Referat DKF Mødegruppe: Bestyrelsesmøde 2 2008 Dato: 28. marts 2008 kl. 18.00 22.00 Sted: Hotel Scandic, Roskilde Deltagere: Ole Tikjøb (OT), VP), Jan Munkholm (JM), Vibeke Preisler(VP), Jan Darfelt (JD), Peter Nielsen (PN), Nanna Ilmer (NI), Finn Larsen (FL), Peter Sørensen (PS) som suppleant for Anne-Mette Mortensen (AMM), Christian Jacobsen (CJ), Flemming Jørgensen (FJ), Karen Møldrup (KM), Rune R Mortensen (RRM), Klavs Klavsen (KK), Kate Balslev (KB) Ansvarlige benævnes med initialer. Afbud: AMM Referent: FJ Referatudkast godkendes senest: Referat udsendes senest: Nr. Punkt Kommentar/beslutning/opgave 1. Velkomst OT bød velkommen til bestyrelsen og Peter Sørensen der deltager som suppleant for Anne-Mette Mortensen. En speciel velkomst til de ansatte med et par nye ansigter siden sidste år. Vi tror og håber på at vi nu har fundet et godt og stærkt hold. 2. Godkendelse af referat BEmøde Ingen bemærkninger januar 2008 3. Godkendelse af dagsorden Godkendt uden ændringer 4. Forberedelse af årsmødet Temadagen og Årsmødets program mv. blev gennemgået og arbejdsopgaverne blev fordelt. Deltagelsen er fin og antallet af deltagere ligger på samme niveau som de seneste år. Både hvad angår personer og klubber. Alle workshops gennemføres. Hvad angår hæder og ære er sker der følgende tildeling: * Kongshvilepokalen: Bolette Fokdal, Holbæk. * Lyngby Pokalen: Maribo Kajakklub * Gladsaxe Pokalen: Maribo Kajakkub * SLF Pokalen: Maribo Kajakklub * Årets Klub: Flensborg Roklub Afstemningen om Arrangørpokalen sker ved aflevering af stemmesedler inden frokost på Årsmødet. Resultatet offentliggøres umiddelbart efter frokost. Bestyrelsen foreslår Willy Rasmussen som dirigent OT har en mindre tilføjelse til den skrevne beretning. Denne fremlægges mundtligt. Skulle der være yderligere mundtlige tilføjelser orienteres OT i løbet af lørdagen. Kommentarer og begrundelser til de fremsatte ændringsforslag til lovene fremsættes som følger: #1: CJ #2: JM Ændringsforslaget er fremsat af BE efter ønske på sidste Årsmøde. Efter en kort debat fremstod bestyrelsen som ikke-enige, hvorfor BE er frit stillet i forhold til en afstemning. #4-6: Nina Mortensen hvis der er behov for uddybning #7-8: Forslagsstillende klub. FL uddyber evt bestyrelsens holdning til forslag 8 Vedr. valg af PU-formand: PU indstiller Peter Sørensen til den vakante plads. Bestyrelsen støtter indstillingen v/ot. Vedr. valg til udvalgene: Opstillede kandidater opstilles en-block. BE tillader at udvalgene bemandes med én person mere end beskrevet i lovene. Opstiller der mere end én ekstra person, vælges der pr afstemning. PU mangler et medlem og kandidater. PS arbejder videre med mulige emner. Side 1 af 3 15-04-08
MU har en vakant plads. Jørn Mathisen har en mulig kandidat. Det vil være ønskeligt hvis udvalget kunne suppleres med en jysk repræsentant. Valg af revisor: BE indstiller til genvalg af Deloitt, men frem mod næste årsmøde ses på om der skal skiftes til DIF s fælles revision. 5. Orientering fra FU & Sek * VP: Vedr. Bagsværd Sø har vi fremlagt visionsplanerne for Gladsaxe Kommune hvilket har bevirket at fredningsforslaget skal op til ny politisk behandling. Dette forventes at ske i april/maj 2008. Vi indhenter yderligere oplysninger fra det internationale roforbund om hvorvidt de kan/vil afholde VM på Bagsværd. Såfremt dette er tilfældet, vil ICF også kunne godkende anlægget.i forbindelse med nye undersøgelser omkring vanddybden er problematikken taget op på ny. Det er muligt at en løsning med oprensning af dyndlaget vil kunne afhjælpe problemet. Under alle omstændigheder vil