Spørgsmål til udbudsdokumenterne I tabellen nedenfor er listet spørgsmål fra tilbudsgivere til udbudsdokumenterne og svar herpå. Listen opdateres løbende. 15.03.2016: Besvarelse af spørgsmål 7-28. Nr. Henvisning Spørgsmål Svar 7 ESPD Er det et krav, at man afleverer en serviceattest på forhånd? 8 ESPD I jeres materiale fremgår det, at der skal vedlægges en reference. Det fremgår også af ESPD, at der skal oplyses referencer. Er det tilstrækkeligt med et dokument med referencer? 9 Bilag 1 Krav #1 Krav #1 (mindstekrav) lyder: Løsningen skal være implementeret til driftsstart den 1. august 2016 Serviceattest kan være del af dokumentation for oplysninger i ESPD en. Den tilbudsgiver, som Aarhus Kommune forventer at indgå kontrakt med, skal kunne fremskaffe denne inden for en frist på 5 arbejdsdage. En serviceattest accepteres, såfremt den er maksimalt 6 måneder gammel, jf. Udbudsbekendtgørelsen afs. 4.4 og afs. 8.4.4. Serviceattesten skal således ikke afleveres på forhånd, men det anbefales, at den indhentes på forhånd, så den ligger klar, da det kan tage op til 14 dage at få udstedt en serviceattest. Ja. ESPD en Del IV, Afsnit C 1b skal udfyldes med referencen/referencerne. Oplysningerne kan suppleres/uddybes i et til tilbuddet vedlagt bilag, men det er vigtigst at listen over referencer er angivet i ESPD en Driftsprøven gennemføres efter ibrugtagning. Krav #2 (mindstekrav) lyder: Løsningen skal være tilgængelig for Aarhus Kommune som servicebureauløsning i Leverandørs driftsmiljø og med adgang for udvalgte brugere i henhold til Kontrakten senest 25. juli 2016. Det forventes, at ibrugtagnin-
gen sker løbende i perioden augustdecember 2016. I afsnit 1.2 i Bilag 1 er der følgende ordlyd: Tidsplanen skal omfatte samtlige aktiviteter, inden driftsstart, herunder aktiviteter i forbindelse med Kontraktens bestemmelser om: Afklarings- og etableringsfase, herunder Aarhus Kommunes godkendelse. Afprøvning overtagelsesprøve og driftsprøve. Det er væsentligt, at Leverandøren forud for prøverne har draget omsorg for, at såvel overtagelsesprøven som driftsprøven med størst mulig sandsynlighed kan afvikles uden væsentlige problemer. Da ibrugtagning af Løsningen således er en løbende proces startende i august, vil en driftsprøve udført inden den 1. august sker i en periode, hvor der ikke er nogen brugere på Løsningen. Det vil ikke være hensigtsmæssig i forhold til måling af driftseffektivitet særligt omkring måling af reaktionstider. Kan Aarhus Kommune bekræfte at afprøvninger først gennemføres efter 1. august (parallelt med ibrugtagning) mhp. at sikre en afprøvning med brugere på løsningen? 10 Bilag 1 krav #3 Krav #3 (mindstekrav) lyder: Krav #3 Oprettelse af læringsforløb Kategori: Mindstekrav Type: Tidsplan Beskrivelse: Fuld implementering som servicebureauløsning senest 1. november 2016, således at Aarhus Kommune kan anvende løsningen til Uddannelsesparathedsvurderingen (UPV) med frist 1. december 2016. Kravsopfyldelse: [Tilbudsgivers besva- Nej, det kan ikke bekræftes. De elementer, herunder integration til samarbejdsplatformen, som har andre tidsfrister, fremgår af bilag 2.
