Ishøj Kommune Business case DUBU

Ishøj Kommune Business case DUBU Ishøj Kommune Business Case - DUBU 1 30-05-2012

Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING... 3 1.1 LÆSEVEJLEDNING...3 1.2 BAGGRUND OG UDGANGSPUNKT...3 1.3 UDVIKLINGEN AF ET SAMLET SYSTEM...3 2 PROJEKTGRUNDLAG... 4 2.1 DUBU PROJEKTETS OVERORDNEDE FORMÅL...4 2.2 GENERELLE NØGLETAL AF INTERESSE FOR KOMMUNEN...5 3 INTEGRATED CHILDREN S SYSTEM... 5 4 FORRETNINGSGRUNDLAG... 6 4.1 KOMMUNENS KVALITATIVE GEVINSTER...6 4.2 FORVENTEDE ØKONOMISKE GEVINSTER...7 4.3 GEVINSTER FOR DE UDSATTE...8 4.4 LØSNINGENS BRUGERE...8 4.5 PRIS...8 4.6 FØRSTE BETALING... 13 5 UDVIKLINGSMÆSSIGE ASPEKTER... 13 6 TEKNISKE ASPEKTER... 13 6.1 INTEGRATIONER... 14 7 UDDANNELSE... 14 7.1 DUBU ANVENDELSE... 14 7.2 ICS SOM METODE... 14 8 SCENARIER... 15 9 BINDENDE TILSAGN... 15 10 KONKLUSION... 15 10.1 DUBU SOM SAMLET LØSNING... 15 10.2 ICS SOM METODE... 16 10.3 DUBU SOM SYSTEMLØSNING... 16 11 INDSTILLING TIL DIREKTION / POLITISKE UDVALG... 16 12 KONTAKTPERSONER... 17 Ishøj Kommune Business Case - DUBU 2 30-05-2012

1 INDLEDNING 1.1 LÆSEVEJLEDNING Denne businesscase er udarbejdet med henblik på at sikre relevant beslutningsgrundlag omkring Ishøj og Vallensbæk Kommuners deltagelse i udviklingen og driften af IT systemet Digitalisering Udsatte Børn og Unge (DUBU). Businesscasen vil dels beskrive DUBU som IT system og beskrive den socialfaglige baggrund, der benyttes Integrated Children s System (ICS). Der ud over vil der være en oversigt over den økonomiske belastning og det økonomiske potentiale i en implementering. Businesscasen er i første omgang udarbejdet af KOMBIT som en generel businesscase. Denne er blevet gjort kommunespecifik for Ishøj Kommune. Da der er indgået forpligtende samarbejde mellem Ishøj Kommune og Vallensbæk Kommune vil DUBU ved en evt. implementering dække behovet for dokumentation og styring for begge kommuner. Som følge af den indgåede aftale om forpligtende arbejde, vil samtlige implementerings- og driftsudgifter påhvile Ishøj Kommune, lige som tilsvarende udgifter på andre områder vil påhvile Vallensbæk Kommune. Målgruppen for dokumentet er politikere i Socialudvalget, kommunens direktion samt IT- og økonomichef. 1.2 BAGGRUND OG UDGANGSPUNKT Der har gennem den seneste tid være stadig skarpere fokus på hvordan det socialfaglige arbejde gennemføres og dokumenteres. Som en del af dette fokus har Socialministeriet og KL i samarbejde med den fælleskommunale IT aktør KOMBIT igennem flere år arbejdet tæt sammen med en række kommuner om udvikling af et it-system, der skal understøtte sagsarbejdet. Dette er betegnet som DUBU. De eksisterende IT systemer der bruges i dokumentationen af sagsarbejdet rundt om i landet er alle udfærdiget for år tilbage, hvor store dele af den seneste IT udvikling ikke er indarbejdet. Det eksisterende system som benyttes i Ishøj Kommune (KMD Sag) er et sådan ældre system. KMD Sag har således ikke indbygget et automatisk system, der fastholder diverse deadlines i den enkelte sag. KMD Sag har heller ikke mulighed for at udveksle sager på tværs af kommunegrænser. Betaling og økonomisk overvågning samt disponering af kommende udgifter kan ikke indarbejdes i KMD Sag. Sagsbehandlerne har ikke et sagsbehandlingsværktøj, som ITmæssigt understøtter dem i dagligdagen i forhold til sagsbehandling og lovformlighed. Forhåbningen for DUBU er, at disse forskellige vinkler af sagsbehandlingsarbejdet kan indarbejdes i ét samlet system, som sammenholder sagsbehandling, økonomi, dokumenthåndtering og tilbud. Muligheden for at akkumulere ledelsesinformation i KMD Sag er også ganske begrænset. Ledelsen og det politiske udvalg har således ikke et enkelt ledelsesværktøj, som kan generere rapporter og statistik på faktuelle aktiviteter og sammenholde disse med udgifter. Ønsket til et evt. nyt system er således, at det skal kunne anvendes som rapportgenerator og simuleringsværktøj. 1.3 UDVIKLINGEN AF ET SAMLET SYSTEM Med DUBU er der tale om et IT projekt, der er under udvikling i de kommuner, der er tilmeldt for nuværende. Fra den 19. december 2011 er første fase af DUBU taget i brug i de 44 kommuner, der har valgt at købe DUBU i første fase. Hovedparten af kommunerne har taget DUBU i brug i løbet af januar og februar måned 2012. De øvrige kommuner der har indgået aftale, starter i løbet af foråret 2012. Målet for Socialministeriet, KL og KOMBIT er, at 80 % af kommunerne har tilsluttet sig DUBU i 2015, svarende til ca. 78 kommuner. Milepælene er, at yderligere fem kommuner køber sig ind i efteråret 2012, 10 kommuner køber sig ind i efteråret 2013 og 15 kommuner køber sig ind i løbet af 2014. Derefter forventes det, at yderligere fem kommuner vil vise interesse i løbet af 2015. De 44 kommuner, der er med i DUBU er: Allerød, Brønderslev, Egedal, Esbjerg, Frederiksberg, Furesø, Faaborg-Midtfyn, Gladsaxe, Greve, Guldborgsund, Haderslev, Halsnæs, Helsingør, Herlev, Herning, Hjørring, Holbæk, Holstebro, Høje-Taastrup, Hørsholm, Jammerbugt, Kalundborg, Kerteminde, Lemvig, Lolland, Lyng- Ishøj Kommune Business Case - DUBU 3 30-05-2012

