Undervisningsministeriets EA-instruks

Transkript

1 Undervisningsministeriets EA-instruks Marts 2010 Sagsnummer: C.031

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING KONTOPLANER FORMÅLSKONTOPLAN STATENS FINANSKONTOPLAN UDDANNELSESKODER UDDANNELSESKODER FOR ERHVERVSAKADEMIUDDANNELSER (EAU) TÆLLEPERIODE, VARIGHED OG TÆLLEDAG TILSKUDSMÆRKER FOR ERHVERVSAKADEMIUDDANNELSER TILSKUDSMÆRKER FOR PROFESSIONSBACHELORUDDANNELSER ÅBEN UDDANNELSE (ÅU) VARIGHED TÆLLEPERIODER TÆLLEREGEL TILSKUDSMÆRKER TILSKUDSOVERSIGT UDBETALING AF TILSKUD UDBETALINGSMODELLER INSTITUTIONSTILSKUD AKTIVITETSBESTEMTE TILSKUD TIL UDDANNELSER SEMESTERMODEL FOR FULDTIDSUDDANNELSER TILSKUD TIL INTERNATIONALE AKTIVITETER TILSKUD TIL ÅBEN UDDANNELSE REALKOMPETENCEVURDERING FLEKSIBLE FORLØB GRUNDLAGSÅR OG GRUNDLAGSÅRSELEVER FASTLÆGGELSE AF AKTIVITETEN I GRUNDLAGSÅRET AKTIVITETSBESTEMTE TILSKUD TIL FÆLLESUDGIFTER AKTIVITETSBESTEMTE TILSKUD TIL BYGNINGSUDGIFTER REGIONALISERINGSFAKTOR MOMSKOMPENSATION ØVRIGE TILSKUD OPGØRELSE OG INDBERETNING AF AKTIVITET INDBERETNINGSTERMINER REKVIRENTKODER OPGØRELSE AF STUDENTERÅRSVÆRK (STÅ) M.V SEMESTER-STÅ TILSTEDEVÆRELSES-STÅ INTERNATIONALE AKTIVITETER UDENLANDSKE STUDERENDE...19 Side 2 af 34

3 TILSKUDSUDLØSENDE UDENLANDSKE STUDERENDE IKKE-TILSKUDSUDLØSENDE UDENLANDSKE STUDERENDE INDBERETNING AF FULDTIDSUDDANNELSE (STÅ) VARIGHED - FULDTID BIDRAG - FULDTID TILSKUD TIL INTERNATIONALE AKTIVITETER (UDVEKSLINGSSTUDERENDE) TÆLLEREGLER FOR ÅBEN UDDANNELSE (ÅU) INDBERETNING AF ÅBEN UDDANNELSE (ÅRSELEVER) VARIGHED - ÅU BETALINGSSTATUS INDBERETNING AF OPTAG KOMMUNENS OG ANDEN AKTØRS BETALING FOR UDDANNELSE REKVIRENTKODER PR. 1. JANUAR OPGØRELSE OG INDBERETNING AF REFUSIONSMOMS RETNINGSLINJER TIDSFRISTER TILSKUDSKONTROL TERMINER REVISORS OPGAVER RYKKERPROCEDURE I FORBINDELSE MED FOR SENT INDSENDT REVISORERKLÆRING SYSTEMANVENDELSE INDBERETNINGS- OG BREVPORTALEN TILSKUDSBREVE AKTIVITETSOPGØRELSER (KVARTALSOVERSIGT) POSTERINGSLISTE MENUPUNKT KONTOUDTOG MENUPUNKT INDBERETNING SAMMENLÆGNING ELLER SPALTNING AF INSTITUTIONER BILAG OVERSIGT OVER REKVIRENTKODER...34 Side 3 af 34

4 1. Indledning Tilskudsinstruksen er udarbejdet på grundlag af Lov om erhvervsakademier for videregående uddannelser, Bekendtgørelse om tilskudsudbetaling m.v. til erhvervsakademier for videregående uddannelser samt Bekendtgørelse om revision og tilskudskontrol ved erhvervsakademier for videregående uddannelse. I EA-instruksen fastsættes nærmere retningslinjer for: Institutionstilskud. Aktivitetsbestemte tilskud til erhvervsakademiuddannelser. Aktivitetsbestemte tilskud til tekniske og merkantile professionsbacheloruddannelser, som udbydes i partnerskab med en professionshøjskole. Betingelser for og beregning af særlige tilskud til færdiggørelse. Aktivitetsbestemte tilskud til administration, ledelse, bygningsdrift, erhvervelse og opretholdelse af lokaler, bygninger og arealer. Beregning og udbetaling af forskud. Beregning, udbetaling og regulering af tilskud. Aktivitetsindberetning og indberetning af optag. Frister for betaling af deltagerbetaling. Rekvirenter og rekvirentkoder. Aktivitetsopgørelse. Opgørelse og indberetning af refusionsmoms. Opgørelse og indberetning af aktivitet i henhold til betalingsloven. Institutionernes og revisors medvirken ved tilskudskontrollen. Anvendelsen af elevadministrative systemer. 2. Kontoplaner Tilskudsadministration er baseret på Undervisningsministeriets formålskontoplan og statens finanskontoplan. Formålskontoplanen udmeldes fra Undervisningsministeriet og overføres via ØDUP (Økonomistyrelsens DataUdvekslingsPunkt) til institutionernes Navision-installation som en formålsdimension. Statens finanskontoplan (SKS-kontoplanen i Navision) udmeldes fra Økonomistyrelsen og overføres via ØDUP til institutionernes Navision-installation. En nærmere vejledning i anvendelse af finanskontoplanen og formålsdimensionen kan findes på Økonomistyrelsens hjemmeside Formålskontoplan Formålskontoplanen på 4 cifre udmeldes af Undervisningsministeriet. Øvrige specifikationer i institutionerne sker på dimensioner. Side 4 af 34

5 Formålskontoplanen vedligeholdes ved regelmæssige opdateringer via ØDUP. Opdateringen læses direkte ind i Navision Stat og lader eventuelle lokalt oprettede formål uberørte. Formålskontoplanen omfatter såvel uddannelsesformål som rene konteringsformål. Rene konteringsformål er eksempelvis 5610 Fællesudgiftstilskud og 5620 Bygningstaxametertilskud. En nærmere vejledning til formålskontoplanen findes på ministeriets hjemmeside: gsregler.aspx Formålskontoplanen er opbygget i følgende 3 niveauer: 1. Hovedformål, 2. Formålsgruppe og 3. Formål. Hovedformålene omfatter: 1. Uddannelser, 2. Øvrige uddannelser, 5. Fællesudgifter, Særlige bevillinger, 9. Fællesudgifter, kostafdeling Nedenfor beskrives hovedformål, formålsgrupper og formål, som er relevante i forhold til erhvervsakademier. Hovedformål og formålsgrupper Hovedformål Formålsgrupper 1. Uddannelser 3. Åben uddannelse 4. Erhvervsakademiuddannelser 2. Øvrige uddannelser 21. Indtægtsdækket virksomhed 5. Fællesudgifter, institution 50. Markedsføring 51. Ledelse og administration 52. Bygningsdrift: Rengøring, forsyning m.v. 53. Bygningsdrift: Husleje, vedligeholdelse m.v., inst. 55. Særkategorier 56. Tilskud til fællesudgifter, inst. 6. Særlige bevillinger, institution 60. Forsøgs- og udviklingsmidler 61. Specialpædagogiske foranstaltninger (vidtgående) 64. Jobtræningsforløb 70. Projekter med særlig bevilling Formålsgrupper og formål inden for hovedformål 1. Uddannelser, eksempler. Formålsgrupper Formål 3. Åben uddannelse 18. AU Akademiuddannelse i Sundhedspraksis 33. EAK inden for autoteknologi 34. EAK inden for ernæringsteknologi Indledende kurser til VVU Side 5 af 34

6 Formålsgrupper Formål Markedsføringsøkonom, enkeltfag 4. Erhvervsakademiuddannelser Transportlogistiker Datamatiker Administrationsøkonom AK E-designer AK Teknisk Manager Offshore 19. Professionsbacheloruddannelser 28. PB i mejeriteknologi 31. PB inden for offshore 32. PB i laboratorie-, fødevare, og procesteknologi 40. PB i eksport og teknologi 41. PB i webudvikling 2. 2 Statens finanskontoplan Finanskontoplanen udmeldes af Økonomistyrelsen på de første 4 cifre. De 2 efterfølgende cifre er til institutionernes interne brug for underopdeling. Dog kan enkelte underopdelinger på de to efterfølgende cifre blive fastlagt af ministeriet Der foretages særskilt udmelding af disse. Økonomistyrelsens finanskontoplan udmeldes direkte til institutionerne. For en nærmere beskrivelse af kontoplaner i Navision Stat henvises til vejledning om disse på Økonomistyrelsens hjemmeside: 3. Uddannelseskoder For taxameterfinansierede uddannelser er en række forhold, som har central betydning for tilskudsadministrationen, registreret i uddannelsesmodellen for den enkelte uddannelse. Uddannelsesmodellerne er registreret i CØSA, Undervisningsministeriets centrale økonomistyringssystem, hvorfra uddannelseskoderne udmeldes til de godkendte institutioners elevadministrative systemer. Uddannelsesmodellen for den enkelte uddannelse indeholder i struktureret form oplysninger om bekendtgørelser, lovgrundlag og vejledninger samt oplysninger om uddannelsens varighed, tælleperioder og tælledage.. Relevante oplysninger fra uddannelsesmodellen udmeldes elektronisk til institutionernes studieadministrative systemer. Uddannelsesmodellerne anvendes i forbindelse med: Tilskudsadministration Side 6 af 34

