Netværkshåndbog for. Peter Bangs Vej Frederiksberg

Transkript

1 Netværkshåndbog for JA Peter Bangs Vej Frederiksberg Alle netværk under JA kan holde møder og gennemføre arrangementer. Når netværk under JA afholder arrangementer, kan de selvfølgelig gøre det uden at inddrage personer fra sekretariatet, men i praksis sker det typisk i samarbejde med sekretariatet. Det enkelte netværk har altid en rolle og et ansvar, men det kan aftales, at sekretariatet bidrager med hjælp og rådgivning i de situationer, hvor det giver mening. Da der i langt de fleste tilfælde skal være en annoncering af aktiviteten på hjemmeside, i nyhedsbrev, i medlemsbladet Jord & Viden samt på Facebook, skal planlægningen af et arrangement ske så rettidigt, at det er muligt at omtale eller ligefrem fortælle medlemmerne om arrangementet. Alle netværk skal derfor have udpeget en eller flere kontaktpersoner, f.eks. en formand, en bestyrelse, en styregruppe eller tilsvarende, som samarbejder med sekretariatet i hvert enkelt tilfælde. Når et konkret arrangement skal gennemføres, er det oftest mest naturligt, at det udelukkende er den ansvarlige for det enkelte arrangement, der har kontakten til sekretariatet. Det er vigtigt, at en sådan kontaktperson fremgår af JAs hjemmeside, men ikke et krav for alle netværk. Arrangementer kan være åbne for alle medlemmer af JA (med eller uden ledsager), f.eks. virksomhedsbesøg, gå-hjem-møder, debatter, foredrag, ekskursioner, faglige møder, store eller små arrangementer i sekretariatet og meget andet. Det kan også være helt lukkede møder for en mindre gruppe i JA, f.eks. bestyrelsesmøder, planlægningsmøder mv. for netværkets ledelse, bestyrelse eller styregruppe. På de lukkede møder kan der være mulighed for at aftale, at man deltager, hvis det giver mening, og de øvrige deltagere finder det relevant. Sekretariatet kan bistå i alle disse sammenhænge, men der er naturligvis grænser for, hvad der kan hjælpes med, og derfor er det vigtigt, at der i god tid er en klar aftale om, hvad der forventes. Tre typer netværk i JA Faglige netværk afholder som udgangspunkt styregruppemøder én gang om året med netværkskontakten i sekretariatet, og det er også denne, der indkalder. Styregruppen kan selvstændigt afholde alle de møder, de ønsker, og selvfølgelig afholde dem i JAs lokaler, eller hvor de finder det mest hensigtsmæssigt. Her kan det aftales, at sekretariatet booker lokale og bestiller forplejning. Hvor meget sekretariatet og netværkskontakten kan deltage i ekstra Side 1 af 8

2 møder afhænger af øvrige opgaver i sekretariatet. JA har besluttet, at der er en økonomisk ramme for forplejningen ved sådanne møder, men deltagerne (registrerede medlemmer af netværkets styregruppe eller bestyrelse) får naturligvis transportomkostninger dækket efter JAs regler. Foreningsnetværk afholder bl.a. bestyrelsesmøder og generalforsamlinger. Her skal de enkelte netværk selv sørge for alt det formelle (valgprocedurer mv.), med mindre der er en aftale om, at et foreningsnetværk køber sig eller har ret til hjælp. Sekretariatet kan sørge for at bestille lokale og evt. bestille forplejning efter aftale. Også for disse netværk er der en ramme for forplejningen, mens transportomkostninger (for bestyrelse/styregruppe) dækkes. Lokale netværk afholder bl.a. tværfaglige arrangementer og besøg på lokale virksomheder med jordbrugsakademiske arbejdspladser og arbejdsområder. Lokale netværk er også udgangspunktet for hjælp til selvhjælp for medlemmer i lokalområdet både i forhold til erfaringsudveksling, karriereplanlægning, opgaveløsning og sociale netværk som supplement til arbejdspladsen eller en eventuel ledighed. Foreningsnetværk: DA Dansk Agronomforening DH Dansk Hortonomforening DFF Danske Forstkandidaters Forening LAF Landskabsarkitekternes Forening Faglige netværk: Bioteknetværket Netværk for Haveentusiaster Medicinalnetværket (sat på pause) Ph.d.-foreningen Netværk for Projektledere (et JA/DDD netværk) Netværk for ledige (et JA/DDD netværk) Økologisk Forum Økonominetværket Miljøvidenskabeligt netværk (sat på pause) Netværk for husdyrbrug (på vej) Netværk for planteavl (på vej) Lokale netværk: JA i Østjylland JA i Sønderjylland JA i Nordjylland Indtil efteråret 2016 skal der opbygges flere netværk I JA er der flere typer arrangementer og arrangører: JA Fællesarrangementer JA Udvalgsarrangementer (kompetence-, profilerings- og forhandlingsarrangementer) Side 2 af 8

