2.4 Beagle Klubben s Gebyr-, Omkostnings- og Regnskabsinstruks 1
1.0 Gebyr-, omkostnings- og regnskabsinstruks generelt 3 2.0 Kontingenter og gebyrer 4 2.1 Medlemskab af Beagle Klubben kontingent 4 2.2 Gebyr for deltagelse på Beagle Klubbens udstillinger pr. 1. januar 2012 4 2.3 Gebyr for deltagelse i lydighedstræning kurser - pr. 1. januar 2012 4 2.4 Prøvegebyr ved lydighedskonkurrencer 5 2.5 Prøvegebyr ved Rally-lydighed 5 2.6 Agilitytræning i Beagle Klubben 5 2.7 Agilitykonkurrencer 6 2.8 Schweiss træningsspor i klubregi 6 2.9 Gebyrer for deltagelse i officielle schweissprøver (fastsættes af DKK) 6 3.0 Hvalpeanvisning m. v. 7 3.1 Opdrættervejviseren gebyr pr. år 7 3.2 Gebyr for hvalpelisten 3 måneder fra anmeldelsesdato 7 3.3 Gebyr for Genplaceringslisten 7 4.0 Magasin og hjemmeside 7 4.1 Annoncering Magasinet 7 5.0 Gebyrer for deltagelse i regionsarrangementer 8 6.0 Beagle Klubbens aktivitetsudvalg generelt 8 6.1 Transportgodtgørelse 8 6.2 Telefongodtgørelse 9 6.3 Administrationsomkostninger 9 6.4 Mødeomkostninger lokaleleje og fortæring 9 6.5 Middagsarrangementer 9 6.6 Uddannelse af klubmedlemmer 9 7.0 Beagle Klubbens aktivitetsudvalg særlige aftaler 9 7.1 Agility-udvalget 9 7.2 Lydighedsudvalget 10 7.3 March-udvalget 10 7.4 Sporudvalget schweiss og kaninslæb 10 7.5 Udstillingsudvalget 11 8.0 Regnskab aflæggelse af regnskab 11 8.1 Udvalgsregnskaber / årsregnskab 11 8.2 Regionsregnskaber 12 8.3 Personligt økonomisk udlæg for Beagle Klubben 12 8.4 Større arrangementer 12 8.5 Indkøb af aktiver til klubben 12 2
1.0 Gebyr-, omkostnings- og regnskabsinstruks generelt Dette regelsæt beskriver de aktuelle regler for klubbens dækning af de omkostninger, som medlemmer og/eller aktivitetsudvalg måtte have i forbindelse med udførelsen af aftalte opgaver for klubben, samt de gældende gebyrer for deltagelse i Beagle Klubbens arrangementer. Reglerne er udformet med udgangspunkt i såvel Beagle Klubbens nuværende økonomiske status som ud fra et ønske om at behandle alle medlemmer, der gør et stykke arbejde for klubben, så lige som muligt. Selv om arbejdsindsatsen forventes at bygge på frivillighed og interesse, er det for klubben ønskværdigt, at de medlemmer, der arbejder for klubben, får dækket en del af deres omkostninger i forbindelse hermed. Der udbetales ikke honorar for udførelsen af frivilligt klubarbejde, men alene skattefri omkostningsdækning efter de til enhver tid gældende SKAT-regler for frivillige i foreninger, klubber m.v. og herunder indenfor rammerne af klubbens regelsæt. Der vil i praksis være en række situationer, som dette regelsæt ikke har taget højde for hhv. har beskrevet. Her appelleres til det enkelte medlems sunde fornuft om bedst mulig varetagelse af klubbens interesser. I tvivlstilfælde forelægges problemet for bestyrelsen, der så vil vurdere behovet for eventuelle ændringer/tilføjelser i instruksen. Beagle Klubbens bestyrelse kan med omgående virkning ændre indhold og satser, hvis man vurderer det nødvendigt eller af anden grund hensigtsmæssigt for klubben. 3
