Lyngby Ældreboligselskab Referat fra ordinært repræsentantskabsmøde onsdag den 31. august 2011 kl. 15.00 i fælleslokalet beliggende Lyngby Hovedgade 50 2. sal Dagsorden Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Godkendelse af årsberetning... 2 3 Godkendelse af årsregnskab... 2 4 Godkendelse af revisionsberetning... 2 5 Styringsrapport og styringsdialog... 2 6 Forelæggelse af boligorganisationens budget... 3 7 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 3 8 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 3 9 Valg af revisor... 4 10 Valg af medlem(mer) til Domeas repræsentantskab... 4 11 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder... 4 12 Kompetencedelegation... 4 13 Eventuelt... 5 Domea, Boligcenter Høje Taastrup, den 13. september 2011 Side 1 af 5
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Referat: Repræsentantskabet valgte Kjeld Skelmose som dirigent. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets side 9 Referat: Repræsentantskabet godkendte bestyrelsens årsberetning. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Boligorganisationens årsregnskab for regnskabsåret 2010/2011 vedlægges som bilag. Referat: Repræsentantskabet godkendte boligorganisationens årsregnskab. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Referat: Repræsentantskabet godkendte revisionsberetningen. 5 Styringsrapport og styringsdialog Referat: Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. Side 2 af 5
6 Forelæggelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for indeværende regnskabsår er godkendt af organisationsbestyrelsen på møde den 31. august 2011 og forelægges til orientering. Referat: Repræsentantskabet tog budgettet til efterretning. 7 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 7 medlemmer. 4 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mens 2 medlemmer udpeges af Lyngby-Taarbæk Kommune, 1 medlem vælges af og blandt de ansatte og ét medlem udpeges blandt de beboervalgte medlemmer af Domeas bestyrelse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Efter repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Valgt indtil Birthe Rasmussen Formand Repræsentantskabet 2012 Arne Filskov Christensen Næstformand Repræsentantskabet 2012 John C. Hansen Medlem Repræsentantskabet 2013 Ellen Randrup Medlem Repræsentantskabet 2012 Kirsten Pontoppidan Medlem Kommunen 2013 Hanne Agersnap Medlem Kommunen 2013 Medlem Domea 2011 Afgangsorden indebærer, at Arne Filskov Christensen, Kaj Sørensen og John C. Hansen er på valg. Referat: Repræsentantskabet valgte at Ellen Randrup overtager Kaj Sørensen plads for 1 år, Arne Filskov Christensen blev genvalgt for 1 år og John C. Hansen blev genvalgt for 2 år. 8 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. Referat: Repræsentantskabet valgte ingen suppleanter til organisationsbestyrelsen. Side 3 af 5
9 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2010 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Referat: Repræsentantskabet at genvalgte BDO for indeværende regnskabsår. 10 Valg af medlem(mer) til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Lyngby-Taarbæk Ældreboligselskab kan vælge op til 1 repræsentanter. Organisationsbestyrelsens eventuelle indstilling/anbefaling af kandidater vil blive givet på mødet. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Referat: Repræsentantskabet valgte at overlade til organisationsbestyrelsen at udpege repræsentanten af sin midte. 11 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Referat: Repræsentantskabet udpegede ingen medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i det kommende års regionsmøder. 12 Kompetencedelegation Side 4 af 5
Af hensyn til sagsbehandling vedrørende eventuel tinglysning m.v. noteres det, at repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Referat: Repræsentantskabet bekræftede kompetencedelegationen. 13 Eventuelt Referat: Intet under evt. Side 5 af 5