by-taarbæk, Middelfart, Nyborg, Næstved, Odsherred, Randers, Rebild, Roskilde, Rudersdal, Skanderborg, Skive, Slagelse, Solrød, Sorø, Syddjurs, Thisted, Tårnby, Vordingborg og Ærø. En skematisk oversigt over DUBU s udviklings- og implementeringsplanen ser således ud: Faseinddeling Fase 1 (Grundfunktionalitet) Fase 2 Fase 3 Fase 4 19. december 2011 Medio 2012 Primo 2013 Primo 2013 Sagsstyrings komponent Internt Arkiv Sags- og dokumentarkiv Økonomi - faktiske forbrug Statens Arkiver Familieadministration komponent Ledelses information filudtræk Dokumentboks Økonomi - opkrævninger Lokalt Office miljø ICS-komponent CPR datakilde Danmarks statistik Ledelses information rapporter Journalark komponent Sikkerhed og brugerstyring Organisations komponent Frister og adviser Økonomi - fremskrivning Ankestyrelsen Blanketsystem Præudfyldelse Blanketsystem Tilbudssystem Tilbudsportalen Aktiviteter KOMBIT / DUBU Intern logik Integration Udtræk Optioner er angivet med kursiv 5 2 PROJEKTGRUNDLAG 2.1 DUBU PROJEKTETS OVERORDNEDE FORMÅL Det overordnede mål med DUBU løsningen er at skabe bedre styring og sagsbehandling på området Udsatte børn og unge. DUBU løsningen skal både understøtte den enkelte sagsbehandlers arbejdsproces og behovet for at tilvejebringe ledelsesinformation i form af overblik og statistik på tværs af de enkelte sager. Derudover søges der at få et økonomisk overblik, på hhv. enkeltsager og på hele området. De overordnede mål er præciseret i følgende seks målsætninger: Mere systematik i sagsbehandlingen Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser Bedre matchning af behov og tilbud med støtte af foranstaltningsvalget Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen Ishøj Kommune Business Case - DUBU 4 30-05-2012