relse af kravet: ja/nej] Idet der er integrationer der først er klar efter 1. november 2016 (ex. Samarbejdsplatformen) antager tilbudsgiver at kravet om "fuld implementering" alene gælder for løsningen til Uddannelsesparathedsvurderingen. Kan Aarhus Kommune bekræfte det? 11 Bilag 2 Krav #21 Krav 21 indeholder nedenstående Beskrivelse : Som pædagogisk medarbejder, leder og anden aktør kan jeg oprette læringsforløb, som har fokus på elevens alsidige udvikling. Se Der skal ikke være en henvisning i krav #21. Se i øvrigt afsnit 2.2 i bilag 2, hvis begrebet elevens alsidige udvikling ønskes uddybet. Se desuden rettelse nr. 11 nedenfor. Tilbudsgiver vil gerne bede Ordregiver angive den konkrete henvisning. 12 Bilag 2 Krav #54 Tilbudsgiver vil gerne bede Ordregiver konkretisere, om Ordregiver forstiller sig, at eleven, når eleven opretter et mål, ikke kan se dette i elevplanen, før læreren har godkendt målet? 13 Bilag 2 Krav #66 Krav 66 indeholder nedenstående Beskrivelse : Som pædagogisk medarbejder, leder og anden aktør kan jeg lave status på elevplanen med udgangspunkt i elevens arbejde med læringsforløb og afsluttede mål. Tilbudsgiver vil gerne bede Ordregiver uddybe kravet, eventuelt i form af en user story. 14 Bilag 2 Krav #80 Tilbudsgiver har til brug for vurdering og udfyldelse af Tilbudsgivers besvarelse af hvordan de vil opfylde kravet behov for, at Ordregiver udstiller de webservices (f.eks. klassetrivsel), som skal benyttes. Ja. Hvis eleven selv opretter et mål, kan eleven først se dette i elevplanen, når den pædagogiske medarbejder har godkendt målet. Arbejdet i læringsplatformen er dynamisk. Som pædagogisk medarbejder, leder og anden aktør arbejder jeg løbende med eleven om elevens læring. Elevplanen kan anskues som et udtræk, hvor forælder, elev og den pædagogiske medarbejder laver en status på elevens akkumulerede læring. Der ønskes en funktion, hvor eksterne trivselsmålinger kan indgå i arbejdet med elevens alsidige udvikling. Med indgå menes fx en pdf import i løsningen. Der ønskes bud på om leverandøren har funktionaliteten, da vi ønsker en standardløsning.
15 Bilag 2 Krav #84 Tilbudsgiver vil gerne bede Ordregiver uddybe kravet og eventuelt komme med eksempler på, hvordan Ordregiver forventer kravet opfyldt. 16 Bilag 2 Krav #86 Tilbudsgiver vil gerne bede Ordregiver angive, hvordan Ordregiver ønsker at får fravær vist, hvis der på den enkelte elev er meldt fravær ind på både lektions- og dagsfravær, herunder om fraværet alene skal angives som én type fravær. 17 Bilag 2 Krav #103 Tilbudsgiver vil gerne bede Ordregiver oplyse, om Ordregiver ønsker, at dette krav opfyldes gennem integrationer baseret på den vedtagne LTIstandard? 18 Bilag 2 Krav #107 Krav #107. Århus kommune bedes bekræfte at der kun skal svares ja/nej på kravet til trods for at der i integrationsbeskrivelse #14 flere gange er nævnt at leverandøren skal beskrive? Hvorledes skal leverandøren forholde sig til dette krav. Skal der gives en beskrivelse på trods af at krav #107 er et MK. 19 Bilag 2 Krav #107 Ordregiver henviser fra krav 107, som er et mindstekrav, til integration #14, hvor det i Beskrivelse af hvilke data og funktioner, der skal håndteres i snitfladen bl.a. fremgår, at Leverandøren skal beskrive sit forslag til, hvordan leverancen af data finder sted, og hvordan data struktureres. Aarhus Kommune forventer som ud- Det kan fx være grafiske illustrationer, der guider brugeren gennem systemet, hvis man ikke er fortrolig med det danske sprog. Kunden ønsker fravær vist som dagsfravær opdelt på sygdom, lovligt og ulovligt fravær og gerne angivet som en pct. andel i forhold til antallet af skoledage i året, men det afhænger af, hvad tilbudsgiver kan. Vi vil gerne have leverandørens bud på, hvad de formår og har tænkt i relation til integration af testresultater fra de anerkendte udbydere af online testmaterialer, herunder hvilken integrationsform de har implementeret om nogen. De vedtagne standarder for udveksling er selvklart at foretrække, når disse efterhånden vinder udbredelse, men ikke et krav. Vores fokus er på, hvad løsningen kan på implementeringstidspunktet. Det er ikke et krav, at LTI benyttes, men det selvfølgelig er tilladt. I forhold til krav 107 så skal leverandøren svare ja/nej til kravet, samt hvis deres system vælges efterfølgende i forhold til kontrakten producere en beskrivelse, som opfylder kravet. Dvs. der skal alene svares ja/nej på kravet. I forhold til krav 107 så skal leverandøren svare ja/nej til kravet, samt hvis deres system vælges efterfølgende i forhold til kontrakten producere en beskrivelse som opfylder kravet. Dvs. der skal alene svares ja/nej på kravet.
