Referat. Hovedbestyrelsesmøde fredag den 11. marts kl Comwell, Middelfart

Transkript

1 Dansk Forening for Rosport Referat Hovedbestyrelsesmøde fredag den 11. marts kl Comwell, Middelfart Tilstede: Henning Bay Nielsen (HBN) Birgit Bech Jensen (BBJ) Conny Sørensen (CS) Dorthe Thanning (DT) Diana Kofod (DK) Thomas Ebert (TE) Niels Iversen (NI) Anne Meisner (AM) Mødeleder: Birgit Bech Jensen Referent: Anne Meisner

2 Indhold: Beslutningspunkter Sag nr. 1 - Godkendelse af referat fra sidste møde Sag nr. 2 - Godkendelse af dagsordenen Sag nr. 3 - Optagelse af nye klubber Sag nr. 4 - Næste HB møde Sag nr. 5 - Godkendelse af løbsliste til DM Debatpunkter Sag nr. 6 - Afvikling af hovedgeneralforsamling Sag nr. 7 - Forslag til indhold på inspirationsseminar Orienteringspunkter Sag nr. 7 - Orientering vedr. WRMR2016 Sag nr. 8 - Orientering fra udvalgene Sag nr. 9 - Status på sekretariatet Sag nr Status på HB s opgaver Sag nr Orientering Sag nr Eventuelt Ansvarlig AM AM AM AM AM HBN AM CS Alle AM BBJ Bilag: Sag nr. 5 Bilag 5 - Løbsliste til DM (eftersendes) Sag nr. 6 Bilag 6 - Vedtægter vi går til valg på (udsendt som bilag 4 til HGF) Sag nr. 6 Bilag 6a Støtte dokument til HGF_DFfR vedtægter_version 10 Sag nr. 6 Bilag 6b - Forslag til krav til redningsmidler. Notat af Sag nr. 6 Bilag 6c - Forslag til revision af vedtægter og L. reglementet Sag nr. 6 Bilag 6d - BEK nr Redningsveste Sag nr. 7 Bilag 7 - Forslag til indhold på inspirationsseminar Sag nr. 10 Bilag Medlemstal 2015 Sag nr. 11 Bilag 11 - Arbejdsopgaver HB Sag nr. 12 Bilag 12 - Udkast årshjul 2016 forbundet overordnet

3 Sag nr. 1 Godkendelse af referat fra sidste møde Fremlæggelse: Anne Meisner Beslutningstema Referatet fra sidste HB møde godkendes. HB afholdte møde den 29. januar 2016 med Anne Meisner som referent. På baggrund af referatet er der udarbejdet et mødenotat til formidling på hjemmesiden. Referatet og mødenotatet fra mødet den 29. januar 2016 godkendes af HB. Referatet og mødenotatet fra mødet den 29. januar 2016 blev godkendt.

4 Sag nr. 2 Godkendelse af dagsordenen Fremlæggelse: Anne Meisner Beslutningstema Dagsordenen godkendes. Dagsordenen godkendes af HB. Dagsordenen blev godkendt. Under orientering drøftes FISAs forslag herunder OL programmet 2020.

5 Sag nr. 3 Optagelse af nye klubber Fremlæggelse: Anne Meisner Tema Optagelse af 2 nye roklubber. Vi har modtaget en anmodning om optagelse i DFfR fra: Deutscher Ruderverien Norderharde (Nordborg) Deuscher Ruderverien Germania (Sønderborg) Deres vedtægter giver ikke anledning til anmærkninger. (Det er på tysk). Ansøgningsskema til DIF sendes hurtigst muligt. HB godkender optagelsen af de 2 klubber under forudsætning af, at DIF godkender dem. HB godkendte optagelsen af de 2 klubber. AM sender anmodning til DIF om godkendelse inden klubberne får besked.