2.0 Kontingenter og gebyrer 2.1 Medlemskab af Beagle Klubben kontingent Kontingent for medlemskab af klubben periodiseres løbende, og er gældende for 12 måneder regnet fra den første i den måned, hvori medlemskabet tegnes. Enkeltmedlem kr. 350,- Husstandsmedlem kr. 450,- Opdrætterindmelding kr. 200,- Udenlandske medlemmer kr. 500,- 2.2 Gebyr for deltagelse på Beagle Klubbens udstillinger pr. 1. januar 2013 Udstillingsgebyrer ** Ved online Ved manuel 1. hund kr. 360,- kr. 395,- 2. hund med samme ejer kr. 300,- kr.345,- 3. hund og efterfølgende med samme ejer kr.250,- kr.390,- Baby- og hvalpeklasse kr.250,- kr.275,- Opdræts- og avlsklasser Gratis Gratis Uden for bedømmelse* kr.95,-* kr.115,-* Juniorhandling Gratis Gratis * hvis hunden skal deltage i avlsklasse eller juniorhandling **+ kr. 100,- ved seneste tilmelding 2.3 Gebyr for deltagelse i lydighedstræning kurser - pr. 1. januar 2012 Træningsgebyrer Manuel 1. hund på træningspladsen kr. 400,- 2. hund og efterfølgende fra samme husstand kr. 350,- Hvalpekursus kr.300,- 4
Tillæg for fremmede hunde (ikke-dss-medlemmer) kr.50,- Hunde tilhørende BeK-instruktører, aspiranter og assistenter kr. 0,- Prøvegebyr (uden at have deltaget på hold) kr.200,- Instruktører, aspiranter og assistenter kan træne gratis på andre instruktørers plads og gå til afsluttende prøve én gang forår og efterår i de klasser, man træner. Disse prøver er hitlistekvalificerende. Der ud over kan BeK instruktører, asp. og ass. for træningens skyld deltage i de afsluttende prøver på alle andre pladser, hvis der er plads. Disse prøver er kun hitlistekvalificerende, hvis der er betalt prøvegebyr. 2.4 Prøvegebyr ved lydighedskonkurrencer pr. 1. januar 2013 Prøvegebyrer Ved online Ved manuel Deltagergebyr ved Beagle Klub prøve kr. 200,- Deltagergebyr ved DKK prøve, 1. hund kr. 360,- kr.395,- Deltagergebyr ved DKK prøve, 2. hund kr.310,- kr.345,- Deltagergebyr ved DKK prøve, 3. hund + efterfølgende kr.255,- kr.300,- VSS Pris aftales pr. år 2.5 Prøvegebyr ved Rally-lydighed Prøvegebyrer - DKK Ved online Ved manuel Deltagergebyr ved 1. hund kr. 175,- kr.205,- Deltagergebyr ved 2. hund kr.150,- kr.180,- Deltagergebyr ved 3. hund + efterfølgende kr.125,- kr.155,- VSS Pris aftales pr. år 2.6 Agilitytræning i Beagle Klubben Træningsgebyr 5
Deltagergebyr (normalt for 4 træningsdage) 2.7 Agilitykonkurrencer Prøvegebyrer officielle Ved online Ved manuel 1. hund - udendørs kr. 125,- kr. 150,- 1. indendørs - indendørs kr. 175,- kr. 200,- 2. hund og efterfølgende med samme ejer kr. 60,- kr. 80,- Seniorer kr. 60,- kr. 80 - VSS / uofficielle Pris aftales pr. år 2.8 Schweiss træningsspor i klubregi Træningsgebyrer - Schweiss Betales på dagen Træningsspor 3t/400 m ved træning pr. hund kr. 35,- Træningsspor 20t/400 m ved træning pr. hund kr. 45,- Træningsspor 20t/1000m ved træning pr. hund kr. 55,- Træningsgebyrer - Kaninslæb Betales på dagen Træningsspor pr. hund 400 m kr. 35,- Træningsspor pr. hund 1000 m kr. 40,- Medlemmer af Beagle Klubben har fortrinsret til spor. Ikke-medlemmer (skal være medlem af DKK) kan deltage i træningen til samme gebyr som medlemmer, dog kun såfremt der er plads. 2.9 Gebyrer for deltagelse i officielle schweissprøver (fastsættes af DKK) Takster pr. 1. januar 2012: Prøvegebyrer Kun online 400m / 3 timer kr. 450,- 6
