Referat fra Bestyrelsesmøde 5/2012

Transkript

1 Referat fra Bestyrelsesmøde 5/2012 Dato: 6. oktober 2012 kl. 09:00 Sted: Nordborggade 3, 2. tv, 2100 København Ø Fremmødt var hele bestyrelsen: Aage Jakobsen (AaJa) Michael Johansen (MiJo), Marie Louise Nielsen (MaNi), Connie Stisen (CoSt), Hanne Veggerby (HVeg), Thjelde Ravn Toft (TrTo) og Nina Dige Vinther (NDV) 1. Godkendelse af referat nr. 4/2012 HVeg spørger til punkt om Juniorhandling. MiJo meddeler at det kommer under punkt 7 udstillingsudvalg. NDV spørger til udbetaling af telefonpenge. Se under punkt 6 økonomi. 2. AaJa Godkendelse af dagsorden CoSt orienterer om at der i forretningsordenen er et forslag til dagsorden, der skal følges. Dvs. de enkelte ansvarlige skal meddele om de har punkter til dagsordenen. Faste punkter til dagsordenen er: Godkendelse af dagsorden Status på klubbens økonomi Postlister. indgående post (kun ekstern post). udgående post Opgavelisten, opfølgning/ajourføring Eventuelt Fastsættelse af næste bestyrelsesmøde. NDV spørger til punkt vedr. DSS, hvortil der er fremsendt materiale d. 5. sept. AaJa svarer at han har gennemgået materialet for at få mere indblik i hvad DSS er og han er, efter at have læst dette, ikke i tvivl om at DSS har sin berettigelse for Be-K. 3. AaJa Lovudvalg Reviderede vedtægter Der har været afholdt møde i Lovudvalget og man er kommet frem til en proces og en procedure, som AaJa gerne vil have kommentarer til og godkendelse af. Side 1

2 Proceduren blev aftalt som følgende: Lovudvalget sender inden udgangen af oktober - udvalgets udkast til vedtægtsændringer til bestyrelsen. Bestyrelsen behandler dette udkast på næste møde i november. Lovudvalget indarbejder evt. rettelser i udkastet og sender det til foreløbig vurdering hos DKK s Lovudvalg. Forslaget lægges i starten af januar på klubbens hjemmeside, hvor der for medlemmerne bliver mulighed for at kommentere forslaget. I starten af februar gennemgår bestyrelse og lovudvalget de kommentarer der er indkommet. Og det endelige forslag udarbejdes. Forslaget sendes i marts måned til urafstemning blandt klubbens medlemmer. 4. MaNi Status på VSS 2012 Mani har fremsendt et foreløbigt regnskab for VSS. Dette viser umiddelbart et pænt overskud, hvilket bl.a. skyldes det store arbejde arrangørerne havde gjort for at skaffe præmier til bl.a. lotteri og bankospil. Man enedes om at det havde været et flot arrangement og det ser ud til også at blive et flot regnskabsresultat. 5. HVeg Status på VSS 2013 Arrangørerne har fremlagt et flot forslag med rigtig fine tilbud på overnatning m.v. Det henstilles til at deadline for bestilling af VSS præmier så vidt muligt skal være efter deadline for tilmelding, da det vil være vanskeligt for udvalgene at bestille det rette antal, før de ved, hvor mange, der skal bruges. HVEG mener ikke det vil blive nødvendigt at ofre penge på at deltage i planlægningsmøder, da alt ser ud til at være på plads og der er fremsendt et budget, som satser på et lille overskud. 6. MaNi Status på økonomi Mani har fremsendt regnskab også for alle udvalg. Det ser meget fornuftigt ud og udviser stort set fremgang alle steder. Umiddelbart har der ikke været store besparelser ved at udsende generalforsamlingsmateriale i Magasin nr. 2 dette år, grundet særlig debitering fra trykkeriet, samt portoudgifter så det vil senere blive besluttet, hvordan det skal gøres i Fra 2014 bliver det forhåbentlig elektronisk iflg. de tilrettede nye love. IT-Materiale Side 2

