Netværkshåndbog for JA Peter Bangs Vej 30, 2000 Frederiksberg Alle netværk under JA kan holde møder og gennemføre arrangementer Når netværk under JA afholder et arrangement eller anden aktivitet, kan de gøre det uden at inddrage personer fra sekretariatet. Men i praksis sker det typisk i samarbejde med sekretariatet. Det enkelte netværk har altid en rolle og et ansvar, men det kan aftales, at sekretariatet bidrager med praktisk hjælp og rådgivning i de situationer, hvor det giver mening. Da der i langt de fleste tilfælde skal være en annoncering af aktiviteten på hjemmesiden, i nyhedsbrevet, i medlemsbladet Jord & Viden samt på Facebook, skal planlægningen af et arrangement ske så rettidigt, at andre JA-medlemmer kan nå at blive opmærksomme på arrangementet og dermed nå at tilmelde sig i nogenlunde tid forinden. Alle netværk skal derfor have udpeget en eller flere kontaktpersoner, f.eks. en formand, en bestyrelse, en styregruppe eller tilsvarende, som samarbejder med sekretariatet i hvert enkelt tilfælde. Når et konkret arrangement skal gennemføres, er det oftest mest naturligt, at det udelukkende er den ansvarlige for det enkelte arrangement, der har kontakten til sekretariatet. En sådan kontaktperson bør fremgå af JAs hjemmeside. Det er dog ikke et krav for alle netværk. Arrangementer er som udgangspunkt åbne for alle medlemmer af JA (med eller uden ledsager), f.eks. virksomhedsbesøg, gå-hjem-møder, debatter, foredrag, ekskursioner, faglige møder, store eller små arrangementer i sekretariatet og meget andet. Det kan dog også være helt lukkede møder for en mindre gruppe i JA, f.eks. bestyrelsesmøder, planlægningsmøder mv. for netværkets bestyrelse eller styregruppe. Sekretariatet kan bistå i alle disse sammenhænge med praktisk hjælp og sparring, men der er naturligvis grænser for, hvad der kan hjælpes med. Derfor er det vigtigt, at der i god tid er en klar aftale om opgavefordelingen. Tre typer netværk i JA Faglige netværk afholder som udgangspunkt styregruppemøder én gang om året med en netværkskoordinator i sekretariatet, og det er også denne, der indkalder. Styregruppen kan selvstændigt afholde alle de møder, de ønsker, og selvfølgelig afholde dem i JAs lokaler, eller hvor de finder det mest hensigtsmæssigt. Her kan det aftales, at sekretariatet booker lokale og bestiller forplejning. Hvor meget sekretariatet og netværkskoordinatoren kan deltage i ekstra møder afhænger af øvrige opgaver i sekretariatet. JA har besluttet, at der er en økonomisk ramme for forplejningen ved sådanne møder (se vejledende dokumenter på www.ja.dk under Side 1 af 8
Netværk -> NKU), men deltagerne (registrerede medlemmer af netværkets styregruppe eller bestyrelse) får naturligvis transportomkostninger dækket efter JAs regler. Foreningsnetværk afholder bl.a. bestyrelsesmøder og generalforsamlinger. Her skal de enkelte netværk selv sørge for alt det formelle (valgprocedurer mv.), med mindre der er en aftale om, at et foreningsnetværk køber sig eller har ret til hjælp. Sekretariatet kan sørge for at bestille lokale og evt. bestille forplejning efter aftale. Også for disse netværk er der en ramme for forplejningen, mens transportomkostninger (for bestyrelse/styregruppe) dækkes. Lokale netværk afholder bl.a. tværfaglige arrangementer og besøg på lokale virksomheder med jordbrugsakademiske arbejdspladser og arbejdsområder. Lokale netværk er også udgangspunktet for hjælp til selvhjælp for medlemmer i lokalområdet både i forhold til erfaringsudveksling, karriereplanlægning, opgaveløsning og sociale netværk som supplement til arbejdspladsen eller en eventuel ledighed. Nuværende foreningsnetværk: DA Dansk Agronomforening DH Dansk Hortonomforening DFF Danske Forstkandidaters Forening LAF Landskabsarkitekternes Forening Nuværende faglige netværk: JA-Biotek JA-Husdyr Netværk for haveentusiaster Økologisk Forum Økonominetværket Ph.d. foreningen Netværk for projektledere (et JA/DDD netværk) Netværk for ledige (et JA/DDD netværk) Nuværende lokale netværk: JA arbejder i øjeblikket på at få etableret en