Gør tanke til handling VIA University College Møde i Bestyrelsen Mødested Campus Herning, Birk Centerpark 5, 7400 Herning, Auditorium A, Bygn. A Mødetidspunkt Den 8. februar 2016 kl. 12:30-1530 Frokost: Der serveres sandwich 1230. Deltagere Medlemmer Jørgen Nørby Poul Erik Christensen Morten Ballisager Peter Stampe Berit Eika Thor Jensen Jens Eistrup Keld Bach Nielsen Lars Goldschmidt Ingelis Sander Stine Rossen Møller Palle Lynggaard Würtz Kristel Mari Skorge Bente Alkærsig Rasmussen INDKALDELSE Mødeleder: Referent: Elvir Maleskic Dato: 1. februar 2016 J.nr.: U0002-7-4-7-16 Ref.:EM 1/7 Deltagere fra ledelsen: Rektor Harald Mikkelsen, professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen, prorektor Peter Friese, kommunikationschef Lisbeth Katborg Bjerre og sekretariatschef Anders Leth Jensen. Gæster Chef for VIAs Juridiske enhed Pernille Halling-Overgaard deltager under punkt 3. Rigsrevisor Lone Strøm og kontorchef Tina Mollerup Laigaard, Rigsrevisionen, deltager under punkt 4. Parkeringsinfo: Det er gratis at parkere ved Campus Herning. For at parkere skal du have en parkeringstilladelse. Send en mail til design.parkering@via.dk med dit navn og bilens registreringsnummer. Når du har modtaget et mail-svar, er bilen registreret. Din nummerplade bliver scannet ved p- kontrol. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden (1 min) 2 2. Referat af bestyrelsesmødet den 7. december 2015 (1 min) 2 3. Lukket punkt 2 4. Møde med Rigsrevisor Lone Strøm (45-60 min) 3
5. Evaluering af bestyrelsesarbejde (45 min) 3 2/7 6. Justering af udviklingskontrakten - nyt mål om øget regionalt vidensamarbejde (5 min) 4 7. Godkendelse af rektors resultatlønskontrakt 2016 (10 min) 4 8. Lukket punkt 5 9. Forbindelsesvej fra Dusager til Hedeager ved Campus Aarhus N (5 min) 5 Orienteringssager 10. Kvalitetsarbejde i VIA, herunder status på Institutionsakkreditering (5 min) 5 11. Orientering om projekt Balance i VIAs økonomi 2019 (10 min) 6 12. Videnregnskab 2014 (5 min) 6 13. "Mere viden om VIA", et tilbud til bestyrelsesmedlemmer (5 min) 7 14. Eventuelt 7 Punkt 1 - Godkendelse af dagsorden (1 min) U0002-7-4-7-16 Under dette punkt er der mulighed for at kommentere dagsordenen og eventuelt stille forslag til behandling af punkter, som ikke er medtaget på nærværende dagsorden. Bestyrelsen godkender dagsordenen. Punkt 2 - Referat af bestyrelsesmødet den 7. december 2015 (1 min) U0002-7-4-5-15 Referatudkastet har været i høring pr. e-mail. Der er ikke indkommet bemærkninger til referatet, som anses som godkendt. Bestyrelsen undertegner referatet. Punkt 3 - Lukket punkt
Punkt 4 - Møde med Rigsrevisor Lone Strøm (45-60 min) 3/7 U0001-8-4-1-15 Rigsrevisor Lone Strøm og kontorchef Tina Mollerup Laigaard deltager i bestyrelsesmødet under dette punkt. De vil orientere om Rigsrevisionens arbejde, rigsrevisors rolle samt orientere om Rigsrevisionens aktuelle strategi for revision på Undervisnings- og Forskningsministeriets område. Som bilag vedlægges rigsrevisors brev og den præsentation, der vil blive holdt på mødet. Bestyrelsen kommenterer rigsrevisors oplæg og tager oplægget til efterretning. Punkt 5 - Evaluering af bestyrelsesarbejde (45 min) U0002-7-4-9-15 I foråret 2016 er bestyrelsen halvvejs i sin funktionsperiode. Derfor er der taget initiativ til, at der i løbet af januar/februar 2016 gennemføres en evaluering af bestyrelsens arbejde. Formålet med evalueringen er at give bestyrelsesmedlemmerne mulighed for at reflektere over og give feed back på nogle centrale dele af bestyrelsens arbejde. Formålet er også at skabe et fælles udgangspunkt for udvikling af bestyrelsen og bestyrelsesarbejdet. På bestyrelsesmødet den 7. december 2015 godkendte bestyrelsen konceptet og tidsplanen for evalueringen af bestyrelsesarbejdet i VIA. Der er lagt op til et evalueringsforløb bestående af to dele: en Surveyxact spørgeskemaundersøgelse og en drøftelse i bestyrelsen. I løbet af januar blev spørgeskemaundersøgelsen gennemført. På den baggrund er der genereret en evalueringsrapport, jf. bilag, som nu skal drøftes i bestyrelsen. Evalueringsrapporten er bygget op omkring 22 spørgsmål, der adresserer nogle væsentlige temaer og forhold i bestyrelsens virke. Det foreslås, at bestyrelsen evaluerer sit arbejde med afsæt i evalueringsrapporten og med udgangspunkt i følgende spørgsmål: - Er der områder, hvor bestyrelsen lykkes rigtigt godt - noget vi skal gøre mere af? - Er der områder, hvor bestyrelsen er udfordret? - Er der behov for konkrete initiativer, der kan styrke bestyrelsen som et team og en værdiskabende bestyrelse. - Er der behov for justeringer i rammerne for bestyrelsesarbejdet, arbejdsform, mødetilrettelæggelse mv. Som forberedelse til evalueringen bedes bestyrelsesmedlemmerne også genlæse notatet vedr. bestyrelsens drøftelse om "den gode bestyrelse" fra bestyrelsesseminaret den 30. oktober 2014. Proces: a. Spørgsmålene drøftes først i grupper (25 min) b. Spørgsmålene drøftes efterfølgende i plenum (20 min)
