DET ORDINÆRE REPRÆSENTANTSKABSMØDE TIRSDAG DEN 5. MAJ 2015 KL. 20 I EFOREN REP Gør en forskel! Dagsorden 1 Valg af mødedirigent og to stemmetællere 2 Godkendelse af referat for forårsgeneralforsamlingen den 7. april 2015 3 Stillinger på valg Se bilag - HUSK AT SENDE ANSØGNINGER RUNDT PÅ KØKKENERNE ELLER PÅ FACEBOOK! 4 Meddelelser til/fra formandskabet - Ulovlig fremleje - Leje af Eforen i eksamensperioden, maj-juni - Aflevering af nøgler til klubber -> få depositum tilbage - Tilstandsrapport for kollegiet - adgang til værelser d. 8. og 9. maj kl 9-15 - Grønprofil - præsentation ved Benjamin 5 Meddelelser fra bogholderiet - Gennemgang af Barens halvårsregnskab - Godkendelse af regnskab for julebanko 2014, se bilag - Godkendelse af regnskab for vinterfest 2015, se bilag - Ølkælderens økonomi 6 Forslag til afstemning - Ændring af Regulativ for Ølkælderen, se bilag - Ansøgning om midler til køkkenhave fra KAB beboerkonto, se bilag 7 Meddelelser til/fra bestyrelsen - Bestyrelsesmøde d. 29. april Saldo på bevilliger: Bevilliger fra REP: 8431 kr KAB beboerkonto: 15000 kr 8 Meddelelser til/fra inspektøren - Tøj i tørrekælderen 9 Meddelelser til/fra øvrige udvalg 10 Eventuelt Næste repræsentantskabsmøde er tirsdag d. 2. juni 2015
Stillinger på valg til ValgREP a. 1 næstformand b. 2 suppleanter til Formandskabet c. 2 Bardirektører i. Som bardirektør har man ansvaret for Barens virke, udvikling og økonomi samt at holde bartenderteamet samlet om at udføre de opgaver der nu engang forestås af Baren. Bardirektørerne har desuden ansvaret for at Barens regulativ overholdes. Lønnet med ½ husleje. d. 14 bartendere i. Barens tendere fører den stolte virksomhed det er, at holde Ottos Trøst kørende. Du behøver ikke være kendt udi bartender fagets yderste afkroge for at søge, det forventes blot at du er ansvarlig, engageret i Barens arbejde og klar på at gøre hver uge til en fest! Stillingen er lønnet per vagt. e. 2 medlemmer af indstillingsudvalget i. Udvalget behandler ansøgninger og indstiller nye beboere til at flytte ind. Endvidere fører de studiekontrol med kollegianerne. Lønnet med ¼ husleje. f. 2 medlemmer af Fondsøgningsudvalget i. Ansøger fonde om bevillinger til projekter og nye tiltag på kollegiet. Lønnet med ¼ husleje. g. 2 medlemmer af Brandudvalget i. Brandudvalget holder opsyn med at brandmyndighedernes regler overholdes på kollegiet ved de månedlige rundture på gange og trapper. Stillingen er lønnet med 200 kr. om måneden. h. 1 folkevalgt i. Folkevalgte har stemmeret til REP og bliver inviteret til de ulønnedes påskefrokost. i. 1 Ølmand i. Har ansvaret for Ølkælderen og forsyningen af øl og vand til køkkenerne. Lønnet med ¼ husleje. j. 5 medlemmer af Introudvalget i. Byder nye beboere velkommen ved at arrangerer de 2 årlige introfester. Frivillig stilling som giver invitation til De Ulønnedes Påskefrokost. k. 5 Hovednøgleindehavere i. Hovednøgleindehavere sikrer, at beboere kan få adgang til deres værelser i det tilfælde, at de har låst sig ude eller deres nøgler er bortkommet. Lønnet ved gebyr per gang man låser op for kollegianere.
