Mødereferat. Styringsdialog 2012, Boligforeningen Aarhus Omegn. Den 4. februar Planlægning og Byggeri

Transkript

1 Mødereferat Den 4. februar 2013 Styringsdialog 2012, Boligforeningen Aarhus Omegn Mødedato: 13. december 2012 Mødetid: Mødested: Kalkværksvej 10 Deltagere: Tilstede fra Boligforeningen: Formand Søren Embregts Direktør Leif Jensen Afdelingschef Ole Juel Nielsen Projektchef Kim Rønde Olsen Tilstede fra Aarhus Kommune: Jørn Hedeby Nielsen Trine Birk Camilla Maria Nielsen Claus Bo Jensen Planlægning og Byggeri Teknik og Miljø Aarhus Kommune Støttet Byggeri Kalkværksvej Aarhus C Sagsnr.: POB/07/ Journalnr.: S55 Sagsbeh.: Claus Bo Jensen Telefon: Direkte: Telefax: På mødet blev følgende punkter drøftet: 1. Baggrund 2. Økonomi, drift og administration 3. Ledelse og beboerdemokrati 4. Udlejning/beboersammensætning 5. Afdelinger 6. Evt. aftale E-post: almentbyggeri@mtm.aarhus.dk Direkte: cbj@aarhus.dk 1. Baggrund I 2012 er der for andet år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune. Som et led i styringsdialog 2012 skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog.

2 Hverken Aarhus kommune eller Aarhus Omegn havde ytret ønske om drøftelse af særlige emner i dialogen. Derfor tog drøftelserne udgangspunkt i styringsmålsætningerne således som de fremgår af almenboligloven. Grundlaget for dialogen var styringsrapporten, oplysningsskemaerne for afdelingerne, årsregnskab 2010/11, årsberetning, spørgeskema, protokollat, boligforeningens hjemmeside mv. Der er desuden afleveret tre dokumenter dels et målsætningsprogram dels en redegørelse om styringsdialog 2012 dels en beskrivelse af et nyt analyseværktøj. Den årlige redegørelse vil have karakter af et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. På kommunens hjemmeside vil kun stå den seneste redegørelse. Følgende dagsordenpunkter blev gennemgået på mødet. 2. Økonomi, drift og administration Dispostionsfond/arbejdskapital Årsregnskab kr./lejemålsenhed 2010/ /10 Dispositionsfond (likvid del) kr. pr. lejemål Arbejdskapital (likvid del) kr. pr. lejemål Egenkapital kr. pr. lejemål Årets resultat (2010/2011) viser et overskud på 1,6 mio. kr. mod et budgetteret underskud på 2,4 mio. kr. Driftsoverskuddet er tilgået egenkapitalen til yderligere konsolidering. Afgangen fra dispositionsfonden har været større end tilgangen. Skyldes primært, at der er ydet tilskud til afdelingerne på 2,4 mio. kr. Egenkapitalen for de fleste øvrige boligforeninger i Aarhus ligger mellem 10- og Boligforeningen har den største egenkapital i Aarhus kommune opgjort pr. lejemålsenhed. Boligforeningen anser ikke en stor egenkapital ikke var et mål i sig selv. Der er af boligforeningens øverste myndighed truffet beslutning om, at foreningens formue skal bidrage til at forbedre beboernes forhold. Side 2 af 6