6 Sag nr. 4 Næste HB møde Fremlæggelse: Anne Meisner Tema Planlægning af næste HB møde. Der er ikke truffet aftale om HB møder for det kommende år frem til HGF den 18. marts Vi skal have planlagt det kommende møde. Når den nye bestyrelse mødes første gang aftales mødedatoer for resten af året. Forslag til dato: Mandag den 11. april Tirsdag den 12. april Torsdag den 14. april Mødet afholdes i Bagsværd kl HB træffer beslutning om, hvornår næste møde skal afholdes. Den 15. april bliver der strategiseminar fra kl AM undersøger om vi kan være i Børnehaven. HB møde samme dag kl

7 Sag nr. 5 Godkendelse af løbsliste til DM Fremlæggelse: Anne Meisner Tema Godkendelse af løbsliste til DM den september i Holstebro. I skrivende stund arbejdes der på sagen. Anna Karina og KU er i dialog med regatta arrangøren, Holstebro Roklub (Freddy og Søren) og har meddelt dem dette: Reiner kan ikke sige ja til, at I venter med at aflevere løbslisten til efter Påske. Årsagen er, at netop DM bliver et debatemne på HGF2016 og DSR har fremsat ændringsforslag til KU-reglementet. Reiner vil gerne kunne melde på HGF marts at løbslisten til DM2016 er klar. Vi har brug for løbslisten hurtigst muligt. Jeg håber derfor, at kunne sende den til jer inden mødet. Bilag Bilag 5 - Løbsliste til DM (eftersendes) HB skal godkende løbslisten til DM. Rettelse: HB skal ikke godkende løbslisten. Hvis løbslisten afviger fra den, der er beskrevet i regulativ for DM, så er det KU, der har bemyndigelse til at dispensere. HB tager løbslisten til efterretning. Vi har fået besked fra DIF vedr. DM på 1000 meter. DM på 1000 meter er et forbundsmesterskaber, og der bliver ikke uddelt DIF medaljer.

8 Sag nr. 6 Afvikling af hovedgeneralforsamling Fremlæggelse: Henning Bay Nielsen Tema Planlægning af afvikling af hovedgeneralforsamling i samarbejde med dirigent, John Frentz. Gennemgang af program og dagsorden med aftaler om procedure i forhold til afvikling af HFG. FU havde møde den og har besluttet følgende i samråd med dirigenten: Vi udsender IKKE en ny version af vores eget forslag til vedtægtsændringer. Vi har aftalt med dirigenten under mødet at version 2 (med dirigentens tilføjelser) medtages til generalforsamlingen som et støttedokument, der udleveres til deltagere. Der må ikke være nye ændringer i det udlevere materiale. Kun de kosmetiske rettelser. (Bilag 6a). Der er foretaget en markering med blå i de eksisterende vedtægter, som angiver udeladelser. Markering med rød i forslaget angiver ændringen. De vedtægter, som vi har udsendt (den 11. februar) som forslag til HGF er dem, vi går til afstemning med. (Bilag 6) Vi ved, at der har været debat om forslaget til Langtursreglementet og at Sikkerhedsudvalget ønsker, at HB skal trække dette forslag og i stedet gøre det til en drøftelse omkring sikkerhed (Bilag 6b-6d). John Frentz deltager i dette punkt. Bilag Bilag 6 - Vedtægter vi går til valg på (udsendt som bilag 4 til HGF) Bilag 6a Støtte dokument til HGF_DFfR vedtægter_version 10 Bilag 6b - Forslag til krav til redningsmidler. Notat af Bilag 6c - Forslag til revision af vedtægter og L. reglementet. Udsendelse til medlemmerne rev. Kommenteret Bilag 6d - BEK nr Redningsveste HB lægger en plan for HFG den 12. marts sammen med John. Gennemgang af dagsorden og aftaler om arbejdsdeling på dagen.

9 Sag nr. 7 Emner til inspirationsseminar Fremlæggelse: Anne Meisner Tema Input til inspirationsseminar Der er afsat midler i 2016 til afvikling af inspirationsseminar den november på Dalum Landbrugsskole i Odense. På kontoret er det Kåre, der er ansvarlig for planlægning, koordinering og tilmelding. Sekretariatet har brugt en times tid på, at idegenerere på de emner, som vi tænker er interessante for klubber og som er nyttig viden for klubberne. Vi har derfor præsteret en liste (bilag 7) med de forslag, som vi er kommet frem til. De stå ikke i prioriteret rækkefølge og der er flere end der er plads til på seminaret. Noget er oplæg/foredrag og andet er mere involverende (workshops). Der er 2 emner som kunne vedrøre alle motion og det sjove indslag. Vi kender endnu ikke til priser for de enkelte indslag. Vi skal gerne være på plads med indholdet inden sommerferien til formidling i september. Bilag Bilag 7 Forslag til indhold på inspirationsseminar HB kommer med yderligere input og kommentar til forslagene i bilag 7, så der kan foretages en prioritering og planlægning kan påbegynde. Supplement og kommentar til emner: Bevæg dig for livet skal have en høj prioritet. Kig på DIF kurser (bestyrelseskurser) og evt. hente oplægsholdere fra DIF. Emner om skolesamarbejder/robattle m.v. er for de få. Kommunikation har generelt interesse. Anvendelse af sociale medier er vigtigt. Etablering af en uddannelsespolitik er der en klub der kan det. (Vejle) Antropologisk undersøgelse. Vedr. proces, så afholdes der 3 workshops på samme tid med mulighed for valg af én af dem. Hvis vi inviterer en klub til at sige noget, så skal vi være super skarpe på opdraget. Kobling til strategien er vigtigt.

