Bruger Manual. Version: Add-On Products Skovgade 2 DK-7100 Vejle Europe Denmark Phone: Fax:

Transkript

1 Bruger Manual Version: 3.03 Add-On Products Skovgade 2 DK-7100 Vejle Europe Denmark Phone: Fax: Mail: info@add-on.com Internet: Ingen dele af denne publikation må gengives i nogen form, helt eller delvist, i oversat eller tilpasset form, uden tilladelse fra Add-On Products.

2 Afsnit 1 Introduktion 2 Introduktion Resource Central hjælper med at effektivisere reservering af mødelokaler og de tilhørende bestillinger af catering og andre services til interne møder og events. Resource Central er et add-on til jeres eksisterende Microsoft Outlook og Exchange installation, som giver en ekstra funktionalitet. Der gives 2 knapper til brugerne: ResourceFinder knappen giver et godt overblik over lokaler/ressourcer med bestillingsmuligheder for catering, AV-udstyr og andre services. Knappen Mine Møder giver et overblik over dine mødeindkaldelser med mulighed for at oprette, ændre eller slette bestillinger af services til møder. I manualen har vi taget udgangspunkt i reservering af et mødelokale, men fremgangsmåden er den samme, hvis du f.eks. vil bestille en bil eller andre ressourcer. God fornøjelse, Resource Central Teamet Indholdsfortegnelse Introduktion... 2 Indholdsfortegnelse... 2 Afsnit 1. Opret et møde i Outlook... 3 Afsnit 2. Brug ResourceFinder til at finde et egnet mødelokale... 4 Afsnit 3. Ordreformular bestil ekstra services til dit møde... 5 Afsnit 4. Send din mødeindkaldelse... 6 Afsnit 5. Ordrebekræftelse... 7 Afsnit 6. Mine Møder... 8

3 Afsnit 1 Opret et møde i Outlook 3 Afsnit 1. Opret et møde i Outlook Brug Microsoft Outlook kalenderen til at booke mødelokaler og til at bestille ekstra services, f.eks. AVudstyr, drikkevarer og mad, til dine møder. Bookning af mødelokale: Resource Central er integreret med din Outlook, så der reelt kun er et par ekstra knapper at arbejde med. Opret et møde i din Outlook kalender og udfyld de informationer du plejer, som f.eks.: Emne Start- og sluttidspunkt Mødedeltagere Dagsorden Klik på ResourceFinder (RF) knappen, for at få overblik over jeres mødelokaler/ressourcer. Via ResourceFinder kan du samtidig bestille de services som der tilbydes i Jeres virksomhed, og som du har brug for i forbindelse med dit møde, f.eks.: Mad Bordopstillinger Parkeringskort WiFi koder Navneskilte til eksterne gæster Angive betalingsoplysninger (betaling af mad mm.) og meget mere, afhængigt af, hvilke services, der er tilknyttet mødelokalet

4 Afsnit 2 Brug ResourceFinder til at finde et egnet mødelokale 4 Afsnit 2. Brug ResourceFinder til at finde et egnet mødelokale ResourceFinder gør det nemt at finde de mødelokaler/ressourcer, der opfylder dine behov. 1. Brug ResourceFinder s lokationstræ til at finde et mødelokale på netop den lokation du ønsker. Når du vælger en lokation, vises de tilgængelige mødelokaler i oversigten til højre. 2. Her kan du se om mødelokalet er ledigt. Her vil det også fremgå, om mødelokalet evt. kun kan bookes i et bestemt tidsrum. I bunden af skærmen kan du se, hvad de forskellige farver betyder. 3. Du kan se informationer om mødelokalet/ressourcen ved at klikke på ressource navnet. For at vælge et mødelokale, sætter du flueben i boksen ud for mødelokalets navn. Du kan både vælge et mødelokale og nogle ressourcer på samme reservation. 4. Du skal nu beslutte om du ønsker at bestille mad og/eller andre services nu, eller om du vil vente indtil du ved hvor mange der deltager i mødet: a. Hvis du ønsker at bestille services med det samme klikker du på Ordreformular. b. Hvis du ønsker at afslutte bookningen af mødelokalet uden at bestille services, klikker du på Gem og luk. Læs videre i afsnit 4.

