Side 1 af 8 TEKNIK OG MILJØ Center for Byudvikling og Mobilitet Aarhus Kommune Styringsdialog 2015, Almenbo Aarhus Mødedato: Mødetid: 13.00 Mødested: Kalkværksvej 10 Deltagere: Fra boligorganisationen: Direktør Steffen Espersen Driftschef Sanne Madsen Fra Aarhus Kommune: Jørn Hedeby Nielsen Claus Bo Jensen Claus Michael Krogh På mødet blev følgende punkter drøftet: Alment Byggeri Kalkværksvej 10 8100 Aarhus C Telefon: 89 40 23 60 Direkte telefon: 41 85 99 02 E-mail: byudviklingogmobilitet@aarhus.dk Direkte e-mail: cbj@aarhus.dk www.aarhus.dk Sag: 13/011575-37 Sagsbehandler: Claus Bo Jensen 1. Baggrund 2. Økonomi, drift, administration 3. Ledelse og demokrati 4. Renoveringer 5. Diverse 6. Evt. aftale Resumé I samarbejde med BL Danmarks Almene Boliger 5. kreds er fastsat to overordnede temaer for styringsdialogen i 2015 - effektivisering af driften og renoveringer (almenboliglovens 91). ALMENBO (i det følgende benævnt AB) oplyser, at boligorganisationen har fokus på effektivisering af driften. AB oplyste, at der kan være effektivitetspotentialet i etablering af ejendomsfunktionærteams og afdelingssammenlægninger.
Kommunen (tilsynet) skal fremover inddrages i en tidlig dialog i forbindelse med ansøgninger om støtte efter 91 i almenboligloven (fysiske helhedsplaner). Side 2 af 8 ABs årsregnskab for 2014 er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. Behandlingen af regnskabet har ikke givet anledning til særlige bemærkninger. Der er ikke i styringsdialog 2015 vurderet behov for aftaler mellem AB og Aarhus Kommune. 1. Baggrund I 2015 er der for femte år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune. Pr. 1. januar 2012 er der sket en fusion mellem Boligforeningen Statsbo og Boligforeningen Fagbo med det fortsættende navn Boligorganisationen Almenbo Aarhus (i det følgende benævnt BA). Dialogmødet havde derfor årsregnskab 2013 (organisationens 3. regnskabsår) som udgangspunkt. Boligorganisationen ønskede at drøfte: 2 renoveringssager i Græsvangen og på Illerupvej Kommende byggeprojekter på Sandkåsvej samt Tronkærvej i Skødstrup Drøftelserne tog derudover udgangspunkt i styringsmålsætningerne således som de fremgår af almenboligloven. Grundlaget for dialogen var styringsrapporten, oplysningsskemaerne for afdelingerne, diverse notater, årsregnskab 2014, årsberetninger, spørgeskemaer, protokollat, Almenbo s hjemmeside mv. Temaet i årets dialogmøde var effektiviseringer. Som et led i styringsdialog 2015 skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog. Den årlige redegørelse er et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. På kommunens hjemmeside vil der derfor kun være den seneste redegørelse.
2. Økonomi, drift og administration 2.1 Dispostionsfond/arbejdskapital Side 3 af 8 Almenbo Aarhus Kr. pr. lejemålsenhed Dispositionsfond (likvid del) kr. pr. lejemål Arbejdskapital (likvid del) kr. pr. lejemål 2014 2013 2012 806 392-1.760 3.488 3.550 3.200 Egenkapital kr. pr. lejemål 13.118 13.340 13.117 Den samlede likvide egenkapital opgort pr. lejemålsenhed er væsentlig lavere end benchmark i styringsrapporten og det gennemsnitlige niveau i Aarhus. Årets resultat er på 268.792 kr. Beløbet er tilgået arbejdskapitalen. Hele arbejdskapitalen er likvid. Kommunen bemærkede, at organisationens driftsresultat er påvirket af et tilskud til 3 afdelinger på ca. 1,7 mio. kr. på konto 531. Tilskuddet dækker de tre afdelingers underfinansiering af ejendommenes anskaffelsessum og er sket efter aftale med kommunen. Underfinansiering, der relaterer sig til opførelsen kan ikke medtages i afdelingens drift men må betales af boligorganisationen. Tilskuddet er derfor dækket af arbejdskapitalen via overskudsdisponeringen. Den samlede dispositionsfond er i boligorganisationens 3. regnskabsår reduceret fra ca. 31,7 mio. kr. ultimo 2013 til ca. 30,7 mio. kr. ultimo 2014. Den likvide del af dispositionsfonden er fortsat på et meget lavt niveau (2,9 mio. kr.) Udviklingen i likvid dispositionsfond er i 2014 primært påvirket af følgende udgifter og indtægter: Der er tilført dispositionsfonden ca. 4,9 mio. kr. i bidrag og udamortiserede ydelser (netto). Bidrag fra afdelingerne til fondens opbygning er forøgede pga. lovændringer fonden dækker nu også tab ved fraflytninger. AB oplyste, at merudgifterne i 2014 kun var på 0,3 mio. kr. i forhold til 2013 mens merindtægten i samme periode var på 1,1 mio. kr. Der er ydet tilskud til afdelingerne på ca. 3 mio. kr. mod ca. 4 mio. kr. i 2013.
