KONTROLINSTRUKS 2018 Skolemælk og skolefrugt (Skoleordningerne)

Transkript

1 KONTROLINSTRUKS 2018 Skolemælk og skolefrugt (Skoleordningerne) Til brug for den fysiske kontrol på stedet Instruksen skal anvendes i relation til kontrolrapporterne for skolemælk og skolefrugtordningerne.

2 Indhold 1. Formål Overblik over ændringer i forhold til tidligere Opgavekoder og typer af Kontrol Grundlæggende oplysninger om ordningen Retsgrundlag Danske regler (love og bekendtgørelser) EU-regler (forordninger) Varsling og retssikkerhedsbrev Tidsfrister og gennemførsel af kontrol Udvælgelse af kontroladresser Kontrolgrundlag (dokumenter) Registrering af kontrolbesøget Kontrol af kommuner og institutioner, skolemælk Gyldig betalingsdokumentation? Hvor meget og hvad skal kontrolleres? Godkendte tilskudsberettigede produkter Mængder, undervisningsdage og antal elever Skolemælk Skolefrugt Efter kontrollen Udfyldelse af kontrolrapporter Den indledende del af alle kontrolrapporter SEKTION I: GENERELLE OPLYSNINGER OM KONTROL OG RESULTATER A. Udtræksårsag B. Kontroltype C. Oplysninger om kontrolstedet D. Oplysninger om ansøgningen E. Oversigt over deltagende skoler (hvis ansøger er leverandør eller kommune) & elever F. Tidspunkt for kontrolbesøget G. Deltagere i kontrolbesøget Kontrol rapporter på skolemælkområdet H. Kontrol af skolemælkleverandører (5191lev_18, fysisk) I. Kontrol af institutioner under leverandør. (5191lev_18, ins/lev) J. Kontrol af kommuner (5191ins_18, kommune) samt kontrol af tilhørende institution (5191ins_18, ins/kom) Registrering af kontrolresultatet K. Ordinære kontrol af institutioner (5191ins_18, ordinær) Kontrol rapporter på skolefrugt & -grønt Side 2/50

3 L. Fysisk kontrol af leverandører og kommuner, Frugt og grønt (5195_18, leverandør) M. Fysisk kontrol af institution under leverandør/kommune, Frugt og grønt (5195lev_18, lev/ins) N. Fysisk kontrol af institutioner /skoler, Frugt og grønt (5195_18, ordinær) Apendix Årshjul Side 3/50

4 Gyldig for skoleåret 2017/18 Udarbejdet af Fysisk Jordbrugskontrol, Landbrugsstyrelsen, januar og februar, 2018 Godkendt af EU & Erhverv, Landbrugsstyrelsen marts 2018 ISBN: Side 4/50

5 1. FORMÅL Denne instruks skal anvendes i forbindelse af fysiske kontrolbesøg under Skoleordningen, som både omfatter skolemælk og skolefrugt & -grønt. Ved siden af denne instruks findes der en instruks for den administrativ kontrol af skolemælksleverandører. Alle kontrolrapporter findes på kontrolportalen: _projektst%c3%b8tte_m-m.aspx?id=37714&pid=303432&year=2017 Formålet med den fysiske kontrol er, at kontrollere om støtteudbetalinger til leverandører, kommuner og institutioner sker efter reglerne, og at tilsagnsgrundlaget er overholdt. 2. OVERBLIK OVER ÆNDRINGER I FORHOLD TIL TIDLIGERE I forhold til tidligere års instruks er der foretaget en række væsentlige ændringer. Ændringerne er sket med afsæt i et nyt forordningsgrundlag, som har muliggjort ændringer på en række områder. Kontrollørerne vil derfor opleve, at der er reelle ændringer af kontrolkravene og kontrolmetoden. De væsentligste ændringer er: - De to ordninger skolemælk og skolefrugt og grønt er nu lagt sammen til én forordning, én vejledning og én kontrolinstruks. Dog er kontrolrapporterne stadig opdelte i flere selvstændige rapporter, da der er forskelle på ordningerne. Som tidligere er skolefrugt & -grøntordningen fortsat en tilsagnsordning, mens skolemælksordningen er en udbetalingsordning. - Modsat tidligere år er der ikke længere krav om, at der kontrolleres et år bagud. Der er nu kun krav om, at der kontrolleres indenfor det skoleår, som ansøgningen om udbetaling omhandler. Det tidligere krav om kontrol af et helt år betød, at man ved kontrol af det 2. halvår ville kontrollere dele af to skoleår. Dette krav er som skrevet bortfaldet, og kontrollen vil nu kun omfatter det aktuelle skoleår. - For skolemælksordningen ændres praksis i forbindelse med udbetaling, således at ansøger fremover har tre måneder efter udløbet af uddelingsperioden til at indsende sin udbetalingsanmodning. For skoler og kommuner vil dette ske halvårligt, og for leverandører vil det ske kvartalsvist. Det betyder at en skole eksempelvis allerede 1. januar kan indsende sin udbetalingsanmodning for perioden august til januar. Men de vil også kunne indsende for samme ansøgning frem til senest 31. marts. - Landbrugsstyrelsen er nu forpligtet til at udbetale senest 3 måneder efter ansøgningen er modtaget. Det betyder, at hvis styrelsen modtager en udbetalingsanmodning den 1. januar, så skal vi have sagsbehandlet, foretages evt. fysisk kontrol og udbetalt inden den 1. april. - For skolemælk og skolefrugt og -grønt er der ikke længere krav om kontrol af underleverandører. De leveringer, som en underleverandør måtte have i forhold til ansøgningen, skal kontrolleres hos leverandøren, som er ansvarlig for at have de rette bilag liggende. - Modsat tidligere skelnes der ikke mellem mælketyper i skolemælksordningen. Hvor man før skelnede mellem eksempelvis letmælk og minimælk, vil man fremover blot anvende betegnelsen Side 5/50

