EA-instruks Nr. 1, 2016
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Uddannelseskoder og opgørelsesmetoder 5 1. 1 Uddannelseskoder 5 1. 1.1 Uddannelseskoder for ordinære uddannelser 5 1. 1.2 Åben uddannelse (ÅU) 7 1. 1.3 Rekvirenttyper 8 1. 2 Opgørelsesmetoder for ordinære uddannelser 9 1. 2.1 Opgørelse af studenterårsværk (STÅ) m.v. 9 1. 2.2 Opgørelse af optag 9 1. 2.3 Internationale aktiviteter (antal) 9 1. 3 Opgørelsesmetode for åben uddannelse (ÅU) 10 1. 4 Udenlandske studerende 11 2. Tilskudstyper 12 2. 1 Grundlagsår og grundlagsaktivitet 12 2. 1.1 Fastlæggelse af aktiviteten i grundlagsåret 12 2. 2 Tilskud til ordinær aktivitet 12 2. 2.1 Undervisnings-, praktik- og refusionstilskud 12 2. 2.2 Færdiggørelsestilskud 12 2. 2.3 Udvekslingstilskud 12 2. 2.4 Bygningstaxametertilskud 12 2. 2.5 Tilskud på baggrund af kompensations-stå 13 2. 3 Åben uddannelse 13 2. 3.1 Generelt om åben uddannelse 13 2. 3.2 Tilskud til undervisning 14 2. 3.3 Bygningstaxametertilskud 14 2. 3.4 Tilskud til realkompetencevurdering ved VVU og diplomuddannelse 14 2. 3.5 Deltagerbetalingskompensation realkompetencevurdering 14 2. 3.6 Tilskud til vejledning ved fleksible forløb 14 2. 4 Momskompensation 14 3. Udbetaling af tilskud 15 3. 1 Udbetaling af tilskud til institutionernes konti 15 3. 2 Udbetalingsmodeller 15 3. 2.1 Institutionstilskud 15 3. 2.2 Aktivitetsbestemte tilskud til uddannelser 15 3. 2.3 Tilskud til Åben Uddannelse 17 3. 2.4 Momskompensation 17 3. 3 Regulering af tidligere udbetalte tilskud 18 4. Indberetning og tilskudskontrol 19 4. 1 Indberetning 19 4. 1.1 Indberetningsterminer 19 4. 1.2 Indberetning af fuldtidsuddannelse (STÅ) 20 4. 1.3 Tilskud til internationale aktiviteter (udvekslingsstuderende) 21 4. 1.4 Indberetning af Åben Uddannelse 21 Styrelsen for Videregående Uddannelser 2
4. 1.5 Indberetning af optag 22 4. 1.6 Momskompensation 23 4. 2 Tilskudskontrol 24 4. 2.1 Terminer 24 4. 2.2 Revisors opgaver 25 4. 2.3 Rykkerprocedure ved for sent indsendt revisorerklæring 25 5. Indberetnings- og brevportalen 26 5. 1 Menupunkt: Tilskudsbreve 26 5. 2 Menupunkt: Regneark 26 5. 3 Menupunkt: Kontoudtog 26 5. 4 Menupunkt: Indberetning 27 6. Systemanvendelse 28 6. 1 Administrative systemer 28 6. 2 Sammenlægning eller spaltning af institutioner 29 6. 3 Kontoplaner 29 6. 3.1 Formålskontoplanen 29 6. 3.2 Statens finanskontoplan 29 Styrelsen for Videregående Uddannelser 3
Indledning Tilskudsinstruksen er udarbejdet på grundlag af Lov om erhvervsakademier for videregående uddannelser, Bekendtgørelse om tilskudsudbetaling m.v. til erhvervsakademier for videregående uddannelser samt Bekendtgørelse om revision og tilskudskontrol ved erhvervsakademier for videregående uddannelse. I EA-instruksen fastsættes nærmere retningslinjer for: Institutionstilskud. Aktivitetsbestemte tilskud til erhvervsakademi- og professionsbacheloruddannelser. Beregning og udbetaling af forskud. Beregning, udbetaling og regulering af tilskud. Aktivitetsindberetning og indberetning af optag. Frister for betaling af deltagerbetaling. Rekvirenter og rekvirentkoder. Aktivitetsopgørelse. Opgørelse og indberetning af momskompensation. Opgørelse og indberetning af aktivitet i henhold til betalingsloven. Institutionernes og revisors medvirken ved tilskudskontrollen. Anvendelsen af studieadministrative systemer. For erhvervsakademier, der anvender det studieadministrative system SIS, gælder retningslinjerne fastsat i PH-instruksen. Styrelsen for Videregående Uddannelser 4
1. Uddannelseskoder og opgørelsesmetoder 1. 1 Uddannelseskoder For taxameterfinansierede uddannelser er en række forhold, som har central betydning for tilskudsadministrationen, registreret i uddannelsesmodellen for den enkelte uddannelse. Uddannelsesmodellerne er registreret i det Centrale Økonomistyrings- og StudieAdministrative system (CØSA), hvorfra uddannelseskoderne udmeldes til erhvervsakademiernes studieadministrative system. Uddannelsesmodellen for den enkelte uddannelse indeholder oplysninger om bekendtgørelser, lovgrundlag og vejledninger samt oplysninger om uddannelsens varighed, tælleperioder og tælledage. Uddannelsesmodellerne anvendes i forbindelse med: Tilskudsadministration Udbudsgodkendelser Økonomistyring Økonomisk tilsyn Studieadministration, herunder flytninger Eksamensadministration, herunder beviser Statistik 1. 1.1 Uddannelseskoder for ordinære uddannelser Uddannelsesmodellen for erhvervsakademiuddannelser indeholder oplysninger om: 1. Formål: CØSA-formålsnummer 2. Navn: Uddannelsens navn. 3. Version: Nummer, som ændres ved ny bekendtgørelse. 4. Speciale: anvendes ved visse uddannelser for særlige retninger 5. Adgangsvej (anvendes ikke ved videregående uddannelser). 6. Skoleperiode. Til hver skoleperiode er knyttet tilskudsmærkekombinationer, som afgør, hvilken type aktivitet, der kan indberettes. 7. Tælleperiode. 8. Varighed: Tælleperiodens varighed er anført i antal dage og indgår i beregning af studenterårsværksbidraget (STÅ). 9. Tælledag: angiver på hvilken undervisningsdag i tælleperioden, regnet fra og med 1. undervisningsdag, antallet af aktive studerende skal opgøres. Styrelsen for Videregående Uddannelser 5
1. 1.1.1 Tælleperiode, varighed og tælledag Uanset at aktiviteten opgøres i antal STÅ (jf. afsnit 1. 2.1 ), udmeldes af hensyn til grundlaget for institutionens registrering samt opgørelse og indberetning af aktivitet oplysninger om skoleperiode, tælleperioder, varighed og tælledage for erhvervsakademiuddannelserne m.v. De nærmere retningslinjer for aktivitetsopgørelse fremgår af afsnit (jf. afsnit 1. 2.1 ). Eksempel: Tælleperioder, varighed, tælledag m.v. for 3036 Logistikøkonom. Formål Uddannelse Version Skoleperiode Tælleperiode Varighed Tælledag 3.036 Logistikøkonom 2 1 1 100 99 2 1 100 99 3 1 100 99 4P 1 50 49 4 1 50 49 1. 1.1.2 Tilskudsmærkekombinationer for erhvervsakademiuddannelser På erhvervsakademiuddannelserne findes følgende tilskudsmærkekombinationer, som afgør hvilken aktivitet, der kan indberettes: UNDER: Antal STÅ til beregning af tilskud til undervisningsudgifter m.v. FÆRTA: Antal studerende til beregning af færdiggørelsestilskud. KVUPR/MVUPR 1 : Antal STÅ til beregning af praktiktaxametertilskud. UDVST: Antal udvekslingsstuderende til beregning af tilskud til internationale aktiviteter. 1 KVUPR anvendes primært for erhvervsakademiuddannelser, MVUPR primært for professionsbacheloruddannelser. Kombinationerne har dog samme funktion og kan erstatte hinanden. Styrelsen for Videregående Uddannelser 6