Dispositionsfondens likvide del udgør mindre end 10% af den samlede dispositionsfond hvilket skyldes, at AB har pr. 31. december 2014 har bundet 13 mio. kr. i finansieringen af administrationsbygningen. Side 4 af 8 Revisor anbefaler, at fondens likvide del øges således, at boligorganisationen vil kunne imødegå eventuelle væsentlige udgifter til sikring af afdelingernes fortsatte beståen, som fonden bl.a. er beregnet for. Kommunen forventede på baggrund heraf, at boligorganisationen konsoliderede sig i de kommende år. Almenbo præsenterede på dialogmødet en fremskrivning af dispositionsfonden til 2025. Fremskrivningen er baseret på et uændret tilskudsniveau i forhold til 2014 og væsentlige stigninger i udamortiserede prioritetsydelser allerede fra 2016 og 2017. Det fremgår af fremskrivningen, at minimumsniveauet for dispositionsfond forventes at være nået i 2019 hvorfor grundlaget for opkrævning af bidrag allerede ophører på dette tidspunkt. Fremskrivningen, der i 2025 opererer med en likvid dispositionsfond på mere end 30 gange den aktuelle, forudsætter imidlertid betaling af bidrag helt frem til 2015. På baggrund af fremskrivningen må det forventes, at nuværende lave niveau for likvid dispositionsfond er et forbigående fænomen. På side 118 i revisionsprotokollatet opgør revisor den overskydende likviditet til 12,9 mio. kr. Likviditetsbestemmelsen i driftsbekendtgørelsen er derfor opfyldt. Kommunen noterer sig, at revisor bl.a. henregner 10 mio. kr. på konto 722 (Afdeling under opførelse) og 9,6 mio. kr. på konto 721 (lån af egne midler) som likvider. BA oplyste, at sidstnævnte umiddelbart vil kunne gøres likvide ved optagelse af lån i afdelingerne eftersom afdelingerne afvikler lånet som var der tale om et realkreditlån. Boligorganisationen har i 2014 forrentet afdelingernes mellemregninger med 2 %. BA oplyste, at der tidligere er opereret med 5 kapitalforvaltere, der ved udgangen af 2014 er reduceret til 3 med hver 40 mio.kr. og en mindre bobler med ca. 20 mio. kr.. Kapitalforvalterne har mandat til at agere indenfor en varighed på mellem 3 og 5. 2.2 Administrationsbidrag Kr. pr. lejemålsenhed (styringsrapport) Administrationsbidrag kr. pr. lejemål (netto)administrationsudgift kr. pr. lejemål 2014 2013 2012 4.060 4.060 3.968 3.576 3.919 3.614
Administrationsbidragets størrelse er budgetteret kostægte men indtægterne i form af byggesagsgebyrer mv. har været større end budgetteret. Herudover har realiserede bruttoadministrationsudgifter har været mindre end budgetteret. Derfor er den realiserede udgift mindre end de opkrævede bidrag. Side 5 af 8 2.3 Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse I brev af 31. maj 2013 redegjorde BA på baggrund af kommunens brev af 25. marts 2013 for henlæggelsessituationen i boligorganisationen. Der arbejdes med vedligeholdelsesplaner af 10 års varighed til beboerne og vedligeholdelsesplaner med op til 20 års varighed i driftsafdelingen. Generelt set er der lavere årlige henlæggelser og opsparede henlæggelser i det tidligere Fagbo end i det tidligere Statsbo. BA oplyste, at ud af 51 afdelinger har 26 afdelinger lavere årlige henlæggelser end gennemsnittet for Aarhus. 14 af de 26 afdelinger har på trods af relativt lave årlige henlæggelser fuldt finansierede vedligeholdelsesplaner. 12 afdelinger med relativt lave årlige henlæggelser har ikke fuldt finansierede planer. Det forventes, at 2 af de 12 afdelinger vil kunne finansiere planerne ved forøgede henlæggelser. 10 afdelinger vil være afhængig af ekstern lånefinansiering og/eller tilskud fra boligorganisationens egenkapital. Alle 10 afdelinger har forøget deres årlige henlæggelser fra 2013 til 2015 med mellem 2 og 58%. Der er en gennemsnitlig forøgelse af de årlige henlæggelser i disse 10 afdelinger på mere end 15%. Det forventes, at henlæggelserne forøges også de kommende år. Ifølge revisor er det et generelt indtryk, at henlæggelserne skal suppleres med ekstern låneoptagelse når større vedligeholdelsesarbejder skal iværksættes. Derfor er punktet er til drøftelse også de kommende år med henblik på identifikation af afdelinger med fortsat lave henlæggelser. 2.4 Forvaltningsrevision BA har i forbindelse med regnskabsudarbejdelsen udarbejdet et notat om resultatet af årets forvaltningsrevision. Udvalgte områder er henlæggelser, elforbrug/fællesarealer, fravær/trivsel og hurtig genudlejning.