6 mælk for dem begge. I stedet er der fire kategorier der er tilskudsberettigede: 1. Nøglehulsmærket mælk samt letmælk, 2. Nøglehulsmærket fermenterede eller syrnede mejeriprodukter med eller uden tilsat smag, 3. Nøglehulsmærket frisk ost med eller uden tilsat smag. 4. Nøglehulsmærket fast ost 3. OPGAVEKODER OG TYPER AF KONTROL Følgende kontroller gennemføres for skolemælk Fysisk kontrol af skolemælkleverandører (5191lev_18, admin) Kontrollen foretages i forbindelse med udbetalingsansøgningen, og omfatter et kvartal. Kontrollen er som udgangspunkt uvarslet og registreres via kontrolrapport Fysisk kontrol af skolemælkleverandører. Kontrollen vil altid blive kørt sammen med kontrollen af institutioner under leverandører. Stikprøvekontrol af institutioner under skolemælkleverandører (5191lev_18, ins/lev) Kontrollen foretages i forbindelse med den fysiske kontrol af en skolemælkleverandør, og omfatter et kvartal. Kontrollen er som udgangspunkt uvarslet og registreres via kontrolrapport Fysisk kontrol af institutioner under skolemælkleverandører. Kontrollen vil altid blive kørt sammen med Fysisk kontrol af leverandører. Fysisk Kontrol af Kommune (5191ins_18, kommune) Kontrollen foretages i forbindelse med udbetalingsansøgningen, og omfatter et halvår. Kontrollen er som udgangspunkt uvarslet og registreres via KSK i VAKS. Kontrollen vil altid blive kørt sammen med kontrollen af institutioner under kommuner. Stikprøve Kontrol af institutioner under kommune (5191ins_18, kommune) Kontrollen foretages i forbindelse med den fysiske kontrol af en kommune. Kontrollen er som udgangspunkt uvarslet og registreres via KSK i VAKS. Kontrollen vil altid blive kørt sammen med Den Fysiske kontrol af kommuner. Fysisk kontrol af institutioner (5191ins_18, ordinær) Kontrollen foretages i forbindelse med udbetalingsansøgningen, og omfatter et halvår. Kontrollen er som udgangspunkt uvarslet og registreres via KSK i VAKS. Følgende kontroller gennemføres for Skolefrugt Fysisk kontrol af frugt- og grøntleverandører og kommuner (5195_18, leverandør) Kontrollen foretages i forbindelse med udbetalingsansøgningen, og omfatter enten et halvt eller et helt år. Kontrollen er som udgangspunkt uvarslet og registreres via Side 6/50

7 kontrolrapport Fysisk kontrol af frugt- og grøntleverandører. Kontrollen vil altid blive kørt sammen med kontrollen af institutioner under frugtleverandører. Fysisk kontrol af institution under leverandør (5195lev_18, lev/ins) Kontrollen foretages i forbindelse med den fysiske kontrol af en frugtleverandør, og omfatter enten et halvt eller et helt år. Kontrollen er som udgangspunkt uvarslet og registreres via kontrolrapport Fysisk kontrol af institutioner under frugt- og grøntleverandører. Kontrollen vil altid blive kørt sammen med Fysisk kontrol af leverandører. Fysisk kontrol af institutioner / skoler (5195_18, ordinær) Kontrollen foretages i forbindelse med udbetalingsansøgningen, og omfatter enten et halvt eller et helt år. Kontrollen er som udgangspunkt uvarslet og registreres via kontrolrapport Fysisk kontrol af frugt- og grøntleverandører. Kontrollen vil altid blive kørt sammen med kontrollen af institutioner under frugt- og grøntleverandører. 4. GRUNDLÆGGENDE OPLYSNINGER OM ORDNINGEN I vejledningen står det beskrevet hvilke krav og regler, der stilles til tilskudsmodtager. Du skal læse vejledningen inden kontrollen gennemføres. Her vil du også kunne finde svar på de fleste spørgsmål du måtte have, som ikke findes i kontrolinstruksen. Ved tvivlsspørgsmål kan du spørge den administrative ordningsansvarlige i Fysisk Jordbrugskontrol. 5. RETSGRUNDLAG Her finder du en oversigt over retsgrundlaget for skoleordningen og kontrolgrundlaget Danske regler (love og bekendtgørelser) Bekendtgørelse nr af 27. november 2017 om tilskud til frugt, grønt, mælk og visse mejeriprodukter til uddeling på skoler og dagtilbud mv. Bekendtgørelse af lov nr. 765 af 19. juni 2017 om administration af Det Europæiske Fællesskabs forordninger om ordninger under Den Fælles Landbrugspolitik finansieret af Den Europæiske Garantifond for Landbruget m.v. (landbrugsstøtteloven) Bekendtgørelse af lov nr af 22. september 2017 om rettens pleje (retsplejeloven) Side 7/50

8 5.2. EU-regler (forordninger) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1308/2013 om en fælles markedsordning for landbrugsprodukter og om ophævelse af Rådets forordning (EØF) nr. 1234/2007. Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2017/39 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1308/2013 for så vidt angår EU-støtte til uddeling af frugt, grøntsager, bananer og mælk i undervisningsinstitutioner. Kommissionens delegerede forordning (EU) 2017/40 om supplerende regler til Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1308/2013 for så vidt angår EU-støtte til uddeling af frugt og grøntsager, bananer og mælk i undervisningsinstitutioner og om ændring af forordning (EU) nr. 907/2014. Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) nr. 1306/2013 af 17. december 2013 om om finansiering, forvaltning og overvågning af den fælles landbrugspolitik og om ophævelse af Rådets forordning (EØF) nr. 352/78, (EF) nr. 165/94, (EF) nr. 2799/98, (EF) nr. 814/2000, (EF) nr. 1290/2005 og (EF) nr. 485/2008. Kommissionens Gennemførelsesforordning (EU) nr. 809/2014 af 17. juli 2014 om genemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1306/2013 for så vidt angår det integrerede forvaltnings- og kontrolsystem, foranstaltninger til udvikling af landdistrikterne og krydsoverensstemmelse. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1370/2013 om foranstaltninger til fastsættelse af støtte og restitutioner i forbindelse med den fælles markedsordning for landbrugsprodukter. 6. VARSLING OG RETSSIKKERHEDSBREV Den fysiske kontrol skal som udgangspunkt ikke varsles. Under forudsætning af at formålet med kontrollen ikke bringes i fare, kan kontrollen på stedet varsles, dog skal varslingsfristen begrænses til det absolutte minimum. I forbindelse med varslingen udsendes retssikkerhedsbrevet. Varsles kontrolbesøget med meget kort varsel, kan du i stedet udlevere retssikkerhedsbrevet på stedet. I så fald skal du udlevere retssikkerhedsbrevet for uvarslet kontrol. Du skal afkrydse det i feltet Regler om landbrugsstøtte på side 2. Du finder brevet her: I alle tilfælde skal du ved kontrolbesøget udlevere folderen: Information om kontrolbesøg, som du finder her: 7. TIDSFRISTER OG GENNEMFØRSEL AF KONTROL I appendixet bagerst i denne kontrolinstruks findes en detaljeret oversigt over årshjulet for hhv. skolemælk og skolefrugt. Side 8/50

