Bjørn Petersen, Karen Levin Nielsen, Marie-Luise Sand, Uni Søgaard, Jette Bergenholz Bautrup, Henning Andersen, Per Elshave og Mia Hedlund.

Transkript

1 Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde Fredag den 24. februar 2012 kl lørdag den 25. februar 2012 kl Prindsen i Roskilde, Algade 13, 4000 Roskilde Bestyrelsen Bjørn Petersen, Karen Levin Nielsen, Marie-Luise Sand, Uni Søgaard, Jette Bergenholz Bautrup, Henning Andersen, Per Elshave og Mia Hedlund. Administrationen Områdechef Jonas Mørch Cohen og forretningsfører Elly Borg Indholdsfortegnelse Fredag den 24. februar 2012 kl BESTYRELSESMØDE Styringsdialog Afdeling 1008, Frederiksholm, karré 8 Økonomi m.v Afdeling 1024, Jagtvej, karré A & B - Kloakrenovering og forbedringsarbejder Afdeling 1048 Lundtoftegade Den fysiske helhedsplan - status Studietur til Hamborg IPads... 7 Fredag den 24. februar 2012 kl og lørdag den 25. februar kl STRATEGISEMINAR v/konsulent Claus Ingemann... 7 Bilag 1: Referat af styringsdialogmøde den 1.december 2011 med aftaleoversigt... 3 Bilag 2: Brev af fra Københavns Kommune om fremtidig anvendelse af det tidligere boligareal i Frederiksholm, karré Bilag 3: Program for strategiseminar for organisationsbestyrelsen /7

2 2/7

3 Fredag den 24. februar 2012 kl BESTYRELSESMØDE 1. Styringsdialog På mødet den 5. december 2012 blev der orienteret om forløbet af styringsdialogmødet med Københavns Kommune. Det blev aftalt, at referatet skulle fremsendes til bestyrelsens medlemmer. Referatet og Aftale mellem og Københavns Kommune, som indeholder 6 aftalepunkter vedlægges. Det indstilles, at bestyrelsen tager sagen til efterretning. Bilag 1: Referat af styringsdialogmøde den 1.december 2011 med aftaleoversigt 2. Afdeling 1008, Frederiksholm, karré 8 Økonomi m.v. Sagen vedrørende lukning af værelser og afdelingens manglende godkendelse af budget 2012 blev drøftet på styringsdialogmødet med Københavns Kommune. Baggrunden for den manglende godkendelse af budget 2012 er hovedsagelig, at beboerne ikke ønsker at skulle afholde udgiften til den manglende lejeindtægt for de tomme værelser. Organisationsbestyrelsen har godkendt budget 2012, og dette er indsendt til Københavns Kommune med anmodning om godkendelse. Kommunen forespørger i brev af 23. december 2011, om der er truffet beslutning vedrørende fremtidig anvendelse af værelserne og opfordrer boligorganisationen og afdelingen til i fællesskab at udarbejde en plan for, hvordan det tidligere boligareal i fremtiden skal anvendes. Kommunen anmoder om tilbagemelding senest den 13. februar 2012, men vi har fået udsættelse med tilbagemelding indtil den 28. februar Kommunen har endnu ikke taget stilling til budget Det indstilles, at bestyrelsen drøfter sagen og tager stilling til, om de ønsker, at en eller flere repræsentanter fra bestyrelsen skal deltage i byggeudvalget vedrørende udarbejdelse af helhedsplan og herunder fremtidig benyttelse af tagetagen. 3/7

4 Bilag 2: Brev af fra Københavns Kommune om fremtidig anvendelse af det tidligere boligareal i Frederiksholm, karré Afdeling 1024, Jagtvej, karré A & B - Kloakrenovering og forbedringsarbejder Kloakrenoveringen inklusive forsikringsdækkede arbejder er enstemmigt vedtaget ved ekstraordinært afdelingsmøde den 5. januar Der er indhentet myndighedernes tekniske og administrative godkendelse af kloakrenoveringens udførelse, finansiering og huslejestigning. Landsbyggefonden (LBF) er ansøgt om tildeling af trækningsretsmidler til forbedringsarbejder, forudsat organisationsbestyrelsens godkendelse heraf. Kloakrenovering og forbedring er udbudt ved indbudt licitation, hvorefter det tidligere vedtagne budget på 3 mio. kr. ikke kunne holde. Laveste bud var fra hovedentreprenør Svend Bech A/S, som også er hovedentreprenør på de iværksatte arbejder for fugtsikring, etablering af omfangsdræn og etablering af gadekloak. Budget med anlægssummen kr. inkl. moms blev fremlagt og godkendt ved ekstraordinært afdelingsmøde den 5. januar Ved mødet stemte alle fremmødte for forslaget, ingen stemte imod eller undlod at stemme. Anlægssummen finansieres ved afdelingens henlæggelser og medfører ingen huslejekonsekvens. Forsikringsdækning for kategori 3 og 4 skader på ledninger i jord indgår i finansieringen og er aftalt til kr. eksklusive en uafklaret andel af udgifterne til kloak- TV inspektion, som forventes at udgøre ,50 kr. inkl. moms. Budget for ansøgning om tildeling af LBF-trækningsretsmidler for delvis finansiering af kloak forbedringsarbejder Ved ovennævnte ekstraordinære afdelingsmøde blev der vedtaget forslag med finansiering fra trækningsretsmidler i Landsbyggefonden for kloakrenoveringens forbedringsdel, som andrager kr. inkl. moms. Forbedringerne består blandt andet af forberedelse af separering af kloak og overfladevand og højvandslukker. 4/7