landfaciliteterne skulle opgraderes væsentligt for at der vil kunne afholdes internationale arrangementer. * CJ orienterede om at sekretariatet den seneste tid har brugt ressourcerne på Temadag og Årsmøde samt indkøring af nyt personale DIF har overtaget bogføringen og efter en indkøringsperiode er det ved at være på plads. Vores nye banksystem er på plads og vi kan nu selv varetage vores betalinger. Det nye personaleteam er godt kørende med et godt samarbejde og god energi. Landsholdsteamet med sportschefen og landstræneren fungerer godt, 6. Sager til drøftelse JD: Med flere ressourcer til at løse de administrative opgaver flytter grænserne for beslutningsprocesserne mellem ansatte og politikerne sig. Der er behov for at drøfte udviklingen på førstkommende bestyrelsesmøde. 7. Sager til beslutning *Optagelse af Grindsted Svømmeklub: godkendt. *Optagelse af Rørvig Kajakklub: godkendt. PN, JD og VP udarbejder på baggrund af en principiel diskussion om optagelsesprocedure oplæg til fremtidig optagelsesprocedure. *Ny attestationsprocedure: godkendt. 8. Fastlæggelse årsmøde 2009 28-29. marts vest for Storebælt *Ny terminsliste procedure: godkendt der udarbejdes en speciel elektronisk kalenderoversigt, således at klubberne kan se hvornår andre planlægger deres arrangementer. KU bemyndiges til at færdiggøre dette. *Formel godkendelse af turneringsreglement kajakpolo: godkendt Til årsmødet 2009 udarbejdes lovforslag der flytter turneringsreglementet ud af lovene. 9. Økonomi * Underskrift af regnskabet 2007: ok * Økonomioversigt 2008: deltagerbetalingen for årsmødet er flyttet ud på lige fod med anden deltagerbetaling. Dette vil betyde at årsmødet vil overskride budgettet på denne post men dette vil blive opvejet at tilsvarende øgede indtægter. Det vil ikke påvirke det samledes regnskab 2008. * Økonomisk prognose 2009-2012: Prognosen er konservativ men afspejler vores strategier og indsatsområder. Den fremtidige økonomiske støtte fra Team Danmark afhænger af vores resultater samt TD s støttekoncept der pt. er under revision. TD er meget tilfredse med vores arbejde på trods af manglende medaljer til dato. PS: Har man overvejet en anden elitestruktur hvor landsholdsarbejdet lægges ind i en selvstændig organisation som f.eks. DFfR har gjort det? CJ: Dette har tidligere været præsenteret for en række klubber men uden nogen interesse overhovedet. 10. Orientering fra udvalg * MU: Udvalget er kommet godt fra start i samarbejdet med den nye breddekonsulent. Side 2 af 3 15-04-08
11. Eventuelt Ingen punkter * KU: Der arbejdes på at søge om EM i ergometerroning. KU indgår i arbejdet omkring testregattaen. Der ses på mulighederne for at etablere en sponsor-turnering * PU: Der arbejdes på at finde folk til at varetage turneringsområdet. Efter en lidt svær start pga. træningslejre og ferie er der nu en god dialog med sportschefen. der afholdes snarest møde med kajakpololandstrænerne og sportschefen. * EA: Arbejdspresset på sportschefen og landstræneren har været ekstraordinært stort men der er ved at blive tid til løse ventende opgaver. Der har været afholdt møde med sponsorfirmaet og et nyt oplæg er undervejs. * BBU: Kate Balslev er efter et positivt forløb blevet ansat som ny breddekonsulent. Der var 33 ansøgere til stillingen. Mange af disse var virkelig kvalificerede hvilket har været positivt. Mødet med DIF vedr. breddekonsulenterne forløb godt og det forventes at aftalerne godkendes uden problemer. Beskrivelsen af BBUs politik på hjemmesiden er blevet opdateret. Sea Challenge Fyn skal have ny leder idet Henrik Kirkegaard har sagt op. Organisationen har pt. et underskud på ca. 200t grundet sidste års mange aflysninger. Sport Event Fyn bakker økonomisk op og en medarbejder herfra løser pt. de administrative opgaver. CJ eftersender referatet fra senest bestyrelsesmøde i SCF bestyrelse. PN er i dialog med Havkajakroerne for at få en aftale på plads omkring gensidig omtale i henholdsvis deres blad og DKFs Nyhedsmagasin. Side 3 af 3 15-04-08
