side nr. 213 Referat af bestyrelsesmøde den 28. januar 2016 Tilstede: Bestyrelsen: Administrationen: Chris Cully Lis Fræer Nielsen Børge Skovsende Morten Glud Erling Sørensen Birthe Blach Vicky E. Jensen Steffen Espersen Lars Hamrum Mødets dagsorden: 1. Protokol 2. Organisationssager 3. Administrationssager 4. Afdelingerne 5. Byggesager 6. Udvalg 7. Forskelligt 8. Næste møde Til dagsordenen forelå sagsliste, hvortil der var følgende tilføjelser: 2.4 Valg i BL s 5. kreds 7.4. Mus-samtale med direktøren. Ad 1 Protokol 1. Protokol fra bestyrelsesmødet, den 17. december 2015 godkendtes. side nr. 214
side nr. 214 Ad 2 Organisationssager 1. Postliste. 2. BL-informerer. BL-informerer nr. 7115 samt nr. 0116-0216. 3. LBF-info nr. 0699-0701. 4. Valg i BL s 5. kreds. Der er valg til BL s repræsentantskab onsdag, den 6. april 2016. Der er ingen ændring i vores opstilling, som er: Chris Cully som kredsrepræsentant og Vicky E. Jensen som suppleant. Vi regner med at deltage med samme antal kredsvalgsdelegerede som sidste år. Erling Sørensen deltager ikke. Der vil blive udsendt nærmere om opstillingen snarest muligt. Ad 3 Administrationssager 1. Orientering omkring formuepleje år til dato. Direktøren orienterede om afkast niveau efter alle 12 måneder af 2015. I 2016 vil direktøren orientere kvartalsvis. 2. Forvaltningsrevision, trivsel. Direktøren fremlagde forvaltningsrevision 2015: Trivsel målt på fravær for administrative medarbejdere og for ejendomsfunktionærerne. Begge målinger ligger på et rigtig fint lavt niveau med hensyn til sygefravær. Bestyrelsen noterede sig dette med tilfredshed og som et udtryk for at medarbejderne ved AlmenBo Aarhus trives fint. 3. Trivselsundersøgelse, beboere. Direktøren orienterede om næste trivselsundersøgelse, som skal omhandle beboerne ved AlmenBo Aarhus. Afdeling 50, Lauritshøj er udvalgt som prøveafdeling. Herefter vil der blive taget stilling til hvorledes undersøgelsen skal foregå i de andre afdelinger i organisationen. 4. Notat omkring personalepolitik samt fokus på sundhed. Direktøren fremlagde Notat omkring personalepolitik og sundhedsfremme samt Oplæg til indhold i personalepolitik. side nr. 215
side nr. 215 5. Orientering omkring ændrede ansættelsesforhold i organisationen. Chris Cully orienterede om diverse ændringer og ny ansættelser blandt ejendomsfunktionærerne, i organisationen. Et større puslespil som nu endeligt er faldet på plads. 6. Orientering omkring investering af ny Ktp-software. Direktøren orienterede om planerne for overgang til e-rekvisitioner og den software investering, som er nødvendig hertil. Der forventes opstart i april 2016. Ad 4 Afdelingerne 1. Afdeling 32 Engskovbakken, orientering om ny formand. Vicky E. Jensen orienterede om at afdelingsbestyrelsen havde konstitueret sig og valgt ny formand, efter udtrædelse af den tidligere formand samt et bestyrelsesmedlem. De 2 suppleanter, er indtrådt i afdelingsbestyrelsen. Som ny formand er valgt: Erika Pedersen. 2. Forlængelse af +55 aftale i afdeling 30,32,45. Direktøren orienterede om udlejningsaftale indgået mellem AlmenBo Aarhus og Aarhus Kommune for organisationens afdeling 30 Rundhøj Allé, afdeling 45 Langørvej samt afdeling 32 Engskovbakken. Aftalen er gældende i 4 år. 3. Afdeling 49 Engskovvænget, klage fra afdelingsbestyrelsen. Fra afdelingen var modtaget klage over en administrativ medarbejder, og i den anledning var der aftalt et møde i afdelingen den 11. februar 2016 med deltagelse af afdelingsbestyrelsen, administrationen samt formand for organisationsbestyrelsen med henblik på om muligt at få genetableret det gode samarbejde og få udryddet eventuelle misforståelser. 4. Afdeling 7 Illerupvej, Forespørgsel til kollektiv ansøgning i LLO. Administrationschef Lars Hamrum orienterede om forespørgsel fra afdelingsbestyrelsen om muligheden for kollektiv indmeldelse i LLO. Afdelingsbestyrelsen var blevet gjort opmærksom på, at dette ikke er muligt, da der er tale om en privat interesseorganisation, som hverken afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet kan binde lejerne i en almennyttig afdeling, til at betale kontingent til. Ad 5 Bygge- og renoveringssager 1. Orientering om ansøgning om tilskud fra egen trækningsret. Ingen sager til behandling. side nr. 216
side nr. 216 2. Orientering om ansøgning om tilskud fra dispositionsfonden. Ingen sager til behandling. 3. Orientering om bygge- og renoveringssager. Afdeling 7, Illerupvej. Sagen kører men der er stadig mange udfordringer. Afdeling 16, Græsvangen. Direktøren orienterede om byggesagen, som kører efter planen. Skødstrupbakken. Vicky E. Jensen oplyste, at der skal være møde i grundejerforeningen onsdag den 3. februar 2016 og at hun deltager heri. Sandkåsvej. Direktøren orienterede om sagen. Vi har fået en kvote på 136 enheder/128 ungdomsboliger. Lauritshøj. Direktøren orienterede om sagen. Risskov Brynet. Kommunen har udvalgt hvem der skal deltage i dette projekt. Vi er ikke blandt de udvalgte. Godsbanearealerne. Vi deltager ikke i dette projekt. Ad 6 Udvalg 1. Medieudvalget. Ingen nye sager at forelægge. 2. Oplysnings- og kursusudvalget. Det blev besluttet, at udvalget udover fastsættelse af dato for temadagen til efteråret også skal se på organisationens vedtægter for eventuelle ændringer/rettelser. 3. Ferieboligudvalget. Formanden har meldt ud omkring udlejning i 2016. Der skal afholdes møde i udvalget og foretages et besøg i huset. Nærmere herom senere. 4. Fritidsudvalget. Formanden orienterede om møde i udvalget den 27. januar 2016. Af kommende arrangementer i 2016 kan nævnes: Håndboldkamp den 25.02.16 samt Cirkus arrangement den 20.04.16. 5. Informationsudvalget. Formanden orienterede om kommende udsendelse af Information til beboerne. side nr. 217
side nr. 217 Ad 7 Forskelligt 1. Fratrådt projektdirektør i AAB. Formanden orienterede om sagen. 2. Organisationsændring i BL. Formanden oplyste, at Jens Møller den 1. februar 2016 tiltræder som ny leder af BL s kredsafdeling og Aarhus kontor samt at Niels Sørensen er ansat som chefkonsulent for BL s direktionssekretariat. 3. Aarhusbolig. Der var modtaget referat af bestyrelsesmøde torsdag, den 10. december 2015. Vicky E. Jensen havde deltaget i mødet og orienterede herom. 4. Mus-samtale m/direktøren. Formanden oplyste, at han og næstformanden skal have den årlige Mus-samtale med direktøren. Ad 8 Næste møde Næste møde afholdes: torsdag, den 25. februar 2016 kl. 17.00. Mødet hævet. Lars Hamrum / Chris Cully sekretær formand side nr. 218