Eksempel: Tilskudsmærkekombinationer for 3036 Logistikøkonom. Formål Uddannelse Version Skoleperiode Tilskudsmærke 3.036 Logistikøkonom 2 1 UNDER UDVST 2 UNDER UDVST 3 UNDER UDVST 4P KVUPR UDVST 4 UNDER UDVST FÆRTA 1. 1.2 Åben uddannelse (ÅU) Uddannelsesmodellen for åben uddannelse indeholder oplysninger om: 1. Formål: CØSA-formålsnummer 2. Navn: Uddannelsens navn. 3. Version: Nummer, som ændres ved ny bekendtgørelse. 4. Tilskudsmærker. Eksempel: Uddannelsesmodel for Åben Uddannelse. Formål Uddannelse Version Tilskudsmærke 3.527 Markedsføringsøkonom, enkeltfag 1 ÅBNUD FJERN 3.691 AU Akademiudd. international handel og markedsføring 2 ÅBNUD FJERN REKVU RFKVU 1. 1.2.1 Tilskudsmærkekombinationer På åben uddannelse findes følgende tilskudsmærkekombinationer, som afgør hvilken aktivitet, der kan indberettes: ÅBENUD: Antal årsstuderende på almindelig åben uddannelse. FJERN: Antal årsstuderende på åben uddannelse som fjernundervisning. REKVU: Realkompetencevurdering til akademi- og diplomuddannelser. RFKVU: Realkompetencevurdering til akademi- og diplomuddannelser uden deltagerbetaling (personer med uddannelse til og med erhvervsuddannelsesniveau, jf. 8 stk. 1 i lov om åben uddannelse). Tilskudsmærkerne REKVU og RFKVU kan benyttes på nedenstående uddannelser og fag. Styrelsen for Videregående Uddannelser 7
Formål Uddannelse Fag Fag 18 Akademiuddannelse i sundhedspraksis 9.540 Kompetencevurdering 46 Akademiuddannelse i ungdoms- og voksenundervisning 37.612 Kompetencevurdering 48 Akademiuddannelse i tolkning 37.613 Kompetencevurdering 56 Akademiuddannelse i oplevelsesøkonomi 9.541 Kompetencevurdering 135 Akademiuddannelse i skatter og afgifter 9.542 Kompetencevurdering 3634 Akademiuddannelse i human ressource 9.543 Kompetencevurdering 3691 Akademiuddannelse international handel og markedsfør 5.749 Kompetencevurdering 3692 Akademiuddannelse i kommunikation og formidling 5.750 Kompetencevurdering 3693 Akademiuddannelse i økonomi- og ressourcestyring 9.544 Kompetencevurdering 3694 Akademiuddannelse i Ledelse 5.752 Kompetencevurdering 3695 Akademiuddannelse i finansiel rådgivning 5.753 Kompetencevurdering 3696 Akademiuddannelse i international transport og logistik 5.754 Kompetencevurdering 3697 Akademiuddannelse i informationsteknologi 5.755 Kompetencevurdering 3698 Akademiuddannelse i laboratorie- og bioteknologi 5.756 Kompetencevurdering 3699 Akademiuddannelse i innovation, produkt og produktion 5.757 Kompetencevurdering 3700 Akademiuddannelse i gastronomi 5.758 Kompetencevurdering 3702 Akademiuddannelse i offentlig forvaltning og administration 37.614 Kompetencevurdering 3704 Akademiuddannelse som friluftsvejleder 37.615 Kompetencevurdering 3706 Akademiuddannelse i retail 9.545 Kompetencevurdering 3707 Akademiuddannelse i beskæftigelse 37.509 Kompetencevurdering 3708 Akademiuddannelse i velfærdsteknologi 9.793 Kompetencevurdering 3709 Akademiuddannelse i socialpædagogik 37.616 Kompetencevurdering 3710 Akademiuddannelse i socialt arbejde 37.704 Kompetencevurdering 3713 Akademiuddannelse i energiteknologi 37.705 Kompetencevurdering 3715 Akademiuddannelse i ernæring 37.706 Kompetencevurdering 3717 Akademiuddannelse i hygiejne og rengøringsteknik 37.707 Kompetencevurdering 4677 Akademiuddannelse i ungdomspædagogik 5.759 Kompetencevurdering 1. 1.3 Rekvirenttyper De studerende registreres på institutionen med en ÅE-rekvirent og aktiviteten indberettes med den tilhørende rekvirenttype afhængig af, om der er tale om studerende, der indgår i beregningen af taxametertilskud fra Uddannelses- og Forskningsministeriet, eller studerende omfattet af betalingsloven eller udenlandske studerende. Studerende, der indgår i beregningen af taxametertilskud fra Uddannelses- og Forskningsministeriet indberettes med følgende rekvirenttyper: UVM Rekvirenttypen anvendes til aktivitet, der udløser tilskud fra Uddannelses- og Forskningsministeriet. ARB Rekvirenttypen benyttes ved indberetningen af aktivitet, der indberettes for børn af udenlandske arbejdstagere fra tredjelande (ikke EU/EØS-lande), der er fritaget for betalingskrav. Børn af udenlandske arbejdstagere fra tredjelande (ikke EU/EØS-lande), der har opholdstilladelse på grundlag af beskæftigelse i Danmark, fritages for betalingskrav på erhvervsakademi- og professionsbacheloruddannelser. Institutionerne vil modtage taxametertilskud for disse studerende. Styrelsen for Videregående Uddannelser 8
Udenlandske studerende, der ikke indgår i beregningen af taxametertilskud fra Uddannelses- og Forskningsministeriet indberettes med følgende rekvirenttyper: USB Rekvirenttypen benyttes for udenlandske selvbetalere. CIR Rekvirenttypen benyttes for udenlandske studerende med hel eller delvis friplads. Rekvirenttyper for studerende omfattet betalingsloven kan findes på denne side: www.ufm.dk/uddannelse-og-institutioner/videregaende-uddannelse/betalingsloven 1. 2 Opgørelsesmetoder for ordinære uddannelser 1. 2.1 Opgørelse af studenterårsværk (STÅ) m.v. Studieaktiviteten på ordinære uddannelser opgøres i studenterårsværk. Ved et studenterårsværk (STÅ) forstås et års normeret studietid. Studenterårsværk opgøres efter opgørelsesmetoden Semester-STÅ, hvor et studenterårsværk svarer til to beståede semestre. Semester-STÅ er et udtryk for beståede/godkendte semestre. Et semester skal være aktivt godkendt som bestået, før end det må registreres som godkendt. Det er fx ikke tilstrækkeligt, at semesteret er gennemført. Hvor et semester i det studieadministrative system er opdelt i 2 skoleperioder (af hensyn til praktikforløbet), kan semestret således kun indberettes, når begge skoleperioder er bestået. Meritgivende dele af et semester gennemført ved en anden uddannelsesinstitution (herunder uddannelsesinstitutioner i udlandet) kan ikke indgå i opgørelsen af et bestået/godkendt semester. Semestrets varighed kan dog afkortes til den del af semestret, der er gennemført ved uddannelsesinstitutionen. Indberetningen kan først foretages, når hele semestret er godkendt. 1. 2.2 Opgørelse af optag Indberetning af optag omfatter antallet af nystartede, ordinære studerende på 1. semester på tælledatoerne 1. marts og 1. oktober i kalenderåret samt forventede optag det efterfølgende kalenderår. Bemærk, at hvis den studerende har fået tildelt sin studieplads året før, og først har haft studiestart den efterfølgende vinter er det altid skæringsdatoen den 1. marts, der skal indberettes. Studerende der har været udmeldt på en uddannelse og senere optages på ny gælder det, at de også skal indgå i indberetningen af optag 2. gang de starter. 1. 2.3 Internationale aktiviteter (antal) En studerende kan indgå i opgørelsen, når den studerende har påbegyndt et udvekslingsophold i indberetningsperioden. En studerende kan maksimalt indgå i opgørelsen en gang pr. studieår. Kriterier for at kunne indgå i opgørelsen: Studie- eller praktikopholdet skal have en varighed af mindst 3 måneder, ekskl. varigheden af eventuelle forberedelseskurser. Den studerende skal være fuldtidsstuderende. Studie eller praktikopholdet skal være godkendt som meritgivende af staminstitutionen inden afrejse. Styrelsen for Videregående Uddannelser 9
