Boligselskabet BSB Lyngby-Taarbæk Referat af ordinært repræsentantskabsmøde Onsdag den 30. marts 2011 kl. ca. 18.00 (efter møde i bestyrelsen) på Den Røde Cottage, Strandvejen 550, 2930 Klampenborg. Dagsorden: 1 Valg af dirigent... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Godkendelse af årsberetning... 2 4 Godkendelse af årsregnskab 2008/2009... 2 5 Godkendelse af revisionsberetning... 2 6 Forelæggelse af boligorganisationens budget... 3 7 Behandling af indkomne forslag... 3 8 Valg af formand... 3 9 Valg af næstformand... 3 10 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 3 11 Valg af personlige suppleanter til bestyrelsen... 4 12 Valg af revisor... 5 13 Udpegning af 2 repræsentanter til regionsmøder... 5 14 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 5 15 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 16 Kompetencedelegation... 6 17 Eventuelt... 6 Deltagere med stemmeret: Mette Carstad, formand Peter Kjærgaard Petersen, næstformand Lise-Lotte Nygaard Gitte Kjær-Westermann Christian Hostrup-Pedersen Jørgen Dalsgaard- Jensen Øvrige deltagere: Jørgen Rasmussen, Domea Fraværende med afbud Tina Thomsen Fraværende uden afbud Johnny Norrild Domea Boligcenter Høje Taastrup
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: Mette Carstad valgtes som dirigent 2 Godkendelse af referat Referat af seneste repræsentantskabsmøde vedlægges som Bilag 1. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende referat af ordinært repræsentantskabsmøde den 15. marts 2010. Referat blev godkendt. 3 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. 4 Godkendelse af årsregnskab 2009/2010 Afdelingens årsregnskab godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab, der vedlægges som Bilag 2 Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010. 5 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som Bilag 3. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Side 2 af 6
6 Forelæggelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for regnskabsåret 2011/2012 godkendes af organisationsbestyrelsen på et møde umiddelbart inden repræsentantskabsmødet. Budgetudkast vedlægges som Bilag 4. Det indstilles, at repræsentantskabet tager budgettet til efterretning. 7 Behandling af indkomne forslag Der var indkommet et forslag, nemlig vedtægtsrevison med baggrund i de ændrede regler for almene boligselskaber, som trådte i kraft pr. 1. januar 2010, har Domea udarbejdet forslag til vedtægtsrevison til repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen havde på forudgående møde godkendt forslaget til reviderede vedtægter, der blev fremlagt til repræsentantskabet til endelig godkendelse. Tiltrådt af repræsentantskabet efter kort drøftelse. 8 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På ordinært møde i april 2009 blev Mette Carstad valgt for perioden indtil 2011. Formanden er således på valg i år. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger formand for organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: Mette Carstad genvalgtes som næstformand for 2 år 9 Valg af næstformand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at næstformand for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På ordinært møde i marts 2010 blev Peter Kjærgaard-Petersen genvalgt valgt for perioden indtil 2012. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. 10 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 5 medlemmer. Formand, næstformand og yderligere ét bestyrelsesmedlem vælges af repræsentantskabet, mens 1 medlem Side 3 af 6
udpeges af Lyngby-Taarbæk Kommune og 1 medlem udpeges blandt de beboervalgte medlemmer af Domeas bestyrelse. Lyngby-Taarbæk Kommune har udpeget Gitte Kjær-Westermann til bestyrelsen for perioden 1. januar 2010 til 31. december 2013. Anne Körner er udpeget som stedfortræder for Gitte Kjær-Westermann i samme periode. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Valgt af Valgt til Mette Carstad, formand Repræsentantskabet April 2011 Peter Kjærgaard-Petersen Repræsentantskabet Marts 2012 Lise-Lotte Nygaard Repræsentantskabet April 2011 Gitte Kjær-Westermann Kommunen Dec. 2013 Tina Thomsen Domeas bestyrelse Aug. 2011 Afgangsorden indebærer, at Lise-Lotte Nygaard er på valg. Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 1 medlem af organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: Lise-Lotte Nygaard genvalgtes som bestyrelsesmedlemmer for 2 år Efter valg af formand under dagsordenens punkt 8 og 10 har bestyrelsen for boligselskabet BSB Lyngby-Taarbæk med den hertil hørende afdeling Taarbækhøj følgende sammensætning: Navn Valgt af Valgt til Mette Carstad, formand Repræsentantskabet Marts 2013 Peter Kjærgaard-Petersen Repræsentantskabet Marts 2012 Lise-Lotte Nygaard Repræsentantskabet Marts 2013 Gitte Kjær-Westermann Kommunen Dec. 2013 Tina Thomsen Domeas bestyrelse Aug. 2011 Med Domea s.m.b.a. som administrator. 11 Valg af personlige suppleanter til bestyrelsen Repræsentantskabet vælger en eller flere suppleanter til bestyrelsen. Suppleanter indtræder, når et repræsentantskabsvalgt bestyrelsesmedlem udtræder eller har længerevarende forfald. Suppleanter vælges for ét år. På ordinært møde i marts 2010 valgtes Christian Hostrup-Pedersen som eneste suppleant. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Referat: Christian Hostrup-Pedersen genvalgtes som 1. suppleant og Jørgen Dalsgaard- Jensen som 2. suppleant. Side 4 af 6
12 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2010 genvalgtes BDO ScanRevision. Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger/genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: Revisionsaktieselskabet BDO genvalgtes. 13 Udpegning af 2 repræsentanter til regionsmøder Til deltagelse i Domeas regionsmøder udpeges 2 repræsentanter. På repræsentantskabsmøde i 2010 blev følgende valgt: Mette Carstad Lise-Lotte Nygaard Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 2 repræsentanter for 1 år. Referat: Mette Carstad og Lise-Lotte Nygård genvalgtes for 1 år. 14 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Repræsentantskabet vælger 1 person til at repræsentere boligselskabet i Domeas repræsentantskab, der mødes ordinært én gang årligt. På repræsentantskabsmøde i 2010 blev Peter Kjærgaard-Petersen valgt som medlem for 1 år med Lise-Lotte Nygaard som stedfortræder. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 1 medlem af Domeas repræsentantskab for 1 år samt eventuel stedfortræder. Referat: og Jørgen Dalsgaard- Jensen genvalgtes for 1 år med Peter Kjærgaard-Petersen som stedfortræder. 15 Valg af kredsdelegerede til BL Repræsentantskabet vælger 1 delegeret til at repræsentere boligselskabet i Boligselskabernes Landsforenings 2. kreds. På repræsentantskabsmøde i 2010 blev Peter Kjærgaard-Petersen valgt med Christian Hostrup-Pedersen som stedfortræder. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 1 kredsdelegeret for 1 år samt eventuel stedfortræder. Referat: Peter Kjærgaard-Petersen genvalgtes for 1 år med Christian Hostrup-Pedersen som stedfortræder. Side 5 af 6
16 Kompetencedelegation Af hensyn til sagsbehandling vedrørende eventuel tinglysning m.v. noteres det, at repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold (jf. vedtægternes 3, stk. 4 & 5): Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter kompetencedelegationen. 17 Eventuelt Referat: Det blev besluttet, at indkøbe KAB's "Håndbog om almene boliger til alle repræsentanter. For referatets godkendelse: Taarbæk den Mette Carstad (formand og dirigent) Side 6 af 6