Grundejerforeningen Hørsholm Gårdhuse Dagsorden til generalforsamling Torsdag den 5. marts 2015 kl. 19.30 Usserød Skole, Kantinen Hørsholm, den 12. Februar 2015 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning Beretningen er vedlagt 3. Regnskab Resultatopgørelse og balance er vedhæftet dagsordnen 4. Indkomne forslag: Forslag 1. Forslag fra Jimmy og Elisa Jensen nr. 81 om fældning af 2 træer Forslag vedlagt Forslag 2. Forslag fra bestyrelsen om rammer for vedligeholdelsen af de interne hække på bagsiden af husene Forslag vedlagt. 5. Fremlæggelse af budget Budgetforslag er vedhæftet 6. Fastlæggelse af kontingent Bestyrelsen foreslår regulering af det ordinære kontingent til 8200 kr. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer Der er 3 bestyrelsesmedlemmer på valg. Fra den nuværende bestyrelse afgår Niels C. Berg Nyborg, nr. 131 (modtager genvalg), Torry Lindstrøm, nr. 41 (modtager genvalg) og Niels Mathiesen, nr. 114 (modtager genvalg). 8. Valg af suppleanter. Bestyrelsen foreslår Birger Bøgeblad, nr. 23 og Jakob Thomsen, nr. 34. 9. Valg af revisor. Bestyrelsen foreslår Niels Kureer, nr. 86. 10. Valg af revisorsuppleant. Bestyrelsen foreslår Ib Yde, nr. 42. 11. Eventuelt I henhold til vedtægternes 10 kan stemmeafgivning ske ved skriftlig fuldmagt til en anden grundejer eller et medlem af vedkommendes husstand. Ingen kan dog være bærer af mere end 1 fuldmagt. Med venlig hilsen Jens Chr. Sørensen Formand Vedlagte bilag til dagsordenen - resultatopgørelse 2014 og balance - bestyrelsens skriftlige beretning - indkomne forslag - budgetforslag 2015 1
Grundejerforeningen Hørsholm Gårdhuse Budget 2014 Resultatopgørelse 2014 Indtægter: 702.000 Kontingent, 90 huse á 7800kr 702.000 0 Ejendomsmæglere 1.200 300 Gebyrer 567 702.300 Indtægter i alt 703.767 Udgifter: 401.100 TeleDanmark Kabel TV 401.004 37.000 Copydan & koda 42.553 152.000 Vedligeholdelse af fællesarealer 151.873 25.000 Havedage 22.957 2.500 Generalforsamling 1.071 7.500 Bestyrelsesmøder 3.471 750 Ansvarsforsikring 626 1.000 Administration 1.239 6.000 Administrationsgodtgørelse 6.000 10.000 Snerydning 0 60.000 Særlig vedligehold 69.596 Udgifter i alt 700.390 702.850 Årets resultat 3.377
Bestyrelsens beretning til generalforsamlingen marts 2015 Grundejerforeningen har haft mange forskellige opgaver i det forløbne år. Store som små alle sammen med det formål at sikre, at vores bebyggelse fortsat er et dejligt sted at bo. Sygehusgrunden På sidste års generalforsamling var den fremtidige anvendelse af sygehusgrunden til debat. Resultatet blev et brev til kommunalbestyrelsen med et klart budskab. Vi ser positivt på, at sygehusgrunden omdannes til en moderne tæt-lav boligbebyggelse, men bebyggelsesprocenten skal være nogenlunde som i dag og der skal etableres et vejnet, som giver en smidig trafikafvikling uden en væsentlig øget belastning af Højmosen. Vi ved, at vores brev er udsendt til alle politikere i kommunalbestyrelsen og bestyrelsen fulgte op med at få foretræde for kommunens miljø- og planlægningsudvalg. Tre bestyrelsesmedlemmer deltog i dette møde, hvor vi fik understreget grundejerforeningens budskaber og hvor vi oplevede en åben dialog med udvalgets politikere. Som bekendt kom der ingen købstilbud på Region Hovedstadens salgsudbud. Lidt af en bet for både regionen og kommunen men den indikerede pris var nok alt for høj og risikabel for ejendomsudviklere i et fortsat presset boligmarked. Bestyrelsen er bekendt med, at der aktuelt foregår en dialog mellem regionen og kommunen om en kommunal overtagelse af grunden og bygningerne. Bestyrelsen mener, at det vil være en fordel med en sådan overtagelse, da kommunen dermed bedre kan styre en hensigtsmæssig omdannelse af området, ligesom grundejerforeningen nemmere kan få direkte indflydelse på de konkrete planer. Lige nu må vi afvente, hvad der sker og sidste års generalforsamlingsbeslutning er fortsat et godt grundlag for varetagelse af bebyggelsens interesser. Tilstanden af vejene mv. Bebyggelsen har jo haft sit 40 års jubilæum. Og det kan ses på vejnettet. Asfaltbelægningen er meget nedslidt og også præget af utallige opgravninger til fjernvarme mv. Ligesom fortove og indkørsler ikke er helt jævne mere. Og vejskiltene er vejrbidte.
