kontrolrapporten der giver anledning til bemærkninger. Dog skal sagen ikke i høring, hvis EU-plakaten bestilles/ophænges i forbindelse med kontrolbesøget. Hvis kontrolløren ikke konstaterer nogen fejl, udsendes et OK-brev til skolen/leverandøren/kommunen. 5.2 Registrering af kontrolrapporter/kontrollørskemaer 6.2.1 Ydelsesnummer Tidsforbruget ved kontrollerne skal registreres i mtid: Skolefrugt: 34409 6.2.2 DCK Skolefrugt: 5195_13 Leverandører: Fysisk kontrol af leverandører 10

5195_13 Lev/Ins: Institutionskontrol i forbindelse med leverandørkontrol 5195_13 Kommuner: Ordinær kontrol af kommuner 5195_13 Kom/Ins: Institutionskontrol i forbindelse med kommunekontrol 5195_13 Ordinær: Kontrolrapporter vedr. udtagne skoler 5195_13 Efterkontrol: Kontroller der gennemføres efter skoleåret er afsluttet 6.2.3 CAPTIA Alle kontrolrapporter og dokumenter, herunder høringsbreve mm, vedrørende kontrollen skannes ind på sagen i Captia. 5.3 Frist for indsendelse af rapporter Senest 5 uger efter den udførte kontrol, skal kontrolresultaterne være registreret i DCK, kontrolrapporten skal være lagt på sagen i Captia og sagen skal være overført til Virksomhed. Såfremt høringsfristen ikke er udløbet, overføres sagen til Virksomhed umiddelbart efter høringsfristen er udløbet/der er modtaget høringssvar i sagen. 5.3.1 Overførsel af sager til Center for Projekttilskud Captia: Sagsbehandlerfeltet skal være tomt, ansvarlig enhed skal være Virksomhed. Der sendes et link til sagen, til projekttilskud@naturerhverv.dk og cc. til linbla@naturerhverv.dk og olvp@naturerhverv.dk 6. Ikrafttrædelse Denne instruks træder i kraft den13. marts 2013. Niels B. Jacobsen og Mette Sinkbæk 11

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen 2013 ISBN (tryk) 978-87-7120-398-1 ISBN (web) 978-87-7120-398-1 NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade 30 1780 København V. Tlf.: +45 3395 8000 Fax: +45 3395 8080 E-mail: mail@naturerhverv.dk