3 Der er i den forbindelse afsat midler til følgende projekter: Det oplystes, at Rosenhøj i de kommende 15 år har behov for tilskud på ikke under 80 mio. kr. i forbindelse med realiseringen af den fysiske og boligsociale helhedsplan. Der påtænkes renovering af Møllevangen. Her forventes tilskuddet de første 10 år at beløbe sig til ca. 10. mio.kr. Derudover er der afsat 7,2 mio. kr. til løsning af boligsociale udfordringer i foreningens 3 store afdelinger. Der har været behov for ansættelse af yderligere en person til at varetage de boligsociale aktiviteter i boligorganisationen. Renoveringsprojekterne og de deraf følgende genhusninger i boligorganisation har betydet merudgifter til personale. Boligforeningen oplyste, at de påtænkte initiativer skal ses i sammenhæng med de særlige udfordringer, der følger af boligforeningens særlige bygnings- og ejendomsportefølje Midler i fællesforvaltning er i 2010/11 forrentet med 1,97% mod 4,7% i 2009/10. Administrationsbidrag Aktuel størrelse, jf. årsregnskab 2010 Kr. pr lejemålsenhed 2010/ /10 Administrationsbidrag kr. pr. lejemål Nettoadministrationsudgift kr. pr. lejemål I budget 2010/11 er der ifølge revisor budgetteret kostægte i overensstemmelse med 29 i driftsbekendtgørelsen. Teoretisk set bør administrationsbidraget pr. lejemål svare til nettoadministrationsudgiften pr. lejemål. I regnskabsåret er imidlertid realiseret en nettoadministrationsudgift, der er 1,3 mio. kr. højere end budgetteret. Boligforeningen oplyste, at forskellen kan henføres til nyansættelser af medarbejdere med boligsociale funktioner i de store afdelinger. Udgiften til disse medarbejdere var ikke budgetlagt og de er indgået i boligorganisationens almindelige drift. Man vil fremadrettet i stedet placere udgiften i afdelingerne og herefter tilføre afdelingerne et tilsvarende tilskud fra dispositionsfonden. Hermed vil administrationsbidrag og nettoadministrationsudgift fremover kunne balancere. Side 3 af 6

4 Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse Boligforeningen oplyste, at henlæggelsesniveauet generelt set er passende og afspejler de planlagte arbejder de kommende 20 år. I styringsrapporten er der markeringer på store ultimosaldi på henlæggelser. Boligforeningen fremlagde de konkrete planer for afd. 1,2,3,6,9 og 10 som dokumentation for, at henlæggelsesniveauet var passende i forhold til vedligeholdelsesplanerne. De fremlagte planer indeholder alene udgiftssiden. Afdelingerne 21,22,23 og 25 havde ved overtagelsen i midten af halvfemserne ikke tilstrækkelige henlæggelser til at imødegå den planlagte vedligeholdelse. Foreningen har siden tilstræbt at indhente dette i forbindelse med de årlige henlæggelser. Revisor anfører i protokollatet, at afd. 23 s fremtidige vedligeholdelsesarbejder ikke kan finansieres i de nuværende forbedrings- og vedligeholdelsesbudgetter. Kommunen forventer, at henlæggelserne i denne afdeling i de kommende år forøges i videst mulige omfang. Revisor vurderer i øvrigt at niveauet i de øvrige afdelinger er passende. Spørgsmålet om passende henlæggelser er til løbende drøftelse. Forvaltningsrevision Revisor anbefaler i revisionsprotokollatet, at der i det kommende år opstilles konkrete mål for forvaltningsrevisionen og stilles krav til rapportering herom. Området er under revision. Den videre proces er afstemt med revisor. På dialogmødet fremvistes nyt koncept for forvaltningsrevision, som vil blive implementeret. Den udarbejdede Strategi 2015 indeholder bl.a. konkrete handleplaner for beboere, demokrati, boligsocialt arbejde, byggeri, organisation, økonomi mv. Den røde tråd i strategien er at lave en tættere kobling fra denne til handlingsplaner, styringsdialog, forvaltningsrevision og forretningsgange. Kommunen bemærkede, at dette forekommer hensigtsmæssigt. Årsregnskab 2010 Årsregnskabet er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. Side 4 af 6