række lokale netværk også i kølvandet på de lokale netværksseminarer, der har været afholdt i forbindelse med JA ON TOUR. Input til lokale netværksdannelser modtages meget gerne (post@ja.dk). I JA er der flere typer arrangementer og arrangører Fællesarrangementer Udvalgsarrangementer (kompetence-, profilerings- og forhandlingsarrangementer) De studerendes arrangementer Netværksarrangementer (faglige eller demokratiske (i foreningsnetværk)) Alle arrangementer skal (som minimum) annonceres til den kreds, de er relevante for. Udgangspunktet er, at de er åbne for alle JA-medlemmer på tværs af foreningen med mindre der er tale om lukkede møder. Annoncering sker som udgangspunkt på hjemmesiden, i nyhedsbrevet, i Jord & Viden og på Facebook. Side 2 af 8
Der er en aftale om at invitere medlemmer af DSL, DDD og DM i de sammenhænge, hvor det er relevant. Generalforsamlinger, repræsentantskabsmøder o. lign. skal annonceres på en bestemt måde og med bestemte frister. Andre typer arrangementer kan annonceres efter behov og f.eks. gennem direkte mails til målgruppen. Sekretariatet aftaler med arrangørerne, om det er nødvendigt at annoncere via mails. Arrangementskalenderen i JA Alle kommende arrangementer og aktiviteter i JA, herunder også arrangementer og aktiviteter i netværkene, skal så vidt muligt skrives ind i JAs arrangementskalender (papirudgaven), som udkommer i starten af året og udarbejdes i løbet af efteråret. Disse arrangementer og aktiviteter vil også løbende kunne findes i arrangementskalenderen (online) på www.ja.dk. Tilmelding til disse sker også via arrangementskalenderen (online) på www.ja.dk under de enkelte begivenheder. I sekretariatet er der flere ansvarlige for arrangementer Udvalg: Den relevante udvalgssekretær (evt. flere) + evt. bestyrelsens sekretær De studerende: JS formand samt eventuelt udvalgssekretærerne for kompetence- og profileringsudvalget Netværksarrangementer: Sekretariatets kontaktperson til netværket samt netværkets udpegede ansvarlige for det pågældende arrangement Netværksarrangementer: Hvert enkelt netværk har sin egen historie, men der er visse arbejdsgange, som går igen. Et typisk forløb kunne være: 1) Netværket formidler en idé til sekretariatet og fortæller, hvilken arbejdsfordeling man forventer under forberedelsen: Netværk Sekretariat Tid Foreslår Aftaler med netværk Sted Foreslår Aftaler med netværk Lokale Foreslår Booker Indlægsholder Foreslår/kontakter Kontakter/booker Budget Laver udkast Følger op Planlægning Ramme Endeligt Annoncering Laver udkast Renskriver/udsender Tilmelding Organiserer Betaling Beløb (beslutter) Organiserer evt. betaling Gennemførelse Velkomst mv. Det praktiske 2) Hvis arrangementer ikke er tænkt til ende og organiseret på plads af netværket, kan sekretariatet evt. arbejde videre med ideen og de foreslåede tidspunkter, steder, lokaliteter, oplægsholdere samt budget og forslag til deltagerbetaling. Side 3 af 8
3) Arrangementet annonceres, og medlemmer tilmelder sig: Typisk er der tale om åbne arrangementer for alle medlemmer, hvor det er besluttet, om ledsagere kan deltage. Netværket bør holde sig opdateret med antallet af tilmeldte. Det gøres via netværkskoordinatoren i sekretariatet. Er der f.eks. få tilmeldinger til et arrangement, bør det overvejes, om der f.eks. skal annonceres yderligere eller åbnes op for ledsagere. 4) Netværk og sekretariat aftaler arbejdsfordelingen ved gennemførelsen af arrangementet. Netværket sørger for, at der er en, der byder velkommen og siger tak bagefter. Sekretariatet sørger typisk for det praktiske (aftalt på forhånd). Sekretariatet deltager sjældent, men det kan aftales, hvis det er praktisk muligt og netværket kan betale. 5) De enkelte netværk får ydelsen fra sekretariatet som udgangspunkt inden for rammerne af aftalen om bistand til arrangementer. 