7 Udbudsgodkendelser Økonomistyring Økonomisk tilsyn Elevadministration, herunder elevudlån og flytninger Eksamensadministration, herunder beviser Statistik Pædagogisk tilsyn Tilskudsinstruks for erhvervsakademier for videregående uddannelser Følgende uddannelsesområder er beskrevet med koder i uddannelsesmodellen: Erhvervsuddannelser (IEU-instruksen) Adgangsgivende kurser (IEU-instruksen) Erhvervsgymnasiale uddannelser (IEU-instruksen) Almengymnasiale uddannelser (AGV-instruksen) Erhvervsakademiuddannelser (EA-instruksen) Professionsbacheloruddannelser (PH-instruksen) Arbejdsmarkedsuddannelser (IEU-instruksen) Åben uddannelse (IEU-instruksen, EA-instruksen, PH-instruksen) Almene voksenuddannelser (AGV-instruksen) Pædagogikum (IEU-instruksen, AGV-instruksen) Introduktionskurser og brobygningsforløb (IEU-instruksen, AGV-instruksen) 3. 1 Uddannelseskoder for erhvervsakademiuddannelser (EAU) Uddannelsesmodellen for erhvervsakademiuddannelser indeholder oplysninger om: 1. Formål: CØSA-formålsnummer 2. Navn: Uddannelsens navn. 3. Version: Nummer, som ændres ved ny bekendtgørelse. 4. Speciale: (anvendes ikke ved EAU) 5. Adgangsvej (anvendes ikke ved EAU). 6. Skoleperiode. Til hver skoleperiode er knyttet tilskudsmærker, som afgør, hvilken type aktivitet, der kan indberettes. Tilskudsmærker fremgår af den følgende tabel. 7. Tælleperiode. En skoleperiode kan være opdelt i flere tælleperioder. 8. Varighed: Tælleperiodens varighed er anført i antal dage og indgår i beregning af årselevbidraget. 9. Tælledag: angiver på hvilken undervisningsdag i tælleperioden, regnet fra og med 1. undervisningsdag, antallet af aktive elever skal opgøres. 10. Tilskudsmærker Tælleperiode, varighed og tælledag Uanset at aktiviteten opgøres i antal STÅ, udmeldes af hensyn til grundlaget for institutionens elevregistrering samt opgørelse og indberetning af aktivitet oplysninger om skoleperiode, tælleperioder, varighed og tælledage for erhvervsakademiuddannelserne m.v.. En tælleperiode svarer til et semester. Side 7 af 34

8 De nærmere retningslinjer for aktivitetsopgørelse fremgår af afsnittet om Opgørelse og indberetning af aktivitet. Retningslinjer for tilskudsudbetaling fremgår af afsnittet om Aktivitetsbestemte tilskud til uddannelser. Eksempel: Tælleperioder, varighed, tælledag m.v. for 3036 Transportlogistiker. Formål Uddannelse Version Skoleperiode Tælleperiode Varighed Tælledag Transportlogistiker Tilskudsmærker for erhvervsakademiuddannelser På erhvervsakademiuddannelserne findes følgende tilskudsmærker, som afgør hvilken aktivitet, der kan indberettes: UNDER: Antal STÅ til beregning af tilskud til undervisningsudgifter m.v. FÆRTA: Antal elever til beregning af færdiggørelsestilskud. KVUPR: Antal STÅ til beregning af praktiktaxametertilskud. UDVST: Antal udvekslingsstuderende til beregning af tilskud til internationale aktiviteter. Eksempel: Tilskudsmærkekombination for 3036 Transportlogistiker. Formål Uddannelse Version Skoleperiode Tilskudsmærke Transportlogistiker 1 1 UNDER FÆRTA UDVST Tilskudsmærker for professionsbacheloruddannelser På professionsbacheloruddannelser, som erhvervsakademiet kan udbyde i partnerskab med en professionshøjskole findes derudover følgende tilskudsmærker: MVUPR: Antal STÅ til beregning af praktiktaxametertilskud Åben uddannelse (ÅU) Uddannelsesmodellen for åben uddannelse indeholder oplysninger om: 1. Formål: CØSA-formålsnummer 2. Navn: Uddannelsens navn. 3. Version: Nummer, som ændres ved ny bekendtgørelse. 4. Tilskudsmærker. Eksempel: Uddannelsesmodel for Åben Uddannelse. Formål Uddannelse Version Tilskudsmærke Markedsføringsøkonom, enkeltfag 1 ÅBNUD Side 8 af 34

9 Formål Uddannelse Version Tilskudsmærke FJERN SELV AU Akademiudd. international handel og markedsføring 1 ÅBNUD FJERN SELV REKVU RFKVU Varighed Under Åben Uddannelse fastlægges forløbets/fagets varighed efter nedenstående principper: Fremgår fagets varighed af en UVM-fagtabel eller af en bekendtgørelse, benyttes denne. Angiver uddannelsesbekendtgørelsen ikke et enkeltfags andel af et elevårsværk, skal fagets andel af et elevårsværk være angivet i den lokale undervisningsplan/studieordning. Er forløbet, jf. 1, stk. 4 i bekendtgørelse om åben uddannelse, tilrettelagt med en kortere varighed end normeret indberettes en varighed svarende til tilrettelæggelsestiden Tælleperioder Der udmeldes ikke tælleperioder med uddannelsesmodellen for åben uddannelse. Antallet af tælleperioder og varigheden af den enkelte tælleperiode fastlægges af institutionen i forbindelse med aktivitetsopgørelsen efter følgende principper. For uddannelsesforløb, der afsluttes inden for et finansår, opgøres og indberettes aktiviteten på én tælleperiode (tælleperiode 1). Tælleperiodens varighed er lig fagets varighed. For uddannelsesforløb, som afsluttes i det efterfølgende finansår, opgøres og indberettes aktiviteten på mindst 2 tælleperioder (tælleperiode 1 og 2). Varigheden af de enkelte tælleperioder skal svare til den relative fordeling af fagets samlede varighed mellem tælleperioderne. For uddannelsesforløb, som løber hen over et finansårsskift, afsluttes 1. tælleperiode d. 31. december og anden 2. tælleperiode starter 1. januar. For uddannelsesforløb, som løber over to finansårsskift anvendes tilsvarende princip for 2. og 3. tælleperiode Tælleregel Der udmeldes ikke tælledag med uddannelsesmodellen for åben uddannelse. For aktiviteter under åben uddannelse gælder reglerne om betalt deltagerbetaling m.v., som er beskrevet i afsnittet om Opgørelse og indberetning af aktivitet. Side 9 af 34

10 Tilskudsmærker På åben uddannelse findes følgende tilskudsmærkekombinationer, som afgør hvilken aktivitet, der kan indberettes: ÅBENUD: Antal årselever på almindelig åben udannelse. FJERN: Antal årselever på åben uddannelse som fjernundervisning. SELV: Antal årselever, som er selvstuderende, på åben uddannelse. REKVU: Realkompetencevurdering på VVU. RFKVU: Deltagerbetalingskompensation på VVU og diplomuddannelser. Tilskudsmærkerne REKVU og RFKVU kan benyttes på nedenstående uddannelser og fag. Formål Uddannelse V Fag Fag AU Akademiudd. international handel og markedsfør Kompetencevurdering AU Akademiudd. i kommunikation og formidling Kompetencevurdering AU Akademiuddannelse i Ledelse Kompetencevurdering AU Akademiudd. i finansiel rådgivning Kompetencevurdering AU Akademiudd. i international transport og logist Kompetencevurdering AU Akademiudd. i informationsteknologi (VVU) Kompetencevurdering AU Akademiudd. i Laboratorie- og bioteknologi Kompetencevurdering AU Akademiudd. i innovation, produkt og produktion Kompetencevurdering AU Akademigastronom Kompetencevurdering AU Akademiudd. i ungdomspædagogik Kompetencevurdering 4. Tilskudsoversigt Til institutioner omfattet af denne instruks kan der udbetales følgende typer af tilskud: Tilskud til Aktivitet Udbetalingsmodel Institutionstilskud m.v. Månedsvist forud Uddannelser Erhvervsakademiuddannelser Semestermodel Professionsbacheloruddannelser Semestermodel Åben Uddannelse Kvartalsvist Internationale aktiviteter Udvekslingsstuderende Kvartalsvist Fællesudgifter Aktivitet i grundlagsåret. Kvartalsvist forud Bygningsudgifter Aktivitet i grundlagsåret. Kvartalsvist forud Momskompensation Se nedenfor Se nedenfor Øvrige tilskud Engangsudbetaling 4. 1 Udbetaling af tilskud Erhvervsakademier for videregående uddannelse er omfattet af bestemmelserne i 1 8 i lov om offentlige betalinger m.v., hvilket indebærer, at alle tilskud udbetales til den enkelte institutions specifikt låste indbetalingskonto i Statens Koncern Betalinger (SKB). Side 10 af 34