3 De studerendes arrangementer Netværksarrangementer (faglige eller demokratiske (i foreningsnetværk)) Alle arrangementer skal annonceres til den kreds, de er relevante for. Udgangspunktet er, at de er åbne for alle JA-medlemmer på tværs af foreningen. Annoncering sker på hjemmeside, i nyhedsbrev, i Jord og Viden og på Facebook. Der er en aftale om at invitere medlemmer af DSL, DDD og DM i de sammenhænge, hvor det er relevant. Flere typer arrangementer: Generalforsamlinger, repræsentantskabsmøder mv. skal annonceres på en bestemt måde og med bestemte frister. Andre typer arrangementer kan annonceres efter behov, f.eks. gennem direkte mails til målgruppen. Sekretariatet aftaler med arrangørerne, om det er nødvendigt at kontakte via mails. Arrangementskalender i JA Alle arrangementer og aktiviteter i JA eller i et af de mange netværk skal så vidt muligt skrives ind i JAs arrangementskalender, som udkommer i starten af året og udarbejdes i løbet af efteråret. Tilmelding til arrangementerne sker på hjemmesiden I sekretariatet er der flere ansvarlige for arrangementer: Udvalg: Den relevante udvalgssekretær evt. flere + evt. bestyrelsens sekretær De studerende: JS formand samt eventuelt udvalgssekretærerne for kompetence og profileringsudvalget Netværksarrangementer: Sekretariatets kontaktperson til netværk samt netværkets udpegede ansvarlige for det pågældende arrangement Netværksarrangementer: Hvert enkelt netværk har sin egen historie, men der er visse arbejdsgange, som går igen. Et typisk forløb kunne være: 1) Netværket formidler en ide til sekretariatet og fortæller, hvilken arbejdsfordeling man forventer under forberedelsen. Netværk Sekretariat Tid Foreslår Aftaler med netværk Sted Foreslår Aftaler med netværk Lokale Foreslår Booker Indlægsholder Foreslår/kontakter Kontakter/ booker Budget Laver udkast Følger op Planlægning Ramme Endeligt Annoncering Laver udkast Renskriver/udsender Tilmelding Organiserer Betaling Beløb (beslutter) Organiserer evt. betaling Gennemførelse Velkomst mv. Det praktiske Side 3 af 8

4 2) Hvis arrangementer ikke er tænkt til ende og organiseret på plads af netværket, så kan sekretariatet evt. arbejde videre med ideen og de foreslåede tidspunkter, steder, lokaliteter, oplægsholdere samt budget og forslag til deltagerbetaling. 3) Arrangementet annonceres, og medlemmer tilmelder sig: Typisk er der tale om åbne arrangementer, hvor det er besluttet, om ledsagere kan deltage, eller om det er lukkede arrangementer (for medlemmer alene). Når arrangementet nærmer sig, og der er få tilmeldinger, kan det besluttes at åbne. Ellers er det lukkede arrangementer (efter aftale med netværket). Netværket bør holde sig a jour med antallet af tilmeldte (bemærk, at det kun er medlemmer, der fremgår af opgørelsen ikke ledsagere). Det gøres via arrangementskalenderen på JAs hjemmeside eller via kontakt til netværkskontakten ( 4) Netværk og sekretariat aftaler arbejdsfordeling ved gennemførelsen af arrangementet. Netværket sørger for, at der er en, der byder velkommen og siger tak bagefter. Sekretariatet sørger typisk for det praktiske (aftalt på forhånd). Sekretariatet deltager sjældent, men det kan aftales, hvis det er praktisk muligt og netværket kan betale. 5) De enkelte netværk får ydelsen fra sekretariatet inden for rammerne af aftalen om bistand til arrangementer. Alle netværk kan købe sig til mere. 6) Arrangementet gennemføres som aftalt. Samarbejdet mellem netværket og sekretariatet foregår via JAs netværkskontakt i fællessekretariatet JAs netværkskontakter: Cathrine Norup og Sidse Kærsgaard Sørensen Cathrine Norup kan kontaktes dagligt pr. mail [email protected] eller pr. telefon Netværkskontakten kan bistå med planlægning og gennemførelse af større eller mindre dele af et arrangement samt i særlige tilfælde hele arrangementet hvis der er mulighed for at tilpasse dette til netværkskontaktens øvrige arbejdsopgaver. Har netværket brug for, at netværkskontakten i særlige tilfælde står for hele eller størstedelen af planlægningen, skal det være aftalt i god tid. Så skal kontakten i sekretariatet have en klar beskrivelse fra netværket og/eller styregruppen med præcise ønsker til arrangementet såsom: Emne (overskrift/titel) Hvor det skal afholdes Ide til oplægsholder (evt. konkret navn eller kvalifikationer på personen eller emne for oplæg) Forslag til deltagerpris (gratis eller brugerbetaling) Denne beskrivelse skal være netværkskontakten i hænde ca. tre måneder før netværket ønsker arrangementet afholdt. Herefter vil netværkskontakten undersøge mulighederne for at gennemføre arrangementet som ønsket. Er der tvivlsspørgsmål, vil styregruppen blive kontaktet pr. mail vedr. afklaring. Side 4 af 8