9 Alt efter hvilken ordning du skal kontrollere, er der forskellige årshjul. Dog er det de samme principper, der gælder: - Ansøger har op til tre måneder til at indsende sin udbetalingsanmodning. - Landbrugsstyrelsen har op til 3 måneder efter modtagelse af udbetalingsanmodning til at udbetale støtten til ansøger. - Fysisk Jordbrugskontrol har 6 uger til at gennemføre den fysiske kontrol. Falder den fysiske kontrol sammen med sommerferien skal kontrollen gennemføres indenfor 8 uger. Herunder gives et overblik over kontrolårets frister: Skolemælk, kommuner og skoler (5191ins_18, kommune og 5191ins_18, ordinær) Kontrollen af kommuner og skoler er halvårlige. Hvis der skal foretages kontrol på en af disse to vil kontrollen enten omfatte perioden 1. januar 31. juni eller 1. juli til 31. december. Ansøger har 3 måneder til at indsende sin udbetalingsanmodning. For de to nævnte perioder betyder det, at ansøger kan indsende sin udbetalingsanmodning hhv. i tidsrummet 1. juli 30. september og 1. januar 31. marts. Skolemælk, leverandør (5191lev_18, admin) Kontrollen af leverandører sker kvartalsvise. Kontrollen omfatter således enten perioderne: 1. januar 31. marts (1 kvartal), 1. april juni (2. kvartal), 1. juli 30. september (3. kvartal) eller 1. oktober 31. december (4. kvartal). Ansøger har 3 måneder til at indsende sin udbetalingsanmodning. For denne kontrol vil det altid betyde, at udbetalingsanmodningen altid vil kunne indsendes kvartalet efter. En ansøger vil eksempelvis kunne indsende anmodning om udbetaling fra den 1. april til den 30. juni, såfremt det omhandler perioden for 1. kvartal. Skolefrugt, (5195_18, leverandør og 5195_18, ordinær) Skolefrugt kontrollen er enten årlig eller halvårlig. Ansøger har mulighed for enten at indsende sin ansøgning for et helt skoleår eller et halvt. Ansøger har 3 måneder til at indsende sin udbetalingsanmodning. Hvis ansøger søger for et helt skoleår, kan udbetalingsanmodningen indsendes i perioden 1. juli 30. september. Hvis ansøger søger for et halvt år, kan ansøgningsudbetalingen indsendes henholdsvis 1. januar 31. marts eller 1. juli til 30. september. Side 9/50

10 8. UDVÆLGELSE AF KONTROLADRESSER Fysisk Jordbrugskontrol foretager fysisk kontrol på minimum 5 % af den støtte, der er ansøgt om på nationalt plan, og mindst 5 % af alle støtteansøgere, der leverer og uddeler produkter og gennemfører pædagogiske læringsaktiviteter. Udvælgelse og håndtering af sager til fysisk kontrol: Data & Analyse udpeger alle fysiske kontroller under skolemælk og skolefrugt. For skolemælk sker udvælgelsen blandt de ansøgere, der fik udbetalt støtte i forbindelse med det foregående skoleår samt evt. nye ansøgere, der har søgt om at blive godkendt under ordningen. Derimod foretages udvælgelsen for skolefrugt blandt de ansøgere, der har modtaget tilsagn om støtte i indeværende skoleår. Når udvælgelsen er foretaget, sender Data & Analyse information herom til Projekttilskud, som opretter og klargør kontrolgrundlaget via VAKS og WorkZone. Klargørelsen består blandt andet i at sagsbehandle sagen, at indsamle nødvendige bilag og informationer samt at systematisere disse, inden de lægges på sagen i WorkZone. Den fysiske kontrol af leverandører og kommuner Der skal kontrolleres hvad der svarer til mindst 1% af de tilknyttede institutioner, dog minimum 2 institutioner. Hvis der findes systematiske fejl, skal antallet af kontrollerede institutioner udvides med yderligere 10%. Hvis fejlen fortsat fremkommer, skal kontrollen udvides til 100%. Dette noteres i bemærkningsfeltet. Særlige kontrolopgaver Såfremt Projekttilskud efter administrativ kontrol af en sag vurderer, at sagen skal underlægges fysisk kontrol, så oprettes sagen i VAKS med angivelse af eventuelle uregelmæssigheder konstateret i den administrative kontrol. Herefter sendes en mail til Fysisk Jordbrugskontrol (fysiskkontrol@lfst.dk) og Data & Analyse (dataanalyse@lbst.dk) med oplysning om, at sagen er oprettet. Mailen skal indeholde navnet på ansøgeren (dvs. leverandøren, kommunen, skolen eller institutionen) samt journalnummeret i BTAS og sagsnummeret for kontrolsagen i WorkZone. 9. KONTROLGRUNDLAG (DOKUMENTER) Som forberedelse til kontrolbesøget skal du gennemgå de bilag, der af Projekttilskud er lagt på WorkZone sagen, det såkaldte kontrolgrundlag. Kontrolgrundlaget omfatter som minimum: - Kontrolrapport - Udbetalingsanmodning - Kontrolbilag for kontrolperioden - Andre relevante dokumenter Side 10/50

11 10. REGISTRERING AF KONTROLBESØGET. Der anvendes papirbaserede kontrolrapporter til følgende kontroller: På skolemælk: - Kontrolrapport for fysisk kontrol af leverandører - Kontrolrapport for fysisk kontrol af institutioner under leverandørkontrollen På skolefrugt - Alle kontroller Kontrol af kommuner og institutioner, skolemælk Når du kontrollere kommuner eller institutioner (uden tilknytning til leverandør eller kommune) skal du ikke udfylde en papirbaseret kontrolrapport. I stedet skal kontrolbesøget registreres i VAKS-online, hvor der er udviklet en elektronisk kontrolrapport de såkaldte KSK. KSK et udfyldes enten på kontrolbesøget eller i umiddelbar forlængelse af kontrolbesøget. Du skal kontroller det samme, som ved de øvrige kontroltyper under skoleordningen. Husk at notere: - Hvilken periode der er kontrolleret. - Hvem der var tilstede ved selve kontrolbesøget (både fra Landbrugsstyrelsen såvel som fra ansøger). - Hvilket Btas nummer sagen er oprettet fra. Bemærk, at systemet melder fejl hvis CVR nummeret ikke passer sammen med Btas sagen. - Hvilke kvartaler der er kontrolleret. - Type af bilag, herunder også antal. Alle bonner, kvitteringer, leverancelister, og fakturaer, der bliver kontrolleret, skrives ind i et Excelregneark og skal påføres Kontrolleret af Landbrugsstyrelsen d.d., så en eventuel revision kan se hvilke bilag, der er kontrolleret i forbindelse med den fysiske kontrol. Regnearket skal skrives på en logisk og systematisk måde, så sporbarheden er tydelig. De kontrollerede bilag scannes og lægges på WorkZone sagen. Såfremt dokumentationen er elektronisk skal du i bemærkningsfeltet notere hvilke bilag, hvilke beløb og hvilket IT-system der anvendes. Side 11/50

12 11. GYLDIG BETALINGSDOKUMENTATION? For at en betalingsdokumentation kan være gyldig, skal der være information om kreditor konto som er lig det der er på fakturaen og debitor konto, transaktionsdato og navn på kontoindehaver og beløb. KMD Betaling er ikke tilstrækkelig dokumentation. 12. HVOR MEGET OG HVAD SKAL KONTROLLERES? Kontrollen af Skoleordningen går i al væsentlighed ud på, at tjekke bilag, som viser produkterne er uddelt, og i de rigtige mængder samt til de rigtige elever? Bilagstyperne kan være forskellig. Dertil kommer kontrol af plakatophængning og ledsagerforanstaltninger. Hvilke bilag skal du kontrollere Kontrol af skolemælksleverandører: I den fysiske kontrol af skolemælksleverandører skal du først og fremmest kontrollere, at produkterne er leveret i de rigtige mængder til de rigtige elever. Fx skal du kontrollerer bilag, som hidrører leveringen af mælken, frugten eller grøntsagen, for leverandører og bilag, som hidrører for køb mælken, frugten eller grøntsagen, for kommuner og skoler, når du kontroller, at der er uddelt de rigtige mængder. Du skal også kontrollører øvrige bilag, hvis ansøgeren har søgt om udgifter til levering/uddeling af produkterne eller andre udgifter. Dette kan eksempelvis være udgifter til levering af mælk eller frugt, benzin mv. Dertil skal du kontroller dokumentation for elevtal, undervisningsdage og iværksættelse ledsagerforanstaltninger. Hvor meget skal du kontrollere? Du skal kontrollerer den periode, der er ansøgt om udbetaling til. Omfatter ansøgningen 3 måneder, skal du kontrollere tre måneder. Omfatter ansøgningen 6 måneder, skal du kontrollere 6 måneder. Kun hvis du finder systematiske fejl, skal kontrollen udvides. Du skal kontrollere alle relevante bilag for perioden. 13. GODKENDTE TILSKUDSBERETTIGEDE PRODUKTER Du finder en oversigt over hvilke produkter der er tilskudsberettigede i vejledningen. Oversigt over skolemælk findes på vejledningens side 28, og for skolefrugt på side 10. Side 12/50