gangspunkt, at data som minimum skal kunne nå samme kvalitet som skitseret nedenfor i punkt 1-8. Kravet er i feltet Kategori angivet som et mindstekrav. Såfremt Ordregiver ønsker, at Tilbudsgiver skal besvare krav 107, bedes Ordregiver ændre feltet Kategori fra mindstekrav til krav samt ændre teksten i feltet Kravsopfyldelse fra [Tilbudsgivers besvarelse af kravet: ja/nej] til [Tilbudsgivers besvarelse af hvordan de vil opfylde kravet]. 20 Bilag 2 Krav #128 Det er ikke muligt for Tilbudsgiver at tilgå det dokument, som Ordregiver henviser til i krav 128, da det kræver login oplysninger. Dokumentet foreligger nu som selvstændigt dokument, som kan downloades, hvis man oplever problemer med at åbne linket. Tilbudsgiver vil gerne bede Ordregiver om at gøre KOMBIT s dokumentet tilgængeligt på anden vis. 21 Bilag 2 Krav #128 Hvilken lokal identity provider løsning forventer Århus Kommune at anvende i forhold til Læringsplatformen jf. krav #128 samt beskrivelsen af Århus Kommunes IT-miljø i udbudsmaterialet. Aarhus Kommune mener ikke at valget af den konkrete lokale Identity Provider løsning er relevant for tilbudsgiver. Tilbudsgivers løsning skal overholde OIOSAML2.0 i rollen som Service Provider (SP). OIOSAML2.0 er Digitaliseringsstyrelsens fællesoffentlige profil af SAML 2.0. Mere information om OIOSAML kan findes her: http://digitaliser.dk/resource/237787 2 Baggrundsinformation kan findes her: http://www.kombit.dk/faqadgangsstyring 22 Bilag 2 Krav #137 Krav #137 IT-Miljø. Hvilke browsere og versioner anvendes på desktops, mobiltelefoner og tablets? Hvilken minimumskapacitet har de Se bilag Spørgsmål til IT-miljø under bilag af 15.03.2016.
enkelte typer af desktops, mobiltelefoner og tablets? 23 Bilag 3 - Vederlag I bilag 3, punkt 3.1.1 fremgår en tabel med kolonner op til 2021, hvor de årlige drifts og vedligeholdelsesvederlag kan indsættes. De sidste to år (2020 og 2021) er angivet som option. Da den fireårige driftsperiode ikke starter ved et kalenderårskifte, opfordres kunden til at ændre kolonnerne således at der indsættes en yderligere kolonne for 2022 (som er optionel) og ændre teksten i 2020 fra optionel til delvis optionel. Alternativt kan overskriften ændres til År 1, År 2 for at tage højde for forskudte år. For at sikre den korrekte forståelse af årsangivelserne i tabellen i bilag 3, afs. 3.1.1, er disse nu rettet. Se rettelse nr. 15 nedenfor. 24 Udbudsbetingelserne pkt. 8.4.4 25 Udbudsbetingelserne Det fremgår af Udbudsbetingelserne pkt. 8.4.4, at Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge Det Europæiske Udbudsdokument (herefter kaldet ESPD'en). Tilbudsgiver vil gerne bede Ordregiver om at gøre ESPD en tilgængelig i et format, som gør det muligt at udfylde ESPD en. Det fremgår af afsnit 7.1.2 - underkriterium Kvalitet, at bilag 2, bilag 13 og 14 har en vægtning på 95%. I samme afsnit er der en række underbullets, som angiver en procentfordeling mellem besvarelserne og gennemførelsen af tilbudsdemonstrationen og der er referet til de forskellige bilag. I udbudsbetingelsernes afsnit 9 fremgår en tabel, hvor punkt 5 angiver underkriterium 2 - kvalitet. I denne punkt 5- kolonne er bilag 14 ikke refereret. Kunden bedes bekræfte/afkræfte, at bilag 14 samt tilbudsdemonstration også er en del af underkriterium 2 - angivet i punkt 5 - kolonnen http://www.aarhus.dk/da/erhverv/fo r-leverandoerer/aktuelle-udbud-og- licitationer/skolesystem-som- ESPD en er tilgængelig i en Word version her: http://www.aarhus.dk/da/erhverv/fo r-leverandoerer/aktuelle-udbud-oglicitationer/skolesystem-somservicebureauloesning.aspx. Det kan bekræftes, at bilag 14 indgår i underkriterium Kvalitet. Der skal ikke afleveres noget særskilt ift bilag 14. Besvarelsen af bilag 14 består af en tilbudsdemonstration.
