Aftale om afholdelse af (Mesterskab) imellem (Herefter stævnearrangøren) Og Dansk Ride Forbund Idrættens hus 2605 Brøndby 1
1. Endelig fastlæggelse af stævnetermin Fastlæggelse af stævneterminen foretages senest 1. november det foregående stævneår. Stævneterminen fastlægges under hensyntagen til den internationale stævnekalender. Der tilstræbes termin således: Springning DRF Mesterskaber indendørs Senior DRF Mesterskaber Indendørs jun/yr DRF Mesterskaber indendørs Pony DRF Mesterskaber udendørs pony Nordiske mesterskaber udendørs P/J/YR/U25 Nordiske mesterskaber udendørs februar eller marts februar eller marts februar eller marts august sidste weekend i juni juli eller august 2. Klasser Ved stævnet skal afholdes følgende klasser: En opvarmningsklasse for alle mesterskabs kategorier Mesterskabsklasser jf. reglementet Evt. en lille tur hvor deltagerne i mesterskaberne har fortrinsret. 3. Præmier og doteringer 3.1 Doteringer Minimumsdotering i det samlede mesterskab skal minimum udgøre kr. 1.600,- for seniorer kr. 1.500,- for junior og young rider For ponyryttere fastlægger springudvalget minimumsdotering. Minimumsdotering i øvrige klasser skal som minimum udbetales i henhold til reglementet. 2
Doteringerne reguleres hvert år efter forhandling. Forhandlingen skal være afsluttet senest 1. marts for det indeværende stævne år 3.2 Doteringer for Nordiske Mesterskaber: Senior : Pony/jun/yr/Chi/ U25: Doteringer i.h.t. FEI reglement Ingen doteringer. Ærespræmier. 3.3 Præmier Ved DM modtager vinderne følgende præmier sponseret af Dansk Ride Forbund: Nr. 1: DIF guldmedalje, DRF guldmedalje, mesterskabsdækken, roset, æresbånd samt plakette Nr. 2: DRF sølvmedalje samt roset Nr. 3: DRF bronzemedalje samt roset Derudover modtager vinderen af DM kr. 10.000 i ærespræmie fra Dansk Ride Forbund. Ved DRF mesterskaber modtager vinderne følgende præmier sponseret af Dansk Ride Forbund: Nr. 1: DRF Guldmedalje, mesterskabsdækken, roset, æresbånd samt plakette Nr. 2: DRF sølvmedalje samt roset Nr. 3: DRF bronzemedalje samt roset Ved Nordiske Mesterskaber modtager vinderne følgende præmier sponseret af Dansk Ride Forbund Nr. 1: DRF Guldmedalje, mesterskabsdækken, roset, æresbånd samt plakette Nr. 2: DRF sølvmedalje samt roset Nr. 3: DRF bronzemedalje samt roset Dansk Ride Forbund videreformidler foromtale og resultater af mesterskaberne på DRF s hjemmeside. Stævnearrangøren kan ikke sælge sponsorpladser på mesterskabsdækkener, rosetter, æresbånd eller plaketter uden skriftlig aftale med Dansk Ride Forbund. Mesterskabsdækkenet skal bæres under hele præmieoverrækkelsen. 4. Indskud og tilmelding Indskud for 2015 udgør følgende: Indskud for DRF klasserne for Senior må max. udgøre kr. 1.600,- Indskud for DRF klasserne for children, junior og youngriders må max. udgøre kr. 1.500.- Indskud for DRF klasserne for ponyryttere må max udgøre kr. 900,- Indskud beregnet som samlet indskud for alle mesterskabsklasser. Boksprisen må max udgøre kr. 1.500,- (incl. 3 baller spåner/halm.) 3
Indskud og bokspris reguleres hvert år efter forhandling. Forhandlingen skal være afsluttet senest 1. marts for det indeværende stævneår. Entry Fee for Nordiske Mesterskaber i.h.t. FEI reglement. 5. Stald Staldene skal være opstillet i henhold til brandmyndighedernes regulativer. Der skal være opsyn med stalden hele døgnet under hele mesterskabet. Bokse Bokse skal overholde de i reglementet til enhver tid fastsatte mål. Boksene skal være rengjorte fra stævnets start. Boksene må ikke være strøet før hestenes ankomst. Ved NM skal FEI s regler om adgangskontrol håndhæves. Dyrlægebokse. Stævnearrangøren skal stille 3 bokse til rådighed til dyrlægen. 6. Officials 6.1 Dommere Dansk Ride Forbund tildeler dommere til mesterskabet. 6.2 Banebygger Dansk Ride Forbund tildeler banebygger til mesterskabet. 6.3 Teknisk delegeret: Dansk Ride Forbund tildeler Teknisk Delegerede til stævnet. 6.4 Opgaver for TD og stævnearrangør TD er Dansk Ride Forbunds udsendte repræsentant og øverste myndighed ved stævnet. TD skal tilsikre en sportslig korrekt afvikling af stævnet, at sikkerheden på stævnepladsen er i orden og at stævnekvaliteten opretholdes. Derudover er det en væsentlig opgave for TD at medvirke til, at stævnet afvikles i en positiv atmosfære til glæde for stævnearrangør, rytter, publikum og sponsorer. TD udfærdiger efter stævnet en rapport over stævnet. Rapporten diskuteres med stævnearrangøren inden fremsendelse til DRF. 4