2.2 GENERELLE NØGLETAL AF INTERESSE FOR KOMMUNEN Antal klienter indenfor Udsatte Børn og Unge. Der er løbende 700 750 sager på området for udsatte børn og unge for Ishøj og Vallensbæk Kommuner Der er ansat 21 sagsbehandlere. Der bruges ca. 31 timer på håndtering af undersøgelsessag, hvor der ikke dukker forhindringer op 3 INTEGRATED CHILDREN S SYSTEM ICS er en sagsbehandlings- og udredningsmetode, der kan anvendes i sagsbehandlingen af børn og unge med særlige behov. ICS hjælper sagsbehandleren med at komme rundt om de faktorer, som påvirker og har betydning for barnet eller den unges situation. ICS anvendes i hele sagsgangen fra den børnefaglige undersøgelse til udarbejdelsen af og opfølgning på mål for indsatsen. Systematikken i ICS understøtter intentionerne i anbringelsesreformen ved at systematisere de seks punkter, der indgår i undersøgelse og handleplan samt hjælpe med at definere hensigten og målet med en indsats. ICS understøtter samtidig intentionerne i Barnets Reform da barnets behov sættes i fokus. ICS bygger på forståelsen af, at børn og unges velfærd formes i samspillet mellem tre hovedområder: Barnets/den unges udviklingsmæssige behov Forældrekompetencer Familieforhold familie og omgivelser ICS modellen peger på tre dimensioner i samspillet mellem familie og omgivelser, som er centrale for barnets / den unges velfærd samt for forældrenes muligheder for at varetage forældrerollen. ICS fokuserer på at forståelsen af barnets udvikling og trivsel skal ske med blik for interaktion og samspil med den omgivende verden. Fokus er derfor altid på det enkelte barn eller den unge, og på forældrenes kompetencer til at imødekomme barnets behov og sikre dets udvikling. Den sammenhæng kan illustreres med en trekant, hvor de tre sider repræsenterer de faktorer, som påvirker barnet eller den unges velfærd og udviklingsmuligheder ICS trekanten: Ishøj Kommune Business Case - DUBU 5 30-05-2012

ICS er forskningsbaseret og udviklet i England på opdrag af det daværende Department of Health. I Sverige er ICS implementeret i 90 % af alle kommuner under navnet BBiC (Barnets Behov i Centrum). I Danmark har 50 kommuner implementeret ICS. 44 af disse har tilmeldt sig det kommende DUBU system 4 FORRETNINGSGRUNDLAG 4.1 KOMMUNENS KVALITATIVE GEVINSTER De overordnede mål for DUBU er præciseret i følgende seks målsætninger: Systematik i sagsbehandlingen: DUBU stiler mod at blive et redskab til at sikre, at borgere oplever færre fejl, og at forvaltningsloven, serviceloven og andre love overholdes. Desuden skal brugen af den socialfaglige metode ICS understøtter bedre systematik og ensartethed i sagsbehandlingen. Ishøj Kommune Business Case - DUBU 6 30-05-2012

Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser på et sagligt grundlag: DUBU stiler efter at sikre sagsbehandlerne et bedre overblik over de muligheder, der findes, og de økonomiske konsekvenser af de valg, der træffes. Matchning af behov og tilbud: DUBU understøtter en god afdækning af barnets eller den unges behov. Dette kan medvirke til at finde frem til de tilbud, der kan imødekomme de behov den socialfaglige undersøgelse og vurdering finder frem til. Det bliver desuden nemmere at registrere og dokumentere tilfredshed og målopnåelse knyttet til den konkrete indsats Sagsbehandlernes administrative opgaver: DUBU vil reducere den tid, sagsbehandlerne bruger på rene administrative funktioner. Det giver mere tid til de dele af sagsbehandlingen, som ikke kan overlades til maskiner f.eks. undersøgelser, handleplaner, dialog og opfølgning. Tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder: DUBU letter og højner kvaliteten i informationsudvekslingen mellem de offentlige myndigheder, fx overdragelse af sagsinformation fra kommune til kommune, hvis der er afgivet samtykke fra forældre. Ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen: DUBU udvikles til at sikre kvalitet i de informationer, der danner basis for ledelsesbeslutninger, og sikrer dermed et bedre grundlag for prioriteringer, kvalitetsudvikling og tilrettelæggelse af indsatsen. Lederne får bedre redskaber til at sparre med sagsbehandlerne på et sagligt grundlag og bedre mulighed for hermed proaktivt at styrke det faglige indhold og modvirke budgetoverskridelser. 4.2 FORVENTEDE ØKONOMISKE GEVINSTER Tilbagebetalingstiden for indførelsen af et nyt IT system er afhængigt af hvor langt Ishøj Kommune er i forhold til implementering af løsninger på området. Kilderne til den forventede økonomiske ramme er identificeret og opdelt som følger. Sagsbehandleren DUBU skal understøtte et bedre overbliksbillede omkring foranstaltninger og økonomi og give mulighed for bedre at kunne sammenholde forskellige foranstaltninger i forhold til tilbud, økonomi og effekt. Her ud fra kan vælges de mest fordelagtige tilbud, uden afkald på effekten af foranstaltningen. Det skønnes ikke, at der vil være et besparelsespotentiale der kan kapitaliseres på dette område, da endelig beslutning om tilbud ikke kan automatiseres. DUBU giver mulighed for en bedre støtte af sagsbehandleren i forhold til opfølgningsdatoer og bidrager til, at foranstaltninger ikke løber længere end de oprindeligt var tiltænkt. Det skønnes ikke, at der vil være et besparelsespotentiale der kan kapitaliseres på dette område, der for nuværende bliver foretaget løbende kontrol vie regneark. Det øgede overblik og muligheden for automatisk advis på opfølgning kan medføre en kvalitativ forbedring af sagsarbejdet. Administration DUBU vil have statistikrapporter tilgængelige i forhold til både sagsbehandling og økonomi. I dag udarbejdes rapporter som er tidsmæssigt krævende og mindre sikret mod menneskelige fejl. Denne besparelse henføres således specifikt til rapportering til ledelsesinformation, stat og andre interessenter. Ishøj Kommune Business Case - DUBU 7 30-05-2012

