Bestyrelsesmøde tirsdag den 19. januar 2016 kl Deltagere: Næstformand Bendt E. Nielsen

Transkript

1 Bestyrelsesmøde tirsdag den 19. januar 2016 kl Deltagere: Formand Dan Christensen Næstformand Bendt E. Nielsen Sekretær Peter Kragballe Bestyrelsesmedlem Tom Sørensen Karin Jørgensen Bettina Grumsen Anders Nielsen afbud Direktør Anders Rønnebro Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Protokol 3. Revisionsprotokol 4. Byggeri 5. Indstilling til dispositionsfonden: a) Tilskud til delvis dækning af driftstab for afd. 23, Kridthøjparken ifm. salg af Kridthøj Torv b) Tilskud til dækning af udgifter til fælles forbrugsdatabase c) Tilskud til udlæg fra dispositionsfonden til delvis dækning af udgifter vedrørende skimmelsanering d) Rådighedsbeløb til udgifter til prækvalifikationer fra Aarhus og Skanderborg kommuner 6. Beslutning om diverse renter i Nyt fra administrationen 8. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Protokol Protokol af møde den 15. december 2015 blev godkendt. 3. Revisionsprotokol Intet nyt. 4. Byggeri Byggeudvalg Dan Christensen gennemgik referat fra byggeudvalgsmøde. Bestyrelsen godkendte, at der i afd. 66 (Gartnerlunden) udarbejdes en bebyggelse, der i høj grad genbruger byggeprogrammet fra afd. 65-Hjortshøj. Der var ingen yderligere kommentarer.

2 Indstilling til dispositionsfonden: Indstilling om: Tilskud til dækning af udgifter til fælles forbrugsdatabase Vi har gennem årene fået flere forskellige servere, hvor vores data ligger til at lave forbrugsregnskaber. Dette har givet specielt Økonomi nogle udfordringer, da der ofte manglede data i nogle perioder, og det har betydet, at Økonomi skulle indtaste dataene manuelt. Det har også været databaser der tit gik ned, og der var kun én medarbejder der kunne arbejde i den af gangen. For at opnå en lettere arbejdsgang samt bedre kontrol af dataene løbende, har vi indgået et samarbejde med KeepFocus, hvor vi samler alle vores data fra vores elektroniske måler på en server. Det betyder, at vi kun skal kontrollere en database. Overførsel af data til Webbolig foregår et sted fra, og alle økonomimedarbejder kan arbejde i databasen, uden det giver problemer. Der er en engangsudgift til oprettelse af databasen samt opsætning på kr Herudover skal de afdelinger, der har elektronisk måler betale et årligt abonnement på kr. 31,25 pr. lejemål. Det er en samlet udgift på ca. kr ,- pr. år, der opkræves over huslejen. Der søges opdækning af engangsudgiften på kr ,- som tilskud fra dispositionsfonden. Indstilling om: Tilskud til udlæg fra dispositionsfonden til delvis dækning af udgifter vedrørende skimmelsanering. Ifølge vedhæftet oversigt har der siden 2010 været mange skimmelsager. De bevilligede penge i perioden 2010 til 2014 er desværre ved at være brugt op, og der er flere sager på vej. Drift og Projekt undersøger stadig mulighederne for at ændre udviklingen. Vi kan, i sagens natur, ikke forudse i hvilket omfang, der vil komme skimmelsager fremover, men AAB udfører i langt højere grad selv de indledende undersøgelser. Derved er behovet for ekstern rådgivning nedbragt, og selve renoveringen planlægges mere omkostningsbevist. Bestyrelsen anmodes derfor om, at tidligere bevilling forhøjes med kr ,- efter samme præmisser som tidligere.