400m / 20 timer kr. 500,- 1000m / 20 timer kr. 800,- 1000m / 40 timer kr. 800,- Tillæg for rapportering kr. 100,- Gebyr for udstedelse af FCI-brugsprøvecertifikat kr. 90,- Gebyrer for deltagelse i officielle kaninslæbsprøver 400 m kr. 375,- 1000 m kr. 500,- 1200 m - Elitespor kr. 600,- 3.0 Hvalpeanvisning m. v. 3.1 Opdrættervejviseren gebyr pr. år Kenneler med Opdrætteruddannelsen kr. 400,- Kenneler uden Opdrætteruddannelsen kr. 800,- 3.2 Gebyr for hvalpelisten 3 måneder fra anmeldelsesdato Pris pr. kuld opdrættere på Opdrættervejviseren kr.100,- Ikke på opdrættervejviseren kr. 400,- For såvel brug af Opdrættervejviser som af Hvalpeliste gælder, at opdrætter skal indmelde alle hvalpekøbere, der ikke i forvejen er medlem af Beagle Klubben, se afsnit 2.1 3.3 Gebyr for Genplaceringslisten Medlemmer af Beagle Klubben kr.50,- Ikke-medlemmer kr. 250,- 4.0 Magasin og hjemmeside 4.1 Annoncering Magasinet Medlemsannoncer 7
1/1 sides annonce én udgivelse kr. 750,- 1/1 sides annonce én udgivelse i Magasin 1-4 kr. 2200,- Kommercielle annoncer Priser forhandles individuelt Annoncepriserne forudsætter at man indleverer trykkeklart materiale i én fil og overholder deadline. Det er annoncørernes eget ansvar at overholde deadline. 5.0 Gebyrer for deltagelse i regionsarrangementer Det er op til den enkelte region at fastsætte priserne for deltagelse i de enkelte aktiviteter, der hører under regionsarrangementer. Det er dog en forudsætning, at arrangementerne i et regnskabsår hviler i sig selv eller giver overskud. 6.0 Beagle Klubbens aktivitetsudvalg generelt Aktivitetsudvalgene for agility, lydighed, march, spor og udstilling er nedsat af klubbens bestyrelse efter regler godkendt af bestyrelsen. Aktivitetsudvalgene forestår planlægning, drift og evaluering af deres respektive aktiviteter inden for rammerne af et af bestyrelsen godkendt budget. Til dækning af fællesudgifter, herunder Magasin, hjemmeside og uddannelse, opkræves hvert aktivitetsudvalg en individuel fastsat %-sats af de indkomne deltagergebyrer ved såvel trænings- som prøveaktiviteter. Denne %-sats fastsættes af bestyrelsen én gang årligt, og opkræves første gang med virkning fra 1. januar 2012. Udvalgsindtægter og udgifter skal som udgangspunkt være i balance ved regnskabsårets afslutning, men et evt. overskud kan overføres til efterfølgende regnskabsår efter godkendelse i bestyrelsen. 6.1 Transportgodtgørelse Billigste transportmiddel skal altid anvendes, hvis det er praktisk muligt. Samtransport skal foretages i videst muligt omfang. Godtgørelse for kørsel i egen bil i forbindelse med løsning af aftalte opgaver for klubben/aktivitetsudvalg udbetales efter skriftlig anmodning (skema) inden for 30 dage. Med mindre andet er aftalt anvendes statens laveste takst. Statens befordringsgodtgørelse satser pr. kørt km: pr. 1. januar 2013 pr. 1. januar 2014 Høj takst: kr. 3,82 kr. 3,73 Lav takst: kr. 2,13 kr. 2,10 8
Øvrige transportomkostninger (brobizz, reservation etc.) betales efter regning. Der udbetales ikke transportgodtgørelse til officials/medhjælpere ved arrangementer, hvor hunde fra egen husstand er tilmeldt som deltager i arrangementet med mindre andet udtrykkeligt er aftalt i hvert enkelt tilfælde. 6.2 Telefongodtgørelse Godtgørelse for anvendelse af privat telefon og internetforbindelse i forbindelse med klubarbejde kan bevilges af bestyrelsen efter anmodning fra det enkelte medlem eller udvalg. Beløbets størrelse fastsættes efter behovsvurdering. Der kan pr. 1. januar 2012 max. udbetales kr. 300,00 pr. kvartal til hvert medlem. Godtgørelsen er bagudrettet og udbetales én gang i kvartalet. 6.3 Administrationsomkostninger Alle omkostninger til kontorhold (frimærker, fotokopier, papir, kuverter m.v.) dækkes efter regning. 