13 14 MÆNGDER, UNDERVISNINGSDAGE OG ANTAL ELEVER 14.1 Skolemælk Modsat tidligere skelnes der ikke mellem de forskellige mælketyper. I den nuværende skoleordning er der derfor ikke, som tidligere, forskel på Letmælk og Skummetmælk. Begge produkter tilhører kategori 1 i skemaet i vejledningen side 28. Kontrollen skal kontrollere, at mængden af produkter passer til antal elever og undervisningsdage for hver enkelt af de 4 kategorier. Hvis antallet af børn er beregnet som et gennemsnit af antal indskrevne børn, skal skolen redegøre for, hvordan den gennemsnitlige deltagelse er beregnet. Gennemsnittet beregnes som et gennemsnit af antallet af børn i den opgørelsesperiode, der er anvendt på institutionen. Regnearket bilag 1 kan anvendes til beregningen. Skolernes gemmesnit kan tage udgangspunkt i det elevtal de bruger til den årlige grundskoleberetning til Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling, hvor skolerne indberetter deres elever pt. 5. september det pågældende skoleår. Gennemsnit skal være i hele tal. En halv elev kan ikke deltage i ordningen. Der ydes kun tilskud til dage hvor der foregår undervisning på institutionen, eller er mødepligt Skolefrugt Som tidligere år skelnes der i skolefrugtordningen mellem økologiske produkter og konventionelle produkter. Ansøger skal kunne redegøre for mængder opgjort på de to produktgrupper. Hvis antallet af børn er beregnet som et gennemsnit af antal indskrevne børn, skal skolen redegøre for, hvordan den gennemsnitlige deltagelse er beregnet. Gennemsnittet beregnes som et gennemsnit af antallet af børn i den opgørelsesperiode, der er anvendt på institutionen. Regnearket bilag 1 kan anvendes til beregningen. Skolernes gemmesnit kan tage udgangspunkt i det elevtal de bruger til den årlige grundskoleberetning til Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling, hvor skolerne indberetter deres elever pt. 5. september det pågældende skoleår. Gennemsnit skal være i hele tal. En halv elev kan ikke deltage i ordningen. Der ydes kun tilskud til dage hvor der foregår undervisning på institutionen, eller er mødepligt. Side 13/50

14 15 EFTER KONTROLLEN Efter kontrollen skal du registrere kontrolresultatet i VAKS og gemme de relevante dokumenter i WorkZonen. Alle dokumenter i Workzonen skal navngives efter den anvisning du finder i kontrolinstruksens punkt E. Du skal sende en sag i høring, hvis der er punkter i kontrolrapporten, der giver anledning til bemærkninger. Sagen skal også i høring hvis der ikke var skiltet, dvs. hverken hængt en EU plakat op eller et web banner på hjemmesiden. Hvis du ikke finder fejl i kontrollen, skal du sende et OK brev. Både OK brev såvel som høringsbrev vil blive genereret automatisk i VAKS for alle kontroller af ordningerne under ordningsnummer 5191ins_18. Brevet generes automatisk ved at trykke på dan brev i VAKS. Når du afslutter en sag, skal du oversende sagen til udbetaling i Projekttilskud og til kvalitetssikring hos Fysisk Jordbrugskontrol. Det gør du ved at påføre PROJTIL som ansvarlig enhed i WorkZone, og gøre sagsbehandlerfeltet blank. Derefter sender du en mail til miblve@lfst.dk med besked om, at kontrollen er afsluttet. Tidsforbruget registreres i M-Tid under koden: Skolemælk: eller Skolefrugt Side 14/50

15 UDFYLDELSE AF KONTROLRAPPORTER Herunder kan du læse, hvordan hver enkelt felt i kontrolinstruksen skal udfyldes og forstås, samt alle de oplysninger du skal bruge for at udfylde kontrolrapporten korrekt og efter intensionerne. Instruksen følger slavisk strukturen som du finder den i kontrolrapporten. Alle grå tekstbokse skal udfyldes af Projekttilskud, mens alle hvide tekstbokse skal udfyldes af dig som kontrollør. Herunder gennemgås følgende rapporter: - Den indledende del af alle kontrolrapporter Skolemælksordningen - Kontrolrapporten for kontrol af leverandører - Kontrolrapporten for kontrol af institutioner under leverandører - Kontrolrapporten for kontrol af kommuner - Kontrolrapporten for kontrol af institutioner under kommuner - Kontrolrapporten for kontrol af institutioner Skolefrugtordningen - Kontrolrapporten for kontrol af leverandører/kommuner - Kontrolrapporten for kontrol af institutioner under leverandører/kommuner - Kontrolrapporten for kontrol af institutioner Side 15/50

16 DEN INDLEDENDE DEL AF ALLE KONTROLRAPPORTER Udfyldes af kontrolløren Er det en OK-kontrolrapport? Er der sendt høringsbrev til ansøger? Hvis Ja, er der modtaget et høringssvar? Er elevtal korrekt oplyst i udbetalingsanmodning? Er undervisningsdage korrekt oplyst i udbetalingsanmodning? Ja Nej Bemærkninger Udfyld feltet, når du har gennemført kontrollen. Du skal altid afkrydse enten Ja eller Nej. Feltet giver Projekttilskud et hurtigt overblik over kontrolresultatet med henblik på den videre sagsbehandling. Nogle gange kan det være relevant også at knytte en bemærkning til. Det kan du gøre i bemærkningsfeltet. Hvis du i kontrollen finder fejl, skal du sende høringsbrev til ansøger, så de kan afgive høringssvar. Evt. høringsbrev skal lægges på WorkZone sagen Afkryds hvorvidt du modtager høringssvar fra ansøger, og læg det på WorkZone sagen. Du skal kontrollere, at de elevtal, som ansøger har angivet i sin ansøgning, stemmer overens med de elevtal leverandøren har liggende for hver enkelt institution. OBS! Du skal kontrollerer hvad der svarer til 1% af institutionerne, dog minimum 2 institutioner. De institutioner som er udtrukket til fysisk kontrol må ikke indgå i kontrollen. Du skal kontrollere, at de antal undervisningsdage, som ansøger har angivet i sin ansøgning, stemmer overens med de antal undervisningsdage leverandøren har liggende for hver enkelt institution. Side 16/50