Stævnearrangøren skal senest 2 måneder før stævnets afholdelse kontakte TD og aftale termin for TD s besøg hos klubben. TD s besøg hos klubben skal medvirke til at sikre stævnekvaliteten, sikkerheden og den sportslige afvikling af stævnerne. TD skal i forbindelse med besøget bl.a. vurdere stævnepladsen med henblik på: sikkerhed for rytter, hest og publikum, herunder forhold som trafik, læge, dyrlæge og smed konkurrencefaciliteter staldforhold, herunder dopingbokse infrastruktur (parkering lastbiler, el., toiletforhold m.v.) bemandingsplan rådgivning i. øvrigt Stævnearrangøren skal bestille indlogering til alle officials hvor det er påkrævet. Omkostninger til TD afholdes af Dansk Ride Forbund. Der skal stilles et separat bord til rådighed for officials i umiddelbar tilknytning til konkurrencebanen. Officials til Nordiske Mesterskaber i henhold til Rules for NBHC. 7. Forpligtelser for stævnearrangøren Stævnearrangøren forpligtiger sig til en festlig at udsmykning af banerne og arealerne omkring stævnepladsen, således at stævnet fremstår som et særligt stævne. Der skal på stævnepladsen være online resultatformidling fra minimum tre skærme. Resultaterne skal ligeledes sendes til live.rideforbund.dk. Stævnearrangøren forpligter sig til de i nærværende aftale nævnte forpligtelser og herudover at efterlever DRF s anvisninger. Stævnearrangøren leverer forplejning til officials bestående af mulighed for morgenmad, frokost og middagsmad evt. i særskilt lade/telt. Stævnearrangøren skal levere forplejning til ryttere og hestepassere bestående af mulighed for morgenmad, frokost og aftensmad for en nærmere angivet pris. Prisen for alle 3 måltider må ikke overstige kr. 200,- pr. dag pr. person i 2015. Priserne reguleres hvert år efter forhandling. Forhandlingen skal være afsluttet senest 1. marts for det indeværende stævneår. Stævnearrangøren opkræves et stævnegebyr på 1.500 kr. pr. stævnedag, beløbet betales til DRF. Beløbet er angivet for 2015 og kan reguleres over perioden. 5
8. Forpligtelser for Dansk Ride Forbund DRF forpligter sig til at levere de i nærværende kontrakt omtalte ydelser samt forpligter sig i øvrigt til at rådgive stævnearrangøren i fornødent omfang. 9. Markedsføring og rettigheder Alle rettigheder til levende billeder fra nationale konkurrencer er Dansk Ride Forbunds ejendom, og offentliggørelse af levende billeder fra arrangør eller andre må ikke ske uden foregående aftale med Dansk Ride Forbund Dansk Ride Forbund markedsfører stævnet på forbundets elektroniske medier. Stævnearrangøren medvirker efter nærmere aftale aktivt ved markedsføringen af Dansk Ride Forbund og Dansk Ride Forbunds sponsorer under mesterskabet. DRF s ærespræmier skal annonceres via speaker under afvikling af klasserne og i forbindelse med præmieoverrækkelsen samt fremgå af programmet. DRF skal efter nærmere aftale vederlagsfrit have stillet reklameplads til rådighed i form af bandereklamer, annonce i stævneprogram, DRF s flag m.v., endvidere er dette også gældende for DRF s hovedsponsorer. DRF skal efter nærmere aftale vederlagsfrit have stillet op til 3 standpladser til rådighed for DRF samt DRFs samarbejdspartnere. Senest 31. marts aftales forhold omkring standplads for indeværende stævneår. Deltagelse i VIP arrangementer for DRF s sponsorer aftales mellem parterne senest 31. marts for indeværende stævneår. 10. Evaluering Efter hvert mesterskab foretages en evaluering af den sportslige afvikling og stævnekvaliteten. Evalueringen foretages af arrangerende klub, Springudvalget, den Teknisk Delegerede og Sportschefen. Stævnearrangøren er forpligtet til at følge Dansk Ride Forbunds anvisninger med hensyn til den sportslige afvikling af stævnet. Eventuelle ændringer, der har til formål at hæve stævnekvaliteten generelt, skal aftales mellem parterne på baggrund af evaluering af stævnekvaliteten. 11. Tvister Opfylder stævnearrangøren ikke Dansk Ride Forbunds anvisninger med hensyn til den sportslige afvikling af stævnet, kan aftalen ophæves af Dansk Ride Forbund med øjeblikkelig virkning. Opnås der ikke aftale om den fremtidige standard for stævnekvaliteten, kan Dansk Ride Forbund ophæve denne aftale med øjeblikkelig virkning. 6
Enhver tvist eller uoverensstemmelse vedr. denne aftale skal søges løst i mindelighed. Parterne skal loyalt og efter bedste evne søge og bidrage til at løsning sker ved forhandlinger. I tilfælde af manglende løsning af tvist i mindelighed kan sagen indbringes for Dansk Ride Forbunds Appeludvalg med ankemulighed til DIF s Appeludvalg i overensstemmelse med gældende regler herfor. Dato Stævnearrangør Dato Dansk Ride Forbund Springudvalget. 7