Da der er tæt opfølgning via egetudviklet regneark, der følger udgifter på cpr. nr. niveau skønnes ikke, at der vil være et besparelsespotentiale der kan kapitaliseres på dette område. Den øgende automatisering af rapportudtræk kan medføre en kvalitativ forbedring af opfølgningen. Ledelsesniveau Ledelsen får et bedre overblik over foranstaltninger og økonomi. Det bliver muligt proaktivt at påvirke sagsbehandlingen, tilbudsporteføljen og kulturen, samt sikre at de tilgængelige foranstaltninger har den ønskede effekt og er økonomisk relevante. Det skønnes ikke, at der vil være et besparelsespotentiale der kan kapitaliseres på dette område. Det øgede overblik og muligheden for advislister kan medføre en kvalitativ forbedring af ledelsestilsynet. 4.3 GEVINSTER FOR DE UDSATTE KOMBIT anfører i tilbudsmaterialet, at borgere kan regne med: Hurtig og kvalitativ sagsbehandling, der stiler mod at den udsatte modtager det rigtige tilbud første gang. Rettidig opfølgning og evaluering af indsatsen, sikrer at indsatsen justeres eller ophøre planmæssigt. Der er "ingen" der bliver tabt i systemet. En mere glidende overgang ved flytning fra en kommune til en anden, idet den udsatte let kan migreres over i tilflytterkommunens system, såfremt denne kommune også anvender DUBU og familien giver tilsagn til migration af data. 4.4 LØSNINGENS BRUGERE Primært Sagsbehandlerne på Børn og Ungeområdet Konsulenter / specialister Familiechef Sekundært Økonomikonsulenter og -chef Fagdirektør Kommunaldirektøren 4.5 PRIS Den samlede pris indeholder forskellige dele. Der er dels etableringsomkostninger, driftsomkostninger og så er der forventede reduktionsmuligheder i forbindelse med ændret praksis. Anskaffelse Den samlede anskaffelsessum vil udgøre 700.000,- kr. I denne sum er indregnet udgifter til såvel teknik som til procesmæssige udgifter. Besparelse Indførelsen af et IT system medfører i sig selv ikke nogen reduktion i udgifter. Der er foretaget diverse analyser, der viser, hvordan driftsbudgetter kan reduceres for kapitalisering af besparelser. Besparelserne anslås konservativt til at være 1 % af udgifterne på DUBU området, i rapporten Afrapportering: Indsatsområdet Ishøj Kommune Business Case - DUBU 8 30-05-2012

udsatte børn og unge 1, uafhængigt af hvilket før scenarie der er tilfældet. Det kan ved implementeringen af nye systemer ikke forventes, at det samlede potentiale indhøstes fra projektstart. Beregningen i de tre følgende eksempler er der foretaget med en gradvis indhentning af det økonomiske potentiale. Driftsomkostninger Den samlede omkostning vil for Ishøj Kommune være kr. 371.000,- kr. årligt. Dette svarer til Kr. 10,50 pr. borger pr. år over en femårig periode for henholdsvis. abonnement og drift af DUBU. Beregninger af tre modeller For at skabe overblik at træffe beslutning på, er der udarbejdet tre modeller for implementering. De to første modeller omhandler en fuld implementering med forventet reduktion på ydelser til børn og unge på henholdsvis 1 % og 0,61 %. Den tredje model omhandler implementering af ICS og fastholdelse af nuværende IT system med en forventet reduktion på ydelser til børn og unge på 0,61 %. 1 Afrapportering: Indsatsområdet udsatte børn og unge, udarbejdet af Den Digital Taskforce 2004 - http://www.dubu.dk/index.aspx?id=ca37bb18-a87c-4dea-b9d6-6ba46be9b708 Ishøj Kommune Business Case - DUBU 9 30-05-2012