17 Er antallet af produkter (frugt, grønt, mælk eller andre mejeriprodukter) korrekt oplyst i udbetalingsanmodning? OBS! Du skal kontrollerer de samme institutioner som blev kontrolleret under punktet om antal elever. Du skal kontrollere, at produkter som ansøger har angivet i sin ansøgning, stemmer overens med det antal, som ansøger har oplyst i ansøgningen. OBS! Du skal kontrollerer de samme institutioner som blev kontrolleret under punktet om antal elever. Forudgående sagsbehandling i Projekttilskud: DATO Sagsbehandler initialer SEKTION I: GENERELLE OPLYSNINGER OM KONTROL OG RESULTATER A. Udtræksårsag Tilfældig Risiko B. Kontroltype AFSNIT SOM PROJEKTTILSKUD BESTILLER KONTROL PÅ Sæt X hvor relevant (hvis punktet ikke er relevant, noteres IR) Afkrydses af Projekttilskud med X såfremt afsnittet skal kontrolleres Kontrolløren afkrydser herunder såfremt afsnittet er udfyldt. a. Fysisk kontrol af leverandører (5191lev_18, fysisk) Sæt kryds når du har gennemført den del af kontrollen der blev Side 17/50

18 b. Kontrol af institution under leverandør (5191lev_18, ins/lev) bestilt. Se punkt a c. Kontrol af kommuner (5191ins_18, kommune) Se punkt a d. Kontrol af institutioner under kommuner (5191ins_18, ins/kom) Se punkt a e. Kontrol af institutioner / skoler (5191ins_18, ordinær) Se punkt a Evt. bemærkninger til brug for kontrolløren vedrørende projektansøgningen/udbetalingsanmodning: C. Oplysninger om kontrolstedet c.1 WorkZone sagsnummer: Udfyldes af Projekttilskud c.2 B-tas sagsnummer: Se punkt b.1 c.3 Virksomheds, kommunes eller institutions navn: c.3 Kontaktoplysninger: adresse, telefon og mail: Se punkt b.1 Se punkt b.1 c.4 Kontaktperson: Se punkt b.1 c.5 CVR nr.: Se punkt b.1 c.6 P nr. Se punkt b.1 Side 18/50

19 D. Oplysninger om ansøgningen d.1 Dato for modtagelse af ansøgning om tilskud i Landbrugsstyrelsen: Udfyldes af Projekttilskud d. 2 Ansøgt beløb, kr.: Se punkt d1 d.3 Perioden kontrollen omfatter: Se punkt d1 d.4 Mængde af konventionel frugt og grønt, kg Se punkt d1 d. 5 Mængde af økologisk frugt og grønt, kg Se punkt d1 d. 6 Mængde af mælk, kg Se punkt d1 d. 7 Mængde af fermenterede/syrnede mejeriprodukter, kg Se punkt d1 d. 8 Mængde af frisk ost, liter Se punkt d1 d. 9 Mængde af fast ost, liter Se punkt d1 d. 10 Antal deltagende elever Se punkt d1 E. Oversigt over deltagende skoler (hvis ansøger er leverandør eller kommune) & elever Skole (navn) Cvr-nr. P-nr. Udfyldes af Projekttilskud Udfyldes af Projekttilskud Udfyldes af Projekttilskud Udfyldes af Projekttilskud Udfyldes af Projekttilskud Udfyldes af Projekttilskud Udfyldes af Projekttilskud Udfyldes af Projekttilskud Udfyldes af Projekttilskud F. Tidspunkt for kontrolbesøget Udfyldes af kontrollør. f.1 Dato for kontrolbesøg Påfør dato for kontrol. Varer kontrollen flere dag, påføres alle relevante datoer. f.2 Starttidspunkt for kontrolbesøg Påfør klokkeslæt f.3 Sluttidspunkt for kontrolbesøg Påfør klokkeslæt f.4 Er der udleveret et retssikkerhedsbrev? Retssikkerhedsbrev findes her: Side 19/50

20 G. Deltagere i kontrolbesøget Udfyldes af kontrollør. g.1 Fra Landbrugsstyrelsen Påfør dit navn (initialer er ikke nok) g.2 Deltager(e) fra tilskudsmodtager Påfør navn(e) g.3 Deltager(e) fra institution, hvis tilskudsmodtager er kommune eller leverandør Påfør navn(e) Side 20/50

21 KONTROL RAPPORTER PÅ SKOLEMÆLKOMRÅDET Sektion II: Kontrol af uddelingen af produkter og forpligtelser H. Kontrol af skolemælkleverandører (5191lev_18, fysisk) Hvor mange institutioner omfatter ansøgningen i alt? Udfyldes af Projekttilskud Hvilke af leverandørens institutioner er blevet udtrukket til stikprøvekontrol (angives med navn)? Antal bilag der er kontrolleret Er kontrolbesøget varslet? Udfyldes af kontrolløren Skriv det antal bilag du har kontrolleret. Selv om du samler dem, og lægger dem på sagen i et samlet dokument, skal du skrive hvor mange fakturaer filen er sammensat af. Tallet skal bruges i forbindelse med kvalitetssikring af kontrolsagerne. Under forudsætning af at formålet med kontrollen ikke bringes i fare, kan kontrollen varsles. Dog skal varslingsfristen begrænses til det absolutte minimum. I WorkZone påføres nedenstående bilagsnavne på dokumenterne 1 - Elevtal 2 Dage 3 - bilag 4 - Kontrolark 5 Skoleliste ation for elevtal ation for undervisningsdage Kontrollerede fakturaer og betalinger Regneark som anvendes til kontrol af udleverede rationer på institutionerne (bilag 1) Skolelister. Lister over de institutioner der leveres mælk til. Sæt X Udfyldes af kontrollør Side 21/50

22 6 - foto 7 - Andre bilag Andre bilag 2 Fotodokumentation for skiltning og/eller skærmdump for internetbanner, der tages hos de skoler, der er udtaget til kontrol - Påfør forklarende tekst - - Påfør forklarende tekst - 1 Har leverandøren korrekt liste med adresser på alle institutioner de leverer til (leverandørliste)? 2 Har leverandøren korrekte elevlister (deltagerlister) for alle dens institutioner som viser elevantallet ved skolestart 3 Kan leverandøren fremvise adgang til korrekte skemaer over undervisningsdage for de institutioner de leverer til? Ja Nej Bemærkninger Det er et krav, at leverandøren skal kunne fremlægge en liste over de institutioner der indgår i ordningen. Man skal entydigt kunne identificere institutionerne, så der skal være særlige stamdata, i form af adresse, CVR nummer, PNR nummer eller lignende. Også de institutioner som en evt. underleverandør forvalter skal fremgå af listen. Antallet på institutionerne skal være identisk med det oplyste i kontrolrapporten herover. Såfremt der er fejl skal du beskrive fejlen i bemærkningsfeltet. Du skal udvælge 10 tilfældige institutioner, og foretage kontrol på disse. Kontroller, om der ér en liste, og kontroller dernæst, om antallet af elever stemmer overens med ansøgningen. Såfremt der er fejl eller mangler skal du beskrive fejlen i bemærkningsfeltet. er de kontrollerede bilag på sagen. Du skal udvælge 10 tilfældige institutioner, og foretage kontrol på disse. Kontroller, om leverandøren kan fremvise skema over undervisningsdage, enten i sit eget arkiv, eller et eksternt. Eksempelvis institutionens hjemmeside. Kontroller dernæst, om antallet af undervisningsdage stemmer overens med ansøgningen. Såfremt der er fejl eller mangler skal du beskrive fejlen i bemærkningsfeltet. er de kontrollerede bilag på sagen. Side 22/50

