INDKALDELSE. Møde i Bestyrelsen. Gør tanke til handling VIA University College. Dagsorden. Deltagere

Transkript

1 Gør tanke til handling VIA University College Møde i Bestyrelsen Mødested VIA Campus Randers, Jens Otto Krags Plads 3, 8900 Randers, lokale 0.11b (stueetagen) Mødetidspunkt Den 7. december 2015 kl. 15:30-18:30 Deltagere Medlemmer Jørgen Nørby Poul Erik Christensen Morten Ballisager Peter Stampe Berit Eika Thor Jensen Jens Eistrup Keld Bach Nielsen Lars Goldschmidt Ingelis Sander Stine Rossen Møller Palle Lynggaard Würtz Kristel Mari Skorge Bente Alkærsig Rasmussen INDKALDELSE Mødeleder: Referent: Elvir Maleskic Dato: 30. november 2015 J.nr.: U Ref.: EM 1/9 Deltagere fra ledelsen: Rektor Harald Mikkelsen, professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen, prorektor Peter Friese, kommunikationschef Lisbeth Katborg Bjerre og sekretariatschef Anders Leth Jensen. Gæster Afbud Parkering i Randers: Hvis du kommer i bil, er der gratis parkeringsmuligheder i Toldbodgade og Tøjhushavekvarteret fem minutters gang fra campus. På Fischergade 20 er der et parkeringshus. Her kan du parkere mod betaling. Parkeringshuset ligger ca. 100 meter fra campus. På nordsiden af Campus Randers er der få parkeringspladser mod kontantbetaling. Dagsorden 1. Intro til First Agenda (10 min) 2 2. Godkendelse af dagsorden (1 min) 3 3. Referat af bestyrelsesmødet den 30. oktober 2015 (1 min) 3 4. Lukket punkt 3 5. Prognose 2015 (5 min) 3

2 6. Vedtagelse af Budget 2016 (45 min) 3 2/ Bemyndigelse til formanden om at indgå resultatlønskontrakt med rektor for 2016 og afrapportere rektors resultatlønskontrakt for 2015 (5 min) Henvendelse fra Uddannelsesudvalget for Bygningskonstruktøruddannelsen (10 min) Lukket punkt Evaluering af bestyrelsesarbejde (10 min) Opfølgning på studietur til Bucharest, oktober 2015 (10 min) Justering af udviklingskontrakten - nyt mål om øget regionalt vidensamarbejde (10 min) Medieanalyse (15 min) Lukket punkt 7 Orienteringssager 15. Status på arbejdet med strategi (5 min) Kvalitetsarbejde i VIA, herunder rapport fra Akkrediteringspanelets besøg (10 min) Orientering vedr. politiuddannelse (5 min) Skriftlig orientering om aktuelle ejendomssager Eventuelt 9 Kommenteret dagsorden Punkt 1 - Intro til First Agenda (10 min) U Bestyrelsen besluttede den 14. september at indføre en digital løsning for håndtering af mødematerialet - First Agenda. I begyndelsen af mødet vil Elvir Maleskic give en kort introduktion til First Agenda med fokus på navigation, mulighed for kommentering og sikkerhed. Fra og med bestyrelsesmødet 11. april 2016 vil bestyrelsesmaterialet kun blive udsendt via FirstAgenda. Bestyrelsen introduceres til anvendelsen af First Agenda.

3 Punkt 2 - Godkendelse af dagsorden (1 min) 3/9 U Under dette punkt er der mulighed for at kommentere dagsordenen og eventuelt stille forslag til behandling af punkter, som ikke er medtaget på nærværende dagsorden Bestyrelsen godkender dagsordenen. Punkt 3 - Referat af bestyrelsesmødet den 30. oktober 2015 (1 min) U Referatudkastet har været i høring pr. . Der er ikke indkommet bemærkninger til referatet, som anses som godkendt. Bestyrelsen undertegner referatet. Bestyrelsen undertegner også referat af mødet den 14. september Punkt 4 - Lukket punkt Punkt 5 - Prognose 2015 (5 min) Asbjørn Christensen U Som led i bestyrelsens løbende opfølgning på VIAs økonomi er der udarbejdet en årsprognose 2015, baseret på regnskabet for årets tredje kvartal. Professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen vil ved mødet kommentere den bilagte årsprognose. Bemærk venligst, at årsprognosen er under udarbejdelse og vil blive eftersendt senest den 2. december bestyrelsen følger op på økonomien. Punkt 6 - Vedtagelse af Budget 2016 (45 min) Asbjørn Christensen U