Studerende under DIS (Danish Institute for Study abroad) kan ikke indgå i optællingen. Studerende omfattet af udlandsstipendieordningen kan ikke indgå i optællingen. Studie- eller praktikopholdet skal ske i tilknytning til en udenlandsk uddannelsesinstitution (gæsteinstitution). Det bemærkes, at praktikophold i udlandet, der ikke sker i tilknytning til en udenlandsk uddannelsesinstitution ikke kan indgå i opgørelsen, men skal indberettes som almindelig praktikaktivitet. Uddannelsesaktivitet for institutionens egne studerende kan ikke både indgå i opgørelsen af STÅ og i opgørelsen af udvekslingsaktiviteter. 1. 3 Opgørelsesmetode for åben uddannelse (ÅU) Aktivitet under åben uddannelse opgøres i antal årsstuderende, der beregnes som produktet af antal studerende, som på tælledagen opfylder tællereglen, og tælleperiodens varighed/1 årsstuderende. Varighed Varigheden svarer til uddannelseselementets normering i bekendtgørelse eller studieordning. Er forløbet, jf. 1, stk. 5 i bekendtgørelse om åben uddannelse, tilrettelagt med en kortere varighed/belastning end normeret som følge af deltagernes særlige forudsætninger, nedsættes varigheden svarende til tilrettelæggelsestiden/belastningen. For fagspecifikke kurser svarer en årsstuderende til i alt 1200 undervisningstimer af mindst 45 minutters varighed. Fagspecifikke kurser skal vare mindst 30 undervisningstimer fordelt over mindst 5 undervisningsdage. Kurset må højst vare 120 undervisningstimer. Et to ugers kursus på 60 timer vil således udløse 60/1200 = 0,0500 årselev. Deltagerbetaling For fag, der er omfattet af deltagerbetaling, gælder, at en studerende kan udløse bidrag, når institutionen har registreret, at deltagerbetalingen er betalt inden fristens udløb. For fag, der ikke er omfattet af deltagerbetaling, gælder, at en studerende udløser bidrag, når institutionen har registreret den studerende som studieaktiv (til stede), når 20 pct. af uddannelsesforløbet er gennemført. Deltagerbetalingen betragtes som rettidigt betalt, hvis betalingen er registreret betalt senest på indberetningsdatoen for hovedindberetningen, eller på datoen for rettidig frist for revisorattestation af tilskud til aktiviteten for det relevante kvartal (supplerende indberetning). Aktivitet vedrørende studerende, hvor deltagerbetalingen er betalt i perioden fra indberetningsdagen (den 5. i måneden efter kvartalets afslutning) og frem til fristen for rettidig revisorattestation for det pågældende kvartal, kan indberettes ved en supplerende indberetning i forbindelse med tilskudskontrollen. For studerende, der er omfattet af lov om betaling for visse uddannelsesaktiviteter i forbindelse med lov om en aktiv beskæftigelsesindsats m.m., er det tilstrækkeligt, at der senest på fristen for rettidig revisorattestation foreligger tilsagn om betaling af deltagerbetalingen fra en offentlig myndighed. Tilsagnsordningen omfatter ikke, at betalingen kan opdeles i flere rater for det enkelte semester/enkeltfag. Deltagerbetalingen skal endvidere være betalt senest 1 måned efter den rettidige frist for revisorattestation af den indberettede aktivitet for det pågældende kvartal, og dække hele perioden. Styrelsen for Videregående Uddannelser 10
1. 4 Udenlandske studerende I henhold til lov om erhvervsakademier, lov om erhvervsakademiuddannelser og professionsbacheloruddannelser og lov om åben uddannelse kan udenlandske studerende kun indgå i optællingen af tilskudsberettiget aktivitet, hvis de pågældende: 1) er meddelt tidsubegrænset opholdstilladelse eller tidsbegrænset opholdstilladelse med mulighed for varigt ophold i Danmark, 2) er meddelt opholdstilladelse efter udlændingelovens 9 c, stk. 1, som medfølgende barn af en udlænding, som dels er statsborger i et land, der ikke er tilsluttet Den Europæiske Union eller omfattet af EØS-aftalen, dels er meddelt opholdstilladelse efter udlændingelovens 9 a. 3) er udvekslet med danske studerende efter aftale mellem erhvervsakademiet og en institution i udlandet, eller 4) efter EU-retten, EØS-aftalen eller andre internationale aftaler, som Danmark har indgået, har krav på ligestilling med danske statsborgere. Vedrørende punkt 3, skal der for 3-års perioden 2013-2015 2015 (dvs. fra og med efterårsindberetningen 2013, til og med forårsindberetningen 2016) være balance mellem antallet af indgående og udgående udvekslingsstuderende. Eventuel aktivitet for indgående udvekslingsstuderende, der ved udgangen af perioden overstiger antallet af udgående udvekslingsstuderende, er ikke tilskudsberettigende. Overstiger antallet af indgående udvekslingsstuderende antallet af udgående udvekslingsstuderende ved udgangen af perioden, vil der ske en modregning i fremtidige taxametertilskud på baggrund af en beregning af de det tilskud, som indgående gæstestuderende, der overstiger antallet af udgående gæstestuderende, har udløst. Beregningen vil tage udgangspunkt i den gennemsnitlige varighed for de indberettede udvekslingsstuderende og den gennemsnitlige takst pr. studenterårsværk for taxametertilskud til institutionen i årene 2013-2015. Erhvervsakademiets udbud af videregående uddannelse til andre udenlandske studerende end de ovenfor nævnte sker med fuld deltagerbetaling. Styrelsen for Videregående Uddannelser 11