5 3. Ledelse og beboerdemokrati Boligforeningen anser rekruttering af medlemmer til de beboerdemokratiske organer som væsentligste udfordring. Boligforeningen oplyste, at der i de seneste år har været arbejdet med udvikling af ledelse og beboerdemokrati. I den forbindelse har der været afholdt interne uddannelseskurser for afdelingsbestyrelser samtidig med at der løbende arbejdes med optimering af organisationen i forhold til de aktuelle udfordringer. Det er noteret, at udviklingen af beboerdemokratiet indgår i handlingsplan , og der planlægges en række initiativer i det kommende år. I forhold til 2011 har der tilsyneladende været en negativ udvikling i vurderingen af beboerdemokratiet i 5 afdelinger og en positiv udvikling i en. Boligorganisationen oplyste, at administrationen har udfyldt oplysningsskemaerne. Det var ikke vurderingen, at de ændrede markeringer i oplysningsskemaet var udtryk for, at beboerdemokratiet har fungeret dårligere i 2012 end i Kommunen konstaterede, at boligorganisationens hjemmeside ikke indeholder referater af afdelings-, bestyrelses- og repræsentantskabsmøder. Det fremgår af normalvedtægten (for en almen boligorganisation med almene boliger), at der skal udarbejdes referater af møderne, og at disse referater skal gøres tilgængelig for afdelingens lejere. Der er i lovgivningen ikke fastsat nærmere regler om, hvordan referater skal gøres tilgængelige/offentliggøres. Referater har siden 2009 kunnet findes på boligforeningens Extranet. Alle beboerrepræsentanter har adgang til Extranet og dermed referater fra alle afdelingsbestyrelsesmøder, afdelingsmøder, repræsentantskabsmøder og hovedbestyrelsesmøder. Referater ligger endvidere på den enkelte varmemesters kontor. Boligforeningen arbejder på et nyt kommunikationskoncept som led i Strategi Udlejning/beboersammensætning Der er i boligforeningen ingen egentlige udlejningsproblemer. Det samlede lejetab på 420 t.kr. er et i forhold til boligforeningens størrelse beskedent beløb. Ingen af afdelingerne har ifølge styringsrapporten påfaldende høj flyttefrekvens. Tværtimod har der i 2012 i forhold til 2011 kunne konstateres et fald i flytninger på ca. 12% for alle afdelinger under et. Side 5 af 6

6 Næsten 68% af boligforeningens boliger ligger i tre afdelinger (Rosenhøj, Elstedhøj og Præstevangen), der alle er kendetegnet ved etagebyggeri opført i perioden 1955 til Af disse tre afdelinger er afdelingerne i Rosenhøj og Elstedhøj særligt udfordret med hensyn til beboersammensætning og beskæftigelse. Begge områder er omfattet af igangværende initiativer. 5. Afdelinger Boligforeningen har udviklet et analysesværktøj 360 graders måling til belysning af om boligforeningens afdelinger er attraktive på kort og langt sigt. Værktøjet er anvendeligt på tværs af alle boligafdelinger. Resultaterne af målingen skal anvendes til at lave konkrete handleplaner for organisationens boligområder. Præstevangen er udpeget som det første område. Herefter vil indgå 1-2 afdelinger om året. Generelt set er vedligeholdelsesstanden tilfredsstillende i afdelingerne. Afdelingerne 21,22,23 og 25 vurderes at have relativt få henlæggelser til at finansiere kommende renoveringer. Grundet afdelingernes aktuelt lave huslejeniveau vurderes de resulterende lejeforhøjelser ikke at medføre udlejningsproblemer. Der er to landsbyggefondssager på vej, Rosenhøj og Møllevangen. Begge projekter forventes igangsat i løbet af Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation I Aarhus Kommune er der over årene etableret forskellige fora for koordinering og samarbejder mellem kommune og boligforeningerne. Dette arbejde fortsætter ufortrødent og vil naturligt begrænse behovet for konkrete aftaler med kommune og boligorganisation i styringsdialogmæssig sammenhæng. Dialogen har ikke afdækket umiddelbare behov for indgåelse af aftaler. Der er derfor ikke i styringsdialog 2012 indgået (yderligere) aftaler om realisering af styringsmålsætningerne. Side 6 af 6