10 Sag nr. 8 Orientering vedr. WRMR2016 Fremlæggelse: Conny Sørensen Tema Orientering vedr. WRMR2016 Der har været afholdt møde med: Bagsværd Roklub (22/2) Filippi (26/2) FISA (4/3 i London) HB tager orienteringen til efterretning. Conny orienterede fra mødet med FISA i London. HB tog orienteringen til efterretning.

11 Sag nr. 9 Orientering fra udvalgene Fremlæggelse: alle Beslutningstema Orientering fra udvalgene. Der er ikke modtaget noget på skrift. HB tager orienteringen til efterretning, hvis der er noget. Der var ingenting.

12 Sag nr. 10 Status på sekretariatet Fremlæggelse: Anne Meisner Beslutningstema Orientering fra sekretariatet. Der arbejdes lige nu på det materiale, som skal udgøre undervisningsmaterialet til den nye ungdomstræneruddannelse. Kåre arbejder tæt sammen med ROAK omkring et lille turroningsprojekt. Vi udbyder for første gang fundraising kursus for klubberne efter opfordring fra samme og der er 15 tilmeldte. Der er efterspørgsel på tilsvarende i Jylland. De godkendt udvalgsbudgetter er ved, at bliver udsendt til udvalgsformændene. De to praktikanter arbejder på højtryk med henholdsvis Bulletin 2 og Årshæftet, som de helt store opgaver. Vi håber, at træffe aftale med en af dem som studentermedhjælp især pga. af masters. Vi har også ansat en journaliststuderende få timer pr. uge til at skive lidt nyheder til roning.dk. De sidste medlemstal er kommet, men ikke officielt frigivet. DFfR har dog igen klubber, som mangler, at oplyse deres tal. Kun én har ingen medlemmer (lige som sidste år). Vi har i alt 146 klubber med medlemmer. Et fald fra sidste år på 155 medlemmer, men en stigning på 5 klubber. (Tolo er ikke medtaget i beregningen, da de ikke er optaget i DIF). Bilag Bilag Medlemstal HB tager orienteringen til efterretning. HB tog orienteringen til efterretning.

13 Sag nr. 11 Status på HB s opgaver Fremlæggelse: Birgit Bech Jensen Tema Orientering fra alle HB medlemmer til BBJ. Alle bedes give en status til Birgit Bech Jensen på egne opgaver, inden HB mødet. Bilag Bilag 11 Arbejdsopgaver HB Status tages til efterretning. Drøftelse af hvorvidt vi skal have dagsorden og HB s opgaveliste på hjemmesiden. Status blev taget til efterretning og justeringer i dokumentet er fortaget af BBJ. De opgaver der er gule og røde bliver overført til den siddende bestyrelse efter HGF. Det opdaterede dokument sendes ud sammen med referatet.

14 Sag nr. 12 Orientering Fremlæggelse: Alle Tema Ordet er frit Orientering fra alle HB medlemmer. Henning: Orientering om opgradering af rostadion. Orientering om revision af FISA s regler, så de matcher et event baseret OL. Letvægtsroning er i fare. Forslag til FISA skal indsendes inden 6. maj. Conny: Årshjul Høringsvar til DIF vedr. ny økonomisk støttestruktur. Anne: Henvendelse fra Tolo som kræver et svar. Bilag Bilag 12 - Udkast årshjul 2016 forbundet overordnet. Der er igangsat en proces for at gøre alt hvad vi kan for at komme med det forslag, der kan fasthold letvægtsfire erne på OL programmet. Reiner, Lars, Morten Espersen og Henning vil komme med et forslag, der kan sendes til FISA. Nordisk Roforbund skal indkaldelse til et møde i april og Danmark skal være værter. Sag nr. 13 Eventuelt Fremlæggelse: Alle Eventuelt. Ordet er frit i.a.b.