4 Som bilag er forslag til budget 2016 vedlagt. Derudover vedlægges et notat vedr. VIAs likviditet /9 Budgettet er baseret på de for nuværende kendte forud-sætninger med hensyn til STÅ, taxametersatser, tildeling af forskningsmidler m.v. Det fremgår af budgetforslaget, at institutionen i 2016 forventer en lille stigning i STÅ-produktionen. Der er i udgangspunktet for 2016 budgetteret med et overskud på 16,0 mio. kr. svarende til 1% af VIAs omsætning. I det endelige budgetforslag er overskuddet nedjusteret til 5,1 mio. kr., eftersom der er gennemført en række reguleringer i hovedområderne, jf. bilag. Som det vil fremgå er der i budgettet, i lighed med forgående år, indarbejdet en strategisk pulje på 15 mio. kr. Rektor Harald Mikkelsen og Professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen vil på mødet kommentere budgetforslaget. Bestyrelsen drøfter forslaget til Budget 2016 med henblik på vedtagelse. Punkt 7 - Bemyndigelse til formanden om at indgå resultatlønskontrakt med rektor for 2016 og afrapportere rektors resultatlønskontrakt for 2015 (5 min) U Bestyrelsen har på mødet den 14. december 2014 besluttet hovedprincipperne for anvendelsen af resultatløn i VIA, som skal gælde for indeværende bestyrelsesperiode I henhold til denne beslutningen skal bestyrelsen årligt forny bestyrelsesformandens bemyndigelse til at indgå resultatlønskontrakt med rektor (for 2016) samt at forestå afrapporteringen af rektors resultatlønskontrakt (for 2015). Under hensyn til de besluttede hovedprincipper er VIAs notat om rammer for resultatløn tilpasset 2016, og bilagt til bestyrelsens orientering. Omdrejningspunkterne for tilpasningen er: en nivellering af de maksimale beløbsrammer for direktion, som følge af at VIA nu har en enhedsdirektion at de krav, der er til budgetoverholdelse, er indskrevet i dokumentet. Økonomi Indenfor budget. 1. Bestyrelsen bemyndiger bestyrelsesformanden til med inddragelse af forretningsudvalget at indgå resultatlønskontrakt med rektor for Bestyrelsen bemyndiger bestyrelsesformanden til med inddragelse af forretningsudvalget at forestå afrapporteringen af rektors resultatlønskontrakt for 2015.