l. 5 medlemmer af $8-udvalget i. Medlemmerne af $8 er kollegiets konfliktløsere, som sørger for at Husorden for Otto Mønsteds Kollegium overholdes af kollegianerne. Frivillig stilling som giver invitation til De Ulønnedes Påskefrokost. m. 1 formand til musikklubben/øvekælderen i. Som en af første formand for musikklubben vil du præge indholdet af dine opgaver meget. Ellers varetager du indkøb, lidt oprydning og vedligeholdelse af udstyr. Du behøver ikke særlige kvalifikationer til at udføre jobbet, men blot interessen. n. 8 medlemmer af bodegaslænget i. Bodegaen er stedet hvor flaskeøl og John Mogensen sange mødes i skøn symfoni. Rammerne er frie, så længe øllene er kolde. o. 4 medlemmer af festivaludvalget i. Festivalen er kollegiets årlige store musikarrangement. God musik, klubaktiviteter og masser af gæster kendetegner dette kreative startskud på foråret. Hårdt men sjovt arbejde! p. 2 medlemmer af læsesalsudvalget i. Læsesalsudvalget står for at læsesalen er pæn og ryddelig. Stillingen er lønnet med 200 kr. om måneden. q. 2 formænd for DISC r. 1 formand for værkstedskælderen s. 2 formænd for sportsklubben t. 1 formand for musikklubben u. 2 formænd for OMK Nonstars v. 2 formænd for Ottos Piger w. 1 formand for Badmintonklubben x. 1 Ramang
Julebingo 2014-6. etage Indtægter fra banko-plader, øl, gløg og æbleskiver Kontant kr. 4.239,00 Mobile pay kr. 2.480,00 Dankort kr. 125,00 I alt kr. 6.844,00 Udgifter Pynt kr. 374,35 Mad m.m. kr. 1.023,80 Retur fra Rema 1000 kr. -170,00 I alt kr. 1.228,15 Overskud kr. 5.615,85 Til gangen kr. 1.871,95 Til baren kr. 1.871,95 Til Kollegianersamfundet kr. 1.871,95
Vinterfest 2015-8. etage Indtægter: Antal Beskrivelse Kroner Budgetteret Realiseret Bilag Entre: 230 Personer til en pris af 35 8050 6.531,50 OK Varesalg bar: 230 Gæster som hver køber for 75 17250 23.072,00 OK Varekøb bar: 10000 11.294,75 OK Dækningsbidrag bar: Varesalg bar - varekøb bar 7250 11.777,25 OK Samlede indtægter: Entre + DB 15300 18.308,75 OK Omkostninger: Budgetteret Realiseret DJ: 1000 1000 OK Armbånd 350 321,88 OK Reklame/print 500 178,5 OK Oppyntning 1500 756 OK Mad til oprydning 500 515,29 OK Gang leg / sjov / 1000 596,15 OK Elevatorbar og crepe (smagsprøver på dagens drink) 1000 767,16 OK Bartenderlån 700 Baren Udgifter: 5850 4834,98 OK Ekstraordinære omkostninger: 1000 0 Samlede omkostninger: 6850,00 4834,98 OK Resultat: 8450,00 13.473,77 OK Fordeling af overskud: Arrangørerne: Kollegianersamfundet: Baren: 4.491,26 4.491,26 4.491,26
Ølmandens regulativ Regulativ af 24. Marts 1987 Vedtaget i sin nuværende udformning på det ordinære repræsentantskabsmøde den 3. december 2013 1. Formål... 2 2. Organisering... 2 2.1 Valg... 2 2.2 Opsigelse... 2 2.3 Ansvar... 2 2.4 Løn... 2 3. Udgiftsdisponering... 2 4. Kundepotentiale... 2 5. Åbningstider... 3 7. Vikar... 3 8. Produkter... 3 9. Bogføring... 4 10. Ølmandens løbende arbejdsopgaver i oversigtsform... 5 1