6) Arrangementet gennemføres som aftalt. Samarbejdet mellem netværket og sekretariatet foregår via JAs netværkskoordinator i fællessekretariatet JAs netværkskoordinatorer: Cathrine Norup og Sidse Kærsgaard Sørensen. Cathrine Norup kan som udgangspunkt kontaktes dagligt pr. mail post@ja.dk eller pr. telefon 3321 2800. Netværkskoordinatoren kan bistå med planlægning og gennemførelse af større eller mindre dele af et arrangement samt i særlige tilfælde hele arrangementet hvis der er mulighed for at tilpasse dette til netværkskoordinatorens øvrige arbejdsopgaver. Har netværket brug for, at netværkskoordinatoren i særlige tilfælde står for hele eller størstedelen af planlægningen, skal det være aftalt i god tid. Så skal koordinatoren i sekretariatet have en klar beskrivelse fra styregruppen med præcise ønsker til arrangementet såsom: Emne (overskrift/titel) Hvor det skal afholdes Idé til oplægsholder (evt. konkret navn eller kvalifikationer på personen eller emne for oplæg) Forslag til deltagerpris (gratis eller brugerbetaling) Denne beskrivelse skal være netværkskoordinatoren i hænde ca. tre måneder før, netværket ønsker arrangementet afholdt. Herefter vil netværkskoordinatoren undersøge mulighederne for at gennemføre arrangementet som ønsket. Er der tvivlsspørgsmål, vil styregruppen blive kontaktet pr. mail vedr. afklaring. Ellers vil netværkskoordinatoren booke/arrangere og maile et endeligt udkast til styregruppen over arrangementet. Side 4 af 8
Ved afholdelse af et arrangement er det påkrævet, at mindst én fra styregruppen/bestyrelsen deltager, eller at en person repræsenterer styregruppen/bestyrelsen. Styregruppen/bestyrelsen skal selv sørge for, at der er et bindeled, og at der sker en præsentation af foredragsholder/afholdelsessted i forhold til de deltagende gæster. Det er nødvendigt, at der altid er en person, som har ansvaret for at byde velkommen og takke af efter endt program dette er ikke en opgave, netværkskoordinatoren umiddelbart udbyder. Vejledende checkliste over opgaver inden, under og efter et arrangement: Opgaver inden arrangementet: Idé Programbeskrivelse Lokale Forplejning (forslag) Budget evt. tilskud til eller godkendelse af arrangementet Aftaler/booking Oplægsholder Pris Annoncering Tilmelding Betaling Opgaver under arrangementet: Deltagerlister og navneskilte (evt.) Registrering af deltagere evt. betaling Forplejning (evt.) Opgaver efter arrangementet: Regnskab Evaluering Oprydning En historie om arrangementet til Jord & viden, hjemmesiden og/eller Facebook Idé Udgangspunktet for ethvert arrangement er en idé, som typisk formuleres af styregruppen. En idé skal som minimum indeholde: Overskrift på arrangementet (kan ændres) Indlægsholder (navn/kompetencer eller andre beskrivelser af, hvad man ønsker) Sted (Hvor skal det afholdes hvor i Danmark? Hvilke typer steder er relevante?) Ramme for arrangementet (forplejning, pris, deltagerkreds/målgruppe) Aftaler/booking Hvis netværket indgår aftaler på egen hånd, er det vigtigt at kunne videregive disse aftaler til sekretariatet, som skal følge op på aftalerne. Husk: Indgå aftaler i god tid Skriv aftaler ned Bekræft de aftaler, du indgår på netværkets vegne Hold netværkskoordinatoren fra sekretariatet orienteret Side 5 af 8
Oplægsholder Indgå aftale i god tid og husk at sende oplægsholderen en programbeskrivelse og nøjagtig besked om tid og sted. Det er desuden en god idé at vedlægge nogle ord om, hvad der er aftalt med vedkommende om oplæggets indhold og vilkårene for deltagelsen (vingave, honorar, transportgodtgørelse mv.). Pris Det enkelte netværk fastsætter selv - ud fra det lagte budget - en evt. pris for deltagelse i arrangementet. Det er muligt at fastsætte én pris for netværkets egne medlemmer og en anden for andre. Annoncering Annoncering af et arrangement eller anden aktivitet aftales (og koordineres) som udgangspunkt med netværkskoordinatoren i sekretariatet. Tekster hertil kan forfattes af eller i samarbejde med netværkskoordinatoren. Vær opmærksom på deadlines for annoncering i nyhedsbrevet og i Jord & Viden. Tal med netværkskoordinatoren om dette. Det kan være vigtigt for annoncering i Jord & Viden at have et eller flere gode billeder med, som fanger læserens øje og får opmærksomheden ført hen på det pågældende