3 CoSt nævner at vi tidligere i bestyrelsen har talt om at anskaffe IT - materiale til udvalgene til brug ved udstillinger og lydighedsprøver. AaJa oplyste, at det desværre endnu ikke kan lade sig gøre at samarbejde med DKK vedr. udskrivning af dommerkritikker på PC, så det er ikke aktuelt p.t. Det overvejes at tilbyde DKK at samarbejde omkring dette, som et pilotprojekt. I forbindelse med Lydighedsprøver har et af klubbens medlemmer udarbejdet et program, der gør det muligt at udskrive dommerkritikker m.v. Dette system er med succes anvendt på flere LP ere. Telefonpenge til bestyrelsesmedlemmer vil blive overført automatisk, dog meddeler CoSt at hun ikke ønsker at modtage telefonpenge. OK Benzin På sidste bestyrelsesmøde orienterede MaNi om et tilbud fra OK Benzin til klubbens medlemmer, som kan give procenter til klubben. Det besluttes at tage imod dette tilbud. Orientering herom vil blive bragt i Magasinet og på klubbens hjemmeside. Den Danske Bank På sidste bestyrelsesmøde orienterede Mani om at Den Danske Bank har et tilbud på en forsikring mod elektronisk indbrud. Det besluttes at tegne en sådan. TrTo er imod dette, da han mener at Den Danske Bank systemer ikke burde kunne hackes. 7. MiJo Status på udstillingsudvalg MiJo orienterer om møde i Udstillingsudvalget. Referat fra mødet vil komme på klubbens hjemmeside, når det er modtaget. TrTo, HVeg og NDV spørger om Forretningsordenen har været forelagt udstillingsudvalget og er godkendt, - som besluttet på sidste bestyrelsesmøde. MiJo melder at dette er sket. Der var fra udvalget en forespørgsel vedr. tilmeldingsprocedure til udstillinger: Der er i bestyrelsen enighed om, at tilmeldingsproceduren i klubben er ens for alle, og at kassereren skal have en kopi af den manuelle tilmelding til bogholderiet, samt at pengene tilsendes kassereren (klubbens konto) senest ved anmeldelsesfristens udløb. Gratis Magasiner Side 3

4 Det foreslås at de eksteriørdommere, der modtager Magasinet for fremtiden vil modtage det elektronisk. Det besluttes at denne fremgangmåde kan bruges til alle de personer, der modtager gratis magasiner. De implicerede aktivitetsudvalg skal kontaktes og aftale nærmere med klubbens webteam, som kan tage sig af udsendelsen. Juniorhandling HVeg har foreslået et skema, der skal udfyldes ved tilmelding til Juniorhandling. Udvalget er positive overfor dette og HVeg tager kontakt til dem. Herefter en snak om juniorhandling generelt. Desværre er det en aktivitet, der ikke er meget liv i i øjeblikket. Det foreslås at der kun hitlisteføres resultater fra Januarudstillingen, VSS og Juleudstillingen. På øvrige udstillinger kan der eventuelt være Barn og hund konkurrence, som ikke nødvendigvis skal bedømmes af dagens dommer. HVeg kontakter udvalget med forslagene. VSS Udstillingsudvalget ønsker lejen for areal ved VSS nedsat, da den er højere end ved andre udstillinger. Dette overvejes for 2014, da budget for 2013 er modtaget og godkendt. Det foreslås at der kun gives en VSS præmie pr hund, uanset antal aktiviteter. Dette overvejes for Alle udvalg skal spørges ved en eventuel ændring af dette. MIJO 8. HVeg Valg til Udstillingsudvalg Udvalget forespørger om det kan lade sig gøre at undlade at lave valg i Begrundelsen er at de er kommet godt i gang med samarbejdet og gerne vil have lov at fortsætte. Der er enighed om ikke at fravige forretningsordenen, hvorfor der skal afholdes valg som foreskrevet hvor genvalg jo er en mulighed. Status på lydighedsudvalg HVeg orienterer om det ekstraordinære Instruktørmøde d. 20. august, som afholdtes på Orø og hvor 2 instruktører tilbød at gå ind i Lydighedsudvalget. Louise Nørgaard havde inden mødet tilkendegivet at hun gerne ville stille op og Tine Wirenfeldt stillede op på mødet. Efterfølgende har HVeg iflg. aftale med instruktørerne kontaktet Lisa A Hughes, som har accepteret at gå ind i udvalget. Side 4

