DUBU (Digitalisering Udsatte Børn og Unge) DHUV (Digitalisering af Handicap og Udsatte-Voksne)

Transkript

1 Myndighedsafdelingen Helle Støve DUBU (Digitalisering Udsatte Børn og Unge) DHUV (Digitalisering af Handicap og Udsatte-Voksne) Business case for DUBU og afsæt for DHUV 1 INDLEDNING FORMÅL PROJEKTETS OVERORDNEDE FORMÅL MÅLET SUCCESKRITERIER ØKONOMI BESPARELSE PRIS (OMKOSTNINGER) FØRSTE BETALING BUDGET 2013 OG OVERSLAGSÅRENE TEKNISKE ASPEKTER INTEGRATIONER - OMKOSTNINGER I FBM. INTEGRATION/SNITFLADER UDDANNELSE DUBU ANVENDELSE METODE - ICS PROJEKTORGANISERING ESTIMERET PROJEKT TIDSPLAN... 7

2 1 INDLEDNING KL og regeringen har i Økonomiaftalen for 2013 aftalt at alle kommunerne senest i 2014 har anskaffet DUBU eller et tilsvarende it-system. Dette notat har til formål at beskrive målet med og implementeringsprocessen for DUBU (Digitalisering af Udsatte Børn og Unge). Myndighedsafdelingen har valgt, at købe DUBU løsningen via KOMBIT, hvilket godt 50 andre kommuner også har gjort. Fordelen er således, at der er kommuner, der har erfaringer med systemet og at vi ikke skal bruge ressourcer på en udbudsproces. KOMBITs kravspecifikation er lavet i samarbejde med flere kommuner og KOMBITs udbudsproces resulterede i, at IBM vandt udbuddet. Myndighedsafdelingen forventer først at påbegynde implementering af DHUV (Digitalisering af Handicap og Udsatte-Voksne) i Således prioriteres implementering af DUBU først og denne business case beskriver som følge deraf også primært processen omkring DUBU. 2 FORMÅL 2.1 PROJEKTETS OVERORDNEDE FORMÅL Det overordnede mål med DUBU-løsningen er at skabe bedre styring og sagsbehandling på området Udsatte børn og unge. DUBU-løsningen skal både understøtte den enkelte sagsbehandlers arbejdsproces og behovet for at tilvejebringe ledelsesinformation i form af overblik og statistik på tværs af de enkelte sager. Derudover søges der at få et økonomisk overblik, på hhv. enkeltsager og på hele området. 2.2 MÅLET Målet med implementering af DUBU er følgende: Mere systematik i sagsbehandlingen. Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser. Bedre matchning af behov og tilbud. Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne. Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder. Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen. 1

3 3 SUCCESKRITERIER Med udgangspunkt i målene er der formuleret følgende succeskriterier: Mere systematik i sagsbehandlingen: At sikre at borgerne oplever at forvaltningsloven, serviceloven og andre love overholdes. At understøtte brugen af den socialfaglige metode, ICS, som giver bedre systematik og ensartethed i sagsbehandlingen. At understøtte opfølgning og evaluering af indsatsen, herunder at indsatsen justeres eller ophører planmæssigt. Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser på et sagligt grundlag: At give sagsbehandlerne et bedre overblik over de muligheder, der findes, og de økonomiske konsekvenser af de valg, der træffes. Bedre matchning af behov og tilbud: At det understøtter en god afdækning af barnets eller den unges behov og ønsker At det bliver lettere at finde frem til de tilbud, der kan imødekomme kravet/behovene. At kunne registrere og dokumentere tilfredshed og målopnåelse knyttet til den konkrete indsats Lettelse af administrative byrder for sagsbehandlerne: At reducere den tid, sagsbehandlerne i dag bruger på rene administrative funktioner ved at oplysningerne kun journaliseres i DUBU og ikke i to systemer. Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder: At lette og højne kvaliteten i informationsudvekslingen mellem de offentlige myndigheder, f.eks. overdragelse af sagsinformation fra kommune til kommune (forudsætter samme DUBU løsning). Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen: At sikre en højere kvalitet i de informationer, der danner basis for ledelsesbeslutninger. At sikre et bedre grundlag for prioriteringer, kvalitetsudvikling og tilrettelæggelse af indsatsen. At give afdelingslederne et bedre redskab til at sparre med sagsbehandlerne. At give bedre mulighed for proaktivt at modvirke budgetoverskridelser. 4 ØKONOMI 4.1 BESPARELSE Vurdering fra den digitale task-force på området for udsatte børn og ungeområdet konkluderer grundlæggende, at IT-understøttelse ikke i sig selv skaber økonomiske gevinster, men skal betragtes som en del af forudsætningerne for at skabe dem. 2