11 5. Udbetalingsmodeller Tilskudsinstruks for erhvervsakademier for videregående uddannelser For erhvervsakademiuddannelser, professionsbacheloruddannelser, internationale aktiviteter og åben uddannelse, som gennemføres på erhvervsakademier, fastsættes nedenstående udbetalingsmodeller for forskud og tilskud. Hvor tilskudsbetalingen sker på grundlag af indberettet aktivitet, fremgår de nærmere retningslinjer for aktivitetsopgørelsen af afsnittet om Opgørelse og indberetning af aktivitet Institutionstilskud Institutionstilskud til erhvervsakademier udbetales månedsvis forud. Månedsvist Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Institutionstilskud 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/ Aktivitetsbestemte tilskud til uddannelser Udbetalingsmodellen omfatter aktivitetsbestemte tilskud til erhvervsakademiuddannelser (EAU) og til tekniske og merkantile professionsbacheloruddannelser, som erhvervsakademiet udbyder i partnerskab med en professionshøjskole Semestermodel for fuldtidsuddannelser Udbetalingsmodellen omfatter taxametertilskud til undervisningsudgifter og færdiggørelsestilskud til erhvervsakademiuddannelser m.v. Tilskuddet til den enkelte institution udbetales på grundlag af antal indberettede, tilskudsberettigede studenterårsværk og antal studerende, som har færdiggjort en uddannelse, samt de på finansloven fastsatte takster for erhvervsakademiuddannelser m.v. Semestermodel Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Forskud 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 1/12 Tilskud ud fra 1. halvår 4/6 1/6 1/6 Tilskud ud fra 2. halvår 4/6 1/6 1/6 Forskud trækkes X X I januar, februar og marts udbetales forskud på baggrund af aktiviteten i grundlagsåret svarende til 1/12 af grundlagsårets aktivitet pr. måned. Tilskud for januar, februar, marts, april, maj og juni beregnes på grundlag af institutionernes indberetning af aktivitet medio marts for 1. halvår. I april, maj og juni udbetales tilskud på baggrund af aktivitetsindberetningen med de vægte, som fremgår af ovenstående skema. Forskuddet trækkes tilbage i april-tilskuddet, der anvises ultimo marts. Side 11 af 34

12 Tilsvarende model benyttes for udbetaling af forskud og tilskud i 2. halvår. Det månedlige aktivitetsafhængige tilskud bestemmes som: takst * årselev * vægtningsfaktor. Vægtningsfaktoren kan være 4/6 eller 1/6. Konteringen sker på det tilskudsmærkeformål, som er knyttet til den indberettede skoleperiode Tilskud til internationale aktiviteter Udbetalingsmodellen omfatter tilskud til internationale aktiviteter. Tilskuddet til den enkelte institution udbetales på grundlag af antal indberettede, tilskudsberettigede udvekslingsstuderende samt den på finansloven fastsatte takst for tilskud til internationalisering. Tilskud beregnes på grundlag af institutionernes kvartalsvise aktivitetsindberetninger, og udbetales kvartalsvist. Kvartalvist Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Tilskud pba. 1. kvt. 1/1 Tilskud pba. 2. kvt. 1/1 Tilskud pba. 3. kvt. 1/1 Tilskud pba. 4. kvt. 1/1 Det månedlige aktivitetsafhængige tilskud bestemmes som: takst * antal * vægtningsfaktor. Vægtningsfaktoren kan være 1/1. Konteringen sker på det indberettede tilskudsmærkeformål Tilskud til Åben Uddannelse Udbetalingsmodellen omfatter taxametertilskud til undervisningsudgifter til Åben Uddannelse samt tilskud til realkompetencevurdering og deltagerbetalingskompensation. Tilskud til undervisningsudgifter inkl. prøver og anden bedømmelse samt til udgifter til administration, ledelse og bygningsdrift ydes med en samlet takst (undervisningstaxameter). Tilskuddet til den enkelte institution udbetales på grundlag af antal indberettede, tilskudsberettigede årselever samt de på finansloven fastsatte takster for Åben uddannelse. Der udbetales ikke forskud til aktivitet inden for Åben Uddannelse. Undervisningstilskud beregnes på grundlag af institutionernes kvartalsvise aktivitetsindberetninger og udbetales kvartalsvist. Kvartalvist Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Tilskud pba. 1. kvt. 1/1 Side 12 af 34

13 Kvartalvist Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Tilskud pba. 2. kvt. 1/1 Tilskud pba. 3. kvt. 1/1 Tilskud pba. 4. kvt. 1/1 Det kvartalsvise aktivitetsafhængige tilskud bestemmes som: takst * årselever * vægtningsfaktor. Vægtningsfaktoren kan være 1/1. Konteringen sker på det indberettede formål Realkompetencevurdering Der ydes tilskud til realkompetencevurdering på Videregående Voksenuddannelse (VVU), samt tilskud til deltagerbetalingskompensation. Tilskud ydes i form af en tillægstakst pr. realkompetencevurdering og en tillægstakst til dækning af deltagerbetaling for personer, der er friholdt fra deltagerbetaling i forbindelse med realkompetencevurdering i forhold til videregående voksenuddannelser og diplomuddannelser. Tilskuddet til den enkelte institution udbetales efter ovenstående model på grundlag af antal indberettede, tilskudsberettigede realkompetencevurderinger og antal indberettede, tilskudsberettigede personer, som er friholdt for deltagerbetaling, samt de på finansloven fastsatte takster Fleksible forløb Der ydes tilskud til vejledning og tilskud til afsluttende projekt i forbindelse med fleksible forløb. Tilskud ydes i form af en tillægstakst pr. udarbejdet uddannelsesplan og en tillægstakst pr. afsluttende projekt. Tilskuddet til den enkelte institution udbetales efter ovenstående model på grundlag af indberetning om antal udarbejdede uddannelsesplaner og indberetning om antal afsluttede projekter samt de på finansloven fastsatte takster Grundlagsår og grundlagsårselever Taxametertilskud til fællesudgifter og bygningstaxametertilskud til erhvervsakademier ydes på grundlag af aktiviteten på den enkelte institution i grundlagsåret. Ved aktiviteten i grundlagsåret forstås, antal tilskudsberettigede STÅ/årselever i grundlagsåret. For erhvervsakademiuddannelser defineres grundlagsåret som det senest afsluttede studieår før indeværende finansår. Side 13 af 34

14 For erhvervsakademiuddannelser er grundlagsåret for 2010 studieåret 2008 til 2009, dvs. perioden 2. halvår halvår Taxametertilskud til fællesudgifter og bygningstaxametertilskud til erhvervsakademier for 2010 beregnes således på grundlag af aktivitet, som er gennemført på institutioner for erhvervsrettet uddannelse og på erhvervsakademier for videregående uddannelser i studieåret For Åben Uddannelse defineres grundlagsåret som perioden fra og med 4. kvartal 2 år forud for det aktuelle finansår til og med 3. kvartal i finansåret inden det aktuelle finansår. For Åben Udannelse er grundlagsåret for 2010 perioden 4. kvartal kvartal Fastlæggelse af aktiviteten i grundlagsåret Aktiviteten i grundlagsåret opgøres inden finansåret start. Der kan inden afslutningen af finansåret ske en fornyet opgørelse af aktiviteten i grundlagsåret, hvis supplerende aktivitetsindberetninger for grundlagsåret giver anledning hertil Aktivitetsbestemte tilskud til fællesudgifter Taxametertilskud til fællesudgifter udbetales kvartalsvis forud på baggrund af aktiviteten i grundlagsåret. Aktivitet gennemført på Åben Uddannelse udløser ikke fællesudgiftstaksttilskud. Beregningen sker ved multiplikation af grundlagsårsaktivitet med fællesudgiftstakst. Kvartal, forud Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Fællesudgiftstilskud ¼ ¼ ¼ ¼ Det kvartalsvise tilskud til den enkelte institution udbetales efter ovenstående model på grundlag af aktivitet i grundlagsåret * ¼ og de på finansloven fastsatte takster. Konteringen sker på formål 5610 Fællesudgiftstaxameter Aktivitetsbestemte tilskud til bygningsudgifter Bygningstaxametertilskud udbetales kvartalsvis forud på baggrund af aktiviteten i grundlagsåret. Aktivitet gennemført på Åben Uddannelse udbudt som fjernundervisning udløser ikke bygningstaksttilskud. Beregningen sker ved multiplikation af grundlagsårsaktivitet med bygningstakst og regionaliseringsfaktor. Side 14 af 34

