Referat af bestyrelsesmøde afholdt mandag den 10.11.2014/WEB Afdeling 1. Gennemgang og godkendelse af sidste referat 2. Beholdnings- og afkastopgørelse på værdipapirer 3. Kort orientering om status på diverse sager Rekonstruktion af afdeling 21 God ledelse almene boliger Status udlejning Nye køkkener 10 Nye cykelskure 4 og 5 Nye vinduer 14 og 15 Regnskabsgennemgang LBF 4. Helhedsplan renovering 6,7 og 8 5. Styringsdialog 6. Udskiftning af tage m.v. regnskab 3 7. Evaluering af beboermøder 1. Gennemgang og godkendelse af sidste referat PN gennemgik referat af bestyrelsesmøde den 29.9.2014 Ingen bemærkninger 2. Beholdnings- og afkastopgørelse på værdipapirer PN forelagde beholdnings- og afkastopgørelse på værdipapirer pr. 31.10.2014 Den effektive varighed pr. 31.10.2014 var 1,95 (mål: under 3,00) Urealiseret kursgevinst/tab for obligationer inkl. investeringsbeviser i perioden 1.1. 31.10.2014 udgjorde + kr. 35.756 (+ 74.348) PN oplyste, at der er jf. aftale med formanden er købt for kr. 2 mill. Sparinvest Bolig samt kr. 2 mill. Nykredit obligationer. 3. Kort orientering om status på diverse sager a) Rekonstruktion af afdeling (afd. 21) Beboermøde afholdes den 13.11.2014 b) God ledelse almene boliger Intet nyt
c) Status udlejning PN orienterede. Lejeledighedsprocenten for Haderslev Kommune udgør 3,10 % pr. 1.10.2014 svarende til 179 ledige boliger. Boligselskabet havde 0 boliger ledig pr. 1.11.2014 d) Nye køkkener Der har været arbejdet på at lave et prøvekøkken og bruge dette som udstillingskøkken Ved forespørgsel til kommunen er det oplyst, at der skal afholdes møde med afdelingen, inden der kan igangsættes renovering af et enkelt køkken. e) Udskiftning af tage og belægning Se punkt 6 f) Nye cykelskure JJ oplyste, at arbejdet næsten er afsluttet. Der mangler stik til Scooter m.v. Det er blevet et rigtigt flot resultat. Cykelskurene er for længst taget i brug. g) Nye vinduer afd. 14 og 15 JJ havde skaffet de tre vinduestyper, der er indhentet tilbud på. Vinduerne blev besigtiget og afprøvet. Der foretages beslutning på nyt møde. h) Regnskabsgennemgang LBF PN oplyste, at der er i brev af 2.10.2014 er svaret på Landsbyggefondens (LBF) bemærkninger til regnskabet for 2013. LBF har i mail af 14.10.2014 svaret, at der er afgivet en grundig besvarelse, som ikke giver fonden anledning til yderligere spørgsmål. Dog mener man, at konto 722 kun bør indeholde mellemregning med afdelinger under opførelse (nybyggeri). 4. Helhedsplan - renovering PN oplyste, at boligselskabet har modtaget svar fra Landsbyggefonden på den fremsendte redegørelse af 29.7.2014. Svaret indeholder ikke mange imødekommelser. Nogle af fondens kommentarer er bl.a. De totale ombygningsudgifter pr. lejlighed synes for store De angivne priser på el arbejder er reduceret Byggeplads og omkostninger er i den høje ende. Skal reduceres. Antallet af tilgængelige boliger udgør 69 %, hvilket er i overkanten, men godkendes De støttede arbejder er betydelige og må formodentlig reduceres
Boligselskabet skal komme med forslag til finansiering, herunder eget bidrag fra trækningsret, dispositionsfond, henlæggelser m.v. (NB er tidligere indsendt) Der afholdes møde i byggeudvalget den 14.11.2014 5. Styringsdialog PN gennemgik årets styringsdialog for regnskabsåret 2013. F.s.a. selskabet er der ingen kritiske bemærkninger. For afdelingerne er der derimod kritiske nøgletal omkring henlæggelser til vedligeholdelse og fornyelse. Der henlægges for lidt i forhold til benchmarking (sammenligning af nøgletal). Dette faktum stemmer overens med såvel Landsbyggefondens som Kommunens udtalelse om, at henlæggelserne i vore afdelinger generelt er for små. PN oplyste, at vi nødvendigvis er tvunget til at øge henlæggelserne med deraf stigende huslejer til følge. Dette er uheldigt rent udlejningsmæssigt. For at afbøde huslejestigningerne kan en kombination af besparelser, effektivisering m.v. komme på tale. Der afholdes styringsdialogmøde med kommunen mandag den 24.11.2014 6. Udskiftning af tage m.v. - regnskab PN forelagde regnskab for tagrenovering m.v. samt regnskab for renovering af adgangsveje
Afdeling 3 Kærsangerstien 1-4, Vibestien 1-4, Mejsestien 1-4 Sangfuglestien 1-4, Drosselstien 1-4 Regnskab - Tagrenovering 25.09.2014 Realiseret Budget Udskiftning af tagbelægning m.v. 1.434.687,50 1.434.688,00 Diverse og uforudsete udgifter: Div. tømrerarbejde 49.468,75 Div. el-arbejde 6.455,86 55.924,61 143.469,00 Diverse omkostninger, herunder låneomkostninger: Rambøll, rådgivning 15.000,00 Forsikring 3.033,00 Lånegebyr m.v. 35.160,00 Byggelånsrenter 68.352,25 Byggeskadefonden, rente m.v. 40.000,00 Henlæggelse revision 8.000,00 Diverse 2.751,00 Byggesagshonorar og bestyrelsesudg. 44.000,00 216.296,25 203.000,00 Regnskab/budget i alt 1.706.908,36 1.781.157,00 Finansiering Realkredit Danmark 1.200.000,00 1.200.000,00 Trækningsret 500.000,00 500.000,00 Henlæggelser ovf. fra afdeling 6.908,36 81.157,00 I alt 1.706.908,36 1.781.157,00
Afdeling 3 Kærsangerstien 1-4, Vibestien 1-4, Mejsestien 1-4 Sangfuglestien 1-4, Drosselstien 1-4 Regnskab - renovering adgangsveje 27.10.2014 Realiseret Budget Renovering afgangsveje incl. ekstraarbejde 420.729,50 400.000,00 Diverse og uforudsete udgifter: Skilte - indkørsler 18.317,50 32.000,00 Regnskab/budget i alt 439.047,00 432.000,00 Finansiering Lån i dispositionsfond 400.000,00 400.000,00 Henlæggelser ovf. fra afdeling 39.047,00 32.000,00 I alt 439.047,00 432.000,00
7. Evaluering beboermøder Afviklingen af årets afdelingsmøder drøftedes. Bl.a. følgende ændringer blev aftalt: Møder i Vojens Der bør anvendes højtaleranlæg Ved flere end 70 deltagere bør mødet splittes op i to møder Positiv overfor et aktuelt indlæg i starten af mødet Reservere plads til den/de ansvarlige ved hver afdeling Helst en administrativ medarbejder ved hvert bord PN skal stå til rådighed for alle borde, hvis det er muligt. Møder udenbys Der skal anvendes Power Point