Revisor vurderer, at de af ledelsen foretagne tiltag på forvaltningsområdet, bidrager til at boligorganisationen inkl. afdelinger udviser skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen. Side 6 af 8 Kommunen kunne tilslutte sig revisors anbefaling af, at ledelsen arbejder videre med målepunkter med henblik på at vurdere sparsommelighed, produktivitet og effektivitet og at der rapporteres herom samt, at der redegøres for den udførte forvaltningsrevision i årsberetningen til regnskabet. Effektiviseringer Ultimo 2014 udsendte ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter rapport om effektivisering af den almene sektor. Inspireret af rapportens kap. 5, om effektivisering af driften i det almene byggeri, er det aftalt med BL s 5. kreds i dialog 2015 at sætte fokus på udvalgte regnskabsposter (dvs. ordinær drift). Følgende regnskabsposter indgår i dialog 2015: Forsikringer o Der foretages løbende udbud via forsikringsmægler. Seneste udbud har medført besparelse på 25%. Udtræk på tvillingeværktøjet indikerer relativt store forsikringsudgifter. Tallene antages at være fra før udbudet. Vare- og tjenesteydelser o Fastprisaftaler ved indkøb. Håndværkerydelser i rammeudbud: Fastpriser + løbende kontrolbud. Organisering af ejendomsfunktionærer i teams o Påbegyndt arbejdet med samdrift af funktionærer i teams - som udgangspunkt i tre områder. På baggrund af input fra medarbejderne er der overvejelser om samdrift med anden boligorganisation i afgrænset yderområde. Sammenlægning af afdelinger o Organisationen opererer alene med administrationsbidrag pr. lejemål og ikke derudover et grundbidrag for afdelingerne (lige store beløb uanset afdelingsstørrelse). Der er derfor ikke et særligt incitament til sammenlægninger. BA oplyste, at 2 konkrete afdelinger bør kunne sammenlægges. Men det fordrer tilslutning i begge afdelinger. Digitalisering o Digitaliseringen indføres løbende i takt med at det er rentabelt. Det er klart, at en mindre boligorganisationer ikke er first mover på dette område.
2.6 Årsregnskab 2014 Årsregnskabet er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. Side 7 af 8 3. Ledelse og beboerdemokrati Det fremgår af styringsrapporterne, at det er målet at få den yngre del af beboerne til at beskæftige sig med beboerdemokratiet samtidig med at den ældre del giver plads til nytænkning. Der er i bestyrelsen arbejdet med visioner og strategier for de næste 4 år. Der er fokus på at bevare boligerne i god kvalitet, en bæredygtig økonomi, serviceniveau og attraktivt nybyggeri. Generelt set er beboerdemokratiet ifølge oplysningsskemaerne velfungerende. Det oplystes på mødet, at på langt hovedparten af de årlige afdelingsmøder var administrationen og/eller foreningsbestyrelsen repræsenteret. Man ønsker på denne måde at forebygge problemer og klager. Følgende oplysninger fremgår af oplysningsskemaerne: BA har to afdelinger uden afdelingsbestyrelse (afd. 24 og 38). Afd. 24 er en mindre almen familieboligafdeling mens afd. 38 består af ungdomsboliger, hvor beboerne typisk er svære at mobilisere. Kommunen konstaterede, at BA s hjemmeside indeholder relevante mødereferater. 4. Renoveringer/nybyggerier Kommunen oplyste, at man ønskede tidligere involvering i fysiske helhedsplaner. Formålet er primært at sikre, at der også fremover er små boliger i de almene afdelinger og at bygningernes ydre fremtoning, på samme tid, imødekommer såvel arkitektoniske som afdelingsspecifikke hensyn. BA har følgende to igangværende renoveringssager: Græsvangen. Renoveringen har merudgifter på ca. 5 mio. kr. pga. tykke betongulve mv. LBF er orienteret, men der foreligger endnu ikke afklaring. Illerupvej. Der er konstateret asbest i taget hvilket forventes at medføre betydelige merudgifter.
Der er tildelt kvote til to nybyggerier på Sandkåsvej (136 ungdomsboliger) og Tronkærvej (35 familieboliger) Side 8 af 8 Kommunen konstaterede, at afdelingerne ifølge oplysningsskemaerne overvejende er i fornuftig vedligeholdelsesmæssig stand. Ifølge styringsrapporten har BA kun en enkelt afdeling (afd. 5) med mindre tilfredsstillende vedligeholdelsesmæssig tilstand. 5. Diverse Det fremgår af oplysningsskemaerne, at afdelingerne med undtagelse af afd. 19 og 22, er overvejende er socialt velfungerende. Afd. 19 og 22 er omfattet af igangværende initiativer (kombineret udlejning). 6. Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation Der er ikke i styringsdialog 2014 vurderet behov for aftaler. Niveauet på henlæggelserne i afdelingerne vil indgå i kommende dialogmøder.