15 Kvartal, forud Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Bygningstilskud ¼ ¼ ¼ ¼ Det kvartalsvise tilskud til den enkelte institution udbetales efter ovenstående model på grundlag af aktivitet i grundlagsåret * ¼, bygningstakst og regionaliseringsfaktor. Konteringen sker på formål 5620 Bygningstaxameter Regionaliseringsfaktor Aktivitetsbestemte tilskud til bygningsudgifter til erhvervsakademier for videregående uddannelser reguleres i forhold til de på finansloven fastsatte regler om regionaliseringsfaktor, som er fastsat for den enkelte institution, og som afhænger af den juridiske institutions hjemstedskommune i henhold til vedtægten. Der er på finansloven fastsat følgende regionaliseringsfaktorer: 0,8, 0,844, 0,9, 1,0 og 1, Momskompensation For månederne januar, februar og marts udbetales et a conto beløb, der beregnes som takst inklusiv moms fratrukket takst eksklusiv moms multipliceret med antallet af grundlagsårselever divideret med tolv. Momskompensation Finansåret (F) F+1 Måned Jan Feb Mar Maj Aug Nov Maj A c. pga. grundlagsår x x x A c. pga. 1. Kvt. x A c. pga. 2. Kvt. x A c. pga. 3. kvt. x Årsopgørelse x A c. modregnes x Ultimo april, juli og oktober indberetter den enkelte institution en opgørelse af de faktiske udgifter til kompensationsberettiget moms for det foregående kvartal. Ultimo maj, august og november udbetales a conto et beløb svarende til udgifterne til kompensationsberettiget moms i det foregående kvartal. Senest 1. april i året efter finansåret indberettes årsopgørelse for finansåret inklusiv 4. kvartal. Ultimo maj i det nye finansår udbetales momskompensation i henhold til årsopgørelsen. Udbetalte a conto beløb inkl. kvartalsindberetningerne modregnes Øvrige tilskud Øvrige tilskud til erhvervsakademier udbetales normalt som engangsbeløb. Side 15 af 34

16 6. Opgørelse og indberetning af aktivitet Tilskudsinstruks for erhvervsakademier for videregående uddannelser Erhvervsakademierne skal opgøre faktisk aktivitet for nærmere afgrænsede perioder, og indberette aktiviteten elektronisk til UVM til nærmere bestemte tidsfrister, jf. nedenstående oversigt. Erhvervsakademierne skal endvidere indberette optag på erhvervsakademiuddannelser og øvrige korte videregående uddannelser Indberetningsterminer Bortset fra indberetning af optag ligger indberetningsdatoen umiddelbart efter afslutningen af indberetningsperioden, som er defineret ved en startdato og en slutdato (begge inklusive). Indberetning af Indberetningsdato*) Startdato Slutdato Betalingsdato**) Ordinær fuldtid (STÅ) og 16-mar-20YY 16-sep-20YY-1 15-mar-20YY Færdiggjorte 16-sep-20YY 16-jun-20YY 15-sep-20YY Internationale aktiviteter 16-mar-20YY 16-dec-20YY-1 15-mar-20YY 16-jun-20YY 16-mar-20YY 15-jun-20YY 16-sep-20YY 16-jun-20YY 15-sep-20YY 16-dec-20YY 16-sep-20YY 15-dec-20YY Årselever, Åben Uddannelse 5-apr-20YY 01-jan-20YY 31-mar-20YY 12-maj-20YY 5-jul- 20YY 01-apr-20YY 30-jun-20YY 12-aug-20YY 5-okt-20YY 01-jul-20YY 30-sep-20YY 12-nov-20YY 5-jan-20YY+1 01-okt-20YY 31-dec-20YY 12-feb-20YY+1 Optag 8-mar-20YY 1-mar-20YY 1-mar-20YY 8-okt-20YY 1-okt-20YY 1-okt-20YY *) Falder indberetningsdatoen i en weekend, eller på en helligdag, skal indberetning ske på første efterfølgende hverdag. **) Frist for rettidig tilskudskontrol og revisorattestation af indberettet aktivitet samt frist for betaling af deltagerbetaling for aktivitet, der kan medtages i en supplerende indberetning for pågældende kvartal. Erhvervsakademiernes indberetninger omfatter: Ordinær aktivitet. Aktivitet under Åben Uddannelse. Ikke-tilskudsudløsende aktivitet vedrørende udenlandske studerende. Optag på erhvervsakademiuddannelser m.v Rekvirentkoder Alle aktivitetsindberetninger skal være forsynet med rekvirentkode. Side 16 af 34

17 Aktivitet, som i henhold til gældende regler skal finansieres af UVM, indberettes med rekvirentkoden: UVM. Ved registrering, opgørelse og indberetning af aktivitet vedrørende udenlandske studerende skal der anvendes særlige rekvirentkoder, som fremgår af afsnittet om Udenlandske studerende Der skal anvendes særlige rekvirentkoder ved registrering og indberetning af aktivitet, som i henhold til betalingsloven, er rekvireret og finansieret af kommunerne. Rekvirentkoderne fremgår af afsnittet om Kommunernes og andre aktørers betaling for uddannelse Opgørelse af studenterårsværk (STÅ) m.v. Ved et studenterårsværk (STÅ) forstås et års normeret studietid. Studenterårsværk kan opgøres som: 1) Semester-STÅ, hvor et studenterårsværk svarer til to beståede semestre, der er fuldført i studieåret (1. september til 31. august i det følgende år). 2) Tilstedeværelses-STÅ, hvor et studenterårsværk svarer til en studerende, der er til stede på en på forhånd fastsat dag (tælledagen) efter uddannelsens startdato. Antallet af studenterårsværk opgøres på grundlag af antal studerende m.v., der er indmeldt på den pågældende uddannelse eller undervisning. En studerende kan indgå i institutionens studenterårsværksberegning, hvis pågældende: 1) er optagelsesberettiget på uddannelsen eller undervisningen og 2) er optaget på uddannelsen eller undervisningen og 3) er studieaktiv efter reglerne om den pågældende uddannelse eller undervisning En studerende/elev må kun medtages én gang i optællingen for et semestertrin. Aktivitet, der opgøres i antal studenterårsværk (STÅ), beregnes som produktet af antal studerende/elever, som på tælledagen opfylder tællereglen, og tælleperiodens varighed/1 STÅ. Tælleperiodens varighed og tælledag fremgår af uddannelsesmodellen for den enkelte uddannelse. For erhvervsakademiuddannelser vil der normalt være udmeldt tælleperioder med en varighed på 100 dage, svarende til ét semester, med tælledag på den 99. dag Semester-STÅ En studerende/elev må medtages i aktivitetsopgørelsen, når den studerende/eleven på tælledagen enten har bestået eksamener hørende til semestret, eller har fået godkendt semestret. Side 17 af 34

18 Semester-STÅ er et udtryk for beståede/godkendte semestre. Et semester skal være aktivt godkendt som bestået, før end det må registreres som godkendt. Det er fx ikke tilstrækkeligt, at semesteret er gennemført. Meritgivende dele af et semester gennemført i udlandet kan ikke indgå i opgørelsen af et bestået/godkendt semester. Semestrets varighed kan dog i forbindelse med internationalisering afkortes til den del af semestret, der er gennemført ved den danske uddannelsesinstitution. 1 semester svarer til 0,5 STÅ, og 2 semestre eller et helt studieår svarer til 1,0 STÅ Tilstedeværelses-STÅ En studerende/elev må medtages i opgørelsen, når den studerende/eleven er til stede på tælledagen Internationale aktiviteter En studerende/elev kan indgå i opgørelsen, når den studerende/eleven har påbegyndt et udvekslingsophold i indberetningsperioden. Studerende under DIS (Danmarks Internationale Study Program) kan ikke indgå i optællingen. Der ydes maksimalt ét tilskud pr. studerende pr. begyndt studie- eller praktikophold pr. studieår. Kriterier for tilskudsberettigelse: Danske studerende (udgående udvekslingsstuderende, samtlige kriterier skal være opfyldt) Den studerende skal være fuldtidsstuderende. Studie- eller praktikopholdet skal indgå som et led i uddannelsen i Danmark. Studie- eller praktikopholdet skal have en varighed af mindst 3 måneder, ekskl. varigheden af eventuelle forberedelseskurser afholdt i Danmark. Studie- eller praktikopholdet skal være et led i enten udveksling inden for et program (NORD-PLUS, LEONARDO, SOCRATES, TEMPUS eller lignende) eller være organiseret i forbindelse med en institutionel bi- eller multilateral aftale, der afvikles på institutionsplan, og som i øvrigt gennemføres i henhold til gældende regler. Studie- eller praktikopholdet kan også være organiseret som et individuelt free-moverarrangement. En free-mover er en dansk studerende, som selv formidler opholdet i udlandet. Studie eller praktikopholdet skal være godkendt som meritgivende af staminstitutionen inden afrejse. Dette gælder også selvom studie- eller praktikopholdet er organiseret som et individuelt free-moverarrangement. Udenlandske studerende (Indgående udvekslingsstuderende, samtlige kriterier skal være opfyldt) Den studerende skal være fuldtidsstuderende på institutionen. Studie- eller praktikopholdet skal indgå som et led i uddannelsen i udlandet. Ved praktikophold skal praktikanten være tilknyttet en dansk uddannelsesinstitution Side 18 af 34