2. Tilskudstyper 2. 1 Grundlagsår og grundlagsaktivitet Taxametertilskud til bygningsudgifter til erhvervsakademier ydes på grundlag af aktiviteten på den enkelte institution i grundlagsåret. Ved aktiviteten i grundlagsåret forstås, antal tilskudsberettigede STÅ i grundlagsåret. For erhvervsakademiuddannelser defineres grundlagsåret som det senest afsluttede studieår før indeværende finansår. For erhvervsakademi- og professionsbacheloruddannelser er grundlagsåret for 2016 indberetningerne i 1. og 3. kvartal 2015. For Åben Uddannelse defineres grundlagsåret som perioden fra og med 4. kvartal 2 år forud for det aktuelle finansår til og med 3. kvartal i finansåret inden det aktuelle finansår. For Åben Uddannelse er grundlagsåret for 2016 perioden 4. kvartal 2014 3. kvartal 2015. 2. 1.1 Fastlæggelse af aktiviteten i grundlagsåret Aktiviteten i grundlagsåret opgøres inden finansåret start. Der kan inden afslutningen af finansåret ske en fornyet opgørelse af aktiviteten i grundlagsåret, hvis supplerende aktivitetsindberetninger for grundlagsåret giver anledning hertil. 2. 2 Tilskud til ordinær aktivitet 2. 2.1 Undervisnings-, praktik- og refusionstilskud Tilskud til undervisningsudgifter, praktik og evt. refusion udbetales på baggrund af den enkelte institutions antal studenterårsværk og takster pr. studenterårsværk. Taksterne på de enkelte uddannelsers studenterårsværk fastsættes på de årlige finanslove. 2. 2.2 Færdiggørelsestilskud Tilskud ved færdiggørelse af uddannelse (færdiggørelsestilskud) udbetales på grundlag af antal studerende, der i finansåret afslutter deres uddannelser. 2. 2.3 Udvekslingstilskud Tilskud til uddannelsesaktivitet vedrørende udvekslingsstuderende udbetales tidstro. 2. 2.4 Bygningstaxametertilskud Bygningstaxametertilskud udbetales kvartalsvis forud på baggrund af grundlagsaktiviteten samt evt. kompensations-stå. Aktivitet i bygninger, hvor staten direkte eller indirekte dækker lokaleforsyningsudgifterne på anden vis, indgår ikke i beregningsgrundlaget. Styrelsen for Videregående Uddannelser 12
2. 2.4.1 Regionaliseringsfaktor Aktivitetsbestemte tilskud til bygningsudgifter til erhvervsakademier for videregående uddannelser reguleres i forhold til de på finansloven fastsatte regler om regionaliseringsfaktor, som er fastsat for den enkelte institution, og som afhænger af den juridiske institutions hjemstedskommune i henhold til vedtægten. Der er i finansloven fastsat følgende regionaliseringsfaktorer: 0,8, 0,9, 1,0 og 1,1. 2. 2.5 Tilskud på baggrund af kompensations-stå Tilskud til iværksættelse af nye uddannelser udbetales månedsvis forud, og der sker ikke nogen efterregulering. 2. 3 Åben uddannelse 2. 3.1 Generelt om åben uddannelse Åben uddannelse kan omfatte deltidsuddannelser, heltidsuddannelser tilrettelagt på deltid, enkeltfag og fagspecifikke kurser. 2. 3.1.1 Deltidsuddannelser Deltidsuddannelser som eksempelvis akademiuddannelser, der er normeret til 1 år omregnet til heltid, skal udbydes på deltid, men vil også kunne udbydes som heltidsforløb inden for en ramme på 1 år. 2. 3.1.2 Heltidsuddannelser tilrettelagt på deltid Uddannelsesforløb kan udbydes af op til et åres varighed omregnet til heltid. En uddannelse eller et enkeltfag, der er udbudt under lov om åben uddannelse, har altid en normering enten i en uddannelsesbekendtgørelse eller i en studieordning. Normeringen kan være angivet i årsværk, i pct. eller i ECTS-point. En uddannelse eller et enkeltfag er tilrettelagt på heltid, hvis der er sammenfald mellem normeringen og kalendertid. En uddannelsesdel, der iflg. uddannelsesbekendtgørelsen og/eller studieordningen er normeret til f.eks. 0,5 årsværk, kan tages over 1 eller 2 semestre efter studieordningen. Forløbet vil være et heltidsforløb, hvis det er tilrettelagt over 1 semester, og et deltidsforløb hvis det er tilrettelagt over 2 semestre. Tompladsordning Ledige pladser på en heltidsuddannelse kan indskrive deltagere på afgrænsede dele af uddannelsen efter reglerne om åben uddannelse, hvor afgrænsede dele tolkes som højst halvdelen af den normerede uddannelsestid, heraf maksimal 1 år som heltidsuddannelse. 2. 3.1.3 Enkeltfag Enkeltfag er en faglig afgrænset del af en uddannelse, hvortil der er knyttet en prøve, eksamen eller selvstændig bedømmelse i øvrigt. Enkeltfagsbegrebet omfatter derfor også moduler og semestre, hvis det er den mindste enhed, der opfylder de angivne betingelser. Enkeltfag skal følge de almindelige regler for uddannelserne i uddannelsesbekendtgørelser og fastsat i studieordningen. Enkeltfag fra deltidsuddannelser og ordinære uddannelser er definitorisk tilrettelagt som deltid, men kan også kunne heltidstilrettelægges. Et enkeltfag, der eksempelvis er normeret til 8 uger i bekendtgørelse eller studieordning, kan omregnet til heltid tilrettelægges over 8 kalenderuger og afsluttes med eksamen. Hvis det samme enkeltfag opdeles i to blokke af 4 uger, er der tale om deltidsuddannelse. Styrelsen for Videregående Uddannelser 13
Udbydes et enkeltfag normeret til 4 ugers heltidsuddannelse over 4 måneder med en heltidsuge pr måned, vil der være tale om deltidsuddannelse. 2. 3.1.4 Fagspecifikke kurser Udbud af ikke formelt kompetencegivende uddannelseselementer sker efter reglerne om korte kurser eller fagspecifikke kurser. Et fagspecifikt kursus der er udbudt efter lov om åben uddannelse, har en normering på 1 til 4 uger (30 og 120 timer) omregnet til heltid. Fagspecifikke kurser skal udbydes som deltid, men kan også udbydes som heltid. For at et fagspecifikt kursus kan betragtes som heltidsuddannelse, skal det efter reglerne om åben uddannelse være tilrettelagt på 30 timer over 5 sammenhængende dage. 2. 3.2 Tilskud til undervisning Tilskud til undervisningsudgifter inkl. prøver og anden bedømmelse og til udgifter til administration, ledelse og bygningsdrift ydes som ét samlet taxameter (undervisningstaxameter). Tilskuddet udbetales tidstro umiddelbart efter aktivitetsindberetning, jf. afsnit 3. 2.3. 2. 3.3 Bygningstaxametertilskud Bygningstaxametertilskud ydes til erhvervelse og opretholdelse af lokaler, bygninger og arealer. Aktivitet i bygninger, hvor staten direkte eller indirekte dækker lokaleforsyningsudgifterne på anden vis, indgår ikke i beregningsgrundlaget. Der ydes ikke bygningstaxametertilskud til fjernundervisning afholdt under åben uddannelse. Hvis mere end 50 % af undervisningen foregår udenfor erhvervsakademiet eller på den uddannelsesinstitution, hvor undervisningen evt. afholdes som udlagt undervisning, skal aktiviteten indberettes som fjernundervisning. 2. 3.4 Tilskud til realkompetencevurdering ved VVU og diplomuddannelse Tilskuddet ydes pr. realkompetencevurdering. Der kan kun ydes et realkompetencevurderingstilskud pr. person pr. uddannelse. Tilskud til realkompetencevurdering udbetales tidstro efter indberetning. 2. 3.5 Deltagerbetalingskompensation realkompetencevurdering Tilskud ydes pr. realkompetencevurdering, der berettiger til deltagerbetalingskompensation (dvs. realkompetencevurdering af personer med uddannelse til og med erhvervsuddannelsesniveau). Tilskuddet udbetales tidstro efter indberetning. 2. 3.6 Tilskud til vejledning ved fleksible forløb Tilskud ydes til antallet af personer, der har modtaget vejledning og udarbejdet uddannelsesplan ved fleksible forløb. Tilskuddet udbetales tidstro. 2. 4 Momskompensation Erhvervsakademiernes udgifter til ikke-fradragsberettiget købsmoms kompenseres efter særskilte retningslinjer: www.uvm.dk/administration/tilskud-til-institutioner/momskompensation Kompensationen udbetales på formål 5590 Momskompensation. Styrelsen for Videregående Uddannelser 14