Vejene er kommunale og dermed er vi inde i de politiske prioriteringer af udgifterne hertil. Det er bestyrelsens vurdering, at vi ikke får noget ud af at gå ud med bål og brand. Derimod skal vi hjælpe til med fokus på problemstillingen. Vi har bedt kommunen om at udskifte alle vejskilte en overkommelig opgave synes vi. Og i den forbindelse har kommunens områdechef besigtiget området, herunder også asfalten. Vi har bedt Dong om at opsætte belysning ved stien mellem række 2 og Kokkedalsvej. De har efter en besigtigelse udarbejdet et udmærket lille projekt herfor, som derefter er sendt til kommunen til godkendelse og finansiering. Projektet har vi anbefalet, og vi ved, at det er sat på kommunens projektliste. Vi vil fortsat opfordre alle husejere om at indberette huller i vejene til kommunen. Kommunen har en ganske udmærket ordning herfor giv os et tip. Indberetningen kan ske via deres hjemmeside eller endnu nemmere via deres app. Vores erfaring er, at kommunens vejfolk rent faktisk kommer og udbedrer de konkrete huller. Vedligeholdelsen af vejbelysningen - herunder husenes nummerbelysning varetages af Dong betalt af kommunen. Vi har alle oplevet, at det kan tage noget tid før pærer bliver udskiftet. I den forbindelse har bestyrelsen diskuteret, om vi skulle overtage funktionen og have lager af pærer liggende. Det har vi besluttet, at vi ikke vil. Som bestyrelse vil vi ikke til at varetage varmemesterfunktioner og Dong har oplyst, at de rent faktisk kommer på rundtur i bebyggelsen en gang i kvartalet. De grønne fællesarealer Vores faste gartner varetager inden for en rimelig betaling græsslåningen, ukrudtsbekæmpelsen og klipningen af buske og hække. Gennem de sidste 15 år har gartneren efter beslutning på generalforsamling - også foretaget den vedligeholdende klipning af de interne hæk på bagsiden af husene. Formålet er, at de fremstår pæne ud mod bebyggelsens fælles arealer. Men der er også behov for en indsats fra den enkelte grundejer. Det er jo ganske synligt, at der i mange hække er selvsåede vækster og et bunddække af ukrudt og efeu. Ligesom der med tiden er sket det, at nogle hække har vokset sig meget høje nogle også meget tykke. De har ikke mere en ensartet størrelse. Så det ser ikke så kønt ud længere. 5
Bestyrelsen udsendte derfor sidste sommer en opfordring til alle grundejere om at få renset op i hækken og huske at klippe den på bagsiden. Vi må nok konstatere, at der er brug for en indsats på dette felt også i 2015. Bestyrelsen udsendte endvidere i efteråret til et lille antal grundejere en anmodning om, at de selv foretog en mere grundlæggende beskæring af deres hæk. Vi har bedt om, at de selv bringer deres hæk ned i en overkommelig højde og bredde. Der er typisk tale om, at tykke grene/stammer skal beskæres og at det skal gøres i vinterperioden. Bestyrelsen er af den opfattelse, at den fælles hækkeklipning i sin tid blev indført som en service af hensyn til kvarterets udseende, ikke som et komplet vedligeholdelsesprogram. Det vil være alt for omkostningskrævende. Til illustration kan nævnes, at vi efter ønske fra nogle grundejere bad gartneren om tilbud på, hvad de skulle have for at oprense deres hæk. Tilbuddet lå på omkring 8.000 kr. pr. husejer og med anbefaling af, at man i stedet plantede ny hæk til samme pris. Bestyrelsen har derfor valgt at fremsætte særskilt forslag på generalforsamlingen om, hvad vi mener bør være den fremtidige politik på dette område. For et par år siden fik vi nyplantet bøgehæk ved nedre stamvej ud