5 Ellers vil netværkskontakten booke/arrangere og maile et endeligt udkast til styregruppen over arrangementet. Ved afholdelse af et arrangement er det påkrævet, at mindst én fra styregruppen/bestyrelsen deltager, eller at en person repræsenterer styregruppen/bestyrelsen. Netværket skal selv sørge for, at der er et bindeled, og at der sker en præsentation af foredragsholder/ afholdelsessted i forhold til de deltagende gæster. Det er nødvendigt, at der altid er en person som har ansvaret for at byde velkommen og takke af efter endt program dette er ikke en opgave netværkskontakten umiddelbart udbyder. Checkliste: Liste over opgaver inden, under og efter et arrangement Opgaver inden arrangementet Ide Programbeskrivelse Lokale Forplejning (forslag) Budget evt. tilskud til eller godkendelse af arrangementet Aftaler/booking Oplægsholder Pris Annoncering Tilmelding Betaling Opgaver under arrangementet Deltagerlister og navneskilte (evt.) Registrering af deltagere evt. betaling Forplejning (evt.) Opgaver efter arrangementet Regnskab Evaluering Oprydning En historie om arrangementet Idé Udgangspunktet for ethvert arrangement er en idé, som typisk formuleres af styregruppen. En idé skal som minimum indeholde: Overskrift på arrangementet (kan ændres) Indlægsholder (navn/kompetencer eller andre beskrivelser af, hvad man ønsker) Sted (Hvor skal det afholdes hvor i Danmark? hvilke typer steder er relevante?) Ramme for arrangementet (forplejning, pris, deltagerkreds/målgruppe) Side 5 af 8

6 Aftaler/booking Hvis netværket indgår aftaler på egen hånd, er det vigtigt at kunne videregive disse aftaler til sekretariatet, som skal følge op på aftalerne. Husk: Indgå aftaler i god tid Skriv aftaler ned Bekræft de aftaler, du indgår på netværkets vegne Hold netværkskontakten orienteret Oplægsholder Indgå aftale i god tid og husk at sende oplægsholderen en programbeskrivelse og nøjagtig besked om tid og sted. Det er desuden en god idé at vedlægge nogle ord om, hvad der er aftalt med vedkommende om oplæggets indhold og vilkårene for deltagelsen (vingave, honorar, transportgodtgørelse mv.). Pris Det enkelte netværk fastsætter selv - ud fra det lagte budget - en evt. pris for deltagelse i arrangementet. Det er muligt at fastsætte én pris for netværkets egne medlemmer og en anden for andre. Annoncering Annoncering i JAs nyhedsbrev (undtagen i juli måned). Teksten forfattes i samarbejde med netværkskontakten eller af en fra styregruppen, hvis en sådan er involveret i arrangementet. En annonce/omtale i Jord og Viden deadlines fremgår af JAs hjemmeside ( Her har netværkskontakten nogle gange råderum over Jord & Videns bagside, så annoncen bliver ekstra set. Det er vigtigt for annoncering i Jord & Viden at have et eller flere gode billeder med, som fanger læserens øje og får opmærksomheden ført hen på det pågældende arrangement. JAs hjemmeside benyttes også som sted for annoncering af arrangementer i f.eks. kampagnefeltet på forsiden. Tæt på afholdelsestid kan der mailes direct mails til en relevant målgruppe. I forbindelse med at netværkskontakten opretter adgang til, at man kan tilmelde sig arrangementet via hjemmesiden, vil arrangementet også blive annonceret i Arrangementskalenderen. Betaling Hvis der skal opkræves deltagerbetaling, aftales dette med netværkskontakten, hvordan det skal forløbe. Det bliver nemt lidt uoverskueligt at være vært for et arrangement og samtidig at skulle samle penge ind og registrere, hvem der har betalt. Hvis I har et større arrangement med høj deltagerbetaling, kan det være en fordel at lade sekretariatet stå for administrationen, herunder fakturering af deltagerne. Ved arrangementer, hvor det ikke har været muligt at betale på forhånd, f.eks. ved en middag på en restaurant, kan personen fra styregruppen, der afholder arrangementet, selv stå for betalingen og efterfølgende udfylde et udgiftsbilag Side 6 af 8