3. Udbetaling af tilskud 3. 1 Udbetaling af tilskud til institutionernes konti Udbetaling af tilskud forestås af Styrelsen for Uddannelse og Kvalitet, Ministeriet for Undervisning, Børn og Ligestilling, på vegne af Styrelsen for Videregående Uddannelser. Erhvervsakademier for videregående uddannelse er omfattet af bestemmelserne i 1 8 i lov om offentlige betalinger m.v., hvilket indebærer, at alle tilskud udbetales til den enkelte institutions specifikt låste indbetalingskonto i Statens Koncern Betalinger (SKB). 3. 2 Udbetalingsmodeller For erhvervsakademiuddannelser, professionsbacheloruddannelser, internationale aktiviteter og åben uddannelse, som gennemføres på erhvervsakademier, fastsættes nedenstående udbetalingsmodeller for forskud og tilskud. 3. 2.1 Institutionstilskud Institutionstilskud til erhvervsakademier udbetales månedsvis forud. Månedsvist, forud Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Institutionstilskud 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 3. 2.2 Aktivitetsbestemte tilskud til uddannelser Udbetalingsmodellen omfatter aktivitetsbestemte tilskud til erhvervsakademiuddannelser og professionsbacheloruddannelser. 3. 2.2.1 Semestermodel for fuldtidsuddannelser Udbetalingsmodellen omfatter taxametertilskud til undervisningsudgifter og færdiggørelsestilskud til erhvervsakademiuddannelser m.v. Tilskuddet til den enkelte institution udbetales på grundlag af antal indberettede, tilskudsberettigede studenterårsværk og antal studerende, som har færdiggjort en uddannelse, samt de på finansloven fastsatte takster for erhvervsakademiuddannelser m.v. Semestermodel Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Forskud 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 Tilskud ud fra 1. halvår 4/6 1/6 1/6 Tilskud ud fra 2. halvår 4/6 1/6 1/6 Forskud trækkes X X Styrelsen for Videregående Uddannelser 15
I januar, februar og marts udbetales forskud på baggrund af aktiviteten i grundlagsåret svarende til 1/12 af grundlagsårets aktivitet pr. måned. Tilskud for januar, februar, marts, april, maj og juni beregnes på grundlag af institutionernes indberetning af aktivitet medio marts for 1. halvår. I april, maj og juni udbetales tilskud på baggrund af aktivitetsindberetningen med de vægte, som fremgår af ovenstående skema. Forskuddet trækkes tilbage i april-tilskuddet, der anvises ultimo marts. Tilsvarende model benyttes for udbetaling af forskud og tilskud i 2. halvår. Det månedlige aktivitetsafhængige tilskud bestemmes som: takst * årsstuderende* vægtningsfaktor. (Vægtningsfaktoren kan være 4/6 eller 1/6.) 3. 2.2.2 Tilskud til bygningsudgifter Udbetalingsmodellen omfatter taxametertilskud til bygningsudgifter. Taxametertilskud udbetales kvartalsvis forud på baggrund af aktiviteten i grundlagsåret. Kvartalsvist, forud Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Bygningstilskud ¼ ¼ ¼ ¼ Det kvartalsvise tilskud til den enkelte institution udbetales efter ovenstående model på grundlag af aktivitet i grundlagsåret * ¼ og de på finansloven fastsatte takster. 3. 2.2.3 Tilskud til internationale aktiviteter Udbetalingsmodellen omfatter tilskud til internationale aktiviteter (udvekslingsstuderende). Tilskuddet til den enkelte institution udbetales på grundlag af antal indberettede, tilskudsberettigede udvekslingsstuderende samt den på finansloven fastsatte takst. Tilskud beregnes på grundlag af institutionernes halvårlige aktivitetsindberetninger og udbetales tidstro. Halvårligt Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Tilskud 1. halvår 1/1 Tilskud 2. halvår 1/1 Det aktivitetsafhængige tilskud bestemmes som: takst * antal * vægtningsfaktor. Vægtningsfaktoren kan være 1/1. Styrelsen for Videregående Uddannelser 16
3. 2.3 Tilskud til Åben Uddannelse Udbetalingsmodellen omfatter taxametertilskud til undervisningsudgifter til Åben Uddannelse samt tilskud til realkompetencevurdering og deltagerbetalingskompensation. Tilskud til undervisningsudgifter inkl. prøver og anden bedømmelse samt til udgifter til administration, ledelse og bygningsdrift ydes med en samlet takst (undervisningstaxameter). Tilskuddet til den enkelte institution udbetales på grundlag af antal indberettede, tilskudsberettigede årsstuderende samt de på finansloven fastsatte takster for Åben uddannelse. Der udbetales ikke forskud til aktivitet inden for Åben Uddannelse. Undervisningstilskud beregnes på grundlag af institutionernes kvartalsvise aktivitetsindberetninger og udbetales kvartalsvist. Kvartalvist Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Tilskud 1. kvt. 1/1 Tilskud 2. kvt. 1/1 Tilskud 3. kvt. 1/1 Tilskud 4. kvt. 1/1 Det kvartalsvise aktivitetsafhængige tilskud bestemmes som: takst * årsstuderende* vægtningsfaktor. Vægtningsfaktoren kan være 1/1. 3. 2.3.1 Realkompetencevurdering Tilskuddet udbetales efter ovenstående model på grundlag af antal indberettede, tilskudsberettigede realkompetencevurderinger samt de på finansloven fastsatte takster. 3. 2.3.2 Fleksible forløb Tilskuddet udbetales efter ovenstående model på grundlag af indberetning om antal udarbejdede uddannelsesplaner samt den på finansloven fastsatte takst. 3. 2.4 Momskompensation For månederne januar, februar og marts udbetales et a conto beløb, der beregnes som takst inklusiv moms fratrukket takst eksklusiv moms multipliceret med antallet af grundlagsårsaktiviteten divideret med tolv. Momskompensation Finansåret (F) F+1 Måned Jan Feb Mar Maj Aug Nov Maj A c. pga. grundlagsår x x x A c. pga. 1. Kvt. x A c. pga. 2. Kvt. x A c. pga. 3. kvt. x Årsopgørelse x A c. modregnes x Ultimo april, juli og oktober indberetter den enkelte institution en opgørelse af de faktiske udgifter til kompensationsberettiget moms for det foregående kvartal. Styrelsen for Videregående Uddannelser 17