Bestyrelsen evaluerer sit arbejde med udgangspunkt i evalueringsrapporten. 4/7 Punkt 6 - Justering af udviklingskontrakten - nyt mål om øget regionalt vidensamarbejde (5 min) Peter Friese U0001-7-4-6-15 Med bilagte notat fra Uddannelses- og Forskningsministeriet af 23. november 2015 Information om tillæg til udviklingskontrakten blev VIA bedt om at udarbejde et tillæg til udviklingskontrakten vedrørende et nyt pligtigt mål for øget regionalt vidensamarbejde. Bestyrelsen blev den 7. december 2015 orienteret om sagen. VIA har efterfølgende fået udsat fristen for indsendelse af tillægget fra 1. februar til 9. februar 2016 af hensyn til bestyrelsens behandling. Der er med udgangspunkt i VIAs eksisterende planer for vidensamarbejde formuleret måltal for 2016 og 2017. Bemærk venligst, at et forslag til formulering af tillægget vil blive eftersendt senest i løbet af onsdag den 3. februar 2016. bestyrelsen godkender tillæg til udviklingskontrakt 2015-2017. Punkt 7 - Godkendelse af rektors resultatlønskontrakt 2016 (10 min) U0004-7-04-1-15 På baggrund af bestyrelsens første behandling den 7. december 2015, hvor formanden bl.a. blev bemyndiget til at indgå resultatlønskontrakt for 2016 med rektor, har forretningsudvalget drøftet sagen og fremlægger nu et konkret forslag til bestyrelsens godkendelse. Til bestyrelsens behandling af sagen bilægges et kontraktudkast og det justerede notat om rammer for resultatløn 2016, som indgik i bestyrelsesmødet den 7. december 2015. Bemærk venligst, at delemne to i udkast til rektors resultatlønskontrakt for 2016 omhandler projekt: Balance i VIAs økonomi (arbejdstitel). Da der for ganske nyligt har været et seminar om tilrettelæggelsen af dette projekt, foreligger den konkrete formulering af delemne to først på bestyrelsesmødet. Økonomi Indenfor budget Bestyrelsen godkender rektors resultatlønksontrakt for 2016.
Punkt 8 - Lukket punkt 5/7 Punkt 9 - Forbindelsesvej fra Dusager til Hedeager ved Campus Aarhus N (5 min) Asbjørn Christensen U0039-8-11-62-15 Aarhus Kommune anmoder VIA om at stille et jordstykke gratis til rådighed for Aarhus Kommune, således at de kan etablere en vejforbindelse mellem Dusager og Hedeager umiddelbart nord for Campus Aarhus N. Aarhus Kommune overvejer i øjeblikket om de kan betale for jordstykket, uden at det skal igennem en ny politisk behandling i byrådet. Vejforbindelsen vil lette udkørslen fra VIAs parkeringsplads væsentligt, idet den nuværende udkørsel fra parkeringspladsen er en stor gene i dagligdagen. Der er vedlagt et bilag med en nærmere redegørelse for sagen. Økonomi Alle udgifter i denne forbindelse vil blive betalt af Aarhus Kommune, og Aarhus Kommune vil også efterfølgende vedligeholde vejen og rydde sne på vejen. 1. VIA stiller grundarealet gratis til rådighed for etableringen af en vejforbindelse fra Dusager til Hedeager, idet det vil forbedre udkørslen fra VIAs parkeringsplads ved Campus Aarhus N til Hedeager væsentligt. 2. Bestyrelsen bemyndiger formand og rektor til at indgå og underskrive en salgsaftale på grundarealet med Aarhus Kommune, hvis der kan forhandles en aftale på plads, hvor Aarhus Kommune køber det relevante grundareal. Punkt 10 - Kvalitetsarbejde i VIA, herunder status på Institutionsakkreditering (5 min) Harald Mikkelsen U0027-4-04-4-14 VIA har den 29. januar 2016 indsendt dokumentation til de tre valgte audit trails vedrørende Uddannelsernes videngrundlag, Uddannelsernes tilrettelæggelse og undervisnings- og læringsformer samt Inddragelse af aftagere og dimittender i sikring af uddannelsernes relevans. Der er indsendt i alt 2693 siders dokumentation bestående af introduktion, læsevejledning og bilag. Dokumentationen indgår i akkrediteringspanelets forberedelse til andet institutionsbesøg den 14. til 18. marts 2016. Ved institutionsbesøget skal panelet mødes med VIAs direktion, kvalitetschefen og de uddannelsesenheder, som er udvalgt til audit trails. Fra uddannelsesenhederne deltager studerende, undervisere, aftagere/praktikværter, uddannelsesledere, uddannelseschefer samt forsknings- og udviklingschefer.
