Bilag 1, KU 06.10.08 punkt 4 Kommunikationsplan for Kommuneplan09 Åbenhed, gennemsigtighed og dialog Dato: 19.09.2008 Reference: Kirsten Helby Direkte telefon: 89 59 40 75 E-mail: kirsten.helby@norddjurs.dk Kommunikationsplanen skal sikre, at der bliver kommunikeret åbent, klart og effektivt om kommuneplan processen i forhold til borgere, politikere og kommunens medarbejdere, og at der koordineres med andre kommunale tiltag i samme periode, hvor der foregår borgerinddragelse. Endvidere vil der være fokus på gennem hele perioden at have kontakt til lokale og regionale medier, ligesom der løbende vil foregå erfaringsudveksling og koordinering med relevante kommuner, RegionMidt og Miljøcentret. Kommunikationsindsatsen i forhold til borgerne tilrettelægges som en naturlig forlængelse af de initiativer, der blev taget under arbejdet med planstrategien med brug af hjemmeside, dialogmøder med borgerne og pressekontakt. Processen opdeles i tre faser: 1. fase I perioden frem til februar vil fokus være på at hente inspiration til, hvordan Norddjurs Kommune kan udvikle sig inden for en række centrale temaer. Det gælder temaerne byer, (herunder turisme), infrastruktur og landdistrikter. 2. fase I perioden efter offentliggørelse af forslaget til kommuneplan i juni vil fokus være på bred debat om forslaget. 3. fase Ved offentliggørelsen af den færdige kommuneplan skal ske en særlig kommunikationsindsats, da det vil være første gang, kommuneplanen fremstår digitalt. 1. Aktiviteter i kommunikationsplanen Aktiviteterne planlægges og udføres af udviklingsafdelingen i samarbejde med kommunikationsafdelingen, arbejdsgrupper og afdelinger, som involveres i forbindelse med arrangementer, produktion af information og som sparringspartnere og eksperter. 1.1. Digital dialog og information Kommunens hjemmeside anvendes som internt og eksternt informationsforum og som mødested for dialog om Kommuneplan mellem kommune og borgere og mellem borgere indbyrdes. Udviklingsafdelingen er redaktør af siden om Kommuneplan, og gennem hele processen formidles relevante informationer om møder, temaer mv. I fase 2 vil kommuneplansudkastet være til høring i digital form, og debat- og dialogforum blive aktiveret på hjemmesiden. Den endelige kommuneplan vil udelukkende forefindes digitalt, hvorfra der kan udskrives pdf-filer af relevante oplysninger. Den digitale plan opbygges med mange søgemuligheder og forskellige indgange for brugerne, f. eks. geografi og temaer. Muligheden for at oprette et digitalt borgerpanel i Norddjurs Kommune undersøges. Borgerpanelet vil i givet fald bestå af mellem 1000 og 1500 deltagere, som med mellemrum bedes tage stilling til
en række inden for et aktuelt tema, som Norddjurs Kommune ønsker at få borgernes mening om. I forbindelse med kommuneplanprocessen ønskes at anvende borgerpanelet i om dels landdistriktsudvikling dels erhvervs. Udgifter i forbindelse med etablering af borgerpanel er ikke medtaget i budgettet i afsnit 2. 1.2. Presse og trykte medier Pressen orienteres løbende via pressemeddelelser og personlig kontakt om, hvorledes processen skrider frem. Der arbejdes blandt andet med at anskueliggøre, hvordan en kommuneplan spiller ind på forholdene i den enkelte borgers dagligdag Der udarbejdes annoncer i forbindelse med høringsperiode, afholdelse af borgermøder mv. Der udarbejdes trykt brugsanvisning om hvordan den digitale kommuneplan kan anvendes. 1.3. r Der afholdes en række dialogmøder for at få belyst en række temaer så nuanceret som muligt. Til møderne inviteres nøglepersoner i forhold til det tema, der ønskes uddybet. De indbudte vil være foreninger, organisationer, erhvervsrepræsentanter og personer, som har ønsker og viden i forhold til det tema, der fokuseres på. Samtidig kan øvrige interesserede også deltage efter aftale med udviklingsafdelingen. Til møderne udarbejdes en spørgeguide. Møderne følges eventuelt op af uddybende til deltagerne. rne holdes under temaerne: Udvikling i byen By og land - Resultaterne fra dialogmøderne by og land indgår desuden i udviklingen af en landdistriktspolitik. Virksomheder og miljø Erhvervsudvikling Desuden overvejes dialogmøde om Trafik. 