19 Studie- eller praktikopholdet skal have en varighed af mindst 3 måneders egentlig undervisning i Danmark Studie- eller praktikopholdet skal være et led i enten udveksling inden for et program (NORD-PLUS, LEONARDO, SOCRATES, TEMPUS eller lignende) eller være organiseret i forbindelse med en institutionel bi- eller multilateral aftale, der afvikles på institutionsplan, og som i øvrigt gennemføres i henhold til gældende regler. Studie- eller praktikopholdet kan også være organiseret som et individuelt free-moverarrangement. En free-mover er en studerende fra et andet land end Danmark, som selv formidler opholdet i Danmark Udenlandske studerende I henhold til lov om erhvervsakademier, lov om erhvervsakademiuddannelser og professionsbacheloruddannelser og lov om åben uddannelse kan udenlandske studerende kun indgå i optællingen af tilskudsberettiget aktivitet hvis de pågældende: 1) er meddelt tidsubegrænset opholdstilladelse eller tidsbegrænset opholdstilladelse med mulighed for varigt ophold i Danmark, 2) er meddelt opholdstilladelse efter udlændingelovens 9 c, stk. 1, som medfølgende barn af en udlænding, som dels er statsborger i et land, der ikke er tilsluttet Den Europæiske Union eller omfattet af EØS-aftalen, dels er meddelt opholdstilladelse efter udlændingelovens 9 a. 3) er udvekslet med danske studerende efter aftale mellem erhvervsakademiet og en institution i udlandet, eller 4) efter EU-retten, EØS-aftalen eller andre internationale aftaler, som Danmark har indgået, har krav på ligestilling med danske statsborgere. Erhvervsakademiets udbud af videregående uddannelse til andre udenlandske studerende end de ovenfor nævnte sker som indtægtsdækket virksomhed. Der fastsættes følgende retningslinjer for opgørelse og indberetning af aktivitet vedrørende udenlandske studerende: Tilskudsudløsende udenlandske studerende Opgørelse og indberetning af aktivitet vedrørende udenlandske studerende, der i henhold til bestemmelserne herom, jf. ovenfor, kan indgå i optællingen af tilskudsberettiget aktivitet, sker efter de almindelige retningslinjer herfor, og indberettes med rekvirentkode: UVM. Børn af visse udenlandske arbejdstagere i Danmark, rekvirentkode: ARB Opgørelse og indberetning af aktivitet vedrørende udenlandske studerende, som er meddelt opholdstilladelse efter udlændingelovens 9 c, stk. 1, og som med virkning fra 1. juli 2009 er fritaget for betalingskrav på erhvervsakademi- og professionsbacheloruddannelser, sker efter de almindelige retningslinjer herfor, og indberettes med rekvirentkode: ARB. Side 19 af 34

20 Ikke-tilskudsudløsende udenlandske studerende Fra og med aktivitetsindberetningen for perioden 4. kvartal halvår 2009 skal aktivitet vedrørende ikke-tilskudsudløsende udenlandske betalingsstuderende indberettes til undervisningsministeriet. Fripladsstipendium, rekvirentkode: CIR Opgørelse og indberetning af aktivitet vedrørende udenlandske studerende, der ikke indgår i optællingen af tilskudsberettiget aktivitet, og hvor betalingen afholdes af Styrelsen for international uddannelse, sker efter de almindelige retningslinjer herfor og indberettes med rekvirentkode: CIR. Udenlandske betalingsstuderende, rekvirentkode: USB: Opgørelse og indberetning af aktivitet vedrørende udenlandske studerende, der ikke indgår i optællingen af tilskudsberettiget aktivitet, og hvor betalingen afholdes af den studerende, sker efter de almindelige retningslinjer herfor og indberettes med rekvirentkode: USB. 1 Institutionsnummer Institutionsnummer for den godkendte juridiske institution. 2 Afdelingsnummer Nummer på afdeling. Såfremt den juridiske institution ikke har afdelinger er afdelingsnummer = institutionsnummer. 3 Indberetningstermin Jf. oversigten vedrørende indberetningsdatoer. 4 Formål jf. den udmeldte uddannelsesmodel. 5 Version Speciale Skoleperiode Tælleperiode Tilskudsmærke Rekvirent jf. bilag, Oversigt over rekvirentkoder 11 Varighed Jf. nedenfor om varighed. 12 Bidrag jf. nedenfor om bidrag 13 Antal elever Antal studerende, som ligger til grund for bidraget. 14 Landegruppe Jf. nedenfor om tilskud til internationale aktiviteter. 15 Retning Varighed - - Eksempel på fuldtidsindberetning 6. 5 Indberetning af fuldtidsuddannelse (STÅ) For fuldtidsuddannelser skal den elektroniske aktivitetsindberetning omfatte følgende oplysninger: Formål Version Speciale Skoleperiode Tælleperiode Tilskudsmærke Rekvirent Varighed Bidrag Elever UNDER UVM 100,0 9, FÆRTA UVM 0,0 2, UNDER UVM 100,0 8, Side 20 af 34

21 Varighed - fuldtid Som udgangspunkt indberettes den udmeldte varighed i henhold til uddannelsesmodellen. I tilfælde, hvor der er givet merit, indberettes den for eleven/kursisten individuelt fastsatte varighed (mindre end den udmeldte) Bidrag - fuldtid For fuldtidsuddannelser omfatter aktivitetsindberetningen: Antal STÅ Antal færdiggjorte Antal praktik-stå Antal Udvekslingsstuderende Bidraget afhænger af tilskudsmærkekombinationen: Erhvervsakademiuddannelser Professionsbacheloruddannelser Bidrag UNDER UNDER Antal STÅ. FÆRTA FÆRTA Antal færdiggjorte. KVUPR MVUPR Antal STÅ vedrørende studerende i praktik. UDVST UDVST Antal Udvekslingsstuderende Tilskud til internationale aktiviteter (udvekslingsstuderende) Ved indberetning af aktivitet vedrørende tilskud til internationale aktiviteter anvendes tilskudsmærke UDVST. Ved indberetning af aktivitet vedrørende tilskud til internationale aktiviteter skal endvidere indberettes oplysninger om aktiviteten i form af landegruppe, retning og varighed, jf. nedenfor. Landegruppe Retning Varighed Kode Værdier Kode Værdier Kode Værdier 1 Norden 1 Indgående 1 3 måneder 2 Storbritanien/Tyskland 2 Udgående 2 Over 3 til og med 6 mdr. 3 Øvrige EU-lande 3 Over 5 til og med 12 mdr. 4 Øvrige Europæiske lande 4 Over 12 mdr. 5 USA og Canada 6 Asien 7 Australien 8 Andet 6. 6 Tælleregler for åben uddannelse (ÅU) Aktivitet på åben uddannelse opgøres i antal årselever, der beregnes som produktet af antal studerende/elever, som på tælledagen opfylder tællereglen, og tælleperiodens varighed/1 årselev. Side 21 af 34