Ansvarsområder for bestyrelsens medlemmer (opdateret marts 2008) Formand: Næstformand: DKF s bestyrelse og FU DKF s administration Overordnede nationale organisationer (f.eks. DIF, TD) Internationalt arbejde Kontaktperson KU, EA Presse Vejle Idrætshøjskole via Lau Larsen Gang i Danmark Stedfortræder for formanden på nationale og internationale områder Information og hjemmeside I/S Bagsværd sø Kano samråd via Christian Jacobsen Kontaktperson MU, BBU 2. Næstformand: Økonomi DIF i forhold til økonomi Kontaktperson PU Uddannelse instruktør og træner Roer kurser og rejser projekt Handicapidræt / Ældreidræt Bestyrelsesmedlem Team Danmark og projektgruppen / eliteansvarlig Eliteaktiviteter vedrørende landshold Eliteudviklingsprojektet Kraftcenter Sponsor / marketing Bestyrelsesmedlem /form. for børne-/ breddeudvalget: Børne-/breddeudvalget Breddekonsulenten Havkajakarbejdsgruppe Kbh. Havn DIF vedr. breddekonsulenterne Aktivitetspulje Roer kurser og rejser projekt Havkajaksamrådet via Peter Unold Bestyrelsesmedlem Miljøudvalget /form. for miljøudvalget: Friluftsrådet, herunder høringsoplæg DIF i forhold til miljøarbejde Samarbejde med andre brugergrupper Bestyrelsesmedlem /form. Polo udvalg Kajakpoloudvikling, herunder turnering Kajakpololandshold Bestyrelsesmedlem Søsportens Sikkerhedsråd /form. kaproningsudvalg Stævneudvikling Officialsgruppe DM-konceptudvalg Kapkano udvikling Maraton udvikling
Gruppe / Emne Mødeplan Bestyrelsen 2008 Dato 9. april Datoer Måned Ugedag Tema Januar 27. januar søndag Forberedelse af årsmøde Marts 28-30. marts fredag/lørdag/søndag Temadag og årsmøde April 25-26. april Fredag/lørdag DIF's årsmøde Maj 26. maj mandag Evaluering årsmøde Juni 24. juni tirsdag Alm. BE-møde August 14. august torsdag Budget i % Oktober 3-4. oktober fredag/lørdag DIF budgetmøde 12. oktober søndag Budget i kroner Evaluering årsmøde Strategi arbejde Budget i procent Budget i kr. Evaluering af året Årsmødeforberedelse November 23. november søndag Evaluering af året Her gennemgås årsmødet politiske og praktiske konsekvenser klarlægges og planer tilrettes. Evt. nye bestyrelsesmedlemmer introduceres. Driftstatus på aktivitetsudvalg og løbende sager. Her er det tanken, at der kan arbejdes i hele bestyrelsen. Hensigten er at skabe en vision og heraf afledt strategi, der kan bidrage til at prioritere og fokusere DKFs arbejde. Det er vigtigt, at et sådan møde ikke belastes af arbejde med driftsopgaver. Der inddrages ekstern konsulent bistand. Her er det, udover almindelig sagsopfølgning, hensigten at der fastlægges nogle procentuelle retningslinier for, hvorledes de enkelte områder prioriteres. Udvalgene skal derfor ikke have budget eller aktivitetsplaner på plads men have gjort sig overordnede overvejelser omkring omfang og ambitionsniveau for området. Strategiarbejdet skal udgøre et væsentligt grundlag i denne beslutning. Endelig fastlæggelse af DKF budget, og afklaring af forhandlingsgrundlag for TD aftaler, DIF breddeaftaler, aftaler med personale. Her evalueres aktivitetsåret. Lovforslag forberedes. Årets klub udvælges. Forslag til jubilæumsfonden, Gennemgang af lovforslag, Gennemgang af dagsorden, Valgbare personer, Årsberetning