1. Formål På foreningsbasis at opretholde et distributionssted for øl, vand samt lignende produkter forestået af en person, kaldet ølmand, udpeget af Repræsentantskabet. 2. Organisering Ølmandsstillingen bestrides af en person. 2.1 Valg Ølmanden vælges en gang årligt på valg-repræsentantskabsmødet om foråret. Alle kollegianere er valgbare. Opsiges stillingen i løbet af året opslås den ledig til førstkommende repræsentantskabsmøde. 2.2 Opsigelse Ølmanden kan ikke opsige sin stilling med et varsel, der er kortere end en måned. Fratrædelse sker med virkning fra den første i en måned. Fratrædelse kan ikke ske med virkning pr. 1. august eller 1. september. Ved fravær fra kollegiet i mere end to sammenhængende måneder i perioden september maj, begge måneder inklusive, skal stillingen opsiges. Efter sin opsigelse, så er ølmanden ansvarlig for oplæring af ny ølmand. 2.3 Ansvar Ølmanden er ansvarlig overfor Repræsentantskabet. I tilfælde af udtrykt mistillid til Ølmanden er denne forpligtet til at være en midlertidig/nyvalgt Ølmand behjælpelig ved indføring i daglige arbejdsopgaver, jf. punkt 8 og 9. 2.4 Løn Ølmanden oppebærer en månedlig godtgørelse på en fjerdedel husleje. Godtgørelsen forfalder forud hver måned i forbindelse med huslejebetaling. Ølmanden forventes at arbejde tre timer ugentligt. 3. Udgiftsdisponering Ølmanden har alene udgiftsdisponeringskompetence for så vidt angår indkøb af lagervarer til ølkælderen. 4. Kundepotentiale Udlevering fra kollegiets ølkælder er alene muligt for kollegiets respektive køkkener, kollegiets bar og Repræsentantskabet samt Inspektøren. 2
5. Åbningstider Ølkælderen er i perioden 1/1 til 30/6 samt i perioden 1/9 til 24/12 åben 1 gang ugentligt, af en times varighed. I perioden 1/7 til 31/8 skal det varsles i god tid hvornår ølmanden er på ferie. Ølkælderen er åben ugentligt medmindre andet er opslået i ølkælderens gruppe på internettet. Åbningstiderne må ikke ligge tidligere end kl. 17.00. 6. Økonomisk ansvar Ølmanden er til enhver tid ansvarlig for lagerbeholdningens tilstedeværelse. Ølmanden hæfter for ethvert svind og enhver forsømmelse af de i dette regulativ fastlagte regler, som kan henføres til en af ham udpeget vikar. Repræsentantskabet kan, hvis det skønnes, at ølmanden er uden skyld i eventuelt svind, overtage et eventuelt ansvar. Et eventuelt negativt svind tilkommer Kollegianersamfundet. Ved overdragelse af ølkælderen i forbindelse med skift af Ølmand eller i forbindelse med anvendelse af en af Repræsentantskabet valgt vikar jf. punkt 7, underskriver såvel den afgående som den kommende Ølmand (Vikaren) og Formandskabet et overdragelsespapir. Overdragelsespapiret angiver på produktniveau ølkælderens lagerbeholdning på overdragelsestidspunktet. 7. Vikar Som hovedregel gælder, at det påhviler Ølmanden at skaffe og instruere en vikar, der udfører ølmandens arbejdsfunktioner i dennes eventuelle midlertidige fravær. Vikarens navn, værelsesnummer og forventede funktionsperiode meddeles Formandskabet skriftligt. Som undtagelse gælder, at Ølmanden indenfor kalenderåret er berettiget til at holde fri i 4 sammenhængende uger uden løn, uden forpligtelse til at anvise vikar og dermed uden forpligtelse for vikarens overholdelse af dette regulativ. Ønskes en sådan friperiode, skal der gives besked herom til repræsentantskabets Formand senest således, at stillingen som ølmandsvikar kan besættes på næstsidste repræsentantskabsmøde før friperiodens begyndelse. Ølmanden instruerer vikaren. Vikaren er underlagt de i dette regulativ fastlagte regler. 8. Produkter Ølkælderens sortiment kan til enhver tid ændres af Repræsentantskabet. Ølmanden kan i samråd med Formandskabet udvide ølkælderens sortiment. Sortimentsforøgelser, der indebærer optagelse af nye leverandører, skal forhåndsgodkendes af Repræsentantskabet. 3