Ultimo maj, august og november udbetales a conto et beløb svarende til udgifterne til kompensationsberettiget moms i det foregående kvartal. Senest 1. april i året efter finansåret indberettes årsopgørelse for finansåret inklusiv 4. kvartal. Ultimo maj i det nye finansår udbetales momskompensation i henhold til årsopgørelsen. Udbetalte a conto beløb inkl. kvartalsindberetningerne modregnes. 3. 3 Regulering af tidligere udbetalte tilskud Der kan ved udbetaling af forskud eller tilskud i indeværende år foretages efterreguleringer vedrørende forudgående udbetalinger i indeværende år. Der ydes eller opkræves ikke renter i forbindelse med efterreguleringer. Tilskud fra tidligere år kan ligeledes reguleres i indeværende års tilskud. Der ydes eller opkræves ikke renter i forbindelse med efterreguleringer. Forældelsesfristen er 3 år, medmindre andet følger af andre bestemmelser, jf. Lov om forældelse af fordringer, https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=164746 Styrelsen for Videregående Uddannelser 18
4. Indberetning og tilskudskontrol 4. 1 Indberetning Erhvervsakademierne skal opgøre faktisk aktivitet for nærmere afgrænsede perioder, og indberette aktiviteten elektronisk efter nærmere bestemte tidsfrister, jf. nedenstående oversigt. Erhvervsakademierne skal endvidere indberette optag på ordinære uddannelser. Indberetningen sker til Styrelsen for Uddannelse og Kvalitet, Ministeriet for Undervisning, Børn og Ligestilling, der forestår tilskudsforvaltningen på vegne af Styrelsen for Videregående Uddannelser, Uddannelses og Forskningsministeriet. 4. 1.1 Indberetningsterminer Bortset fra indberetning af optag ligger indberetningsdatoen umiddelbart efter afslutningen af indberetningsperioden, som er defineret ved en startdato og en slutdato (begge inklusive). Indberetning af Indberetningsdato*) Startdato Slutdato Betalingsdato**) Ordinær fuldtid (STÅ), 16-mar-20YY 16-sep-20YY-1 15-mar-20YY udvekslingsstuderende og færdiggjorte 16-sep-20YY 16-jun-20YY 15-sep-20YY Årsstuderende, Åben Uddannelse 5-apr-20YY 01-jan-20YY 31-mar-20YY 12-maj-20YY 5-jul- 20YY 01-apr-20YY 30-jun-20YY 12-aug-20YY 5-okt-20YY 01-jul-20YY 30-sep-20YY 12-nov-20YY 2-jan-20YY+1 01-okt-20YY 31-dec-20YY 12-feb-20YY+1 Optag 10-mar-20YY 1-mar-20YY 1-mar-20YY 6-okt-20YY 1-okt-20YY 1-okt-20YY *) Falder indberetningsdatoen i en weekend, eller på en helligdag, skal indberetning ske på første efterfølgende hverdag. **) Frist for rettidig tilskudskontrol og revisorattestation af indberettet aktivitet samt frist for betaling af deltagerbetaling for aktivitet, der kan medtages i en supplerende indberetning for pågældende kvartal. Erhvervsakademiernes indberetninger omfatter: Ordinær aktivitet. Aktivitet under Åben Uddannelse. Optag på erhvervsakademiuddannelser m.v. Styrelsen for Videregående Uddannelser 19
4. 1.2 Indberetning af fuldtidsuddannelse (STÅ) For fuldtidsuddannelser skal den elektroniske aktivitetsindberetning omfatte følgende oplysninger: 1 Institutionsnummer 2 Afdelingsnummer 3 Indberetningstermin 4 Formål 5 Version 6 Speciale 7 Skoleperiode 8 Tælleperiode 9 Tilskudsmærke 10 Rekvirent 11 Varighed 12 Bidrag 13 Antal 14 Landegruppe 15 Retning 16 Varighed Eksempel på fuldtidsindberetning Bidrag 3.036 1 1 1 UNDER UVM 100,0 9,50000 19 3.036 1 1 4 FÆRTA UVM 0,0 2,00000 2 3.050 1 1 2 UNDER UVM 100,0 8,00000 16 4. 1.2.1 Varighed - fuldtid Som udgangspunkt indberettes den udmeldte varighed i henhold til uddannelsesmodellen. I tilfælde, hvor der er givet merit, indberettes den for den studerende individuelt fastsatte varighed (mindre end den udmeldte). 4. 1.2.2 Bidrag - fuldtid For fuldtidsuddannelser omfatter aktivitetsindberetningen: Antal STÅ Antal praktik-stå Antal færdiggjorte Antal Udvekslingsstuderende Bidraget afhænger af tilskudsmærkekombinationen: Formål Version Speciale Skoleperiode Tælleperiode Tilskudsskudsmærke Rekvirent Varighed Antal Tilskudsmærkekombination UNDER Bidrag Antal STÅ. Styrelsen for Videregående Uddannelser 20
Tilskudsmærkekombination FÆRTA KVUPR/MVUPR UDVST MERIT Bidrag Antal færdiggjorte. Antal STÅ vedrørende studerende i praktik. Antal Udvekslingsstuderende. Merit, jf. dog nedenfor 4. 1.3 Tilskud til internationale aktiviteter (udvekslingsstuderende) Ved indberetning af aktivitet vedrørende tilskud til internationale aktiviteter anvendes tilskudsmærke UDVST. Ved indberetning af aktivitet vedrørende tilskud til internationale aktiviteter skal endvidere indberettes oplysninger om aktiviteten i form af landegruppe, retning og varighed, jf. nedenfor. Landegruppe Retning Varighed Kode Værdier Kode Værdier Kode Værdier 1 Norden 1 Indgående 1 3 måneder 2 Storbritanien/Tyskland 2 Udgående 2 Over 3 til og med 6 mdr. 3 Øvrige EU-lande 3 Over 5 til og med 12 mdr. 4 Øvrige Europæiske lande 4 Over 12 mdr. 5 USA og Canada 6 Asien 7 Australien 8 Andet 4. 1.4 Indberetning af Åben Uddannelse For fuldtidsuddannelser skal den elektroniske aktivitetsindberetning omfatte følgende oplysninger: 1 Institutionsnummer 2 Afdelingsnummer 3 Indberetningstermin 4 Formål 5 Version 6 Fag 7 Niveau 8 Tilskudsmærke 9 Rekvirent 10 Varighed 11 Betalingsstatus 12 Bidrag 13 Antal Eksempel på ÅU-indberetning Styrelsen for Videregående Uddannelser 21
Formål Version Fag Niveau Rekvirent Bidrag 3692 1 37389 - ÅBENUD UVM 33,3 1 2,99700 18 3513 1 37063 - FJERN UVM 16,7 6 1,41950 17 3693 1 37396 - ÅBENUD KOMA 33,3 6 0,16650 1 Tilskudsskudsmærke Varighed Betalingsstatus Antal 4. 1.4.1 Betalingsstatus Erhvervsakademierne skal indberette oplysninger om deltagerbetalingsstatus ved anvendelse af nedenstående kodeværdier: Kode Tekst 0 Deltagerbetaling ikke relevant 1 Deltagerbetaling betalt 5 Individuel kompetencevurdering 6 Deltagerbetalingen er ikke betalt Deltagerbetalingskode 0: deltagerbetaling ikke relevant Skal anvendes ved indberetning af aktivitet, der ikke berettiger til tilskud. Må kun anvendes når rekvirentkoden ikke er UVM. Deltagerbetalingskode 1: Deltagerbetaling betalt Anvendes for deltagere, der deltager som led i det almindelige udbud af åben uddannelse, hvor til der ydes tilskud fra Uddannelses- og Forskningsministeriet. Må kun anvendes med rekvirentkode: UVM. Deltagerbetalingskode 5: Individuel kompetencevurdering Anvendes for deltagere i individuel kompetencevurdering. Deltagerbetalingskode 6: Deltagerbetaling ikke betalt Anvendes for deltagere, der deltager som led i det almindelige udbud af åben uddannelse, hvortil der ydes tilskud fra Uddannelses- og Forskningsministeriet, når der i henhold til bekendtgørelse om åben uddannelse foreligger betalingstilsagn fra en offentlig myndighed eller fra Dansk Flygtningehjælp. 