5 Ved organisationsbestyrelsens eventuelle godkendelse af maksimalt 2/3 tildeling af trækningsretsmidler på kr., forudsættes der optagelse af 30-årigt realkreditlån uden restgæld på kr. Realkreditlånets årlige ydelse er beregnet til kr. årligt. Den beregnede gennemsnitlige huslejestigning er 2,86 kr. pr.m², svarende til 0,49 % i forhold til den gældende husleje på 585,14 kr. pr.m². Finansieringen kræver ingen kommunal garanti for låneoptagelsen. Arbejdernes opstart afventer organisationsbestyrelsens stillingtagen til ovenstående ansøgning om tildeling af LBF-trækningsretsmidler samt LBF s stillingtagen. Afleveringen forventes fremrykket til juli Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at der ansøges om trækningsretsmidler fra Landsbyggefonden på i alt kr. 4. Afdeling 1048 Lundtoftegade Den fysiske helhedsplan - status Baggrund På baggrund af den fysiske helhedsplan har afdelingen siden 2010 fået gennemført mange af de planlagte forbedringer i afdelingen, der omfatter: - Etablering af nye boldbaner - Indbrudssikring af døre, vinduer m.m. i hele afdelingen - Indbrudssikring og brandsikring af pulterrum - Sammenlægning af alle boligerne i afdelingens blok D til attraktive familieboliger - Ændring af adgangsforholdene og facadeudtrykket ud mod Lundtoftegade i blok D og F - Etablering af nyt beboerkontor - Ændring af trappeopgangene højhusene til glasfacader Den 26. juli 2011 godkendte organisationsbestyrelsen yderligere at omdanne Akutinstitutionen under København Kommune til 6 nye boliger til afdelingen, hvor organisationsbestyrelsen godkendte anvendelse af trækningsretsmidler på i alt 4. mio. kr. Københavns Kommune godkendte omdannelsen samt den tilhørende finansiering den 6. december Status I forbindelse med det mange fysiske forbedringer, der er ved at ske i Lundtoftegade, har byggeudvalget og bestyrelsen diskuteret mulighederne for at få gennemført økonomisk rentable 5/7

6 energibesparende tiltag i afdelingen. Her ønsker afdelingen en forbedret isolering af lofter og gavle samt isolering af de steder i bebyggelsen, der giver de største komfortgener for beboerne. Yderligere ønsker afdelingen etablering af solceller, der kan dække udgifter til forbrug af fælles strøm. Ud fra administrationens beregninger vil etableringen af solceller give en samlet besparelse for afdelingen allerede efter første år. I forbindelse med den endelige etablering vil afdelingen og organisationsbestyrelsen blive præsenteret for en samlet rentabilitet, der efterviser den samlede driftsbesparelse. Økonomi Som en del af den samlede finansiering er der på grund af tilsagnstidspunktet og den aktuelle udførelse af de fysiske arbejder ophobet midler på projektets reguleringskonto på ca. 20 mio. kr. efter forvaltningens opgørelse pr Disse midler kan kun anvendes til uforudsete eller afledte arbejder af den fysiske helhedsplan, eller hvis der lave en særskilt aftale med afdelingen om anvendelse af disse midler. Anvendelsen af disse midler skal godkendes af Landsbyggefonden. På denne baggrund har administrationen søgt anvendelse af disse midler til yderligere tiltag i afdelingen, men også til dækning af udgifterne til omdannelsen af akutinstitutionen til 6 boliger. Landsbyggefonden har svaret den 19. januar 2012 med et delvist tilsagn om anvendelsen. Som det fremgår af nedstående, vil Landsbyggefonden ikke godkende anvendelse af midler til energirenovering, hvorfor afdelingen på denne baggrund ønsker at anvende trækningsretsmidler til disse arbejder. Landsbyggefonden betragter yderligere installationen af nye køkkener i de 6 boliger som en forbedring, som fonden heller ikke mener, kan dækkes af reguleringskontomidlerne. Ændret finansiering af 6 nye boliger Gammel finansiering Ny finansiering Reguleringskontomidler 0 kr kr. Engangsbetaling Københavns Kommune kr kr. Egen trækningsret 2/ kr kr. Lån af egne midler over 10 år kr kr. Samlet anlægssum kr kr. Øvrige energibesparende forslag i Lundtoftegade Isolering af gavle Isolering af lofter i porten Isolering af loftsrum Isolering af lofter i skralderum Solcelleprojekt I alt kr kr kr kr kr kr. 6/7

7 Finansiering af energibesparende forslag i Lundtoftegade Egen trækningsret 2/3 Lån af egne midler over 10 år I alt kr kr kr. Det indstilles - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. - at bestyrelsen godkender gennemførelsen af de energibesparende tiltag. - at bestyrelen godkender den ændrede anvendelse af de tidligere trækningsretsmidler på 4 mio. kr. til en samlet anvendelse af midler fra egen trækningsret på op til 2,9 mio. kr. 5. Studietur til Hamborg Bestyrelsen bedes drøfte deltagelse i en af KAB s studieture til Hamborg, der finder sted henholdsvis fredag den 30. marts søndag den 1. april 2012 og fredag den 7. september søndag den 9. september IPads På bestyrelsesmødet den 20. november 2011 blev det besluttet, at der skal anskaffes IPads til bestyrelsens medlemmer med tilhørende kursus i brug af disse. Bestyrelsen bedes drøfte tidspunkt for afholdelse af kursus, eventuelt i forbindelse med et organisationsbestyrelsesmøde. Fredag den 24. februar 2012 kl og lørdag den 25. februar kl STRATEGISEMINAR v/konsulent Claus Ingemann Bilag 3: Program for strategiseminar for organisationsbestyrelsen 7/7