22 Ved en årselev forstås en elev undervist på fuld tid i 200 dage. Tilskudsinstruks for erhvervsakademier for videregående uddannelser For fag, der ikke er omfattet af deltagerbetaling, gælder, at en studerende/elev udløser årselevbidrag, når institutionen har registreret den studerende/eleven som studieaktiv (til stede), når 20 pct. af uddannelsesforløbet er gennemført. For fag, der er omfattet af deltagerbetaling, gælder, at en studerende/elev kan udløse årselevbidrag, når institutionen har registreret, at deltagerbetalingen er betalt inden fristens udløb. Deltagerbetaling Deltagerbetalingen betragtes som rettidigt betalt, hvis betalingen er registreret betalt på posthus, i bank, til skolens kassefunktion eller til anden lovlig betalingsformidler senest på indberetningsdatoen for hovedindberetningen, eller på datoen for rettidig frist for revisorattestation af tilskud til aktiviteten for det relevante kvartal (supplerende indberetning). For uddannelsesaktivitet, der ikke afsluttes i et finansår, opkræves i finansåret kun deltagerbetaling for den del af aktiviteten, der afvikles i finansåret. Deltagerbetaling for den del af uddannelsesaktiviteten, der gennemføres i det følgende finansår, opkræves når reglerne for deltagerbetaling for det nye finansår er kendt. Aktivitet vedrørende studerende/elever, hvor deltagerbetalingen er betalt i perioden fra indberetningsdagen (den 5. i måneden efter kvartalets afslutning) og frem til fristen for rettidig revisorattestation for det pågældende kvartal, kan indberettes ved en supplerende indberetning i forbindelse med tilskudskontrollen. For studerende/elever, der modtager visse overførselsindkomster, er det tilstrækkeligt, at der senest på fristen for rettidig revisorattestation foreligger tilsagn om betaling af deltagerbetalingen fra en offentlig myndighed (eller Dansk Flygtningehjælp). Tilsagnsordningen omfatter ikke, at betalingen kan opdeles i flere rater for det enkelte semester/enkeltfag. Deltagerbetalingen skal endvidere være betalt senest 1 måned efter den rettidige frist for revisorattestation af den indberettede aktivitet for det pågældende kvartal, og dække hele perioden, jf. dog bestemmelsen i bekendtgørelse om åben uddannelse om, at deltagerbetalingen skal være betalt mindst en gang halvårligt Indberetning af Åben Uddannelse (årselever) For fuldtidsuddannelser skal den elektroniske aktivitetsindberetning omfatte følgende oplysninger: 1 Institutionsnummer Institutionsnummer for den godkendte juridiske institution. 2 Afdelingsnummer Nummer på afdeling. Såfremt den juridiske institution ikke har afdelinger er afdelingsnummer = institutionsnummer. 3 Indberetningstermin Jf. oversigten vedrørende indberetningsdatoer. 4 Formål jf. den udmeldte uddannelsesmodel. Side 22 af 34

23 5 Version Fag Fagkode 7 Niveau Fagets niveau 8 Tilskudsmærke Rekvirent jf. bilag, Oversigt over rekvirentkoder 10 Varighed Jf. nedenfor om varighed. 11 Betalingsstatus jf. nedenfor om betalingsstatus 12 Bidrag jf. nedenfor om bidrag 13 Antal elever Antal kursister, som ligger til grund for bidraget. Eksempel på ÅU-indberetning *) Formål Version Fag Niveau Tilskudsmærke Rekvirent Varighed Bidrag ÅBENUD UVM 33,3 1 2, FJERN UVM 16,7 6 1, ÅBENUD KOMA 33,3 6 0, Varighed - ÅU Uddannelsesaktivitetens varighed angives i antal dage. På fag, hvor der er centralt udmeldte varigheder, anvendes denne.. På andre fag skal skolen selv angive varigheden Betalingsstatus Erhvervsakademierne skal indberette oplysninger om deltagerbetalingsstatus ved anvendelse af nedenstående kodeværdier: Betalingsstatus Elever Kode Tekst 0 Deltagerbetaling ikke relevant for eleven 1 Deltagerbetaling betalt for eleven 2 Eleven er ledig og dagpengeberettiget. *) 3 Eleven deltager som led i en GVU-plan 5 Eleven deltager som led i individuel kompetencevurdering 6 Deltagerbetalingen er ikke betalt *) Som konsekvens af lov om ændring af lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, lov om arbejdsløshedsforsikring m.v. og forskellige andre love (Samling af indsatsen og finansieringsansvaret for forsikrede lediges ret til selvvalgt uddannelse under Beskæftigelsesministeriet) udgår deltagerbetalingskode 2 med virkning fra 1. august 2009, idet ledige med ret til 6 ugers selvvalgt uddannelse fra denne dato er omfattet af betalingsloven. Deltagerbetalingskode 0: deltagerbetaling ikke relevant Skal anvendes ved indberetning af aktivitet, som ikke finansieres af UVM. Må kun anvendes når rekvirentkoden ikke er UVM. Deltagerbetalingskode 1: Deltagerbetaling betalt Anvendes for deltagere, der deltager som led i det almindelige udbud af åben uddannelse, hvor til der ydes tilskud fra undervisningsministeriet. Må kun anvendes med rekvirentkode: UVM. Side 23 af 34

24 Deltagerbetalingskode 2: Eleven er ledig og dagpengeberettiget (udgik fra 1. august 2009) Anvendes indtil 1. august 2009 for deltagere, som er ledige og dagpengeberettigede, som deltager som led i 6 ugers selvvalgt uddannelse, og som i henhold til bekendtgørelse om deltagerbetaling ved erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse er fritaget for deltagebetaling. Kan kun anvendes ved indberetning af aktivitet, som er påbegyndt inden d. 1. august 2009, og som indberettes med rekvirentkode: UVM. Deltagerbetalingskode 3: Eleven deltager som led i GVU Anvendes for deltagere, der deltager som led i en GVU-plan, og som i henhold til bekendtgørelse om deltagerbetaling ved erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse er fritaget for deltagebetaling. Må kun anvendes med rekvirentkode: UVM. Deltagerbetalingskode 5: Eleven deltager som led i IKV Anvendes for deltagere i individuel kompetencevurdering. Deltagerbetalingskode 6: Deltagerbetaling ikke betalt Anvendes for deltagere, der deltager som led i det almindelige udbud af åben uddannelse, hvortil der ydes tilskud fra undervisningsministeriet, når Der i henhold til bekendtgørelse om åben uddannelse foreligger betalingstilsagn fra en offentlig myndighed eller fra Dansk Flygtningehjælp eller Faget, der indberettes for, ikke er omfattet af deltagerbetaling, men af 20 pct. reglen. Må kun anvendes med rekvirentkode: UVM Indberetning af optag Den elektroniske indberetning af optag omfatter følgende oplysninger: 1 Institutionsnummer Institutionsnummer for den godkendte juridiske institution. 2 Afdelingsnummer Nummer på afdeling. Såfremt den juridiske institution ikke har afdelinger er afdelingsnummer = institutionsnummer. 3 Formål Jf. den udmeldte uddannelsesmodel 4 Version Studiestart Optagsdato 6 Rekvirent jf. bilag, Oversigt over rekvirentkoder 7 Faktisk optag Det faktiske optag på optagsdatoen 8 Forventet optag Forventet optag et år frem Side 24 af 34

25 7. Kommunens og anden aktørs betaling for uddannelse I henhold til Lov om betaling for visse uddannelsesaktiviteter i forbindelse med lov om en aktiv beskæftigelsesindsats m.m. (betalingsloven) skal uddannelsesinstitutioner, der er berettigede til at modtage tilskud eller bevillinger fra Undervisningsministeriet, beregne og opkræve betaling for uddannelse af personer, som omfattet af loven. Betaling for uddannelse i henhold til betalingsloven sker på grundlag af Undervisningsministeriets takster (ekskl. tillæg af moms), jf. Undervisningsministeriets takstkatalog for de pågældende uddannelser. Takstkataloget findes på UVM s hjemmeside: log.aspx Betalingen beregnes på grundlag af undervisningsministeriets retningslinjer for opgørelse af aktivitet for den pågældende uddannelse. Betalingen opkræves hos kommunen, eller hos anden aktør, som agerer på vegne af kommunen. Indtægter fra betaling baseret på undervisningstakster konteres på formål Indtægter fra betaling baseret på øvrige takster konteres på de formål, som anvendes ved tilsvarende tilskud udbetalt af Undervisningsministeriet. Deltagerbetaling konteres på finanskonto Deltagerbetaling Rekvirentkoder pr. 1. januar 2010 I forbindelse med aktivitetsindberetningen fra institutionerne skal følgende rekvirentkoder benyttes for aktivitet, der er omfattet af betalingsloven: 1. UVM. UVM-finansieret: Rekvirenttypen er ikke relevant i forhold til kommunerekvireret aktivitet her, men bruges kun til aktivitet, der udløser UVM-tilskud. 2. KOMA. Tilmeldt af kommunen: Under denne rekvirenttype indberettes deltagere der er kontanthjælps- eller starthjælpsmodtager omfattet af 2, nr. 2 eller 3, i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. 3. KOMF. Tilmeldt af kommunen: Under denne rekvirenttype indberettes deltagere, der er fleksjobvisiterede og ledige og omfattet af 2, nr. 7, i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, og som benytter sig af retten til 6 ugers selvvalgt uddannelse. 4. KOMR. Tilmeldt af kommunen: Side 25 af 34