23 4 Kan leverandøren dokumentere de udleverede mængder fordelt på produktkategorier, med særskilte fakturaer? 5 Har leverandøren søgt om støtte til mere end der reelt er uddelt? 6 Kan leverandøren dokumentere, at EU støtten har medført en reel prisnedsættelse på produkterne? 7 Har leverandøren et særskilt regnskabssystem eller en passende regnskabskode for ordningen? 8 Er de produkter der er uddelt de samme som er angivet i ansøgningen? 9 Er der ved kontrolbesøget fremkommet yderligere information som kan have betydning for udbetalingen? Leverandøren skal kunne dokumentere de udleverede mængder, såvel som fordelingen på produktkategorierne. ationen kan være underskriftsblade (underskrevne kvitteringer), netbaserede bestillingslister, kvitteringer eller lignende. er de kontrollerede bilag på sagen. Anvend bilag 2 (regneark). Sammenhold med udbetalingsanmodningen. Såfremt der er fejl skal du beskrive fejlen i bemærkningsfeltet. Læg regneark på sagen. Det er et krav, at EU tilskuddet skal tilgå kunderne i form af prisnedsættelse på produkterne. Du skal kontrollere, at leverandøren reelt har sat prisen ned på produkterne. Jævnføre vejledningens afsnit 5.9. Det er ansøgers ansvar, at kunne fremvise dokumentation for at tilskuddet er gået til en reel prisnedsættelse. ationen kan eksempelvis være et regnskab, en opgørelse der viser indkøbspris og salgspris, eller lignende? Se forklaring i instruks? (hvor?) jf. vejledning side 16. er de kontrollerede bilag på sagen. Der er krav om et særskilt regnskabssystem eller evt. en særskilt regnskabskode, som sikrer, at det kun er projektets udgifter der er samlet under det.. Du skal kontrollere regnskabet og kontrollere at dette krav er opfyldt.. Anvend dokumenterne du kontrollerede under punkt 4 og sammenhold det med udbetalingsansøgningens opgørelse over udleverede mængder. Hvis du på kontrolbesøget opdager ting som du vurderer kan have betydning for udbetalingen, skal du dokumentere det her i bemærkningsfeltet. Hvis der er dokumentation i form af sagsagter på WorkZone sagen, skal du sætte kryds ved Ja, og derefter tilføje det listen under punkt E i kontrolrappor- Side 23/50

24 10 Kan leverandøren dokumentere, at der er iværksat initiativer om ledsagerforanstaltninger på institutionerne, som angivet i ansøgningen? ten. Læg relevante bilag på sagen Leverandøren skal fremlægge dokumentation for at de har igangsat initiativer som sikrer, at kravet om ledsagerforanstaltninger er gennemført på institutionerne.. ation kan være fakturaer, forsendelseskvitteringer, uddelt materiale eller lignende. Er der ingen anden dokumentation, kan en skriftlig bekræftelse være tilstrækkelig. Denne skal da være påført dato og underskrift fra en ansat. 11 Kan leverandøren dokumentere, at der er iværksat initiativer for at sikre, at institutionerne skilter som angivet i ansøgningen? OBS! Hvis du kommer inden skoleåret er slut, skal ledsagerforanstaltningerne ikke nødvendigvis være gennemført. Ansøger kan da fremlægge dokumentation, der viser, at det planlægges inden skoleåret er over. Læg relevante bilag på sagen. Leverandør skal sikre at der er ophænget enten en plakat ved indgang på skolerne og/eller at der et webbanner på skolernes hjemmesider. OBS! Ansøger skal ikke fremvise fx fotodokumentation, men vise hvordan det sikres, at skolerne skilter med plakat og/eller webbaner. Side 24/50

25 I. Kontrol af institutioner under leverandør. (5191lev_18, ins/lev) Udfyldes af Projekttilskud Navn på institution der skal kontrolleres Institutionens CVR nr. Institutionens PNR nr. Adresse på institution Navn på leverandør Leverandørs CVR nummer Hvor mange elever er der søgt støtte til på den konkrete institution. Hvor mange antal undervisningsdage er der søgt støtte til? Hvilke produkter er der ydet tilskud til? Antal bilag der er kontrolleret Er kontrolbesøget varslet? Udfyldes af kontrolløren Skriv det antal bilag du har kontrolleret. Selv om du samler dem, og lægger dem på sagen i et samlet dokument, skal du skrive hvor mange fakturaer filen er sammensat af. Tallet skal bruges i forbindelse med kvalitetssikring af kontrolsagerne. Under forudsætning af at formålet med kontrollen ikke bringes i fare, kan kontrollen varsles. Dog skal varslingsfristen begrænses til det absolutte minimum. I WorkZone påføres nedenstående bilagsnavne på dokumenterne 1 Dage 2 - bilag 3 - Kontrolark ation for undervisningsdage Kontrollerede fakturaer og betalinger Regneark som anvendes til kontrol af udleverede rationer på institutionerne (bilag 1) Skolelister. Lister over de institutioner der leveres mælk til. Sæt X Udfyldes af kontrollør Side 25/50

26 4 Skoleliste 5 - foto 6 - Andre bilag Andre bilag 2 Fotodokumentation for skiltning og/eller skærmdump for internetbanner, der tages hos de skoler, der er udtaget til kontrol - Påfør forklarende tekst - - Påfør forklarende tekst - 1 Kan institutionen dokumentere hvilken leverandør, der administrerer deres skolemælksordning? 2 Kan institutionen fremvise fysiske installationer eller handlinger som sandsynliggør, at der uddeles mælk på institutionen (beskriv med prosa). Ja Nej Bemærkninger Institutionen skal dokumentere, at den modtager mælk fra den kontrollerede leverandør. Det kan være via et bekræftelsesbrev, netbank eller andre dokumenter som ikke efterlader tvivl om leverancen for den kontrollerede periode. Kontrolspørgsmålet skal ikke besvares med at ja, nej men med prosa i bemærkningsfeltet. Spørgsmålet vil ikke have indflydelse på om kontrollen for leverandøren er ok eller ikke ok. 3 Stemmer institutionens elevlister (deltagerlister) med ansøgningen? Beskriv om du på kontrollen kan observere indikationer på, at der er uddelt produkter under ordningen. Det kan være der er et pakkerum, et køleskab som bruges til mælk, affaldsprodukter som indgår i ordningen (mælkekartoner eksempelvis). Hvis du kontrollerer på selve uddelingstidspunktet, kan du evt. overvære uddelingen. Det du observerer noterer du ned. Hvis der ikke er noget der tyder på at der uddeles produkter, kan man ikke nødvendigvis konkludere, at institutionen ikke gjorde det for ansøgningsperioden. Men da skal du blot notere, at der ikke er indikationer på, at der uddeles produkter. Der skal foreligge en liste over antal deltagere i ordningen. Listen behøver ikke være påført navne. Antal er tilstrækkeligt. Leverandør skal i ansøgningen oplyse hvor mange børn. Såfremt der er fejl eller mang- Side 26/50