5 Punkt 8 - Henvendelse fra Uddannelsesudvalget for Bygningskonstruktøruddannelsen (10 min) 5/9 U Uddannelsesudvalget for Bygningskonstruktøruddannelsen og Kort- og landmålingstekniker har henvendt sig til bestyrelsen med en indstilling om at Bygningskonstruktøruddannelsen i Aarhus samles på en adresse i Aarhus - Campus Aarhus C. Sagen er oprindeligt rejst i uddannelsesudvalget af de studerende, der har problematiseret de aktuelle planer om at flytte en del af Bygningskonstruktøruddannelsen (4.-7. semester) til Campus Aarhus C fra starten af 2016, mens en anden del af uddannelsen (1.-3. semester) fortsat er lokaliseret på Aarhus Tech, Halmstadgade 6, Aarhus N. Med den planlagte delvise flytning i 2016 for semester til Campus Aarhus C, er de studerende bange for at det gode studiemiljø og det velfungerende studenterråd vil gå tabt på grund af afstanden. Som bilag vedlægges referat af mødet i uddannelsesudvalget den , punkt 2.1, inkl. henvendelsen fra de studerende. Forretningsudvalget har drøftet henvendelsen fra uddannelsesudvalget og er af den opfattelse, at ledelsen bør indlede en dialog med Aarhus Tech med henblik på en samling af uddannelsen i Aarhus C fra Bestyrelsen beslutter at bede rektor om at indlede dialog med Aarhus Tech med henblik på en samling af hele bygningskonstruktøruddannelsen i Campus Aarhus C fra Punkt 9 - Lukket punkt Punkt 10 - Evaluering af bestyrelsesarbejde (10 min) U I foråret 2016 vil VIAs bestyrelse være halvvejs i sin funktionsperiode. Forretningsudvalget tager derfor initiativ til, at der i løbet af januar/februar 2016 gennemføres en evaluering af bestyrelsens arbejde. Formålet med evalueringen er at give bestyrelsesmedlemmerne mulighed for at reflektere over og give feed back på nogle centrale dele af bestyrelsens arbejde. Formålet er også at skabe et godt fælles udgangspunkt for udvikling af bestyrelsen og bestyrelsesarbejdet. Et forslag til koncept for evaluering, tidsplan og spørgeramme fremlægges med henblik på kvalificering og godkendelse i bestyrelsen.

6 Bestyrelsen kvalificerer og godkender grundlaget for evalueringen, jf. det bilagte notat. 6/9 Punkt 11 - Opfølgning på studietur til Bucharest, oktober 2015 (10 min) Jørgen Nørby U Bestyrelsen, direktionen, chef for VIA International og nøglemedarbejdere fra VIA Pædagogik og Samfund har deltaget i studieturen til Bukarest mellem den oktober Der er udarbejdet en skriftlig evaluering af studieturen, som vedlægges. Der er derudover udarbejdet et opsamlende bilag med dokumentation, der indeholder resumeer af programpunkter og præsentationer fra de enkelte møder. Bestyrelsesmedlemmerne deltager i en kort opfølgning på studieturen. Punkt 12 - Justering af udviklingskontrakten - nyt mål om øget regionalt vidensamarbejde (10 min) Harald Mikkelsen U Med henvisning til regeringens udspil for vækst og udvikling i Danmark den 23. november 2015 har Uddannelses- og Forskningsminister bedt uddannelsesinstitutionerne om at udarbejde et tillæg til den nuværende udviklingskontrakt, hvor Øget regionalt vidensamarbejde indgår som nyt pligtigt mål. Det nye pligtige mål erstatter det nuværende pligtige mål om Øget social mobilitet flere talenter i spil. Det betyder også, at institutionerne ikke skal afrapportere målepunkterne vedrørende Øget social mobilitet flere talenter i spil i årsrapporterne i VIA er i den forbindelse anmodet om at indsende udkast til tillægget til udviklingskontrakten til Styrelsen for Videregående Uddannelser senest den 1. februar Der er i det vedhæftede notat beskrevet de forventninger, der er indholdsmæssigt til det nye pligtige mål samt information om tillægget til udviklingskontrakten. VIAs nuværende udviklingskontrakt kan tilgås på Uddannelsesministeriets hjemmeside: Da bestyrelsens møde den 8. februar 2016 er efter fristen, forventes bestyrelsen at blive inddraget i processen pr. . Harald Mikkelsen vil ved mødet skitsere processen for udarbejdelse af tillægget til udviklingskontrakten. Bestyrelsen drøfter justering af udviklingskontrakten.

