Tønder Boligselskab Referat fra ordinært repræsentantskabsmøde Onsdag den 31. august 2011, mødet startede med spisning kl. 18.30 Mødet blev afholdt på Hostrup Hotel, Søndergade 30, 6270 Tønder. Endelig dagsorden Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Godkendelse af årsberetning... 2 3 Godkendelse af årsregnskab... 2 4 Godkendelse af revisionsberetning... 2 5 Styringsrapport og styringsdialog... 2 6 Forelæggelse af boligorganisationens budget... 3 7 Behandling af indkomne forslag... 3 8 Vedtægtsændringer... 3 9 Valg af næstformand... 3 10 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 4 11 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 5 12 Valg af revisor... 5 13 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 5 14 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 15 Kompetencedelegation... 6 16 Eventuelt... 6 Fra organisationsbestyrelsen deltog: Allis Jensen (formand) Anne Christiansen (næstformand) Eli Kølleskov Hans-Jørgen Nielsen (afbud) Rita Mortensen Svend-Weiland-Petersen Kaj Ringsted Fra afdelingerne deltog: Afdeling 1303 Klostervej Jørgen Skalborg (afbud) Per Jørgensen Afdeling 1304 Sælstræde Inger Mørch (afbud) Ole Olsen Barbara Johansen Afdeling 1329 Tønder Byhuse Marietta Postma (afbud) Egon Chr. Strohdik Fridthjorf M. Pedersen Birthe L. Pedersen Afdeling 1351 Sælstræde/Hvalstræde Annelie Kring (afbud) Laila Alexiou (afbud) I øvrigt deltog (uden stemmeret): Martin Andreasen, Domea Domea, Boligcenter Haderslev, den 5. september 2011 Side 1 af 6
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: Martin Anderasen blev valgt som dirigent. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets side 10 til 20. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. Referat: Årsberetning blev godkendt. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Boligorganisationens årsregnskab for regnskabsåret 2010/2011 vedlægges som bilag. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Referat: Årsregnskab blev godkendt. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Referat: Revisionsberetningen blev godkendt. 5 Styringsrapport og styringsdialog Orientering gives på mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Repræsentantskabet godkendte orienteringen. Side 2 af 6
6 Forelæggelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for indeværende regnskabsår er godkendt af organisationsbestyrelsen på møde den 31.8.2011 og forelægges til orientering. Det indstilles, at repræsentantskabet tager budgettet til efterretning. Referat: Repræsentantskabet godkendte indstilling 7 Behandling af indkomne forslag Der var ingen forslag, så punktet udgik. 8 Vedtægtsændringer Bestyrelsen foreslår godkendelse af nye vedtægter, så de følger ny lov for almene boliger pr. 1. januar 2010 (L208) Organisationsbestyrelsen foreslår, at repræsentantskabet vælger formand og næstformand på mødet, jf. vedtægternes 4, stk. 2. a) Delegering af kompetence, jf. vedtægternes 3 I henhold til vedtægternes 3, stk. 5 skal repræsentantskabet træffe beslutning om at delegere kompetencen til organisationsbestyrelsen for så vidt angår: 1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme 2) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme 3) Grundkøb 4) Iværksættelse af nyt byggeri På organisationsbestyrelsesmødet den 12. april 2011 godkendte organisationsbestyrelsen nye vedtægter. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender de nye vedtægter. Referat: Repræsentantskabet godkendte de nye vedtægter som var blevet godkendt at organisationsbestyrelsen den 12. april 2011. 9 Valg af næstformand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at næstformanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde den 9. september 2009 blev Anne Christiansen valgt som næstformand. Formanden vælges for 2 år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand. Det indstilles, at repræsentantskabet genvælger næstformand for 2 år. Referat: Anne Christiansen blev genvalgt som næstformand for 2 år. Side 3 af 6
10 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 7 medlemmer. 6 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mens ét medlem udpeges blandt de beboervalgte medlemmer af Domeas bestyrelse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Allis Marie Jensen Formand Repr. skabet 2012 Anne Christiansen Næstformand Repr. skabet 2011 Eli Kølleskov Medlem Repr. skabet 2012 Hans-Jørgen Nielsen Medlem Repr. skabet 2011 Rita Mortensen Medlem Repr. skabet 2011 Svend Weiland Petersen Medlem Repr. skabet 2012 Kaj Ringsted Medlem Domea 2013 Afgangsorden indebærer, at Anne Christiansen, Hans-Jørgen Nielsen og Rita Mortensen er på valg. Næstformanden vælges direkte af repræsentantskabet under et selvstændigt punkt på dagsordenen. Det indstilles, at repræsentantskabet genvælger 2 medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: Hans-Jørgen Nielsen ønskede ikke genvalg og da Rita Mortensen ønskede at en anden skulle have hendes post, blev følgende valgt for 2 år: Jørgen Skalborg fra afd. 1303, Klostervej m.fl. og Birthe Lohmann Pedersen, afd. 1329, Brofennen/Tønder Byhuse. Jørgen Skalborg og Birthe Lohmann Pedersen blev valgt til bestyrelsen for 2 år uden modkandidater. Bestyrelsen for Tønder Boligselskab med tilhørende afdelinger har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Allis Marie Jensen Formand Repr. skabet 2012 Anne Christiansen Næstformand Repr. skabet 2013 Eli Kølleskov Medlem Repr. skabet 2012 Jørgen Skalborg Medlem Repr. skabet 2013 Birthe Lohmann Pedersen Medlem Repr. skabet 2013 Svend Weiland Petersen Medlem Repr. skabet 2012 Kaj Ringsted Medlem Domea 2013 Mariette Postma Suppleant Repr. skabet 2012 Med Domea s.m.b.a. som administrator. Side 4 af 6
11 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. På repræsentantskabsmøde i 2010 blev Josef Lehner som suppleant. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Referat: Marietta Postma afd. 1329, Kastaniealle/Tønder Byhuse blev foreslået og valgt som suppleant for 1 år. 12 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2010 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: BDO blev genvalgt som selskabets revisor. 13 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Tønder Boligselskab kan vælge op til 2 repræsentanter. Organisationsbestyrelsens eventuelle indstilling/anbefaling af kandidater vil blive givet på mødet. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 2 medlemmer til Domeas repræsentantskab for 1 år eller overlader til organisationsbestyrelsen at udpege repræsentanterne af sin midte. Referat: Formand og næstformand blev udpeget, ved afbud indkaldes evt. et andet bestyrelsesmdedlem. 14 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan Side 5 af 6
boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Tønder Boligselskab kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Orientering taget til efterretning. 15 Kompetencedelegation Af hensyn til sagsbehandling vedrørende eventuel tinglysning m.v. noteres det, at repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter kompetencedelegationen. Referat: Repræsentantskabet godkendte kompetencedelegationen. 16 Eventuelt Referat: Der blev orienteret om organisationsbestyrelsens beslutning om tilskud fra dispositionsfonden til nedbringelse af huslejen for tomgangsboliger, således udgifterne kunne reduceres for afdelingerne og dispositionsfonden. Orientering om at elevatorer ved Brofennen 2, 4 og 6 vil være lavet inden 1. december 2011. Allis oplyste at det stadigt var muligt at melde sig til turen den 30. september til Domea i Høje Tåstrup og efterfølgende rundtur i Christiania. For referatets godkendelse: den - 20 den - 20 Allis M. Jensen, formand Martin Andreasen, dirigent Side 6 af 6