På første repræsentantskabsmøde i oktober fremlægger Ølmanden en oversigt over det forløbne regnskabsår fysiske varesalg opgjort på produktniveau. Oversigten ledsages af en indstilling, hvis der bør foretages sortiments- og/eller leverandøromlægninger. 8.2 Økonomi Formandskabet prisfastsætter ølkælderens produkter ud fra Repræsentantskabets avancepolitik besluttet i samarbejde med de parlamentariske revisorer. Eventuelt overskud ved drift af ølkælder tilfalder Kollegianersamfundet. 8.3 Kredit Der må under ingen omstændigheder udleveres produkter fra ølkælderen på kredit. Baren har dog en uges kredit. Der må gives op til en uges kredit til køkkenerne samt Baren og Kollegianersamfundet. Hvis tidligere regninger ikke er betalt, vil det ikke være muligt at købe nye varer i ølkælderen. Der opfordres til at betale regninger hurtigst muligt. 9. Bogføring Det er ølmandens ansvar at lave regnskabet. Dette regnskab skal indeholde en balance samt oversigt over de enkelte etagers køb og gæld, således at der til ethvert tidspunkt kan se ølkælderens økonomiske status. I regnskabet skal der også være en status over pant samt varer i ølkælderen. Dette regnskab skal tilsendes Formandskabet og bogholderen en gang i kvartalet (1/3, 1/6, 1/9 samt 1/12). Det er ølmandens ansvar at lave løbende regnskab. Regnskabet skal indeholde en oversigt over lageret inklusiv en status på pant samt en oversigt over de enkelte etagers indkøb og gæld. Regnskabet skal være tilgængeligt for Formandskabet og bogholderen. Hvert halvår skal regnskabet præsenteres for Repræsentantskabet i forbindelse med de to halvårlige generalforsamlinger. Ølmanden præsenterer regnskabet i samarbejde med bogholderen og Formandskabet. For hvert enkelt produkt føres en lagerliste, der på ethvert tidspunkt skal angive det regnskabsmæssige lager af det pågældende produkt. Således er enhver lagerændring tidsmæssigt registreret. Konstateres der afvigelser mellem det faktiske og det regnskabsmæssige lager, skal Ølmanden kontakte Formandskabet. Dette skal ske inden næste udlevering/lagertilgang. Der føres en lagerliste med overblik over samtlige produkter, og denne skal til enhver tid være opdateret. Hvert kvartal (marts, juni, september og december) skal ølkælderens lager tælles fysisk op. Lageroptællingen skal i marts og september ske senest tre uger før den næste generalforsamling. Den fysiske optælling skal sammenholdes med den regnskabsmæssige lagerstatus, og herefter skal eventuelle differencer bogføres. Hvis svindet virker urealistisk, skal det undersøges hvad der ligger til grund for dette. Ved leverancer foretages inden næste levering/udlevering kontrol af overensstemmelse 4
mellem faktiske levering og leverandørens faktura. Hvis disse ikke stemmer overens kontaktes leverandøren så fejlen bliver rettet. Kontrollen foretages ved sammenholdelse af lageret før levering og faktisk lager efter levering. Ved udlevering fra ølkælderen påføres en ølseddel udleveringsdato samt ølmandens (vikarens) initialer. Ølsedlerne arkiveres månedsvis. Indenfor den enkelte måned foretages kronologisk underopdeling efter udleveringsdato. Henter en aftager ikke indkøbte produkter arkiveres ølsedlen under uafhentede produkter indtil levering finder sted. Lagerlister ajourføres på basis af ølsedlerne for udleverede produkter. Dette forstås ved, at lageret før udlevering fratrækkes den samlede