Mødereferat Den 8. marts 2013 Styringsdialog 2012, Østjysk Bolig Mødedato: 29. januar 2013 Mødetid: 10.00 Mødested: Kalkværksvej 10 Deltagere: Tilstede fra Boligforeningen: Direktør Allan Søstrøm Økonomichef Morten Kraft Udlejningschef Connie Koppel Tilstede fra Aarhus Kommune: Jørn Hedeby Nielsen Camilla Maria Nielsen Claus Michael Krogh Claus Bo Jensen Planlægning og Byggeri Teknik og Miljø Aarhus Kommune Støttet Byggeri Kalkværksvej 10 8100 Aarhus C Sagsnr.: POB/07/01571-027 Journalnr.: 03.11.02S55 Sagsbeh.: Claus Bo Jensen Telefon: 8940 2740 Direkte: 8940 2741 Telefax: 8940 2508 På mødet blev følgende punkter drøftet: 1. Baggrund 2. Økonomi, drift og administration 3. Ledelse og beboerdemokrati 4. Afdelinger 5. Nybyggeri 6. Evt. aftale E-post: almentbyggeri@mtm.aarhus.dk Direkte: cbj@aarhus.dk www.aarhus.dk 1. Baggrund I 2012 er der for andet år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune.
Som et led i styringsdialog 2012 skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog. Den årlige redegørelse er et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. Pr. 1. juli 2011 er Boligforeningen Præstehaven og Ry Andelsboligforening fusioneret til én ny boligorganisation: Østjysk Boligadministration. Grundlaget for styringsdialog 2012 var styringsrapport med tilhørende oplysningsskemaer samt: årsregnskab (1. juli 31. december 2011) for Østjysk Boligadministration med tilhørende protokol, spørgeskema og beretning årsregnskab (1. januar 30. juni 2011) for Boligforeningen Præstehaven med tilhørende protokol og spørgeskema Der var ikke fra Boligforeningens side ytret ønske om drøftelse af særlige emner på mødet. Mødet tog derfor udgangspunkt i styringsmålsætningerne i almenboligloven Boligforeningen havde anført i styringsrapporten, at der ikke var behov for aftaler med kommunen om boligorganisationens realisering af styringsmålsætningerne. I det følgende er redegjort for de punkter, der blev drøftet på mødet. 1. Økonomi, drift og administration Dispositionsfond/arbejdskapital/egenkapital Dispostionsfond/arbejdskapital Kr. pr. lejemålsenhed 2. halvår 2011 1. halvår 2011 Dispositionsfond (disponibel) kr. pr. lejemål 572 44 Arbejdskapital (disponibel) kr. pr. lejemål 1.295 1.734 Egenkapital kr. pr. lejemål 13.800 13.477 Tallene fra første halvår 2011 vedrører det tidligere Boligselskabet Præstehaven s sidste regnskabsår (1. januar 30. juni 2011) og 2. halvår 2011 vedrører Østjysk Boligadministration s første regnskabsår (1. juli 31. december 2011). Egenkapitalens samlede størrelse ligger indenfor normalområdet for de øvrige Aarhusianske boligforeninger. Hovedparten af boligforeningerne i Aarhus ligger mellem 10 og 20.000 kr. pr. lejemålsenhed. Side 2 af 6
Størrelsen på arbejdskapitalens disponible del er påvirket af 11,1 mio. kr., der er udlånt til nybyggeri og projekter i afdelingerne. Beløbet tilbageføres arbejdskapitalens disponible del når endelig finansiering eller kassekredit er etableret. Den disponible del af dispositionsfonden er meget lille, hvilket skyldes, at afdelingerne har lånt 7,7 mio. kr. til etablering af køkken, bad mv. Den disponible del af egenkapitalen er, opgjort pr. lejemålsenhed, en af de absolut mindste i Aarhus. Det var derfor kommunens opfattelse, at likviditeten i boligorganisationen pr. ultimo 2011 var noget anstrengt. Der henvises til 49 i driftsbekendtgørelsen. Boligorganisationen vil fremadrettet tilstræbe, at lån fra dispositionsfonden/arbejdskapital, erstattes af lån i afdelingerne i form af banklån og realkreditlån. Samtidig vil man fremover i højere grad finansiere renoveringer ved låneoptagelse ude i afdelingerne. Den disponible del af dispositionsfonden har en størrelse, der betyder, at afdelingerne skal indbetale bidrag til boligorganisationen. Som det fremgår ovenfor er den disponible del af dispositionsfonden kun på 572 kr. pr. lejemålsenhed. Minimumskravet er 4.179 kr. pr. lejemålsenhed (2009-niveau). Afdelingerne har indbetalt for 2012 og betaler i 2013 og fremad indtil minimumskravet er opfyldt. Forrentningen af midler i fællesforvaltning har i regnskabsåret (30. juni 31. december 2011) været på 2,89%. Administrationsbidrag Kr. pr. lejemålsenhed 2. halvår 2011 1. halvår 2011 Administrationsbidrag kr. pr. lejemål 2.162 2.200 Nettoadministrationsudgift kr. pr. lejemål 1.866 2.489 Tallene fra første halvår 2011 det tidligere Boligselskabet Præstehaven s sidste regnskabsår (1. januar 30. juni 2011) og 2. halvår 2011 dækker Østjysk Boligadministration s første regnskabsår (1. juli 31. december 2011). Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse Kommunen bemærkede umiddelbart, at såvel opsparede henlæggelser pr. bolig som de årlige henlæggelser forekommer meget små i forhold til sammenlignelige afdelinger i Aarhus. En række af afdelingerne har kun årets henlæggelser til rådighed til opfyldelse af planlagte arbejder. Side 3 af 6