Skema 1 Indkøb af DUBU og forventet reduktion på 1 %. Kommune ROI beregning Scenarie 2 Kommune navn Ishøj Pris pr. borger Kr. 10,50 DUBU Indbygger tal 35.338 Udgifter på området i kr. 92.300.000 2011 regnskab af udgifterne på området ved 100 % digitaliseringseffekt Årlig besparelse v projekt i % 1,00 % Udgifter vedr. DUBU anskaffelse i kr. År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Etablering (KOMBIT) 0 Abonnement (KOMBIT) Drift (KOMBIT) -371.049-371.049-371.049-371.049-371.049 Teknisk it-implementering (lokalt) -50.000 Kurser / træning (lokalt) tid -200.000 Overførsel af data -250.000 Organisatorisk forankring (lokalt) tid -200.000 DUBU udgifter i alt - 1.071.049-371.049-371.049-371.049-371.049 Gradvis effekt 20 % 60 % 100 % 100 % 100 % Besparelse på ydelser 184.600 553.800 923.000 923.000 923.000 Gradvis effekt 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % Besparelse på adm. / arb.gange - - - - - Besparelse på bortfaldne it-omk. 32.900 65.400 65.400 65.400 65.400 Besparelse ved finansielle gevinster - - - - - Sparede udbudsomkostninger - - - - - Besparelse/gevinst leverandørstyring 25.000 10.000 10.000 10.000 10.000 DUBU gevinster i alt kr. 242.500 629.200 998.400 998.400 998.400 Økonomisk belasning / reduktion -828.549 258.151 627.351 627.351 627.351 Pengestrømme, kr. -828.549-570.398 56.953 684.304 1.311.655 Ovenstående beregning baserer sig på indkøb af DUBU og en 1 % besparelse af ydelserne opgjort i 2011 regnskabet for udsatte børn og unge. I tillæg er besparelsen på ydelserne gradvist effektueret i regnskabet med en effekt på 20 % i år 1, 60 % i år 2 og 100 % i år 3. Ishøj Kommune Business Case - DUBU 10 30-05-2012

Skema 2 Indkøb af DUBU og forventet reduktion på 0,61 % Kommune ROI beregning Scenarie 2 Kommune navn Ishøj Indbygger tal 35.338 Pris pr. borger Kr. 10,50 DUBU Udgifter på området i kr. 92.300.000 2011 regnskab af udgifterne på området ved 100 % digitaliseringseffekt Årlig besparelse v projekt i % 0,61 % Udgifter vedr. DUBU anskaffelse i kr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Etablering (KOMBIT) 0 Abonnement (KOMBIT) Drift (KOMBIT) -371.049-371.049-371.049-371.049-371.049 Teknisk it-implementering (lokalt) -50.000 Kurser / træning (lokalt) tid -200.000 Overførsel af data -250.000 Organisatorisk forankring (lokalt) tid -200.000 DUBU udgifter i alt - 1.071.049-371.049-371.049-371.049-371.049 Gradvis effekt 20 % 60 % 100 % 100 % 100 % Besparelse på ydelser 112.606 337.818 563.030 563.030 563.030 Gradvis effekt 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % Besparelse på adm. / arb.gange - - - - - Besparelse på bortfaldne it-omk. 32.900 65.400 65.400 65.400 65.400 Besparelse ved finansielle gevinster - - - - - Sparede udbudsomkostninger - - - - - Besparelse/gevinst leverandørstyring 25.000 10.000 10.000 10.000 10.000 DUBU gevinster i alt kr. 170.506 413.218 638.430 638.430 638.430 Økonomisk belasning / reduktion -900.543 42.169 267.381 267.381 267.381 Pengestrømme, kr. -900.543-858.374-590.993-323.612-56.231 Ovenstående beregning baserer sig på indkøb af DUBU og en 0,61 % besparelse af ydelserne opgjort i 2011 regnskabet for udsatte børn og unge. I tillæg er besparelsen på ydelserne gradvist effektueret i regnskabet med en effekt på 20 % i år 1, 60 % i år 2 og 100 % i år 3. Ishøj Kommune Business Case - DUBU 11 30-05-2012