arrangement. Netværkskoordinatoren vil sørge for, at arrangementet kommer til at ligge online på www.ja.dk under Arrangementskalenderen, hvor man også skal tilmelde sig. JAs hjemmeside benyttes også som sted for annoncering af arrangementer i f.eks. kampagnefeltet på forsiden. Tal med netværkskoordinatoren om dette. Tæt på afholdelsestidspunktet kan der evt. sendes direct mails til en relevant målgruppe. Betaling Hvis der skal opkræves deltagerbetaling, aftales det med netværkskoordinatoren, hvordan det skal forløbe. Det bliver nemt lidt uoverskueligt at være vært for et arrangement og samtidig skulle samle penge ind og registrere, hvem der har betalt. Hvis I har et større arrangement med høj deltagerbetaling, kan det være en fordel at lade sekretariatet stå for administrationen, herunder fakturering af deltagerne. Ved arrangementer, hvor det ikke har været muligt at betale på forhånd, f.eks. ved en middag på en restaurant, kan personen fra styregruppen, der afholder arrangementet, selv stå for betalingen og efterfølgende udfylde et udgiftsbilag og indsende det sammen med originalbilag (bon) til netværkskoordinatoren. Tal med netværkskoordinatoren om dette. I visse tilfælde udbetales et a conto beløb. I langt de fleste tilfælde kan det arrangeres med stedet, at de sender en faktura direkte til netværkskoordinatoren, som vil sørge for betaling. Budget Samtidig med at de ansvarlige for det pågældende arrangement udarbejder en Side 6 af 8
programbeskrivelse, udarbejdes også et budget for arrangementet. Husk at indregne alle forventede udgifter og at tjekke med netværkets økonomi, om der er penge nok. De enkelte netværk kan altid bede om en aktuel status for netværkets økonomi hos JA ved henvendelse til netværkskoordinatoren i sekretariatet. Forplejning Afhængig af tid, sted og varighed skal arrangørerne beslutte, om der skal være forplejning under arrangementet. Det kan typisk være: Eftermiddagsmøder: Kaffe, te, vand, frugt og/eller kage Gå-hjem-møder: Vand, øl og sandwich Aftenmøder: Vand/øl og/eller kaffe/te Heldagsmøder: Formiddagskaffe og te, frokost med vand og/eller øl, eftermiddagskaffe og te med kage og/eller frugt Uanset om arrangementet afholdes i sekretariatets mødelokaler eller i byen, er netværkskoordinatoren altid villig til at bistå med bestilling eller gode ideer til, hvor man kan bestille etc. Erfaringen er, at mange synes, det er en rigtig god måde at få netværket lidt, mens man spiser en sandwich etc. Lokale Hvor mange forventer I at blive? Hvor skal det holdes? Skal I sidde på en bestemt måde? Har I brug for grupperum? Hvilket AV-udstyr er nødvendigt? Mødelokale i sekretariatet kan lånes gratis: Op til 150 personer. Mulighed for lån af bærbar pc, AV-projektor mv. Gode trafikforbindelser. Lokale på KU SCIENCE kan lånes gratis. Det bookes via netværkskoordinatoren, der har kontakten. Programbeskrivelse En programbeskrivelse skal bl.a. bruges til at læse om arrangementet, når man tilmelder sig via hjemmesiden (netværkskoordinatoren uploader den). For jeres egen, og for eventuelle oplægsholderes skyld, er det en god idé, at I skriver et egentligt program for arrangementet med formål, indhold, deltagerkreds, praktiske oplysninger mv. Tilmelding En evt. tilmeldingsfrist skal være i så god tid før arrangementet, at I kan undgå eventuelle økonomiske forpligtelser i forhold til lokaler, udstyr, forplejning, oplægsholder mv. i forbindelse med en aflysning. Tilmeldinger sker via JAs arrangementskalender: https://www.ja.dk/nyheder/sider/arrangementskalender.aspx#/ Side 7 af 8
Opfølgende historie Husk at overveje, hvem der kan skrive om arrangementet til Jord & viden og/eller til hjemmesiden. Tag meget gerne billeder før, under og efter arrangementet med mobil eller kamera. Det er altid godt at have lidt billeder til det efterfølgende skriv. Det er også en god idé under eller efter et arrangement at få et par billeder i JAs facebookgruppe med en enkelt tekst om besøget. Dette hjælper netværkskoordinatoren også gerne med. God fornøjelse. April 2016 Side 8 af 8