1.4 Borgermøder Der afholdes fire borgermøder i forbindelse med offentlighedsfasen, hvor politikere og borgere får lejlighed til at udveksle synspunkter. Borgermøderne afholdes under temaer i relation til by- og erhvervsudvikling og udvikling i landdistrikterne. I forbindelse med borgermøderne vil der være korte foredrag/oplæg fra en person, der ser på Norddjurs udefra og forholder sig til kommuneplanen som opponent. Desuden arbejdes med at involvere personer, der har deltaget i dialogmøderne, i planlægning af borgermøderne. 2. Budget for kommunikationsstrategien Forberedelsesfase - planstrategi 98.000* Fase 1 Møder 55.000 Digital kommuneplan** 161.000 Fase 2 Trykt materiale, Afholdelse af 4 borgermøder, herunder annoncering og honorar til oplægsholdere 10.000 40.000 Fase 3 Trykt materiale 10.000 * Udgiften er afholdt ** Udgift til drift vil fremover være kr. 32.000,- årligt. 2
3. Aktivitetsplan Fase 1 September 2008 februar Generel information Offentligheden Hjemmeside og pressemeddelelser Politisk dialog og orientering Intern kommunikation Udvikling på Anholt By og land 1. Ørsted, Udby/Udbyhøj, Holbæk, Kare, Voer, Hevring, St. Sjørup, Hollandsbjerg By og land 2. Vivild, Allingåbro, Gjesing, Nørager, Fausing, Øster og Vester Alling, Lystrup Primo oktober 2008, og herefter løbende Kultur- og udviklingsudvalget Orientering på udvalgsmøder Løbende Direktion, styregruppe, arbejdsgrupper og medarbejdere Repræsentanter for borgerforening, havn, færgefart, politikere, øvrige nøglepersoner, Orientering på møder, Procespapirer på hjemmeside Informationsmateriale og oplæg på mødet Opfølgende kontakt efter mødet Evt. uddybende og Evt. uddybende og Løbende sept. 2008 okt. 2008 By og land 3. Fjellerup, Glesborg, Ørum, Voldby, Hammelev, Gjerrild, Ramten, Stenvad, Rimsø, Hemmed, Veggerslev By og land 4. Ålsø, Ålsrode, Glatved, Enslev, Fannerup, Ginnerup, Albøge, Vejlby, Revn, Allelev, Homå Evt. uddybende og Evt. uddybende og Udvikling i Grenaa Cirka 10 repræsentanter fra handelsstanden, lokale virksomheder, brugere af Grenaa Havn, ejere af tidligere fabriksarealer, bygningskulturforeningen, ejere af større private byvækstarealer samt udvalgte borgere Evt. uddybende og 3
Udvikling i Auning Udvikling i Trustrup Lyngby Udvikling i Bønnerup Virksomheder og miljø Cirka 10 repræsentanter fra handelsstanden, lokale virksomheder, ejere af grundarealer, der kan komme i spil vedr. byudvikling samt udvalgte borgere. Mødet samordnes med det udviklingsinitiativ om planlægning af Auning, som er sat i gang. Cirka 10 repræsentanter fra borgerforeningen, bestyrelsen for idrætsforeningen, ejere af grundarealer, der kan komme i spil vedr. byudvikling, lokale virksomheder samt udvalgte borgere Cirka 10 repræsentanter fra det lokale handelsliv, lokale virksomheder, ejere af grundarealer, der kan komme i spil vedr. byudvikling samt udvalgte borgere. Mødet koordineres med offentliggørelsen af udviklingstanker, som er under udformning af to konsulentfirmaer vedr. udvikling af Bønnerup Strand og Bønnerup Havn. Cirka 10 repræsentanter fra ejere og brugere af Grenaa Havn, større virksomheder og kommende større produktionsvirksomheder Evt. uddybende og Evt. uddybende og Evt. uddybende og Offentliggørelse af udviklingstanker på hjemmeside og i pressemeddelelse Evt. uddybende og Erhvervsudvikling Cirka 10 15 repræsentanter for store og mellemstore virksomheder inden for brancher, der er typiske for Norddjurs, eller som er i vækst samt organisationer (DA, DI, LO,o.a.) Evt. uddybende og jan Eventuelt digitalt borgerpanel a. Udvikling på landet b. Erhvervs Norddjurs Kommunes borgerpanel (såfremt dette kan oprettes) Spørgsmål og bearbejdelse på hjemmeside 2008 / jan Fase 2 Juni - september Generel information og debat Borgermøde Grenaa Borgermøde Auning Borgermøde Vivild Offentligheden Hjemmesideinformation incl. Digital kommuneplanudkast, debatfunktion og høringsindlæg, pressemeddelelser, annoncer, trykt oplysningsmateriale Juni og løbende i hele perioden Juni Juni Aug. 4
Borgermøde Trustrup Aug. Fase 3 December Generel information Offentligheden Hjemmeside med digital kommuneplan, trykt vejledningsmateriale, annoncer og pressemeddelelser Evaluering af proces deltagere, politikere, arbejdsgrupper og offentlighed Hjemmeside, punkt på dagsordner, spørgeskema mv. jan. 2010 Januar 2010 Norddjurs Kommune Torvet 3 8500 Grenaa - Tlf: 89 59 10 00 www.norddjurs.dk CVR nr. 29 18 99 86 Telefon- og åbningstider: Mandag-onsdag: 8.30-15.00 Torsdag: 8.30-17.00 Fredag: 8.30-12.00 5