mod Højmosen. Den har nogle steder haft svært ved at komme ordentligt i gang pga. dårlige jordbundsforhold. Årets to havedag har været velbesøgt. Stor tak til de mange, der kom og tog fat. Der er foretaget de helt nødvendige beskæringer af større busketområder, ligesom fældninger af træer er sket i nært samarbejde med de nærmest boende. Havedagene er et meget væsentligt bidrag til, at vi fortsat kan holde vores fællesarealer pæne og foretage den nødvendige løbende fornyelse af beplantningen. Og de sparer foreningen for rigtig mange penge til gartnerregninger. Samtidig giver den efterfølgende frokost god lejlighed til at få snakket med sine naboer. Vi var igen i år begunstiget af dejlig vejr og der skal lyde en særlig tak fra bestyrelsen til de grundejere, som påtog sig ansvaret for indkøb og tilberedning af lækre retter. Bestyrelsen har i sammenhæng med havedagene indkøbt 4 nye bænkeborde, foretaget udskiftning af et råddent gyngestativ og sat et trailer-net op på sandkassen. 6
Noter allerede nu i kalenderen, at forårets havedag er søndag den 26. April. Vi skal i gang med at få styr på den store hæk ind mod Hjortevej, få fældet et par træer, der skal omlægges stensætning på nedre stamvej, og vi skal have set på gyngerne mv. ved Kokkedalsvej og på legepladsen. Plus alt det andet, som har vokset sig for stort. Husenes udvendige fremtoning. Som bekendt er der ved bebyggelsens etablering tinglyst en deklaration, som indebærer at bygningernes udseende herunder farverne ikke må ændres uden samtykke fra grundejerforeningen, ligesom den enkelte grundejer er forpligtiget til at sikre den fornødne vedligeholdelse af de udvendige facader, udhuse, hegn og tag mv. Bestyrelsen har i den forbindelse givet samtykke til 2 husejere om at foretage facadeændringer, som i deres udformning og materialevalg helt lever op til byggeriets normale stil. Bestyrelsen har endvidere gentaget sin opfordring til alle husejere med ende-gavl om at give deres væg en kærlig hånd med afrensning og hvid maling. Det har været meget positivt, at så mange husejere over de sidste 2 år har taget opfordringen til sig. Det fører jo til et smukt resultat for os alle sammen. På tilsvarende vis skal carporte og husfacader løbende vedligeholdes med træolie og maling. Her oplever vi, at nogle husejere glemmer, at der er noget som hedder fælles farvekoder. Bestyrelsen har den opfattelse, at vi i rimeligt omfang må fastholde bebyggelsens fælles præg og at det også gælder farverne. Vi vil derfor i 2015 udsende en general info til alle husejere herom. Endelig har vi sørget for nye husnumre til omkring 25 huse - og efter grafittis hærværk udskiftet skiltene ved øvre stamvej. Skader i husene Efter 40 år kræver husene naturligvis vedligeholdelse og der dukker også uforudsete ting op. Vi har i de senere år set mange store vandskader, som skyldes utætte vandrør og afløb i bryggers og badeværelserne. Der er mange, som i de senere år har fået totalrenoveret disse rum. Men for alle andre er det vigtigt, at ens husforsikring har udvidet rørskadeforsikring. Og at man løbende får sine afløb coatet og får kontrolleret sit vandforbrug. 7
