Haderslev Boligselskab Referat fra ordinært repræsentantskabsmøde Tirsdag den 25. november 2014 kl. 19.00 Mødet blev holdt på Hotel Harmonien, Gåskærgade, Haderslev, og startede med spisning. Dagsorden Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Godkendelse af årsberetning... 3 3 Godkendelse af årsregnskab... 3 4 Godkendelse af revisionsberetning... 3 5 Godkendelse af boligorganisationens budget... 3 6 Behandling af indkomne forslag... 4 7 Valg af formand... 4 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 4 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 5 10 Valg af revisor... 6 11 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 6 12 Valg af kredsdelegerede til BL... 7 13 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder... 7 14 Kompetencedelegering m.v.... 7 15 Eventuelt... 8 Deltagere fra organisationsbestyrelsen: Kaj Ringsted, formand Tove Holm Lars Kruse, næstformand Svend Mogensen, udpeget af Domea Lise-Lotte Schytt Finn Wohlert, udpeget af kommunen Kurt Blohm Kirsten Grauholm, udpeget af Kommunen Erik Knutzen Deltagere fra repræsentantskabet: Hans Riggelsen, afd. 16/09 Christian Brusgard, afd. 16/09 Ernst Günther Petzold, afd. 16/11 Günther Petersen, afd. 16/25 Karsten Jensen, afd. 16/25 Peter Vilsbøll, afd. 16/25 Kim M. Andersen, afd. 16/25 Inge Therese Brem, afd. 16/26 Lone Hjort, afd. 16/26 Romanus Andreas Lauridsen, afd. 16/26 Margit Schmidt, afd. 16/26 Henrik Stig Hansen, afd. 16/26 Lotte Ingemann, afd. 16/27 Lone Birch, afd. 16/27 Kristian Buhrkal, afd. 16/27 (afbud fra Hans Erik Andresen) Flemming Nasser, afd. 16/27 Grethe Heinrich, afd. 16/68 Karsten Pedersen, afd. 16/68 Bent Oluf Bille, afd. 16/68 Bent Kristensen, afd. 16/73 Regnar Nielsen, afd. 16/73 Fra repræsentantskabet deltog ikke: Poul Jeppsen, afd. 16/09 Marie Post, afd. 16/11 Signe D. Pedersen, afd. 16/11 Laila Blohm, afd. 16/25 Lena S. Villumsen, afd. 16/51 Kim Johannsen, afd. 16/51 Helge Schmidt, afd. 16/51 Bjarne Andresen, afd. 16/67 Michael Hansen, afd. 16/67 Hildur Millet, afd. 16/67 Ingrid Stilhoff, afd. 16/71 Henning Schmidt, afd. 16/71 Ernst Dethlefsen, afd. 16/72 Astrid Horst, afd. 16/72 Christian Thomsen, afd. 16/72 Peter Rom, afd. 16/73 Afd. 1628-3 vakante pladser Afd. 1629-3 vakante pladser Afd. 1663-3 vakante pladser Afd. 1669-3 vakante pladser Afd. 1671-1 vakant plads Side 1 af 8
Øvrige deltagere uden stemmeret: Erik Lønne Gottfredsen, Domea Klavs Hedelund, Domea Jan Bojsen, Servicecenter Haderslev (ref.) Udsendt den 19. december 2014 Side 2 af 8
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges ofte et stemmeudvalg, der hjælper dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: Erik Lønne Gottfredsen blev valgt som dirigent. Klavs Hedelund og Peter Vilsbøll blev valgt til stemmetællere. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets side 12 til 22. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. Referat: Repræsentantskabet godkendte bestyrelsens årsberetning Udover den skriftlige beretning orienterede formanden om igangværende drøftelser vedr. afdelingssammenlægninger samt driftsfællesskabets opstart. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Årsregnskab for seneste regnskabsår vedlægges som bilag. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Referat: Repræsentantskabet godkendte årsregnskabet for boligorganisationen efter kort drøftelse omkring tab ved fraflytninger og processen fsv. inddrivelse af sådanne. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Referat: Repræsentantskabet godkendte revisionsberetningen. 5 Godkendelse af boligorganisationens budget Side 3 af 8
Boligorganisationens budget for kommende regnskabsår er forventelig - godkendt af organisationsbestyrelsen på møde den 25.11.2014 og forelægges til repræsentantskabets endelige godkendelse. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet. Referat: Repræsentantskabet godkendte budgettet. 6 Behandling af indkomne forslag Referat: Pkt. udgår - der er ingen forslag indkommet. 7 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde den 5.11.2012 blev Kaj Ringsted valgt som formand. Formanden vælges for 2 år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand. Organisationsbestyrelsen indstiller til genvalg af Kaj Ringsted for 2 år. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger formand for 2 år. Referat: Kaj Ringsted genvalgtes enstemmigt som organisationens formand for de kommende 2 år. 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 9 medlemmer. 6 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mens 2 medlemmer udpeges af Haderslev Kommune, 1 medlem udpeges blandt de beboervalgte medlemmer af Domeas bestyrelse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangs år Kaj Ringsted Formand Repr. 2014 Lars Kruse Næstformand Repr. 2014 Inger Therese Brem Erik Knutzen Medlem Repr. 2014 Jytte Kallesen Finn Wohlert Medlem Haderslev Kommune 2017 Birger Rosager Kirsten Grauholm Medlem Haderslev Kommune 2017 Jens Chr. Gjesing Lise-Lotte Schytt Medlem Repr. 2015 Laila Blohm Kurt Blohm Peter Jørgensen Medlem Repr. 2015 Tove Holm Jan Gørsinsky Medlem Repr. 2015 Side 4 af 8