Skema 3 Fastholde KMD Sag og implementere ICS med forventet reduktionspotentiale på 0,61 %. Kommune ROI beregning Scenarie 3 Kommune navn Ishøj Pris pr. borger Kr. 0,00 KMD Indbygger tal 35.338 Udgifter på området i kr. 92.300.000 2011 regnskab af udgifterne på området ved 100% digitaliseringseffekt Årlig besparelse v projekt i % 0,61 % Udgifter vedr. DUBU anskaffelse i kr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Etablering (KOMBIT) 0 Abonnement (KOMBIT) Drift (KOMBIT) 0 0 0 0 0 Teknisk it-implementering (lokalt) Kurser / træning (lokalt) tid Overførsel af data Organisatorisk forankring (lokalt) tid DUBU udgifter i alt 0 0 0 0 0 Gradvis effekt 20 % 60 % 100 % 100 % 100 % Besparelse på ydelser 112.606 337.818 563.030 563.030 563.030 Gradvis effekt 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % Besparelse på adm. / arb.gange - - - - - Besparelse på bortfaldne it-omk. Besparelse ved finansielle gevinster - - - - - Sparede udbudsomkostninger - - - - - Besparelse/gevinst leverandørstyring KMD gevinster i alt kr. 112.606 337.818 563.030 563.030 563.030 Økonomisk belasning / reduktion 112.606 337.818 563.030 563.030 563.030 Pengestrømme, kr. 112.606 450.424 1.013.454 1.576.484 2.139.514 Ovenstående beregning baserer sig på videre drift i KMD Sag og en 0,61 % besparelse af ydelserne opgjort i 2011 regnskabet for udsatte børn og unge. I tillæg er besparelsen på ydelserne gradvist effektueret i regnskabet med en effekt på 20 % i år 1, 60 % i år 2 og 100 % i år 3. Ishøj Kommune Business Case - DUBU 12 30-05-2012

Økonomien i de tre scenarier I scenarie 1, hvor der indlægges en forventet reduktion i omkostninger til ydelser på 1 %, vil der være et forventet økonomisk rationale på samlet set 1.3 mio. kr. over de første fem år. Der vil være en samlet fremadrettet reduktionsmulighed på 625.000,- kr. årligt efter år fem. I scenarie 2, hvor der indlægges en forventet reduktion i omkostninger til ydelser på 0,61 %, vil der være et forventet økonomisk rationale på samlet set -56.000,- kr. over fem år. Der vil være en samlet fremadrettet reduktionsmulighed på 250.000,- kr. årligt efter år fem. I scenarie 3, hvor der indlægges en forventet reduktion i omkostninger til ydelser på 0,61 %, vil der være et forventet økonomisk rationale på samlet set 2.1 mio. kr. over de første fem år. Der vil være en samlet fremadrettet reduktionsmulighed på 550.000,- kr. årligt efter fem år. År 1 skal betragtes som det år Ishøj Kommune evt. får stillet DUBU systemet til rådighed. 4.6 FØRSTE BETALING Første betaling for DUBU løsningen forventes at være når kommunen får stillet systemet til rådighed og gælder for de første 12 måneder systemet er i brug. 5 UDVIKLINGSMÆSSIGE ASPEKTER De erfaringer der er med samlede IT løsninger i den offentlige sektor viser ikke positive erfaringer. Erfaringer hvor Big Bang Løsninger er iværksat har en begrænset succesrate. Statens IT-projektråd der blev nedsat i 2011, for at foretage risikovurdering af statslige IT projekter, anbefaler generelt at minimere kompleksiteten i IT-projekter ved at dele projekter op i mindre leverancer. Til dette hører at sikre, at muligheden for at genbruge andre IT-løsninger eller standardsystemer er undersøgt og at der ikke startes helt forfra, men henter erfaringer fra andre myndigheder eller fra udlandet, som har erfaring fra samme type IT-anskaffelser. Statens IT-projektråd har fremstillet fem principper for gennemførelse af IT-projekter i staten 1. Staten skal være ambitiøs i forhold til digitalisering af den offentlige sektor, men skal kun gå forrest i anvendelsen af umodne tekniske løsninger, såfremt der er særlige perspektiver ved at foretage en sådan satsning. 2. Allerede indkøbte eller udviklede løsninger skal genbruges i videst mulige omfang. 3. Kun projekter med klart beskrevne projektudgifter, gevinster og effekter bør gennemføres. 4. Projekterne skal opdeles i mindre og selvstændigt værdiskabende dele, som besluttes og gennemføres uafhængigt af hinanden 5. Projekterne skal gennemføres med fælles metoder og kvalificerede ressourcer, således at der i alle projekter er et passende modenhedsniveau Den foreliggende løsning fra KOMBIT forekommer ikke at leve op til disse anbefalinger. 6 TEKNISKE ASPEKTER DUBU systemet bliver en central IT løsning, hvor den udvalgte leverandør (IBM) står for drift og vedligeholder løsningen og giver adgang til systemet via standard web-browsers. Funktionaliteten bliver introduceret i faser som vist i figur 1 Ishøj Kommune Business Case - DUBU 13 30-05-2012