7 ( og indsende det sammen med originalbilag (bon) til netværkskontakten. I visse tilfælde udbetales et a conto beløb. I langt de fleste tilfælde kan det arrangeres med stedet, at de sender en faktura direkte til netværkskontakten, som vil sørge for betaling. Budget Samtidig med at Netværket og de ansvarlige for det pågældende arrangement udarbejder en programbeskrivelse, udarbejdes også et budget for arrangementet. Husk at indregne alle forventede udgifter og at tjekke med netværkets økonomi, om der er penge nok. De enkelte netværk kan altid bede om en aktuel status for netværkets konto hos JA ved henvendelse til netværkskontakten i sekretariatet. Forplejning Afhængig af tid, sted og varighed skal arrangørerne beslutte, om der skal være forplejning under arrangementet. Det kan typisk være: Eftermiddagsmøder: Kaffe, te, vand, frugt eller kage Gå-hjem-møder: Vand, øl og sandwich Aftenmøder: Vand og øl eller kaffe og te Heldagsmøder: Formiddagskaffe og te, frokost med vand eller øl, eftermiddagskaffe og te med kage eller frugt Uanset om arrangementet afholdes i sekretariatets mødelokaler eller i byen, er netværkskontakten altid villig til at bistå med bestilling eller gode ideer til, hvor man kan bestille etc. Erfaringen er, at mange synes, det er en rigtig god måde at få netværket lidt, mens man spiser en sandwich etc. Lokale Hvor mange forventer I at blive? Hvor skal det holdes? Skal I sidde på en bestemt måde? Har I brug for grupperum? Hvilket AV-udstyr er nødvendigt? Mødelokale i sekretariatet kan lånes gratis: Op til 150 personer. Mulighed for lån af bærbar pc, AV-projektor mv. Gode trafikforbindelser. Lokale på KU SCIENCE kan lånes gratis, det bookes via netværkskontakten, der har kontakten. Programbeskrivelse En programbeskrivelse skal bl.a. bruges til at læse om arrangementet, når man tilmelder sig via hjemmesiden (netværkskontakten uploader den), men for jeres egen, og for eventuelle oplægsholderes skyld, er det en god idé, at I skriver et egentligt program for arrangementet med formål, indhold, deltagerkreds, praktiske oplysninger mv. Tilmelding En tilmeldingsfrist skal være i så god tid før arrangementet, at I kan undgå eventuelle økonomiske forpligtelser i forhold til lokaler, udstyr, forplejning, oplægsholder mv. i forbindelse med en aflysning. Tilmeldinger sker via JAs arrangementskalender ( Side 7 af 8

8 Opfølgende historie Husk at overveje, hvem der kan skrive om arrangementet til Jord og viden og hjemmesiden. Tag meget gerne billeder før, under og efter arrangementet med mobil eller kamera. Det er altid godt at have lidt billeder til det efterfølgende skriv i Jord & Viden. Det er en god idé under eller efter et arrangement at få et par billeder på JAs facebookside med en enkelt tekst om besøget. Dette hjælper netværkskontakten også gerne med. God fornøjelse /FBP/CN Side 8 af 8