3 Anmodning fra: projektafdelingen. Indstilling om: Tilskud til udgifter til prækvalifikationer fra Aarhus og Skanderborg kommuner. Aarhus Kommune har meldt ud, at deres kvotetildelinger fremover baseres på konkurrencer blandt boligorganisationerne. De to første sager er i udbud og flere er i vente. Der kan forventes anvendt samme fremgangsmåde i Skanderborg Kommune, det gamle rådhus i Hørning har været nævnt. Da frister fra offentliggørelse til tilbudsgivning er for kort, er der ikke tid til at søge midler. Derfor ansøges organisationsbestyrelsen om der stilles kr kr. til rådighed. Det må påregnes, at beløbet ikke senere kan indgå i byggeriets økonomi. Indstilling om: Tilskud til delvis dækning af driftstab for afdeling 23, Kridthøjparken ifm. salg af Kridthøj Torv Kridthøj Torv er solgt pr. 1. oktober Salget er godkendt på afdelingsmødet den 8. maj 2015 samt på repræsentantskabsmødet den 11. juni På begge møder er oplyst, at provenuet fra salget tilkommer dispositionsfonden - hvilket er lovbestemt. Vi forventer et provenu på 29,7 mio. kr. Heraf skal dog fratrækkes et ukendt beløb til Landsbyggefonden for betaling af ud amortiserede lån vedrørende det solgte. Afd. 23 har haft et driftsoverskud ved at eje Kridthøj Torv svarende til kr årligt. Da torvet er solgt, mangler afd. 23 denne indtægt. Som kompensation herfor anmodes bestyrelsen om at godkende følgende: Der gives tilskud fra dispositionsfonden på kr det første år, som derefter aftrappes over de kommende 20 år. Der gives fuldt tilskud for perioden 1/10 31/ samt for hele Derefter falder tilskuddet med kr indtil udgangen af 2035, hvorefter tilskuddet helt bortfalder. Se bilag. Det samlede tilskud til afd. 23 i årene udgør kr Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales.boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse

4 Udvalg Afd. 8 og 9 Peter Kragballe bliver ny kontaktperson for afd. 8 og Bendt Nielsen ny kontaktperson for afd. 9. Administrationen underretter de berørte afdelinger. DUS samtale Dan Christensen orienterede om DUS samtale med direktøren. Fyraftensmøde Dan Christensen orienterede om, at der er et ønske om et nyt fyraftensmøde for bestyrelsen omhandlende klagesager. 5. kreds Dan Christensen orienterede om, at 5. kreds har ansat Jens Møller som kredskonsulent i stedet for Niels Sørensen. Redaktionsudvalget Beboernyt Peter Kragballe orienterede om 25 års jubilæum for beboernyt. Fritidsudvalget Karin Jørgensen orienterede om Fritidsudvalget. Bestyrelsen godkendte, at fritidsudvalget arbejder videre med nye retningslinjer for udvalget. Det boligsociale fællesskab i Vandtårsområdet Tom Sørensen orienterede om møde. Kursusudvalg Bendt Nielsen orienterede om forårets kurser. Bestyrelsesweekend den 21. og 22. maj 2016 Der blev nedsat et udvalg bestående af Bendt E. Nielsen, Karin Jørgensen og Betina Grumsen til at udarbejde et program. 7. Beslutning om diverse renter i 2015 Anders Rønnebro fremlagde forslag til rente på mellemregninger, forrentning af egenkapital, årsresultat samt tilskud til afdelingerne Endelig rente på mellemregningen er 0,25 % Forrentning af egenkapital er 0,25% Årets resultat-boligorganisationen forventer et underskud på ca. 21,0 mil. Tilskud til afdelingerne 0 pr. bolig, bonusrente 2,75 % Anders Rønnebro indstiller rentesatser til godkendelse. Bestyrelsen godkendte rentesatser for 2015

5 Nyt fra administrationen AARHUSbolig Anders Rønnebro orienterede om afgørelser i byretten om boligbreve. 9. Eventuelt Dan Christensen orienterede om, at driftschef Chano Sauer bliver præsenteret for bestyrelsen på næste møde i februar. Næste møde i bestyrelsen er den 16. februar 2016 Peter Kragballe Referent