26 Under denne rekvirenttype indberettes deltagere, der er revalidender, og som modtager revalideringsydelse eller starthjælp eller forrevalidender, der modtager kontanthjælp, starthjælp, sygedagpenge, ledighedsydelse eller særlig ydelse efter lov om aktiv socialpolitik, og omfattet af 2, nr. 4 eller 5, i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. 5. SJOB. Tilmeldt af kommunen: Under denne aktivitet indberettes a-kasseforsikrede ledige omfattet af 2, nr. 1, i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, der ikke deltager i uddannelsesforløbet som led i 6 ugers selvvalgt uddannelse. (aktiverede). 6. SJ6L. Tilmeldt af kommunen: Under denne aktivitet indberettes a-kasseforsikrede ledige omfattet af 2, nr. 1, i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, der deltager i uddannelsesforløbet som led i 6 ugers selvvalgt uddannelse. 7. AAKA. Tilmeldt af anden aktør: Under denne rekvirenttype indberettes aktivitet, som varetages af anden aktør på vegne af kommunen, for deltagere der er kontanthjælps- eller starthjælpsmodtager omfattet af 2, nr. 2 eller 3, i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. 8. AAKF. Tilmeldt af anden aktør: Under denne rekvirenttype indberettes den aktivitet som varetages af anden aktør på vegne af kommunen for deltagere, der er fleksjobvisiterede og ledige og omfattet af 2, nr. 7, i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, og som benytter sig af retten til 6 ugers selvvalgt uddannelse. 9. AAKR. Tilmeldt af anden aktør: Under denne rekvirenttype indberettes den aktivitet, som varetages af anden aktør på vegne af kommunen for deltagere, der er revalidender, og som modtager revalideringsydelse eller starthjælp eller forrevalidender, der modtager kontanthjælp, starthjælp, sygedagpenge, ledighedsydelse eller særlig ydelse efter lov om aktiv socialpolitik, og omfattet af 2, nr. 4 eller 5, i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. 10. AAST. Tilmeldt af anden aktør: Under denne aktivitet indberettes den aktivitet, som varetages af anden aktør på vegne af kommunen for A-kasseforsikrede ledige omfattet af 2, nr. 1, i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, der ikke deltager i uddannelsesforløbet som led i 6 ugers selvvalgt uddannelse. (aktiverede) 11. AS6L. Tilmeldt af anden aktør: Under denne aktivitet indberettes den aktivitet, som varetages af anden aktør på vegne af kommunen for a-kasseforsikrede ledige omfattet af 2, nr. 1, i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, der deltager i uddannelsesforløbet som led i 6 ugers selvvalgt uddannelse. Henvisning til andre aktører Kommunerne kan henvise alle ovenstående grupper til en anden aktør, der så står for tilmeldingen. Side 26 af 34

27 Andre aktører Andre aktører, der er omfattet af reglerne, har den samme adgang og pligt til at foretage tilmelding og forpligtelse til at betale tilskuddene mv., som kommunerne har. Øvrige andre aktører. Øvrige andre aktører, der ikke omfattes af reglerne, vil skulle have kommunen til at foretage tilmelding og betaling af tilskud mv. til uddannelsesinstitutionen. Anden aktør og seks ugers selvvalgt uddannelse Arbejdsmarkedsstyrelsen har i skrivelsen af den 6. august 2009 til jobcentre, kommuner og andre aktører meddelt, at håndteringen af betalingen til uddannelsesinstitutionerne vedrørende ledige på seks ugers selvvalgt uddannelse kun bør foretages af de kommunale jobcentre og ikke af andre aktører. Oplysninger og information om betalingsloven findes samlet her: x 8. Opgørelse og indberetning af refusionsmoms Undervisningsministeriet kompenserer institutionerne for refusionsberettiget købsmoms, drift og refusionsberettiget købsmoms, anlæg, der bogføres i regnskabsåret Retningslinjer Nærmere vejledning om momskompensationsordning findes på ministeriets hjemmeside: mpensation.aspx 8. 2 Tidsfrister Kvartal Indsendelse Udbetaling april 2009 ultimo maj juli 2009 ultimo august oktober 2009 ultimo november 2009 Årsopgørelse for 2009 inkl. 4. kvartal april 2010 ultimo maj Tilskudskontrol Tilskudskontrollen omfatter al indberettet aktivitet, uanset om aktiviteten berettiger til tilskud fra Undervisningsministeriet eller anden offentlig myndighed, betales af kommunen eller anden aktør på vegne af kommunen, eller indberettes som følge af anden lovgivning. Undervisningsministeriet udarbejder på grundlag af institutionens indberetning et tilskudsbrev med dokumentation for tilskudsudbetalingen og det indberettede bidrag. Side 27 af 34

28 Tilskudsbrev og tilskudsdokumentation er tilgængelig for institutionen på undervisningsministeriets brevportal. Ved tilskudskontrollen gennemgår institutionens ledelse det indberettede bidrag, og kontrollerer, om aktiviteten er opgjort i overensstemmelse med retningslinjerne i denne instruks. Institutionens revisor kontrollerer efterfølgende, jf. bestemmelserne herom, at de af institutionen indberettede oplysninger er korrekte, og giver eventuelt meddelelse om supplerende indberetning. Ved tilskudskontrollen anvendes de af undervisningsministeriet udarbejdede ledelses- og revisorerklæringer, som med tilhørende vejledninger kan findes på ministeriets hjemmeside: klaeringer.aspx Modtager ministeriet ikke ledelses- og revisorerklæring om det indberettede bidrag i henhold til de nærmere retningslinjer herfor, jf. neden for, vil tilskudsudbetalingen i henhold til lov om erhvervsakademier for videregående uddannelser m.v. blive stoppet Terminer Erhvervsakademiet har ansvar for at ledelses- og revisorerklæringer er ministeriet rettidigt i hænde i henhold til nedenstående frister: Ledelses- og revisorerklæring Indberetning af Indberetningsdato*) Tilskudsdokumentation foreligger senest skal være UVM i hænde*) STÅ, fuldtid 16-mar-20YY 1-apr-20YY 15-apr-20YY 16-sep-20YY 1-okt-20YY 15-okt-20YY Antal færdiggjorte og 16-mar-20YY 1-apr-20YY 15-apr-20YY Internationale aktiviteter 16-jun-20YY 1-jul-20YY 15-jul-20YY 16-sep-20YY 1-okt-20YY 15-okt-20YY 16-dec-20YY 1-jan-20YY+1 15-jan-20YY+1 Årselever, Åben Uddannelse 5-apr-20YY 1-maj-20YY 15-maj-20YY 5-jul- 20YY 1-aug-20YY 15-aug-20YY 5-okt-20YY 1-nov-20YY 15-nov-20YY 5-jan- 20YY+1 9-jan-20YY+1 15-jan-20YY+1 *) Falder fristen på lørdage, søndage eller helligdage, udskydes fristen til førstkommende hverdag. Side 28 af 34

29 9. 2 Revisors opgaver Revisors rolle er fastlagt i Bekendtgørelse om revision og tilskudskontrol m.m. ved erhvervsakademier for videregående uddannelser. Heri er opgaverne klart formuleret, og det fremgår, at revisor har en aktiv rolle ved sikringen af det korrekte tilskudsgrundlag og indberetningerne i øvrigt til Undervisningsministeriet. I henhold til revisionsbekendtgørelsen skal revisor blandt andet: 1. Kontrollere at erhvervsakademiet følger retningslinjerne i EA-instruksen. 2. Kontrollere at erhvervsakademiets registrering af antallet af årsstuderende er i overensstemmelse med bekendtgørelse om tilskud til erhvervsakademier for videregående uddannelser samt reglerne i EA-instruksen og reglerne om de pågældende uddannelser og reglerne om uddannelser udbudt som åben uddannelse, før de indsendes til undervisningsministeriet. 3. Påse at opgørelsen af erhvervsakademiets antal af årsstuderende på de enkelte uddannelser, herunder registrering af forhold vedrørende de enkelte studerende og deres uddannelse med relevans for tilskuddet, er korrekt, jf. EA-instruksen. Erhvervsakademiet skal overfor revisor kunne dokumentere, at grundlaget for aktivitetsindberetning vedr. ÅU er i overensstemmelse med bestemmelserne i lov om ÅU, i bekendtgørelse om ÅU og bekendtgørelse om deltagerbetaling ved erhvervsrettet uddannelse, herunder, hvor der er fastsat supplerende regler for opgørelse i EA-instruksen og at deltagerbetalingen er betalt indenfor frister fastsat i EA-instruksen Rykkerprocedure i forbindelse med for sent indsendt revisorerklæring Modtager ministeriet ikke en ledelses- og revisorerklæring vedrørende det af erhvervsakademiet indberettede bidrag, kan tilskudsudbetalingen blive stoppet. Overskrides den normale frist for indsendelse af ledelses- og revisorerklæring, vil erhvervsakademiet modtage en rykkerskrivelse, hvormed der normalt gives en yderligere frist på 14 dage til gennemførelse af tilskudskontrollen. Overskrides den yderligere frist på 14 dage, vil erhvervsakademiet modtage endnu en rykkerskrivelse, som samtidig er fremsendt i kopi til bestyrelsesformanden og til revisor. Med 2. rykkerskrivelse gives normalt en yderligere frist på 7 dage til gennemførelse af tilskudskontrollen. Endvidere pålægges erhvervsakademiet at udarbejde en redegørelse for årsagen til, at ledelses- og revisorerklæringerne i det konkrete tilfælde ikke har været ministeriet i hænde inden for fristen, og at fremsende denne redegørelse til ministeriet inden for den yderligere frist på 7 dage. Overholdes fristen i 2. rykkerskrivelse ikke, vil tilskudsbetalingen blive stoppet. Side 29 af 34