6.1 INTEGRATIONER I forhold til ovenstående systemlandskab og integrationer, er der identificeret mulige omkostninger ved følgende integrationer: Integrationssystemer Økonomisystemer ESDH systemer CPR Blanketter Omkostninger I prisen for DUBU systemet, inkluderes snitflader til KMD OPUS, KMD ØS, Fujitsu Prisme og EG s ØS Indsigt DUBU systemet søger at integrerer med de ESDH systemer som efterlever Sags og dokument standarden. Projektet er i dialog med ESDH leverandørerne for at opnå dette. Såfremt at man anvender et ESDH system som ikke lever op til denne standard, skal der kalkuleres med udgifter til integration. DUBU integrerer til CPR-registeret og der skal påregnes en udgift på udtræk og opdatering af data. DUBU indeholder KL s B&U blanketter i et internt blanketsystem, men såfremt man anvender andre blanketter end disse er de ikke med i løsningen. De kommunale systemer, som allerede lever op til de standarder for integration og dataudveksling, som er valgt i DUBU, vil kunne tilkobles uden investering i nyudvikling, men dog med nødvendigt indsats til opsætning, konfiguration og test. Det skønnes således at Ishøj Kommune kan indgå ITmæssigt uden videre. Det skal dog pointeres, at snitfladen til CPR ikke medtaget i de økonomiske beregninger. 7 UDDANNELSE 7.1 DUBU ANVENDELSE IBM uddanner to til tre DUBU superbrugere. Efterfølgende vil disse superbrugere skulle uddanne kommunens resterende brugere i DUBU systemet. Der skal yderligere påregnes fravær for de medarbejdere som skal trænes. Der vil være mulighed for tilkøb af en ekstra uddannelsesdag. 7.2 ICS SOM METODE Kursuskataloget vil indeholde et tredages kursus i ICS, hvilket er gratis. Man skal dog påregne fravær for de medarbejdere som skal trænes samt forplejning, såfremt mødet ikke afholdes lokalt. Der skal udpeges en række ICS superbrugere og det er op til kommunen at bestemme om der skal være sammenfald mellem disse og DUBU superbrugerne. Alle brugere af DUBU skal have været igennem et ICS træningsforløb inden DUBU tages i brug og de to første dage af ICS kurset skal være afsluttet inden der undervises i DUBU. Den planlagte kursusrække omhandlende ICS gennemføres i samarbejde med Socialstyrelsen. Kursusrækken kan gennemføres uafhængigt af indkøb af DUBU. Ishøj Kommune Business Case - DUBU 14 30-05-2012

8 SCENARIER Emner Fastholde KMD sag Supplere med ICS DUBU Kvalitetspåvirkning i Ingen Stor Stor sagsbehandlingen Påvirkning påvirkning påvirkning Gevinstpotentiale ved Ingen Lille Lille indførsel af systemet Procesoptimering Ingen Stort Stort Besparelser på adm. Ingen Lille Lille Omk. ved udarbejdelse 0,- 0,- 0,- af Kravspecifikation i kr. Omk. ved udbud og 0,- 0,- Inkl. i prisen projektledelse Projekttid / forsinkelse Ingen Lang Kort Fælles metoder/- - Ja Ja standarder/åbenhed Risiko for udbudsproblemer Ingen Ingen Ingen Pris kr. /borger 0,- 0,- Kr. 10,50 Vurderet årlig reduktionsmulighed 550.000,- kr. 275.000,- kr. 650.000,- Kr. 9 BINDENDE TILSAGN Bindende tilsagn indhentes af KOMBIT fra kommunerne i perioden fra medio juni 2010 og kan løbende tilgå alt efter ønske. 10 KONKLUSION Beslutningen om tilslutning til DUBU kan deles i to dele. Der er dels en systemdel, dels en metodedel. I første omgang vil konklusionen omhandle den samlede løsning. Derefter vil der blive konkluderet på den metodiske del. Afslutningsvis vil der blive konkluderet på den systemtekniske del. 10.1 DUBU SOM SAMLET LØSNING DUBU som en samlet løsning er blevet fremmet gennem samtlige aktører, der har interesse på området. Der har været betydelig pressemæssig dækning af forventningerne. Forventningen og formodningen om, at der kan opbygges ét samlet system for sagsbehandlingen på det specialiserede børn- og ungeområde indeholder imidlertid mange ønsker. Hvis samtlige ønsker bliver indfriet indenfor den berammede tid og den udmeldte økonomiske ramme, vil der ved udgangen af 2013 kunne indhøstes de første erfaringer fra det samlede system. Modellen med at indføre en samlet løsning, der indføres løbende mens den udvikles, kan risikere at medføre en risiko for manglende succes. I beslutningen om hvorvidt Ishøj Kommune skal indgå i første fase af udviklingen og implementeringen af DUBU, bør anbefalingerne fra Statens IT-udviklingsråd gøres til kommunalt værktøj, således indgåelse af aftaler udelukkende indgås, hvis de fem anbefalinger følges. Den samtidige implementering af nyt IT system og ny socialfaglig model vil være ressourcekrævende ud over hvad der kan indeholdes i Familiecenterets eksisterende budget. Ishøj Kommune Business Case - DUBU 15 30-05-2012

