Målsætningsprogram/Handlingsplan for VIBO 2011 2015 Beboerdemokrati Økonomi VIBO s organisation Boligsocial indsats Bæredygtighed Kommunikation Administrativ fokusering Beboerdemokrati En styrkelse af beboerdemokratiet ved at beboere bliver bevidste om, at de flytter ind i et demokrati: - Får information om o Den demokratiske proces. o Demokratisk mulighed. o Oplysning status afdeling, økonomi og vedligeholdelse. Nye beboere Velkomst til nye beboere skal professionaliseres, og der skal ske en mere informativ velkomst, herunder orientering om beboerdemokratiet. Velkomstmappe udvikles. EM er tovholder I forbindelse med velkomstinfo i afdelingen. Afdelingsbestyrelsen får mulighed for aktiv deltagelse i forbindelse med velkomst til nye beboere. Der skal udarbejdes en pjece Din ret og din pligt i en VIBO udgave, rettet mod beboerne. I pjecen lægges vægt på, hvorledes beboerne kan påvirke livet i boligafdelingen. o Beboerdemokratiet. o Afdelingsbestyrelsen. o Hvad går huslejen til, og hvad kan du påvirke. o Afdelingens vedligehold. o Afdelingen er en økonomisk enhed for sig selv. o Administrationsbidraget. Intern salgsproces. o Nuværende afdelingsbestyrelsesmedlemmer promoverer beboerdemokratiet og afdelingsbestyrelsesarbejdet. o Som hjælpeværktøj til afdelingsbestyrelsen udarbejdes en folder. Afdelingshjemmesider. Etablering af platform for Socialt Netværk omfattende internt afdelingsnetværk, der som et tilbud kan implementeres i afdelingen. Platformen udvikles som et tillægsmodul til VIBO s afdelingshjemmesider. 1
Styrkelse af afdelingsbestyrelsens arbejdsgrundlag. - VIBO skal sikre o At der er information om beføjelser og rettigheder. o Køreplaner for samarbejdet med administrationen og driften. o At der er synlighed og gennemsigtighed i alle forhold. Fokus på at afdelingsbestyrelser og beboere er kunder. Der skal udarbejdes en pjece Din ret og din pligt i En VIBO udgave, rettet mod afdelingsbestyrelsen. I pjecen lægges vægt på afdelingsbestyrelsens arbejdsgrundlag. o Beføjelse og rettigheder. o Beskrivelse af årshjul: Årsgennemgang - budget-/regnskabsmøde - afdelingsmøde. Der skal udarbejdes en pjece Samarbejde og samspil i en VIBO udgave, rettet mod samarbejdet mellem beboere afdelingsbestyrelse ejendomsfunktionærer m.v. samt VIBO s administration. o Samarbejdet med afdelingsbestyrelsen. o Service overfor beboerne. o VIBO s administration. o Prioritering af serviceopgaverne i afdelingen. Økonomi Fokus på at VIBO fortsat skal være en solid og robust virksomhed. Fokus på at bevare et passende niveau for foreningens arbejdskapital. Nuværende niveau på ca. kr. 10.000 pr. lejemål fastholdes. Et stabilt administrationsbidrag. Administrationsbidraget søges fastholdt på nuværende niveau og med en fremtidig stigning eller svarende til prisudviklingen i samfundet. Overensstemmelse mellem ydelser og administrationsbidrag. Der udarbejdes en beskrivelse af hvilke ydelser, der er indeholdt i administrationsbidraget indenfor områderne: Udlejning regnskab drift jura edb boligsocialt samt sekretariatsbistand. Økonomi afdelingerne VIBO skal sikre En stabil huslejeudvikling så - Vedligeholdelsesstandarden skal kunne fastholdes og forbedres. - Beboernes økonomi er fri for overraskelser. - Der vælges de kvalitetsmæssige og økonomiske hensigtsmæssige løsninger. - Gennem løbende priskontrol at sikre økonomisk ansvarlighed. Stabil huslejeudvikling fordrer, at der som udgangspunkt er overensstemmelse mellem indtægter og udgifter, samt at budgetter bygger på et realistisk skøn over de fremtidige udgifter (10-års sigt på udvalgte konti). Væsentlige budgetforudsætninger: Budgettering konto 115 skal svare til/justeres i forhold til afdelingens alder. 10-års plan skal være realistisk (konto 116 120). Udgifter til vedligehold ved fraflytning budgetteres realistisk afhængig af fraflytningsprocent. God kvalitet til fornuftig pris. Indkøbspolitik og priskontrol, brugerinddragelse. Byggeskader og genopretning medfinansieres via Landsbyggefonden. Effektiv markedsføring, således at tomgang undgås (se punktet administrativ fokusering). 2