I november måned blev bestyrelsen informeret om, at der var trængt rotter ind i 2 huse i bebyggelsen. Det var sket via kloaksystemet. Desværre er dette ikke første gang. Der har været adskillige tilfælde af rotteangreb i bebyggelsen gennem årene. Vi valgte derfor at udsende en generel advarsel til alle grundejere, hvor vi anbefalede særlig opmærksomhed og check af, om ens husforsikring dækker følgeskaderne af indtrængende rotter. Endvidere bad vi om tilbagemelding på, om der var interesse for en fælles tilbudsindhentning for installation af rottespærre. Mere end 40 huse ønskede, at vi organiserede en sådan tilbudsindhentning, hvorfor vi henvendte os til 3 kloakfirmaer. Vi fik 2 gode tilbud og resultatet er blevet, at der i midten af januar blev foretaget en fælles installation af rottesikring i 53 huse. Bestyrelsen har oplevet en meget positiv dialog herom. KabelTV-området Vi har i en årrække set stadig stigende udgifter til dette område samtidig med et stadigt stigende udbud af kanaler og en forbedret kvalitet. Men også at der har været en monopol-lignende tilstand for leverandøren YouSee på kabeltv i Hørsholm-området. Sidste år gennemførte bestyrelsen derfor en stor undersøgelse af grundejernes benyttelse af det fælles kabelnet, som derefter dannede grundlag for en tilbudsindhentning. Med et noget nedslående resultat. På generalforsamlingen tilsluttede man sig bestyrelsens konklusion om, at det ville være bedst at se tiden an til konkurrencen på både kanaludvalg og pris bliver øget. Den eksisterende leveringsaftale måtte således fortsætte indtil videre, da en accept af det bedste tilbud for 95 pct. af husejerne ville føre til en fordyrelse. I det forløbne år har vi set en fortsættelse af tendensen flere kanaltilbud og prisstigninger senest med en prisstigning på mere end 8 pct. for 2015 i forhold til budget 2014 - svarende til over 400 kr. pr. husejer. Samtidig er der er kommet flere streaming-tjenster Men konkurrencesituationen har ikke ændret sig fundamentalt. Bestyrelsen har den opfattelse, at vi bør se situationen an også i 2015, men at vi til næste års generalforsamling må tage en grundlæggende debat om, hvad vi vil med vores kabelnet. 8
Foreningens hjemmeside For 4 år siden blev det på generalforsamlingen besluttet, at foreningen skulle have en hjemmeside med tilhørende gruppe-mail. Den blev etableret med ekstern bistand for 5-6.000 kr. plus en del arbejde fra os selv. Vi er allerede nu tvunget til en opdatering, da den tekniske platform ikke længere understøttes af vores web-hotel. Det må naturligvis give anledning til overvejelse af, om hjemmesiden er pengene og arbejdet værd. Bestyrelsen oplever, at den etablerede gruppe-mail giver en hurtig og sikker kommunikation i bebyggelsen og at den sparer os for en del arbejde med at omdele papir til grundejere. Men vi har brug for, at alle giver besked til web-masteren, når der er ændringer i deres kontaktinfo. Bestyrelsen oplever også, at selve hjemmesiden er et nyttigt ansigt udadtil og hvor både grundejere og eksterne interessenter som fx ejendomsmæglere kan hente relevante informationer. Men vi synes, at hjemmesidens interne dele opslagstavlen og naboråd kun anvendes i begrænset omfang til annoncering og vidensformidling i bebyggelsen. Det ville være et aktiv for os alle, hvis den i højere grad kunne anvendes til efterlysning af fx børnepasning og hundeluftning og til at dele erfaringer om fx renoveringen af carporte og gulve. Afslutningsvis vil bestyrelsen gerne takke de mange grundejere, som bidrager til at vores område er et rart sted at bo, og som altid indgår i fælles konstruktiv dialog. 10. februar 2015 Bestyrelsen 9