30 10. Systemanvendelse Tilskudsinstruks for erhvervsakademier for videregående uddannelser I henhold til 14 i bekendtgørelse om tilskud m.v. til erhvervsakademier skal erhvervsakademierne anvende de administrative systemer, som fremgår af Undervisningsministeriets EA-instruks. I overensstemmelse hermed har Undervisningsministeriet fastsat, at: - Lønsystem Institutionen skal anvende Statens Lønsystem (SLS) og skal følge de vejledninger, som Økonomistyrelsen har udarbejdet til systemet. Support og vejledning af lønsystemet påhviler Økonomistyrelsen, hvortil der henvises. Institutionen skal have en SKB (Statens KoncernBetalinger) konto-struktur i Økonomistyrelsen. Inddækningen af de foretagne betalinger af bruttoløn i SKB gennemføres ved automatisk træk på institutionens bruttolønsrefusionskonto i SKB. Det påhviler institutionen at sikre, at der til enhver tid er tilstrækkelige midler til rådighed på denne konto til inddækning af den anviste bruttoløn. Support og vejledning af SKB påhviler Økonomistyrelsen, hvortil der henvises. - Økonomisystem Institutionen skal anvende Navision Stat til den løbende regnskabsføring og følge de vejledninger, som UNI-C stiller til rådighed for systemet. Support og vejledning påhviler UNI-C, hvortil der henvises. - Studieadministrative systemer Institutionen skal anvende EASY til indberetning af oplysninger til Undervisningsministeriet. Support og vejledning af EASY påhviler UNI-C, hvortil der henvises. - Indberetnings- og brevportalen Aktivitet, der ikke kan indberettes via de ovenfornævnte studieadministrative systemer, kan indberettes via Undervisningsministeriets indberetnings- og brevportal. I tilfælde, hvor indberetnings- og brevportalen ikke kan anvendes til aktivitetsindberetning, kan der efter nærmere aftale med Tilskudskontoret foretages en skriftlig aktivitetsindberetning. Andre institutioner, herunder private udbydere, der ikke har adgang til de ovenfor nævnte studieadministrative systemer, men som skal følge reglerne i denne instruks, skal ligeledes benytte indberetnings- og brevportalen til indberetning af aktivitet. Side 30 af 34

31 Alle institutioner skal anvende indberetnings- og brevportalen til fremhentning af tilskudsbreve, tilskudsdokumentation, posteringslister og kvartalsoversigter. Institutionernes login på indberetnings- og brevportalen sker ved anvendelse af brugernavn og adgangskode, som er udstedet af Undervisningsministeriet. For alle systemer gælder, at institutionerne skal følge de vejledninger, som leverandørerne har udarbejdet til systemerne. 11. Indberetnings- og brevportalen Adgang til indberetningsportalen fås via Undervisningsministeriets hjemmeside under menupunktet portaler. Alle juridiske institutioner herunder erhvervsakademierne er oprettet med brugernavn og adgangskode til indberetnings- og brevportalen, og har efter login adgang til institutionens tilskudsbreve, aktivitetsrapporter m.m Tilskudsbreve Menupunktet Tilskudsbreve er markeret med et nøglesymbol, som indikerer der skal logges på med brugernavn og adgangskode. Tilskudsbreve overføres til portalen efter hver tilskudskørsel. Et tilskudsbrev består af: 1) Et dateret tilskudsbrev med meddelelse om, hvilken type tilskud som udbetales f. eks. Tilskud 2009 erhvervsakademier, ordinær aktivitet. 2) En dateret posteringsliste, med oplysninger om: tilskudsmodtagerens institutionsnummer og navn samt tilskudsmodtagerens sagsnummer i Undervisningsministeriets journal. Posteringerne vises pr. CØSA-formål med en tekst, som beskriver, hvilket tilskud der er tale om, og en datering for hvilken måned tilskuddet vedrører. Rettelser vil fremstå som ompostering af den første postering, og en ny postering med det korrekte tilskud. 3) En tilskudsdokumentation, som er en specifikation af de enkelte tilskud med angivelse af bidrag (antal STÅ, årselever eller studerende/elever), beregnet tilskud i henhold til den relevante udbetalingsmodel og divisor. 4) En dokumentation for modtagne indberetninger (rækker), som ikke er medtaget i tilskudsberegningen (fejlliste). Side 31 af 34

32 11. 2 Aktivitetsopgørelser (kvartalsoversigt) Aktivitetsopgørelserne overføres til menupunktet Tilskudsbreve efter indberetningsperiodens udløb. Aktivitetsopgørelserne viser den indberettede aktivitet med UVM som rekvirent for de enkelte uddannelsessteder. Sidst er en opgørelse over den totale aktivitet pr. CØSA-formål Posteringsliste Posteringslisten indeholder oplysninger om udbetalt tilskud pr. CØSA-formål. Oplysningerne er fordelt på 6 kolonner: 1) Regulering tidligere år 2) 1. kvartal 3) 2. kvartal 4) 3. kvartal 5) 4. kvartal 6) I alt udbetaling pr. CØSA-formål Nederst er der en sum for hver kolonne. Oversigten overføres til brevportalen den 25. i måneden efter hvert kvartals udløb, og anvendes til afstemning af tilskud Menupunkt Kontoudtog Menupunktet kontoudtog er ligeledes markeret med et nøglesymbol, som indikerer at der skal logges på med brugernavn og adgangskode. Der ligger to forskellige kontoudtog. 1) Kontoudtog for særlige midler 2) Kontoudtog for tilskud Kontoudtog for særlige midler indeholder posteringer udbetalt til puljer, og indeholder oplysninger udover posteringerne oplysninger om puljesagsnummer samt en puljesagsbeskrivelse. Kontoudtog for tilskud indeholder udover posteringerne et CØSA-reference nr., hvilket henviser til tilskudssystemet. CØSA-referencenummeret skal anvendes ved eventuelle henvendelser til Tilskudskontoret Menupunkt Indberetning Indberetning foretages via menupunktet Indberetning. Menupunktet Indberetning er markeret med et nøglesymbol, som indikerer, at der skal logges på med brugernavn og adgangskode. Side 32 af 34

33 Herefter vælges linket i midten Indberetning, og der logges på med brugernavn og adgangskode. Her åbner et nyt vinduer med knapper videre frem til indberetningsskemaerne for de forskellige aktuelle indberetninger. 12. Sammenlægning eller spaltning af institutioner Ved sammenlægning eller spaltning af institutioner må der af hensyn til korrekt indberetning af tilskudsberettiget aktivitet ikke foretages sammenlægning af institutionernes databaser uden forudgående godkendelse og nærmere aftale med ministeriet om forløbet. Ligeledes skal der i forbindelse med indberetning af aktivitet i forbindelse med sammenlægning eller spaltning af institutioner foreligge klar aftale med ministeriet om, hvordan indberetningen af aktivitet, der ligger før/henholdsvis efter sammenlægningen/spaltningen skal ske. Side 33 af 34

34 13. Bilag Oversigt over rekvirentkoder Rekvirentkode UVM KOMA KOMF KOMR AAKA AAKF AAKR SJOB SJ6L AAST AS6L ARB CIR USB Betydning UVM-finansieret. Aktiverede. Tilmeldt og betalt af kommunen Fleksjobvisiterede, 6 ugers selvvalgt uddannelse. Tilmeldt og betalt af kommunen. Revalidend/forrevalidend. Tilmeldt og betalt af kommunen. Aktiverede. Tilmeldt og betalt af anden aktør. Fleksjobvisiterede, 6 ugers selvvalgt uddannelse. Tilmeldt og betalt af anden aktør. Revalidend/forrevalidend. Tilmeldt og betalt af anden aktør. A-kasseforsikrede ledige, aktiverede. Tilmeldt og betalt af kommunen. A-kasseforsikrede ledige, 6 ugers selvvalg. Tilmeldt og betalt af kommunen A-kasseforsikrede ledige, aktiverede. Tilmeldt og betalt af anden aktør. A-kasse-forsikrede ledige, 6 ugers selvvalg. Tilmeldt og betalt af anden aktør. Børn af visse udenlandske arbejdstagere i Danmark. Fripladsstipendium Udenlandske betalingsstuderende. Side 34 af 34