7 Punkt 13 - Medieanalyse (15 min) 7/9 Asbjørn Christensen U VIA Kommunikation har fået udarbejdet en analyse af VIAs medieomtale fordelt på geografi, medier, kanaler og bruttolæsere. Som del af analysen er der udarbejdet en benchmark med en række universiteter, professionshøjskoler og erhvervsakademier. Bilag a: Medieanalyse Bilag b: Fokus for PR og presseindsatser i 2016 og 2017 På mødet vil kommunikationschef Lisbeth Katborg Bjerre gennemgå analysen og redegør for hvordan VIA vil fokusere sin PR og presseindsats i Bestyrelsen drøfter analysen og kommer med eventuelle indspark til den planlagte indsats for Bestyrelsen drøfter hvordan de enkelte medlemmer af VIAs bestyrelse kan være med til at skærpe VIAs omdømme og kendskabsgrad lokalt, regionalt og nationalt. Punkt 14 - Lukket punkt Orienteringssager Punkt 15 - Status på arbejdet med strategi (5 min) Harald Mikkelsen U Siden vedtagelse af strategien i bestyrelsen 31. januar 2015 er der inden for hvert hovedområde og inden for fællesfunktionerne og bibliotekerne udarbejdet planer, der over- og omsætter VIAs strategi til konkrete initiativer, aktiviteter og handlinger. Derudover har direktionen fordelt de fire strategiske udfordringer mellem sig således, at hver direktør har et ansvar for tværgående koordinering og aktiviteter inden for én strategisk udfordring: Aftryk VIA nye læringsformer, Erik Hygum Aftryk VIA fokus på det private erhvervsliv, Konstantin Lassithiotakis Aftryk VIA et øget samfundsengagement, Aase Lydiksen Aftryk VIA en mere smidig organisation, Louise Gade

8 I forhold til opfølgning på strategien vil der årligt (2016 og 2017) blive foretaget en evaluering. Data til evalueringen vil bestå af både kvalitative casestudier (narrativer) og kvantitative data (key performance indikators, KPI). 8/9 Resultaterne af disse evalueringer vil blive forelagt bestyrelsen. Inden da vil de blive kvalificeret gennem drøftelser i relevante ledelses- og samarbejdsfora. Foruden ovenstående kan det nævnes, at VIA indgår i et forskningsprojekt med CBS med fokus på, hvorledes VIAs ledere tilgår arbejdet med at oversætte og omsætte VIAs strategi. Resultater fra dette projekt vil løbende blive introduceret for organisationen. Bilag: Notat om KPI (case studier) Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punkt 16 - Kvalitetsarbejde i VIA, herunder rapport fra Akkrediteringspanelets besøg (10 min) Anders Leth Jensen U Kvartalsstatistikrapporten fra oktober 2015 vil kort blive kommenteret. Der vil desuden blive orienteret om det første besøg fra Akkrediteringspanelet i dagene 18. og 19. november Det er det umiddelbare indtryk, at de to dage er forløbet godt, hvilket de første helt overordnede tilbagemeldinger tyder på. Akkrediteringspanelet overvejer nu, hvilke audittrails der skal vælges. VIA er stillet i udsigt, at man omkring den 2. december vil vende tilbage med forslag til audittrails og der vil blive en kort hørings periode. Ved bestyrelsesmødet vil de valgte audittrails være kendt og der vil blive orienteret herom. Til de nævnte audittrails, hvor VIA forventer seks, vil der være frist for indsendelse af yderligere dokumentationsmateriale, som skal bruges som forberedelse til akkrediteringspanelets andet besøg i marts måned Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punkt 17 - Orientering vedr. politiuddannelse (5 min) Harald Mikkelsen U Bestyrelsen er tidligere blevet orienteret om, at VIA gennem længere tid har undersøgt mulighederne for at kunne udbyde en politiuddannelse i det vestlige Danmark. Regeringen har skrevet en politiuddannelse i det vestlige Danmark ind i regeringsgrundlaget, og dette er blevet drøftet i

9 forbindelse med forhandlingerne om politiets flerårsaftale for de kommende år. 9/9 Harald Mikkelsen vil ved mødet give en status vedr. politiuddannelsen i det vestlige Danmark. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punkt 18 - Skriftlig orientering om aktuelle ejendomssager Asbjørn Christensen U Der er vedlagt et notat med en orientering om aktuelle ejendomssager, herunder vedrørende: Projekt Ny Campus Horsens; status på lokalplanerne for henholdsvis Peter Sabroe og Skejbyvej 29, Aarhus; tilbygning på Campus Aarhus N og flytningen af Skejbyvej; og Student House i Viborg. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punkt 19 - Eventuelt U