Indkomne forslag Forslag 1: Forslag fra Jimmy og Elisa Jensen nr. 81 om fældning af 2 træer De to birketræer ved gavlen foran række 8 (nr. 81) ønskes fældet og erstattet med mindre træer. Årsagen er, at de to nuværende træer er placeret så tæt på huset, at såvel husets gavl som tag er svært at holde som følge af nedfaldet fra træerne. Nedfaldet betyder endvidere, at det ikke er muligt/hensigtsmæssigt at have haveborde og stole stående i forhaven. Hertil kommer, at træerne nu er nået en sådan højde, at de tager en ikke uvæsentlig del af sollyset - både i forhold til forhaven men også i forhold til ovenlysvinduet. De to birketræer ved gavlen foran række 8 (nr. 81) ønskes fældet og erstattet med mindre træer. Årsagen er, at de to nuværende træer er placeret så tæt på huset, at såvel husets gavl som tag er svært at holde som følge af nedfaldet fra træerne. Nedfaldet betyder endvidere, at det ikke er muligt/hensigtsmæssigt at have haveborde og stole stående i forhaven. Hertil kommer, at træerne nu er nået en sådan højde, at de tager en ikke uvæsentlig del af sollyset - både i forhold til forhaven men også i forhold til ovenlysvinduet. Bestyrelsen kan anbefale forslaget med følgende bemærkninger. Selve træfældningen kan ordnes på næste havedag mens den efterfølgende rodfræsning skal foretages af gartneren på foreningens regning. Med hensyn til genplantning vil bestyrelsen foreslå, at der plantes en enkelt mindre stedsegrøn vækst, da græsarealet er ret lille. Forslag 2: Forslag fra bestyrelsen om rammer for vedligeholdelsen af de interne hække på bagsiden af husene På grundlag af beslutning på generalforsamlingerne i 1995 og 2003 har grundejerforeningens gartner foretaget vedligeholdende klipning af de interne hække på bagsiden af husene. Formålet har været og er fortsat, at disse hække fremstår pæne ud mod bebyggelsens fælles arealer. Det er bestyrelsens opfattelse, at det ikke kan være et komplet vedligeholdelses-program for de pågældende hække, da det vil være alt for omkostningskrævende for grundejerforeningen. Bestyrelsen foreslår, at de fremadrette rammer for denne vedligeholdelse er følgende. 1. Foreningens gartner forestår hvert år den vedligeholdende klipning af hækkene på yderside og top. 2. Hækkene klippes normalt i en højde af max. 180 cm og i anden højde hvis det er aftalt skriftligt med bestyrelsen 3. Hækkene klippes i siden til græskant/fortovs-flisebelægning 4. Hækkene skal have en størrelse, som gør det muligt for gartneren at udføre klipningen uden særlige hjælpemidler og/eller stige. 5. Husejeren kan efter skriftlig henvendelse til bestyrelsen selv varetage den vedligeholdende klipning, på betingelse af at husejeren rent faktisk holder hækken pæn og i normal størrelse. 6. Husejeren varetager selv den løbende oprensning for selvsående buske/træer og for ukrudt og efeu på jorden 7. Husejeren varetager selv grundbeskæring af tykke stammer/grene 8. Husejeren varetager selv evt. nyetablering af hækken. Det bør som udgangspunkt ske med hækplanter, som svarer til de øvrige i den pågældende husrække i form af den oprindelige dværgmispel (cotoneaster dielsianus) eller bøg. 10
Budgetforslag 2015 2014 Indtægter: 2015 702.000 Kontingent, 90 huse á kr 8.200 738.000 0 Ejendomsmæglere 900 300 Gebyrer 300 702.300 Indtægter i alt 739.200 Udgifter: 401.100 YouSee kabel tv 429.300 37.000 Copydan & Koda 46.040 152.000 Vedligeholdelse af fællesarealer 156.500 25.000 Havedage 25.000 2.500 Generalforsamling 2.500 7.500 Bestyrelsesmøder 7.500 750 Ansvarsforsikring 650 1.000 Administration 6.000 6.000 Administrationsgodtgørelse 7.200 10.000 Snerydning 10.000 60.000 Særlig vedligehold 50.000 702.850 Udgifter i alt 740.690 Årets resultat almindelig drift -1.490 Kontingent for 2015 8.200 11