27 4 Stemmer institutionen oversigt over undervisningsdage med ansøgningen? 5 Kan institutionens repræsentant bekræfte, at der er uddelt mælkeprodukter institutionen for den ansøgte periode? 6 Er der indikationer på, at institutionen har uddelt mindre end der reelt er søgt støtte til? 7 Er der tegn på, at de tilskudsberettigede mælkeprodukter er anvendt til madlavning? 8 Er der ved kontrolbesøget fremkommet yderligere information som kan have betydning for udbetalingen? 9 Har institutionen iværksat ledsagerforanstaltninger i den tilskudsperiode der kontrolleres? ler skal du beskrive fejlen i bemærkningsfeltet. Undervisningsdage skal dokumenteres via en kalender. Såfremt der er fejl skal du beskrive fejlen i bemærkningsfeltet. Kan skolens repræsentant, eller en anden ansat op institutionen, bekræfte, at der har været uddelt frugt på institutionen noteres dette som et ja. Hvis ikke noteres et nej. Hvis der er skriftlige dokumenter, mundtlig fortællinger eller andet, der indikerer, at der skulle være uddelt mindre frugt end der er søgt til, noterer du et ja, og uddyber det i bemærkningsfeltet. De tilskudsberettigede mælkeprodukter må ikke anvendes til madlavning. Spørg skolens personale, om det anvendes dertil. Hvis du på kontrolbesøget opdager ting som du vurderer kan have betydning for udbetalingen, skal du dokumentere det her i bemærkningsfeltet. Hvis der er dokumentation i form af sagsagter på WorkZone sagen, skal du sætte kryds ved Ja, og derefter tilføje det listen under punkt E i kontrolrapporten. Det er et krav, at der skal igangsættes ledsagerforanstaltninger som en del af undervisningen på institutionen. Bed om at se materialet som blev anvendt, og dokumenter det med et foto. Hvis materialet ikke længere er tilgængeligt på institutionen, skal du spørge personalet om det har været anvendt, og hvori det bestod og blev anvendt. Noter dette i bemærkningsfeltet og læg fotodokumentationen på sagen i WorkZone. 10 Har institutionen ophængt Landbrugsstyrelsens plakat et centralt OBS! Hvis du kommer inden skoleåret er slut, skal ledsagerforanstaltningerne ikke nødvendigvis være gennemført. Der er krav om skiltning. Det skal enten være en plakat ophængt et centralt sted på sko- Side 27/50

28 sted på skolen og/eller hjemmesidebanner på hjemmeside? len eller et internetbanner på skolen hjemmeside. Findes ingen af tingene noteres dette som et nej, og kontrolrapporten skal da være en ikke OK rapport. Det er et forordningskrav, at der skiltes helt frem til udbetalingstidspunktet. Du skal anvise dem en plakat til ophængning efterfølgende. Side 28/50

29 Sektion II: Kontrol af uddelingen af produkter og forpligtelser J. Kontrol af kommuner (5191ins_18, kommune) samt kontrol af tilhørende institution (5191ins_18, ins/kom) Inden den fysiske kontrol af kommunerne kan afsluttes, skal stikprøvekontrollerne på skolerne/institutionerne være gennemført. På kontrolbesøget hos kommunen kontrolleres bilagene for købte mejeriprodukter for de institutioner, som er udtaget til stikprøvekontrollen. Samtidig tjekkes antal udleveringsdage og antallet af børn, - denne del af kontrollen kan også finde sted på institutionen. Du skal også kontrollere, at der er overensstemmelse imellem kommunens egen opgørelse over institutioner og Landbrugsstyrelsens liste over registrerede støtteansøgere. Listen fremgår af kontrolgrundlaget. Hvis du opdager uoverensstemmelser, skal du notere hvilke institutioner der er tale om i bemærkningsfeltet i VAKS-Online. Du skal også kontrollere, om der er igangsat pædagogiske ledsagerforanstaltninger som der er krav om. Du skal tillige kontrollere, at der er ophængt plakat eller at hjemmesiden er påsat et EU banner. Registrering af kontrolresultatet Kontrolresultatet registreres via KSK i VAKS. 1 KSK - Besøgsdata Side 29/50

30 1. Du skal kun udfylde disse felter hvis kontrollen var varslet. Hvis kontrollen ikke var varslet, skal du lade felterne stå tomme. 2. Du skal indtaste Btas nummeret i journalnummerfeltet. Systemet finder selv ud af hvilken type nummer det er, og validerer det. Hvis systemet genkender CVR nummeret fra en anden sag, vil der fremkomme en advarsel. 3. Bemærkningsfelt kan bruges til interne beskeder. Eksempelvis mellem Projekttilskud og Fysisk Jordbrugskontrol. 2 KSK - Overtrædelser 1. Angiv hvorvidt der er tale om en OK kontrol 2. Hvis det ikke er en OK kontrol, angiv da hvilke punkter der ikke var opfyldt ift. ansøgers forpligtelser. 3 KSK Udleverede enheder Side 30/50

31 1. Hvis antallet af udleverede produkter (enheder) stemmer, skal der ikke noteres noget. Kun i de tilfælde der er søgt om for mange udleverede enheder skal du angive det i felt 1. Du skal også give en skriftlig begrundelse for resultatet. Det nævnte antal produkter, såvel som den nævnte begrundelse vil indgå i det automatiske brev. KSK 4 Bilag benyttet KSK et udfyldes i forhold til antal af bilag der er blevet kontrolleret. Antal, type og bemærkninger vil indgå i det automatisk genererede brev. Side 31/50