Svend Hviid Mogensen Medlem Domea 2015 Med Domea som forretningsfører. På valg er Erik Knutzen og Lars Kruse. Erik Knutzen ønsker ikke genvalg. Lars Kruse modtager genvalg og indstilles samtidig til genvalg af bestyrelsen. Lars Kruse blev på repr. mødet den 27.11.2013 valgt som medlem til organisationsbestyrelsen for 1 år. Efterfølgende er bestyrelsen konstitueret med Lars Kruse som næstformand for 2 år. Bestyrelsens eventuelle kandidat til den ledige bestyrelsespost meddeles på mødet. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet under et selvstændigt punkt på dagsordenen. Det indstilles, at der vælges 2 medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: Efter kampvalg blev Lars Kruse og Lone Birch valgt til bestyrelsen for de kommende 2 år. Lars Kruse 29 stemmer. Lone Birch 18 stemmer. Bent Oluf Bille 13 stemmer. Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning inkl. valgperiode. Navn Post Valgt af Afgangs år Kaj Ringsted Formand Repr. 2016 Lars Kruse Næstformand Repr. 2016 Lone Birch Medlem Repr. 2016 Finn Wohlert Medlem Haderslev Kommune 2017 Kirsten Grauholm Medlem Haderslev Kommune 2017 Lise-Lotte Schytt Medlem Repr. 2015 Kurt Blohm Medlem Repr. 2015 Tove Holm Medlem Repr. 2015 Svend Hviid Mogensen Medlem Domea 2015 Med Domea som forretningsfører. 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen er vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. På repræsentantskabsmøde i 2013 blev der valgt personlige suppleanter Side 5 af 8
Navn Person suppleant Lars Kruse (på valg) Inger Therese Brem Lise-Lotte Schytt Laila Blohm Kurt Blohm Peter Jørgensen Tove Holm Jan Gørsinsky Erik Knutzen (på valg) Jytte Kallesen Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger personlige suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Referat: Følgende blev valgt som personlige suppleanter for 1 år: Navn Lars Kruse Lise-Lotte Schytt Kurt Blohm Tove Holm Lone Birch Person suppleant Inger Therese Brem Laila Blohm Hans Riggelsen Lotte Ingemann Flemming Nasser Til posten som personlig suppleant for Kurt Blohm blev Hans Riggelsen efter kampvalg valgt. Hans Riggelsen 13 stemmer. Karsten Jensen 11 stemmer. Blanke 3 stemmer. Øvrige suppleanter valgt enstemmigt. 10 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2013 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger/genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: Der var genvalg til revisionsaktieselskabet BDO. 11 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Haderslev Boligselskab kan vælge op til 7 repræsentanter. Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Repræsentantskabet tog orientering til efterretning. Side 6 af 8
12 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Haderslev Boligselskab kan vælge op til 6 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Repræsentantskabet tog orientering til efterretning. 13 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet udpeger 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i det kommende års regionsmøder. Referat: Efter indstilling fra organisationsbestyrelsen blev formand og næstformand udpeget som organisationens stemmeberettigede repræsentanter ved Domeas Regionsmøder. 14 Kompetencedelegering m.v. Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Side 7 af 8
Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegering. Referat: Repræsentantskabet bekræftede ovennævnte kompetencedelegation. 15 Eventuelt Fra Erik Lønne Gottfredsen lød der til afdelingsbestyrelserne en opfordring om, at der internt i bestyrelserne optages drøftelser omkring potentialet for afdelingssammenlægninger. Fra Bent Oluf Bille lød en tak til det gamle serviceteam hjemhørende i Lavgade. Fra Kaj Ringsted lød en tak for valget samt en tak til mødedeltagerne for deltagelsen i årets repræsentantskabsmøde. For referatets godkendelse: den - 20 den - 20 Kaj Ringsted, formand Erik Lønne Gottfredsen, dirigent Side 8 af 8