10.2 ICS SOM METODE Indførelsen af ICS som socialfaglig model kan indføres som en del af implementeringen af DUBU eller som en selvstændig øvelse, hvor metoden indarbejdes i forhold til eksisterende praksis og eksisterende IT understøttelse. Ishøj Kommune bør under alle omstændigheder indføre en samlet model, der benyttes bredt i det sociale arbejde med udsatte børn og unge. Indførelse af ICS som metode er gennemført i flere kommuner, der ikke er tilmeldt DUBU og er indført som første del af en proces hen imod DUBU i flere kommuner. Det har vist sig formålstjenligt i implementeringen af ICS, at dette foregår før implementeringen af den ITmæssige understøttelse. På den måde kan den socialfaglige model være indarbejdet inden, der skal afses ressourcer til næste del af implementeringen af den samlede løsning. Implementeringen af ICS kan gennemføres som en del af den løbende opkvalificering af Familiecenterets medarbejdere og arbejdsgange. 10.3 DUBU SOM SYSTEMLØSNING DUBU systemet er et system under udvikling. Det vil sige, der ikke foreligger et færdigt system, som har vist sig brugbart og driftsikkert over tid. Med de planlagte udviklingstrin vil store dele af det sociale arbejde med udsatte børn og unge kunne varetages i systemet. Der er dele af sagsbehandlingen, som ikke til fulde vil kunne varetages i systemet og der er dele af administrationen, der skal varetages i andre IT systemer. Således er der på intet tidspunkt lagt op til et egentligt betalingsmodul og der er ikke planlagt CPR. NR. baseret prognosticering. Netop den CPR. NR. baserede prognosticering har vist sig at være det stærkeste styringsværktøj gennem de seneste år stadig mere relevante styring af udgifter på det specialiserede børn- og ungeområde. Snitfladeløsningerne til fx ESDH system er endnu ikke endeligt aftalt med den udbyder, som Ishøj Kommune aktuelt forhandler med. 11 INDSTILLING TIL DIREKTION / POLITISKE UDVALG Det anbefales, at udviklingen af DUBU fortsat følges tæt, så beslutningen om evt. tilslutning kan tages på det rette tidspunkt. Med den nuværende erfaring kan det ikke anbefales, at der indgås aftale som first mover på dette projekt i sin helhed. Det bør overvejes hvilken socialfaglig metode Familiecenteret skal arbejde ud fra. ICS er en af de mest udbyggede og de mest afprøvede, som samtidig ligger tæt op af de erfaringer der er i Familiecenteret i forvejen. Beslutningen om indførelse af ICS eller anden socialfaglig model bør foretages administrativt i Familiecenteret som en ledelsesmæssig beslutning i tæt samarbejde med de sagsbehandlere, der skal arbejde med modellen til hverdag. Beslutningen skal inden implementering drøftes i MED udvalget. Hvis der fremkommer sikre erfaringer for, at de opstillede mål og ønsker i det samlede DUBU projekt bliver indfriet i løbet af 2013 bør Ishøj Kommune på det tidspunkt genoverveje hvorvidt kommunen skal tilsluttes. Det vil være muligt at udarbejde en procesplan, hvor en gradvis implementering af ICS og DUBU gennemføres frem mod 2015. Ishøj Kommune Business Case - DUBU 16 30-05-2012

12 KONTAKTPERSONER DUBU kontaktpersoner Kontaktpersoner i KOMBIT Projektleder: Christina Knudsen Telefon 3334 9439 Email: chk@kombit.dk Forretningsudviklingschef: Poul Ditlev Christiansen Telelefon 2478 6318 Email: pdc@kombit.dk Kontaktpersoner i kommuner Esbjerg Kommune: Svend Kviesgaard Sekretariatschef Børn og Kultur Tel.: 76161801 Email: svkv@esbjergkommune.dk Frederiksberg Kommune: Merete Bonne Sektionsleder - Familieafdelingen - Børne- og Ungeområdet Tel.: 3821 3610 email: mebo01@frederiksberg.dk Herning Kommune: Peter Mikael Andreasen, Afdelingsleder - Børne- og Familierådgivningen Middelfart Kommune: Jonna Christoffersen (ICS bruger) Socialrådgiver - Familieafdelingen Tel.: 8888 5299 Email: jonna.christoffersen@middelfart.dk ICS kontaktpersoner Socialstyrelsen Konsulent Ditte Ehrenreich Telefon 50 81 09 55 Email: deh@servicestyrelsen.dk Lolland Kommune Souschef Michael Vinther Hansen Tel.: 54676501 Email: mivh@lolland.dk Ishøj Kommune Business Case - DUBU 17 30-05-2012

DUBU? Ishøj Kommune Business Case - DUBU 18 30-05-2012