Mulighed for fleksibel husleje. - Styrkelse af beboernes mulighed for at forbedre/ændre boligen. Maksimum beløbsgrænsen til råderet og individuel modernisering søges maksimeret, under hensyntagen til, at huslejens størrelse stadig er attraktiv, set i forhold til tilsvarende udlejningsboliger i området. Nuværende infomateriale om kollektiv/individuel modernisering og råderet genvurderes, med hensyn til, om der er behov for forbedring. VIBO s organisation VIBO skal have: Klare og synlige mål. Der udarbejdes organisationsplaner, der tydeligt angiver den enkelte medarbejders funktion og placering i organisationen. Et godt arbejdsmiljø. Arbejdsmiljøorganisationen får til opgave at vurdere, om der er behov for ændringer i forbindelse med foreningens procedure for afholdelse af APV og APB. APV: Arbejdsvurderinger, herunder også melding om det psykiske arbejdsmiljø. APB: Arbejdspladsbrugsanvisning over farlige stoffer anvendt i VIBO. Medarbejderudvikling. En anerkendende tilgang til medarbejderne. En udviklingsorienteret tilgang til medarbejderne. Medarbejderinddragelse. En effektiv organisation. VN får til opgave at vurdere form og indhold i MUS-samtaler med fokus på: Medarbejderudvikling uddannelse etc. Forventningsafstemning. Klart definerede arbejdsopgaver og arbejdsbeskrivelser samt beskrevne kompetenceregler. Tilstræbe og fastholde dygtige medarbejdere. Samlet set skal der være overensstemmelse mellem funktion, jobindhold og kvalifikationer. Der iværksættes en medarbejdertilfredshedsundersøgelse, som vil danne grundlag for tiltag. 3
Boligsocial indsats VIBO s indsats på det boligsociale område skal være: Forebyggende. Skal være med til at skabe tryghed. Afhjælpende i forhold til afdelinger med store boligsociale udfordringer. VIBO skal have et godt samarbejde med kommunerne om løsning af boligsociale problemer. At vi kan forholde os til de boligsociale problemer, der kan opstå. Der skal udarbejdes en politik for den centrale boligsociale indsats i VIBO. Udarbejde katalog over centrale boligsociale indsatser, med tydelig visning af afgræsning og muligheder. Udarbejde krav for forankring af boligsociale tiltag. Bæredygtighed Fokus på: Energiforbrug. Vandforbrug. Renovation. Grønne regnskaber og månedsrapporter: Der udarbejdes vejledninger til Grønne Regnskaber, der udsendes 1 gang årligt samt for månedsrapporter (forbrug af varme, vand og fælles el). Indeklima. Der skal sættes fokus på godt indeklima, med oplysningsmateriale på hjemmesiden. Der udarbejdes et tilbud for sundhedstjek med henblik på, at sætte fokus på godt indeklima. Anvendelse af bæredygtige bygningsdele. P.t. ingen forslag Mindst muligt forbrug af plantegifte. Miljø: - Der udarbejdes afdelingsorienteret miljøpolitik med hensyn til brug af plantegifte. 4
Kommunikation Kommunikation skal være brugerorienteret. Kommunikation skal være klar og tydelig. Skrivelser skal indeholde begrundelse samt eventuelle konsekvenser. Skrivelser skal være entydige. Skrivelser skal indeholde relevante informationer. Standardlayout for alle skrivelser. Kommunikation skal være brugerorienteret. Kommunikation skal være klar og tydelig. Skrivelser skal indeholde begrundelse samt eventuelle konsekvenser. Skrivelser skal være entydige. Skrivelser skal indeholde relevante informationer. Standardlayout for alle skrivelser. Der skal udarbejdes en informationsstrategi om hvorledes information sker bedst muligt. Administrativ fokusering Der skal sættes fokus på, at VIBO effektivt kan håndtere afdelinger med udlejningsvanskeligheder, med henblik på en effektiv genudlejning Der skal udarbejdes en markedsføringsstrategi. Samtlige afdelinger gennemgås med henblik på at fastslå behov for indsats. Der skal udføres fremtidssikringsanalyse for afdelingerne, med henblik på at afdække behov for fremtidig indsats. Nye teknikker skal anvendes, med henblik på forbedring af arbejdsgange, hvor målet dels er større effektivitet, dels større synlighed og gennemskuelighed i arbejdsprocesser. Nuværende edb-system optimeres med hensyn til brug af faciliteter og funktioner. Statistikker til brug internt og eksternt. Registreringer f.eks. af hundetilladelser. Drift og vedligehold/unik. Nye elektroniske tiltag: Elektronisk flyttesyn. Scanning af al post. 5
Scanning af alle regninger. Elektronisk post til afdelingsbestyrelsen. Kontinuerlig forbedringskultur. Indføre en kultur der medfører, at gode forslag tages alvorligt, og om muligt indføres. 6