udlevering af givne produkter. Det kontrolleres, at der er overensstemmelse mellem den regnskabsmæssige og den faktiske udlevering. Ølmanden må ikke afvige fra denne procedure uden Formandskabets forudgående skriftlige tilladelse. Ved udlevering af varer noteres solgte varer og modtaget pant og registreres i ølkælderens regnskab. Køkkenernes ølmænd får i forbindelse med udlevering af varer og indlevering af pant et skema over, hvad der er købt og modtaget. Ølmanden udfylder i den forbindelse også en kopi til regnskabsmæssigt brug. Samtidig opdateres ølkælderens lagerstatus, så denne stemmer overens med udleverede varer og modtaget pant. 10. Ølmandens løbende arbejdsopgaver i oversigtsform At forestå indkøb af produkter til ølkælderen i henhold til normallageret, der er fastsat i samråd med Formandskabet. At kontrollere leverancer fra diverse leverandører samt kontrollere, at det korrekte antal returkasser er fjernet At kontakte diverse leverandører, såfremt en fejllevering konstateres. At påse, at ingen uberettiget opholder sig i ølkælderen, når denne er åben. Kun ølmanden har adgang til selve ølkælderen, når denne er åben. At kontrollere køkkenernes returemballage før udlevering af bestilte produkter. At forestå udlevering af ølkælderens produkter efter modtagne ølsedler. At sortere og ordne returemballage efter hver udlevering. At føre lagerlister efter hver lagertilgang og afgang samt sikre, at samtlige 5
ølsedler opbevares betryggende. At bistå Formandskabet ved den årlige lageroptælling i forbindelse med årsregnskabet samt ved uanmeldte lagereftersyn. At lave den kvartale lageroptælling i samarbejde med Formandskabet At fremstille diverse opslag med hensyn til åbningstider og administrere ølkælderens facebook-gruppe etc. At holde udleveringsstedet i ordentlig og ren stand. At udarbejde lister til brug ved bestilling af varer. 6
Ansøgning om midler til haven Jeg har ved generalforsamlingen i april 2015 overtaget ansvaret for haveprojektet, og vil i denne anledning gerne ansøge om midler til at foretage en saltvandsindsprøjtning af projektet. Jeg har vedlagt et forslag til budget som grundlag for min ansøgning og vil naturligvis åbne op for at folk der ønsker det kan få indflydelse på hvad der plantes, som det også var tilfældet da Charlotte sad med projektet. Jeg har lagt vægt på ting der er lette at holde, almennyttige (krydderurter der f.eks. også kan komme Baren til gode) og dekorative, idet jeg gerne vil forsøge at gøre området omkring plantekasserne attraktivt til ophold på samme måde som området omkring grillen er det i dag. Mvh. Bjarke R. Knudsen, 1026. Budget Nedenstående beløb er baseret på en undersøgelse af priser foretaget omkring 20/4/2015. Udstyr Vandkande (med almindeligt bruserhovede samt spredehoved til kasser), 75 kr Blomsterpinde, plantespiraler, espalier, etc. (til bønner og lign.) 400 kr Haveredskaber og handsker, 85 kr Jord & gødning Såjord & sphagnum 150 kr. Gødning, pilleform, 200 kr. Jordforbedring (50 l. sække) 140 kr. Frø & planter Det nedenstående er forslag. Chili og tomater vil jeg købe hos et specialgartneri ved Køge der har et lidt mere alsidigt udvalg til en god pris. Havtorn 80 kr (både han- og hunplante i samme potte sikrer bær.) Rabarberplante 40 kr. Tomater, diverse, 200 kr. Peberplanter 80 kr Chili 200 kr Blandede frø og læggekartofler 400 kr. I ALT: 2050 kr