6.4 Mødeomkostninger lokaleleje og fortæring Omkostninger i forbindelse med lokaleleje skal så vidt muligt undgås ved afholdelse af møder hos et medlem eller på en anden, brugbar adresse. Ved interne heldagsmøder fastsættes tragtementet således, at omkostningen holdes inden for en ramme af kr. 150,- pr.person. Er det ikke muligt at opfylde disse betingelser, refunderes den pris, som forlods er fremlagt og godkendt af bestyrelsen. 6.5 Middagsarrangementer Ved arrangementer, hvor frokost/middag indgår som en del af arrangementet, inviteres dommeren, eksterne dommeres ægtefælle samt ringpersonale til at deltage på arrangørens regning. 6.6 Uddannelse af klubmedlemmer Med henblik på koordination og behovsvurdering på klubniveau, kan der alene bevilges tilskud til uddannelse, autorisation og lignende samt andre udgifter forbundet hermed efter ansøgning til og bevilling fra bestyrelsen. 7.0 Beagle Klubbens aktivitetsudvalg særlige aftaler 7.1 Agility-udvalget Der foreligger pr. 1. januar 2012 ingen særlige aftaler for udvalget, der således er omfattet af de generelle regler, jvf. pkt. 6.0 til 6.7. Grundet aktivitetsniveauet er der ikke fastsat krav om nogen %-sats for udvalgets indbetaling til fællesudgifter, jvf. pkt. 6.0. Udvalget er forpligtet til at fremlægge et budget for bestyrelsen i god tid før annoncering af større aktiviteter som eksempelvis VSS. Honorering af såvel interne som eksterne officials skal fremgå af budgettet. 9
7.2 Lydighedsudvalget Udvalgets andel i fællesudgifter er pr. 1. januar 2013 ikke fastsat. Godtgørelse til telefon/internet, transport mellem hjem og træningsplads samt øvrige omkostninger forbundet med træningen kan ikke overskride 40% af det indkomne kursuskontingent. Der udbetales ikke kørselsgodtgørelse til aspiranter og officials (medhjælpere/prøveledere/sekretærer) ved forprøver og uofficielle prøver, men den pladsansvarlige instruktør har mulighed for at indkøbe en mindre gave (værdi kr. 100-150). Her ud over kan udbetales laveste km-takst til dommere ved disse arrangementer Dommere, sekretærer og prøveledere ved officielle lydighedsprøver honoreres efter DKK s regler, der pr. 1. januar 2010 er: Lommepenge, danske dommere 1 dag kr. 500,- Lommepenge, danske dommere 2 dage kr. 750,- Lommepenge, ringpersonale Lommepenge, prøveleder der ikke er dommer Rallybedømmere kr. 200,- pr. dag kr. 250,- pr. dag kr. 500,- pr. dag De nævnte takster er gældende for såvel interne som eksterne officials. Herudover betales nødvendige rejseomkostninger efter regning, kørsel i egen bil afregnes med statens højeste takst. Afvigelser fra ovennævnte kan kun ske, hvis dette aftales på forhånd og tydeligt fremgår af invitationen. 7.3 March-udvalget Der foreligger pr. 1. januar 2012 ingen særlige aftaler for udvalget, der således er omfattet af de generelle regler, jvf. pkt. 6.0 til 6.7. Grundet aktivitetsniveauet er der ikke fastsat krav om nogen %-sats for udvalgets indbetaling til fællesudgifter, jvf. pkt. 6.0. 7.4 Sporudvalget schweiss og kaninslæb Udvalgets andel i fællesudgifter er pr. 1. januar 2012 fastsat til 10 %. Her ud over er udvalget omfattet af de generelle regler pkt. 6.0 til 6.7. Der kan udbetales transportgodtgørelse til personer, der lægger træningsspor, såfremt vedkommende ikke selv har hund, der deltager i træningen. For kørsel i egen bil refunderes efter statens laveste takst. Der kan udbetales kørselsgodtgørelse til prøveleder, stifinder og chauffør i skoven i så fald dog max. statens laveste takst. Der gives ikke kørselsgodtgørelse til aspiranter, men en mindre gave kan indkøbes efter skøn (kr. 100-150,-). 10