4 4.2 PRIS (OMKOSTNINGER) Omkostningerne for Norddjurs Kommune er 10,50 kr. pr. borger pr. år ved et indbyggertal på Dvs. en årlig driftsudgift på Prisen inkluderer betaling for drift, vedligehold og videreudvikling af løsningen. I prisen er ligeledes indeholdt oprettelse og uddannelse af 3 superbrugere. I fht. omkostningerne skal det tages i betragtning, at Norddjurs Kommune ikke har haft udgifter til en udbudsproces. KOMBIT estimerer, at der det første år er en ikke ubetydelig omkostning til lokal implementering, herunder primært til fravær i fbm. uddannelse af øvrige brugere samt tid til oprettelse af sager. Anslået ca. 1 mio. kr. med udgangspunkt i antallet af indbyggere. Det er de 3 superbrugere, som skal forestå uddannelsen af de øvrige medarbejdere i myndighedsafdelingen. For at sikre den bedst mulige implementering viser erfaringer fra andre kommuner, at det der i høj grad har medvirket til at sikre en god implementering er, at der har været ansat en projektleder eller udviklingsmedarbejder. Udviklingsmedarbejderen har som primær opgave at sikre fremdrift og være bindeleddet mellem ledelsen/styregruppen og de daglige brugere af systemet (socialrådgiverne). Stillingen til udviklingsmedarbejderen vil være 2 årig. Første år vil være til implementering af DUBU og andet år til implementering af DHUV. Målet er dermed at skabe sammenhæng i journalisering fra barn til voksen og sammenhæng i de IT understøttende systemer. Denne stilling er indeholdt i de ovenstående implementeringsomkostninger. Der ansættes derudover til DUBU midlertidigt 2 socialrådgivere i et år. Derved sikres det, at de to andre superbrugere i dagligdagen kan afsætte den nødvendige tid til at støtte op om implementeringen, sammen med den enkelte socialrådgiver. Derved sikres det, at myndighedsafdelingen kan fortsætte med sikker drift i implementeringsfasen. Omfanget af socialrådgiverkompetencer i fbm. implementering af DHUV er ikke endeligt opgjort, idet der endnu ikke er valgt system. Der er skønnet med én vikarstilling. 4.3 FØRSTE BETALING Første betaling for DUBU-løsningen er, når kommunen får stillet systemet til rådighed og vurderes til at kunne være i september Herefter betales den årlige driftsudgift hvert år i januar måned, dvs. fra BUDGET 2013 OG OVERSLAGSÅRENE I forbindelse med vedtagelse af budget 2013 blev der afsat et beløb til IT-administration til bl.a. DUBU og DHUV. Beløbet udgør 2,0 mio. kr. i 2013 og overslagsårene. Heraf er 2,8 mio. kr. samlet set reserveret til DUBU og DHUV. I alt forventes implementeringsudgifter til DUBU på kr. Dertil kommer de årlige løbende driftsudgifter på kr. Udgifterne til DHUV kan endnu ikke opgøres endeligt. Nedenfor fremgår forventede udgifter i fbm. DUBU og foreløbige udgifter for DHUV. 3

5 Økonomien i forbindelse med implementering af DUBU er således: Emne Periode Udgift 2013 Udgift 2014 Udgift 2015 I alt Projektleder til implementering af DUBU (inkl. pension) Socialrådgiver, vikarer (2) Integrationsudgifter Fra Kursusudgifter Fra juli I alt implementeringsudgifter Løbende driftsudgifter licens DUBU Eksklusiv løbende integrationsudgifter. Fra Økonomien i forbindelse med implementering af DHUV kan foreløbig opgøres til: Emne Periode Udgift 2013 Udgift 2014 Udgift 2015 I alt Projektleder til implementering af DHUV (inkl. pension) Socialrådgiver, vikar (1) I alt implementeringsudgifter Integrationsudgifter og de løbende driftsudgifter til DHUV kendes endnu ikke TEKNISKE ASPEKTER DUBU-systemet er en central IT-løsning, hvor IBM drifter og vedligeholder løsningen og giver adgang til systemet via standard web-browsers. Funktionaliteten er skitseret nedenfor. Fase 3 er under implementering og fase 4 forventes afsluttet ved udgangen af Faserne i udviklingen har været som følger: 4