Panelet har desuden ønsket at møde repræsentanter fra de eksterne eksperter, der har deltaget i VIAs regelmæssige evaluering med inddragelse af eksterne eksperter samt medlemmer fra de nedsatte vurderingspaneler i forbindelse med VIAs kvalitetsrapportering. 6/7 Det bemærkes, at Akkrediteringspanelets formand Karin Röding har fået nyt job som statssekreterar hos ministern för högre utbildning och forskning. Som følge heraf træder hun tilbage som formand for VIAs akkrediteringspanel. Ny formand for akkrediteringspanelet bliver Jens Oddershede, dr.scient., tidligere rektor for Syddansk Universitet. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punkt 11 - Orientering om projekt Balance i VIAs økonomi 2019 (10 min) Asbjørn Christensen U0001-7-5-9-15 Finansloven for 2016 betyder, at VIA - med uændret aktivitetsniveau i 2019 vil have ca. 100 mio. kr. mindre til rådighed i forhold til 2015. For at adressere denne udfordring har direktionen derfor iværksat et projekt under arbejdstitlen "Balance i VIAs økonomi". Projektet blev skudt i gang med et økonomiseminar for direktionen i slutningen af januar. Direktionen forventer, at der som led i projektet vil blive sat gang i flere analyser, der vil følge en række tematiske spor. Asbjørn Christensen vil på mødet redegøre nærmere for projektet, herunder processen og indholdet. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punkt 12 - Videnregnskab 2014 (5 min) Peter Friese U0010-4-1-16 Danske Professionshøjskoler har december 2015 offentliggjort magasinet PROFVIDEN, som udgør professionshøjskolernes videnregnskab om forskning og udvikling i 2014 (se bilag, som også uddeles på mødet i trykt udgave). Videnregnskabet offentliggøres i år i en ny magasinform indeholdende dels en række journalistiske artikler om konkrete forsknings- og udviklingsaktiviteter dels et afsnit med nøgletal om sektorens FoU-aktiviteter. De journalistiske artikler har til hensigt gennem en række eksempler at konkretisere sektorens forsknings- og udviklingsprojekter samt synliggøre, hvilken effekt sektorens FoU-aktiviteter kan bidrage med. Videnregnskabets afsluttende talafsnit dokumenterer professionshøjskolesektorens forsknings- og udviklingsaktiviteter i 2014 gennem kvantitative data opgjort på en række udvalgte indikatorer.
Prorektor Peter Friese vil på mødet give en kortfattet mundtlig orientering om de overordnede konklusioner på analysen af VIAs resultater i Videnregnskab 2014. 7/7 Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punkt 13 - "Mere viden om VIA", et tilbud til bestyrelsesmedlemmer (5 min) Harald Mikkelsen U0002-7-4-1-16 I løbet af 2016 vil der bliver arrangeret en dag i VIA for bestyrelsesformanden. I løbet af dagen vil formanden besøge 1-2 campusser og mødes med medarbejderne, de studerende og den lokale ledelse for at drøfte de emner, der optager dem. Formålet er at få dybere indsigt i VIAs aktiviteter og få mere viden om VIA generelt. Inispireret af dette initiativ for formanden kan der også blive arraangeret et lignende program for de øvrige bestyrelsesmedlemmer, gerne i forbindelse med bestyrelsesmøderne. Fx kan der op til bestyrelsesmødet den 12. september kl 1530-1830 i Horsens blive arrangeret et uformelt program fra kl. 12-15, hvor en gruppe på 2-3 bestyrelsesmedlemmer får en grundigere rundvisning og mødes med medarbejderne og de studerende. Hvis der er interesse for dette, vil sekretariatet på bestyrelsesmødet i juni fremlægge en konkret plan. Bestyrelsesmedlemmer tilkendegiver om de er interesseret i, at der arrangeres et program som beskrevet. Punkt 14 - Eventuelt U0002-7-4-7-16