4. 1.5 Indberetning af optag Den elektroniske indberetning af optag omfatter følgende oplysninger: 1 Institutionsnummer Institutionsnummer for den juridiske institution. 2 Afdelingsnummer Nummer på afdeling. Såfremt den juridiske institution ikke har afdelinger er afdelingsnummer = institutionsnummer. 3 Formål Jf. den udmeldte uddannelsesmodel 4 Version Jf. den udmeldte uddannelsesmodel 5 Studiestart Optagsdato 6 Rekvirent jf. afsnit 1. 1.3 7 Faktisk optag Det faktiske optag på optagsdatoen 8 Forventet optag Forventet optag et år frem Styrelsen for Videregående Uddannelser 22
4. 1.6 Momskompensation Nærmere vejledning om indberetning til momskompensationsordning findes på Ministeriet for Undervisning, Børn og Ligestillings hjemmeside: http://www.uvm.dk/administration/tilskud-til-institutioner/momskompensation Kvartal Indsendelse Udbetaling 1. 30. april 2016 ultimo maj 2016 2. 30. juli 2016 ultimo august 2016 3. 30. oktober 2016 ultimo november 2016 Årsopgørelse for 2015 inkl. 4. kvartal 2015. 1. april 2017 ultimo maj 2017 Styrelsen for Videregående Uddannelser 23
4. 2 Tilskudskontrol Tilskudskontrollen omfatter al indberettet aktivitet, uanset om aktiviteten berettiger til tilskud fra Uddannelses- og Forskningsministeriet eller anden offentlig myndighed, betales af kommunen eller anden aktør på vegne af kommunen, eller indberettes som følge af anden lovgivning. Ministeriet for Undervisning, Børn og Ligestilling udarbejder på grundlag af institutionens indberetning et tilskudsbrev med dokumentation for tilskudsudbetalingen og det indberettede bidrag. Tilskudsbrev og tilskudsdokumentation er tilgængelig for institutionen på Ministeriet for Undervisning, Børn og Ligestillings brevportal. Ved tilskudskontrollen gennemgår institutionens ledelse det indberettede bidrag, og kontrollerer, om aktiviteten er opgjort i overensstemmelse med retningslinjerne i denne instruks. Institutionens revisor kontrollerer efterfølgende, jf. bestemmelserne herom, at de af institutionen indberettede oplysninger er korrekte, og giver eventuelt meddelelse om supplerende indberetning. Ved tilskudskontrollen anvendes de af Ministeriet for Undervisning, Børn og Ligestilling udarbejdede ledelsesog revisorerklæringer, som med tilhørende vejledninger kan findes på Ministeriet for Undervisning, Børn og Ligestillings hjemmeside: http://www.uvm.dk/administration/regnskab-og-revision/revision/revisorerklaeringer Modtager Ministeriet for Undervisning, Børn og Ligestilling ikke ledelses- og revisorerklæring om det indberettede bidrag i henhold til de nærmere retningslinjer herfor, jf. neden for, vil tilskudsudbetalingen i henhold til lov om erhvervsakademier for videregående uddannelser m.v. blive stoppet. 4. 2.1 Terminer Erhvervsakademiet har ansvar for at ledelses- og revisorerklæringer er ministeriet rettidigt i hænde i henhold til nedenstående frister: Indberetning af Ordinær fuldtid (STÅ), udvekslingsstuderende og færdiggjorte Ledelses- og revisorerklæring skal være UVM i hænde*) Tilskudsdokumentation Indberetningsdato*) foreligger senest 16-mar-20YY 1-apr-20YY 15-apr-20YY 16-sep-20YY 1-okt-20YY 15-okt-20YY Årsstuderende, Åben Uddannelse 5-apr-20YY 1-maj-20YY 15-maj-20YY 5-jul- 20YY 1-aug-20YY 15-aug-20YY 5-okt-20YY 1-nov-20YY 15-nov-20YY 5-jan- 20YY+1 9-jan-20YY+1 15-jan-20YY+1 *) Falder fristen på lørdage, søndage eller helligdage, udskydes fristen til førstkommende hverdag. Styrelsen for Videregående Uddannelser 24
4. 2.2 Revisors opgaver Revisors rolle er fastlagt i Bekendtgørelse om revision og tilskudskontrol m.m. ved erhvervsakademier for videregående uddannelser. Det fremgår, at revisor har en aktiv rolle ved sikringen af det korrekte tilskudsgrundlag og indberetningerne i øvrigt. I henhold til revisionsbekendtgørelsen skal revisor blandt andet: 1. Kontrollere at erhvervsakademiet følger retningslinjerne i EA-instruksen. 2. Kontrollere at erhvervsakademiets registrering af antallet af årsstuderende er i overensstemmelse med bekendtgørelse om tilskud til erhvervsakademier for videregående uddannelser samt reglerne i EAinstruksen og reglerne om de pågældende uddannelser og reglerne om uddannelser udbudt som åben uddannelse, før de indsendes til Styrelsen for Uddannelse og kvalitet. 3. Påse at opgørelsen af erhvervsakademiets antal af årsstuderende på de enkelte uddannelser, herunder registrering af forhold vedrørende de enkelte studerende og deres uddannelse med relevans for tilskuddet, er korrekt, jf. EA-instruksen. Erhvervsakademiet skal overfor revisor kunne dokumentere, at grundlaget for aktivitetsindberetning vedr. åben uddannelse er i overensstemmelse med bestemmelserne i lov om åben uddannelse og i bekendtgørelse om åben uddannelse og tilskuds til arbejdsmarkedsuddannelser mv. og at deltagerbetalingen er betalt indenfor frister fastsat i EA-instruksen. 4. 2.3 Rykkerprocedure ved for sent indsendt revisorerklæring Modtager Ministeriet for Undervisning, Børn og Ligestilling ikke en ledelses- og revisorerklæring vedrørende det af erhvervsakademiet indberettede bidrag, kan tilskudsudbetalingen blive stoppet. Overskrides den normale frist for indsendelse af ledelses- og revisorerklæring, vil erhvervsakademiet modtage en rykkerskrivelse, hvormed der normalt gives en yderligere frist på 14 dage til gennemførelse af tilskudskontrollen. Overskrides den yderligere frist på 14 dage, vil erhvervsakademiet modtage endnu en rykkerskrivelse, som samtidig er fremsendt i kopi til bestyrelsesformanden og til revisor. Med 2. rykkerskrivelse gives normalt en yderligere frist på 7 dage til gennemførelse af tilskudskontrollen. Endvidere pålægges erhvervsakademiet at udarbejde en redegørelse for årsagen til, at ledelses- og revisorerklæringerne i det konkrete tilfælde ikke har været Ministeriet for Undervisning, Børn og Ligestilling i hænde inden for fristen, og at fremsende denne redegørelse til ministeriet inden for den yderligere frist på 7 dage. Overholdes fristen i 2. rykkerskrivelse ikke, vil tilskudsbetalingen blive stoppet. Styrelsen for Videregående Uddannelser 25