6 5.1 INTEGRATIONER - OMKOSTNINGER I FBM. INTEGRATION/SNITFLADER Ift. ovenstående systemlandskab og integrationer, er der identificeret mulige omkostninger ved følgende integrationer. Integrationssystemer Omkostninger Økonomisystemer I prisen for DUBU systemet, inkluderes snitflader til KMD OPUS, KMD ØS, Fujitsu Prisme og EG s ØS Indsigt ESDH-systemer DUBU-systemet integrerer med de ESDH systemer som efterlever Sags og Dokument standarden. Skanderborg Kommune har funktionsdygtig integration til Akadra. Der skal kalkulere med en ekstraudgift til integration til ESDH-systemet, såfremt dette ønskes. Denne udgift afhænger af ESDH-systemet og skal betales direkte til ESDH-leverandøren. 5

7 CPR e-boks DUBU integrerer til CPR-registeret og der skal på beregnes en udgift på udtræk og opdatering af data. Udgiften forventes at beløbe sig til maksimalt kr. pr år forudsat at der alene laves CPR abonnement på barnet. DUBU har en integration til e-boks, såfremt kommunen vælger at tilslutte sig denne hos e-boks. Projektet afholder tilslutningsomkostningerne for kommunen, mens kommunen selv faktureres for transaktionerne direkte fra e-boks. Transaktionsprisen udregnes på baggrund af den enkelte forsendelses størrelse. Transaktionsprisen er sammensat af en grundtakst og et megabyte-tillæg, der beregnes for forsendelser, som ligger ud over 1 kb. Grundtakst = 70 øre for den første kb Mb-tillæg = 4,00 kr. pr. Mb (ca. 0,4 øre for hver ekstra kb). Prisen pr forsendelse kan maksimalt udgøre 6,75 kr. Arkivering Blanketter Der skal påregnes ressourcer til træk til arkivering, omfanget er pt. ikke kendt. DUBU indeholder ICS og KL s BU blanketter i et internt blanketsystem samt et antal standardbreve. Såfremt man anvender andre blanketter end disse er de ikke med i løsningen og lægges kun ind, såfremt dette prioriteres af den kommunale referencegruppe. 6 UDDANNELSE 6.1 DUBU ANVENDELSE IBM uddanner 3 DUBU superbrugere. Efterfølgende vil disse superbrugere skulle uddanne kommunens resterende brugere i DUBU systemet. 6.2 METODE - ICS Der skal udpeges en række ICS superbrugere. Der kan være sammenfald mellem disse og DUBU superbrugerne. Alle brugere af DUBU, skal have været igennem et ICS træningsforløb inden DUBU tages i brug og de 2 første dage af ICS kurset skal være afsluttet inden der undervises i DUBU. De to første undervisningsdage i ICS er gennemført. Den tredje undervisningsdag gennemføres efter sommerferien. 7 PROJEKTORGANISERING Der nedsættes en styregruppe og en projektgruppe. 6

8 Styregruppen er ansvarlig for implementering og træffer ledelsesmæssige beslutninger, herunder beslutninger omkring økonomi og personale aspekter samt fastlægger tidsplanen for implementeringen. Styregruppen for implementering af DUBU er sammensat af: - Myndighedschef Helle Støve - Afdelingsleder Susanne Rasmussen - Medarbejderrepræsentant fra ungeteamet - Medarbejderrepræsentant fra børne- og familieteamet. - Projektlederen Projektgruppen skal planlægge, undervise, udarbejde arbejdsgange og kvalitetssikre implementeringen samt følge op på spørgsmål fra medarbejdere og udarbejde beslutningsoplæg til styregruppen. Projektgruppen består af projektlederen og to DUBU superbrugere fra børne- og familieteamet samt medarbejderrepræsentant fra ungeteamet. 8 ESTIMERET PROJEKT TIDSPLAN Tidsplanen er foreløbig og et overordnet estimat. Planen er gældende for og 26. juni 2013 Undervisning i ICS 27. juni 2013 Opstartsmøde med KOMBIT Juni 2013 Opslag af stilling som udviklingsmedarbejder 20. august 2013 Ansættelse af udviklingsmedarbejder September eller november 2013 Ultimo 2013 Ultimo 2013 eller primo 2014 Fra ultimo 2013 Medio 2014 Medio 2014 og frem Uddannelse af 3 superbrugere (inkl. udviklingsmedarbejder) Superbrugerne fastlægger arbejdsgange Uddannelse af alle brugere (socialrådgivere) Med support fra udviklingsmedarbejder oprettes samtlige sager i DUBU Udvikling af ledelsesinformation og overgang til sikker drift Påbegynd implementering ad DHUV. Opfølgning på sammenhæng mellem DUBU/DHUV og øvrige systemer, herunder socialområdets system. 7