Godtgørelse til dommer i forbindelse med officielle prøver følger DKK s regler. Disse er pr. 1. januar 2009: Dommergebyr kr. 200,- Befordringsgodtgørelse - dommer Befordringsgodtgørelse prøveleder, stifinder og sporlægger kr. 2,50 pr. km kr. 2,00 pr. km Chauffør i skoven - Der udbetales dækning af eventuelle udgifter Max. kr. 75,- 7.5 Udstillingsudvalget Udvalgets andel i fællesudgifter er pr. 1. januar 2012 fastsat til 10 %. Dækning af omkostninger til dommere og ringpersonale følger DKK s regler. Disse er pr. 1. januar 2010: For 1 dag. For 2 dage Lommepenge, udenlandske dommere kr. 600,- kr. 800,- Lommepenge, danske dommere kr. 500,- kr. 750,- Lommepenge, ringpersonale kr. 200,- kr. 400,- Nødvendig transport refunderes efter regning, kørsel i egen bil refunderes efter statens højeste sats. Øvrige rejseomkostninger samt evt. ophold og måltider betales efter aftale/regning. Der udbetales ikke kørselsgodtgørelse eller anden godtgørelse til hjælpere på dagen. Udstillingsleder honoreres som ringpersonale. Såfremt hund/e fra egen husstand er tilmeldt udstillingen, reduceres honorar og transport med 50%. 8.0 Regnskab aflæggelse af regnskab 8.1 Udvalgsregnskaber / årsregnskab Årsregnskaber inkl. bilag fra aktivitetsudvalgene og opgørelser af beholdninger, aktiver samt budget for det kommende år skal afleveres til kassereren senest den 10. januar. Såfremt udvalgene planlægger aktiviteter der rækker længere ud i fremtiden, forventes også et budget der dækker dette. Hvert udvalg fremsender regnskab inkl. bilag efter hver afholdt prøve/udstilling til kassereren Udvalgene vil modtage opdateret regnskab fra kassereren i forbindelse med bestyrelsesmøderne. Lydighed Afregning af træningshold skal ske ved anvendelse af de foreliggende Excel regneark (Foreløbig-/Slut-afregning). Der kan i en vis udstrækning rettes og tilpasses i tekster og 11
gebyrtakster. Afregning for hold skal sendes til Lydighedsudvalget senest 3 uger efter kursusstart/holdafslutning. Der skal medsendes bilag for alle udgifter. Schweiss Årsregnskab og afregning skal ske til schweissudvalgets kasserer senest 1 uge efter sidste træningsgang i kalenderåret. 8.2 Regionsregnskaber Regionerne skal hver årsultimo sende årsregnskab inkl. bilag samt kassebeholdning over kr. 5.000,00 til klubbens kasserer senest den 10. januar. 8.3 Personligt økonomisk udlæg for Beagle Klubben Personligt udlæg for klubben dækkes efter regning såfremt de er kassereren i hænde senest 30 dages efter udlægget har fundet sted. Modtages regning efter de 30 dage, dækker klubben ikke udlægget, med mindre andet er aftalt med kassereren. Dette gælder også det i 6.3 omtalte. 8.4 Større arrangementer I forbindelse med planlægning af større økonomiske arrangementer skal budget afleveres til bestyrelsens kommentering og godkendelse senest 30 dage før deadline til Magasin et og/eller hjemmeside Senest 30 dage efter arrangementets gennemførelse skal regnskab m/bilag samt afregning af under-/overskud tilgå Beagle Klubben. I forbindelse med planlægning af VSS skal budget fremsendes til bestyrelsen senest den 30. november året før afholdelse af VSS. 8.5 Indkøb af aktiver til klubben Anskaffelse af aktiver til klubbens udvalg på over 500,- kr. skal godkendes af kassereren. CoSt 27.01.2014 12