5. Indberetnings- og brevportalen Indberetnings- og brevportalen ligger tilgængelig på Ministeriet for Undervisning, Børn og Ligestillings hjemmeside under menupunktet Administration. Her ligger tilskudsbreve, aktivitetsrapporter, digital tilskudsdokumentation m.m. tilgængeligt med brugernavn og adgangskode. Menupunkterne er markeret med et nøglesymbol, hvilket indikerer der skal logges på med brugernavn og adgangskode. Herudover ligger nyheder og bl.a. kalenderoplysninger frit tilgængeligt. Alle juridiske institutioner er oprettet med brugernavn og adgangskode til indberetnings- og brevportalen. 5. 1 Menupunkt: Tilskudsbreve Tilskudsbrevene i PDF bliver overført til portalen og ligger tilgængelig under menupunktet Tilskudsbreve. Tilskudsbrevet består af: Brev med en dato og en overskrift med oplysning om hvilken type tilskud som udbetales eks. Tilskud 2016 videregående uddannelser. Posteringsliste hvor der øverst står institutionsnummer og navn på tilskudsmodtager, sagsnummer og dato. Sagsnummeret er her SDH-nummeret i Styrelsen for Uddannelse og Kvalitet på institutionens tilskudssag. Posteringer vises pr. CØSA-formål, en tekst som beskriver hvilket tilskud der er tale om, og en dato hvortil hvilken måned tilskuddet vedrører. Rettelser vil fremstå som ompostering af den første postering, og en ny postering med det korrekte tilskud. Dokumentation af tilskud i form af specifikation af de enkelte tilskud. Posteringsdata, som indeholder beløb og udbetalingsformål, ligger endvidere tilgængeligt under menupunktet Regneark, jf. nedenfor. 5. 2 Menupunkt: Regneark Under menupunktet Regneark, er det muligt at udtrække data med Indberettet aktivitet (Kvartalsrapport). Data er opdateret et døgn efter indberetningen Tilskudsposteringer til afstemninger (Posteringer) Tilskudsdokumentation En særlig bogføringskladde til brugere af Navision Stat, hvor tilskud er påført SKS-konti. Vejledninger og skabeloner i Excel med makro ligger til rådighed, hvor data fra regneark kan indsættes og viderebearbejdes. 5. 3 Menupunkt: Kontoudtog Kontoudtog ligger kun tilgængelig for den juridiske enhed, hvortil der bliver udbetalt tilskud. Der ligger to forskellige kontoudtog. Kontoudtog for særlige midler Styrelsen for Videregående Uddannelser 26
Kontoudtog for tilskud Kontoudtog for særlige midler indeholder posteringer udbetalt til puljer, og indeholder oplysninger udover posteringerne oplysninger om puljesagsnummer samt en puljesagsbeskrivelse. Kontoudtog for tilskud indeholder udover posteringerne et CØSA-reference nr., hvilket henviser til tilskudssystemet. Dette nummer kan med fordel oplyses, hvis der er spørgsmål til sagsbehandleren vedrørende tilskuddene. 5. 4 Menupunkt: Indberetning Indberetning kan foretages via menupunktet Indberetning markeret med et nøglesymbol. Styrelsen for Videregående Uddannelser 27
6. Systemanvendelse 6. 1 Administrative systemer I henhold til 14 i bekendtgørelse om tilskud m.v. til erhvervsakademier skal erhvervsakademierne anvende de administrative systemer, som fremgår af Uddannelses- og Forskningsministeriets EA-instruks. I overensstemmelse hermed fastsættes, at: Lønsystem Institutionen skal anvende Statens Lønsystem (SLS) og skal følge de vejledninger, som Økonomistyrelsen har udarbejdet til systemet. Support og vejledning af lønsystemet påhviler Økonomistyrelsen, hvortil der henvises. Institutionen skal have en SKB (Statens KoncernBetalinger) konto-struktur i Økonomistyrelsen. Inddækningen af de foretagne betalinger af bruttoløn i SKB gennemføres ved automatisk træk på institutionens bruttolønsrefusionskonto i SKB. Det påhviler institutionen at sikre, at der til enhver tid er tilstrækkelige midler til rådighed på denne konto til inddækning af den anviste bruttoløn. Support og vejledning af SKB påhviler Økonomistyrelsen, hvortil der henvises. Økonomisystem Institutionen skal anvende Navision Stat til den løbende regnskabsføring og følge de vejledninger, som UNI-C stiller til rådighed for systemet. Support og vejledning påhviler UNI-C, hvortil der henvises. Studieadministrative systemer Institutionen skal anvende EASY til indberetning af oplysninger til CØSA. Support og vejledning af EASY påhviler STIL, hvortil der henvises. Indberetnings- og brevportalen Aktivitet, der ikke kan indberettes via de ovenfornævnte studieadministrative systemer, kan indberettes via Ministeriet for Undervisning, Børn og Ligestillings indberetnings- og brevportal. I tilfælde, hvor indberetnings- og brevportalen ikke kan anvendes til aktivitetsindberetning, kan der efter nærmere aftale med Styrelsen for Uddannelse og Kvalitet under Ministeriet for Undervisning, Børn og Ligestilling foretages en skriftlig aktivitetsindberetning. Alle institutioner skal anvende indberetnings- og brevportalen til fremhentning af tilskudsbreve, tilskudsdokumentation, posteringslister og kvartalsoversigter. For alle systemer gælder, at institutionerne skal følge de vejledninger, som leverandørerne har udarbejdet til systemerne. Styrelsen for Videregående Uddannelser 28
6. 2 Sammenlægning eller spaltning af institutioner Ved sammenlægning eller spaltning af institutioner må der af hensyn til korrekt indberetning af tilskudsberettiget aktivitet ikke foretages sammenlægning af institutionernes databaser uden forudgående godkendelse og nærmere aftale med ministeriet om forløbet. Ligeledes skal der i forbindelse med indberetning af aktivitet i forbindelse med sammenlægning eller spaltning af institutioner foreligge klar aftale med ministeriet om, hvordan indberetningen af aktivitet, der ligger før/henholdsvis efter sammenlægningen/spaltningen skal ske. 6. 3 Kontoplaner Erhvervsakademierne skal anvende formålskontoplanen og statens finanskontoplan. 6. 3.1 Formålskontoplanen Formålskontoplanen udmeldes fra det CØSA via Økonomistyrelsens (nu: Moderniseringsstyrelsen) DataUdvekslingsPunkt (ØDUP) til institutionernes Navision-installation. 6. 3.2 Statens finanskontoplan Statens finanskontoplan (SKS-kontoplanen i Navision) udmeldes fra Moderniseringsstyrelsen og overføres via ØDUP til institutionernes Navision-installation. Finanskontoplanen udmeldes på de første 4 cifre. Efterfølgende cifre er til institutionernes interne brug for underopdeling. Dog kan enkelte underopdelinger på de efterfølgende cifre blive fastlagt af ministeriet. Der foretages særskilt udmelding af disse. Styrelsen for Videregående Uddannelser 29