26 Udbudsbetingelserne 27 Spg & Svar fra den 4. marts servicebureauloesning.aspxhenset til at det står i afsnit 7.1.2. Leverandøren ønsker oplyst, hvorledes krav #187 (bilag 14) skal forstås i forhold til procentfordelingen angivet i underbullets til udbudsbetingelsernes afsnit 7.1.2. Skal krav # 187 besvarelsen være en del af evalueringen af "Besvarelse af krav i bilag 2", som tæller 72%, idet der er tale om en skriftlige besvarelse, således, at der i "Besvarelse af krav i bilag 2 også skal tilføjes " samt bilag 14, krav #187"? Århus Kommune bedes præcisere, hvorvidt de ønsker de udsendte rettelsesbreve indarbejdet i bilag i det tilbud som leverandøren sender, eller om dette sker i forbindelse med kontrakt indgåelse. Krav #187 skal alene besvares ved tilbudsdemonstration. Se i øvrigt rettelse nr. 12 nedenfor. Der er pr 15.03.2016 en ny version med rettelser indarbejdet tilgængelig her http://www.aarhus.dk/da/erhverv/fo r-leverandoerer/aktuelle-udbud-oglicitationer/skolesystem-somservicebureauloesning.aspx 28 Elevplan Er elevplanen i den kommende læringsportal den elevplan, som Rambøll har leveret til Aarhus Kommune? Aarhus Kommune har gennemført et udviklingsforløb af en digital elevplansløsning til brug i 2015/16. Kontrakten med leverandøren af den digitale elevplansløsning udløber med udgangen af skoleåret 2015/2016. Det påtænkte udbud omhandler både elevplan og øvrige moduler i læringsplatformen. Der forventes ikke integration til den eksisterende elevplan.
3 Rettelser til udbudsdokumenterne Rettelser til udbudsdokumenterne er listet nedenfor. Desuden er indsat rettelsesblade i dokumentoversigten http://www.aarhus.dk/da/erhverv/for-leverandoerer/aktuelle-udbud-og-licitationer/skolesystem-somservicebureauloesning.aspx. I det enkelte rettelsesblad er det markeret med grønt, hvor rettelsen er. Listen opdateres løbende, hvis behov. 15.03.2016: Rettelse 11-15. 11 Bilag 2 krav #21 Det sidste ord i formuleringen af kravet var en tastefejl og skal slettes, således at kravet nu er lyder: Som pædagogisk medarbejder, leder og anden aktør kan jeg oprette læringsforløb, som har fokus på elevens alsidige udvikling. 12 Bilag 14 krav #187 Den nederste række er fejlagtigt medtaget i skemaet med krav #187, og skal derfor slettes. Der skal således ikke ske en skriftlig besvarelse af kravet. Besvarelsen af kravet sker ved tilbudsdemonstrationen. 13 Bilag 1-14 Ny version af bilag 1-14 er uploadet, hvor rettelser pr 04.03.2016 og 15.03.2016 er inkluderet. Rettelser er markeret med grønt. 14 ESPD Ny version ESPD dokumentet (word udgaven), hvor Del I er udfyldt, er uploadet. 15 Bilag 3 Årstal i tabellen i afsnit 3.1.1 er ændret og nu angivet som 2016/17, 2017/18 etc., idet kontrakten ikke indgås ved et kalenderårsskifte. Hvert år i tabellen er således at regne fra den dato, som kontrakten træder i kraft i 2016.