5 Afsnit 3 Ordreformular bestil ekstra services til dit møde 5 Afsnit 3. Ordreformular bestil ekstra services til dit møde Ordreformularen viser forskellige informationer om bl.a. de services og ydelser som er tilknyttet det enkelte mødelokale. Formularen kan tilpasses individuelt til virksomhedernes behov; derfor er nedenstående skærmbillede blot et eksempel på, hvordan det kunne se ud. I eksemplet er det muligt at bestille et antal bestillinger (f.eks. 2 bestillinger, hvor der ønskes 8 gange kaffe/te kl. 09:30 og 12 gange frokost med vand kl. 11:30). Priser kan fremgå på formularen. Det er muligt at forhåndsregistrere eksterne gæster. Gæsternes oplysninger kan derefter bruges i det indbyggede receptionistmodul i Resource Central, f.eks. til at udskrive navneskilte, eller registrere deres ankomst.. Resource Central er så fleksibelt at alle jeres ønskede services kan opstilles på formularen og bestilles. Det er f.eks. muligt at bestille forskelligt IT- og AV-udstyr som vil blive stillet op i mødelokalet. Det er muligt at angive kommentar til service personalet (f.eks. til kantinen, at der gerne må komme flag på bordet, da der er en der har fødselsdag etc. eller til IT-afdelingen, at der skal bruges et ekstra langt HDMI kabel). Det er også muligt at give informationer til elektroniske dørskilte, hvis det er tilkøbt/anvendes med Resource Central. Når du har udfyldt de ønskede felter i formularen, klikker du på Send Ordre. Ordrer afsendes nu til de forskellige service leverandører.

6 Afsnit 4 Send din mødeindkaldelse 6 Afsnit 4. Send din mødeindkaldelse Når du klikker Gem og luk i ResourceFinder, kommer du tilbage til din Outlook mødeindkaldelse. Klik Send for at sende mødeindkaldelsen til deltagerne. Det er også denne handling der foretager den endelige reservering af dit mødelokale. Deltagerne ser ikke hvad der er bestilt af services til mødet. Afhængig af hvordan jeres Resource Central er sat op, vil du herefter modtage én eller to s, som bekræftelse på din reservering af mødelokale/ressource og din bestillinger af ekstra services. Hvis du ikke har bestilt noget, giver mailen dig mulighed for at gøre dette efterfølgende via et link. Der vil kun komme en fra Resource Central, såfremt det er muligt at bestille services til mødelokalet/ressourcen.

7 Afsnit 5 Ordrebekræftelse 7 Afsnit 5. Ordrebekræftelse Hvis du endnu ikke har bestilt ekstra services eller ønsker at ændre i en bestående bestilling, kan du gøre det via den bekræftelses , du har modtaget fra Resource Central. For at gøre det, skal du bruge det link, som er angivet i en. Ved at klikke på linket, åbner du Ordreformularen læs mere om den i afsnit 3. Hvis du allerede har bestilt services til dit møde, kan du også via linket ændre på de bestilte services. Hvis du efterfølgende flytter dit møde til et andet tidspunkt (f.eks. fra 09:30 til 14:00) følger de allerede bestilte varer fra din ordre med, men du skal selv angive nyt serveringstidspunkt (det er jo ikke sikkert at de bestilte rundstykker til kl. 09:30 skal serveres hvis mødet flyttes til kl. 14:00). Aflyser du mødet, slettes ordren og der bliver automatisk givet besked til de service leverandører der skulle håndtere de bestilte services. Er der sat en deadline for bestilling af f.eks. mad i systemet (f.eks. i går kl. 14:00), kan det være at det ikke er muligt at afbestille disse services.

8 Afsnit 6 Mine Møder 8 Afsnit 6. Mine Møder I Outlook er der i din værktøjslinje et ikon der hedder Mine Møder. Denne funktion er, ligesom ResourceFinder, en del af Resource Central. I Mine Møder kan du få overblik over de møder du har arrangeret. Når du klikker på Mine Møder får du dette skærmbillede: Til venstre er der kalendervisning. De datoer hvor du har arrangeret møder er markeret med fed skrift. I den anden side ser du de møder som du har arrangeret for den dag du har valgt i kalendervisningen. Du kan bl.a. se tidspunkt for møderne, i hvilket lokale, emnefeltet fra din Outlook reservation og lokation. Du kan også se om du allerede har bestilt services til dit møde (det grønne tjek-tegn) og om det er et gentagende møde. Hvis du klikker på det enkelte møde, kommer du til Ordreformularen, hvor du har mulighed for at ændre i din bestilling. Du kan også slette en bestilling af services ved at markere checkboksen og vælge Slet ordrer i menulinjen. BEMÆRK: Det er kun ordren på serviceydelser der bliver slettet selve mødet vil stadig være i din kalender. Ønsker du at aflyse dit møde gøres dette fra Outlook s kalender.