5 Dette er således fuldtalligt med 3 instruktører og en medlemsvalgt Lene Ravn Toft. Første lydigheds-udvalgsmøde afholdes i Ry i uge 42, her skal man finde ud af, hvem der skal lave hvad. HVeg deltager som bestyrelsens repræsentant. Lisa A Hughes har tilbudt at opbevare udvalgets beholdning af præmier m.v. Der er enighed om at det nye udvalg skal have al mulig hjælp til at komme i gang. HVeg nævner at forberedelserne til LP- og Rally- prøver i forbindelse med Januarfesten allerede i godt i gang. 9. HVeg 10. MaNi 11. NDV 12. TrTo 13. CoSt Instruktørmøde Udvalget spørger om de kan få tilladelse til at flytte det årlige Instruktørmøde til august, hvor klubbens nye love er gældende og den nye forretningsorden for Lydighedsudvalget kan træde i kraft. Det besluttes at fastholde, at der afholdes Instruktørmøde i januar som foreskrevet. Status på agilityudvalg HVeg har skrevet til Linda Laursen og Lone Hansen og accepteret deres udmeldelse af Agility-udvalget samt takket dem for deres arbejde. Det nye Agilityudvalget ser således ud: Pia Ellekjær, som vil stå som kontaktperson på hjemmesiden Sofie Haurholm HVeg forsøger i samarbejde med udvalget at finde et medlem til. Status på schweissudvalg Intet nyt fra Schweissudvalget. Brian Seitzberg har forslag til ændringer og rettelser til Håndbogen og MaNi kontakter CoSt herom. Status på Januarfest NDV har forespurgt Lisa A Hughes og Anne Thygesen om nyt og har fået lovning på et budget, så snart de har hørt fra cafeteriet. Status på medlemskartotek TrTo udleverer grafisk oversigt over klubbens medlemmer. Klubben har i alt 973 medlemmer inkl. frimedlemmer, æresmedlemmer og udlandsmedlemmer. Status på håndbogen Side 5

6 CoSt tager sig løbende af opdatering af Håndbogen Der er enighed om at Håndbogen er for usynlig. Det er for vanskeligt at finde ind til den på hjemmesiden. Det besluttes at sætte Håndbogen på forsiden af hjemmesiden. AaJa tager sig af dette. 14. MaNi/MiJo Status på opdrætterseminar MiJo orienterer om opdrætterseminar d. 17. november i Odense. Der er 17 medlemmer tilmeldt. MiJo og Mani tager til Tyskland for at høre et foredrag af Dr. Alexander Koch, som taler i forbindelse med et opdrætterseminar. De regner med at få nogle gode brugbare oplysninger hjem. Det besluttes at give tilskud til transport og overnatning på max. Kr NDV 16. NDV 17. HVeg Dansk Hunderegister Inden seminaret vil man rekvirere en opgørelse fra Dansk Hunderegister over tilmeldte beagler, da der tilsyneladende er mange flere beagler tilmeldt DH end der er registreret i DKK. Indgående postliste Postlisten gennemgås. Det meste er til efterretning. AaJa udfærdiger et svar til Jan Knudsen, som har skrevet til bestyrelsen om klubbens betrængte økonomi. MiJo fremsender forslag til annonce til reklame, som Wiegaarden udleverer til kommende hvalpekøbere. Udgående postliste I.a.b Maillisten/interne mails Det fastslås at bestyrelsen som udgangspunkt ikke kommunikerer med medlemmerne via maillisten. Maillisten skal bruges til at melde ud, når noget er relevant for medlemmerne. Det besluttes at gøre det lettere for medlemmerne at finde kontaktpersonerne til bestyrelse, udvalg m.v. på hjemmesiden. AaJa tager sig af dette. TRTO nævner at interne mails skal sendes som word-filer, så alle har mulighed for at læse og bearbejde dem. 18 AaJa Diverse/ Eventuelt: Side 6

7 CoSt: Generalforsamling Det besluttes at forsøge at lægge generalforsamling på Fyn lørdag d. 25. maj Samtidig besluttes det at forsøge at arrangere Regionsledermøde samme dag inden generalforsamlingen. AaJa finder lokale i Aarslev. NDV forespørger regionerne. Bestyrelsesrepræsentanterne forespørger deres udvalg. Ovenstående er et vigtigt punkt på næste bestyrelsesmøde. Næste møde fastsættes til den 18. november 2012 i Odense. ndv Side 7