32 K. Ordinære kontrol af institutioner (5191ins_18, ordinær) Skoler og institutioner er som leverandører og kommuner underlagt fuld administrativ kontrol. Derfor har Projekttilskud fået tilsendt alle bilag samt betaling for udleverede. Du vil som kontrollør finde alle relevante bilag på kontrolsagen. Du skal kontrollere 6 måneder. Du skal kontrollere alle bilag. Findes der fejl, udvides stikprøven til at omfattes alle 12 foregående måneder. Kontrollen omfatter en gennemgang af ansøgningens grundbilag, dvs. fakturaer, følgesedler, regninger eller lignende bilagsmateriale vedrørende indkøb af mejeriprodukter. Du skal lave en opgørelse over de støtteberettigede produkter (bilag 1). Oplysninger om dato for indkøb, produktkategori og mængde fremgår af hvert enkelt grundbilag. Efter at opgørelsen er lavet, sammenholdes resultatet med angivelserne i "Specifikation af støtteudbetalingen" eller Projekttilskud udbetalingsliste. Du bedes kontrollere for systematiske fejl ved at tjekke, at bilag, produktkategori mm., stemmer med det pågældende halvårs udbetalinger. Hvis du i kontrollen af bilag finder enkelte, ikke systematiske fejl, kontrollerer du videre for udleverings- og undervisningsdage i perioden på de 12 måneder. Hvis du derimod finder systematiske fejl, skal du også kontrollere støttebeløbet for den perioden fejlen indgår i. Ved kontrolbesøget skal du endvidere: Tjekke antal elever eller børn indskrevet på skolen ved fremvisning af elevlister eller lignende. Der skal tjekkes at antal rationer udleveret svarer til det antal elever, der er søgt om støtte til. Det tjekkes, om plakat er ophængt et synligt centralt placeret sted på skolens/institutionen. Det undersøges om de pågældende produkter er uddelt efter formålet (ikke benyttet til f.eks. madlavning mm.), alene til elever og/eller børn. Ved de institutioner der forestår salg af produkter, kontrolleres at der ikke er søgt støtte til ikke-støtteberettigede produkter. Kontrollere at kravene om pædagogiske ledsagerforanstaltninger er opfyldt. Det vil sige, at der på institutionerne er foretaget foranstaltninger som en del af undervisningen. Kontrollere at skolen har oplyst, om de har overholdt loven om offentlig udbud. Særlige opmærksomhedspunkter For ungdoms- og efterskoler skal kontrolløren være specielt opmærksom på, at der kun kan søges om støtte til antal undervisningsdage gange antal elever på skolen. Ved en undervisningsdag forstås en dag, hvor der foretages aktiv, skemalagt undervisning, og hvor der er mødepligt for eleverne. Elever, der opholder sig på skolen, på dage hvor der ikke foregår undervisning, er således ikke berettigede til skolemælksstøtte. Side 32/50

33 Hvis institutionen søger støtte til weekend- og helligdage skal der vedlægges dokumentation for, at der er tale om undervisningsdage. Skolerne har som oftest årsplaner, hvoraf planlagte undervisningsaktiviteter fremgår. Sammenholdes dette med f.eks. køkkenlisternes antal elever pr. dag, kan dette oftest anvendes som dokumentation for undervisningsdage samt antal elever. Kontrolresultatet registreres via KSK i VAKS. 1 KSK - Besøgsdata 4. Du skal kun udfylde disse felter hvis kontrollen var varslet. Hvis kontrollen ikke var varslet, skal du lade felterne stå tomme. 5. Du skal indtaste Btas nummeret i journalnummerfeltet. Systemet finder selv ud af hvilken type nummer det er, og validerer det. Hvis systemet genkender CVR nummeret fra en anden sag, vil der fremkomme en advarsel. 6. Bemærkningsfelt kan bruges til interne beskeder. Eksempelvis mellem Projekttilskud og Fysisk Jordbrugskontrol. 2 KSK - Overtrædelser Side 33/50

34 3. Angiv hvorvidt der er tale om en OK kontrol 4. Hvis det ikke er en OK kontrol, angiv da hvilke punkter der ikke var opfyldt ift. ansøgers forpligtelser. 3 KSK Udleverede enheder 2. Hvis antallet af udleverede produkter (enheder) stemmer, skal der ikke noteres noget. Kun i de tilfælde der er søgt om for mange udleverede enheder skal du angive det i felt 1. Du skal også give Side 34/50

35 en skriftlig begrundelse for resultatet. Det nævnte antal produkter, såvel som den nævnte begrundelse vil indgå i det automatiske brev. 3. KSK 4 Bilag benyttet KSK et udfyldes i forhold til antal af bilag der er blevet kontrolleret. Antal, type og bemærkninger vil indgå i det automatisk genererede brev. KSK 5 Produktgrupper Registrer antallet af uddelte enheder. Side 35/50

36 KONTROL RAPPORTER PÅ SKOLEFRUGT & -GRØNT Sektion II: Kontrol af uddelingen af produkter og forpligtelser L. Fysisk kontrol af leverandører og kommuner, Frugt og grønt (5195_18, leverandør) Udfyldes af Projekttilskud Hvor mange institutioner omfatter ansøgningen i alt? Hvilke af leverandørens institutioner er blevet udtrukket til stikprøvekontrol? Har ansøger søgt om støtte til ledsagerforanstaltninger? Antal bilag der er kontrolleret Er kontrolbesøget varslet? Udfyldes af Projekttilskud Udfyldes af Projekttilskud Udfyldes af Projekttilskud Udfyldes af kontrolløren Skriv det antal bilag du har kontrolleret. Selv om du samler dem, og lægger dem på sagen i et samlet dokument, skal du skrive hvor mange fakturaer filen er sammensat af. Tallet skal bruges i forbindelse med kvalitetssikring af kontrolsagerne. Under forudsætning af at formålet med kontrollen ikke bringes i fare, kan kontrollen varsles. Dog skal varslingsfristen begrænses til det absolutte minimum. I WorkZone påføres nedenstående bilagsnavne på dokumenterne 1 Dage 2 - bilag 3 - Kontrolark 4 Skoleliste 5 - foto ation for undervisningsdage Kontrollerede fakturaer og betalinger Regneark som anvendes til kontrol af udleverede rationer på institutionerne (bilag 1) Skolelister. Lister over de institutioner der leveres mælk til. Fotodokumentation for skiltning og/eller skærmdump for internetbanner, der tages hos de skoler, der er udtaget til kontrol Sæt X Udfyldes af kontrollør Side 36/50

37 6 - Andre bilag Andre bilag 2 - Påfør forklarende tekst - - Påfør forklarende tekst - 1 Har leverandøren korrekt liste med adresser på alle institutioner de leverer til (leverandørliste)? 2 Har leverandøren korrekte elevlister (deltagerlister) for alle dens institutioner som viser elevantallet ved skolestart 3 Kan leverandøren fremvise adgang til korrekte skemaer over undervisningsdage for de institutioner de leverer til? Ja Nej Bemærkninger Det er et krav, at leverandøren skal kunne fremlægge en liste over de institutioner der indgår i ordningen. Man skal entydigt kunne identificere institutionerne, så der skal være særlige stamdata, i form af adresse, CVR nummer, PNR nummer eller lignende. Også de institutioner som en evt. underleverandør forvalter skal fremgå af listen. Antallet på institutionerne skal være identisk med det oplyste i kontrolrapporten herover. Såfremt der er fejl skal du beskrive fejlen i bemærkningsfeltet. Du skal udvælge 10 tilfældige institutioner, og foretage kontrol på disse. Kontroller, om der ér en liste, og kontroller dernæst, om antallet af elever stemmer overens med ansøgningen. Såfremt der er fejl eller mangler skal du beskrive fejlen i bemærkningsfeltet. er de kontrollerede bilag på sagen. Du skal udvælge 10 tilfældige institutioner, og foretage kontrol på disse. Kontroller, om leverandøren kan fremvise skema over undervisningsdage, enten i sit eget arkiv, eller et eksternt. Eksempelvis institutionens hjemmeside. Kontroller dernæst, om antallet af undervisningsdage stemmer overens med ansøgningen. Såfremt der er fejl eller mangler skal du beskrive fejlen i bemærkningsfeltet. er de kontrollerede bilag på sagen. Side 37/50