I spørgeskemaerne til årsregnskab 2011 (1. og 2. halvår) anfører ledelsen, at henlæggelserne er tilstrækkelige. Boligforeningen anførte, at de små årlige og opsamlede henlæggelser skal ses i sammenhæng med, at næsten samtlige afdelinger er renoverede og ført op til tidens standard Revisor bemærker i protokollen s. 877, at de etablerede procedurer vedrørende henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser opfylder kravene i bekendtgørelse om almene boliger mv. Det anføres dog samtidig, at henlæggelserne i flere afdelinger er lave eller utilstrækkelige, herunder f.eks. afd. 3, 13 og 78. Boligforeningen oplyste, at der skal arbejdes på optimering af eksisterende langtidsplaner, dvs. til længere perioder (fra 15 til 30 år). Kommunen bemærkede, at dette alt andet lige, vil skærpe kravene til henlæggelsernes størrelse. Oversigten over de årlige henlæggelsers udvikling (2009-2012) over årene indikerer ikke i alle tilfælde, at de årlige henlæggelser er tilstrækkeligt inflationssikrede. Det bør sikres, at henlæggelserne bevarer deres købekraft. Kommunen vil i den kommende tid tage generelle initiativer i forhold til vedligeholdelsesplaner og henlæggelsesniveau mv. Forvaltningsrevision Ifølge revisor opfylder boligorganisationens forvaltningssystem kravene i bekendtgørelse om drift af almene boliger. Bestyrelsen har valgt følgende fokusområder i 2012-13: flytteopgørelser Tab på fraflyttere Sygdom Der vil i løbet af 2013 blive lagt vægt på yderligere målepunkter. Som følge af fusionen vil blive fokuseret på at ensarte administrationen og opdatere gældende forretningsgange og arbejdsbeskrivelser. Årsregnskab 2011 Årsregnskaberne er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. Side 4 af 6
2. Ledelse og beboerdemokrati Der arbejdes løbende på at gøre afdelingsbestyrelsesarbejdet vedkommende og meningsfyldt, med sigte på at sikre rekrutteringen. Boligforeningen har taget en række initiativer til opkvalificering af afdelingsbestyrelser og udvikling af servicen herunder kommunikationen fra administrationens side. Der er i organisationen fastlagt en kommunikationsstrategi, der både har et internt og eksternt sigte. Området er tilført ressourcer ved nyansættelse. Hovedbestyrelsen i Østjysk Bolig har pga. fusionen aktuelt 11 medlemmer. Antallet vil ved udgangen af 2014 blive reduceret til 7. Ifølge styringsrapporten er der afdelingsbestyrelse i samtlige afdelinger og beboerdemokratiet er velfungerende. Det fremgår af normalvedtægten (for en almen boligorganisation med almene boliger), at der skal udarbejdes referater af møderne i organisationen, og at disse referater skal gøres tilgængelige for afdelingens lejere. Der er i lovgivningen ikke fastsat nærmere regler om, hvordan referater skal gøres tilgængelige/offentliggøres. Kommunen konstaterede, at boligorganisationens hjemmeside indeholder relevante mødereferater fra afdelingsmøder men endnu ikke mødereferater fra repræsentantskabsmøder og hovedbestyrelsesmøder. 3. Udlejning/beboersammensætning Ingen afdelinger har lejetab i 2011, hvilket klart indikerer, at organisationen ikke har udlejningsproblemer. Generelt vurderes, at afdelingerne er socialt velfungerende. Afd. 6, Bispehaven har 40-50% udenfor arbejdsmarkedet. Området er omfattet af igangværende initiativer. Boligforeningen kunne tillige oplyse, at placeringen af hotspotcenteret som nabo til administrationen forventedes at få en positiv effekt i området. Byrådet har netop vedtaget indstilling om kombineret udlejning indtil udgangen af 2013 i Bispehaven. Afd. 9, Rønnehegnet, i Tilst blev det i styringsdialog 2011 påpeget, at der var tiltagende problemer. Det skyldtes primært en generel uheldig udvikling i området. Tilsyneladende er der i takt med forskellige sociale initiativer i Langkærparken sket en positiv udvikling i området. Side 5 af 6
4. Afdelinger Der er meddelt tilsagn fra Landsbyggefonden til ombygning af afd. 3, Ryhaven. Der arbejdes med forskellige løsninger på de bygningsmæssige udfordringer afdelingen står over for. Afklaring i forhold til projektvalg forventes at foreligge i nær fremtid. 5. Nybyggeri Der er meddelt kvote til at bygge 30 almene ungdomsboliger på hjørnet mellem Norsgade og Nørregade samt 96 almene ungdomsboliger i Vestergade 72. 5. Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation I Århus kommune er der over årene etableret forskellige fora med samarbejder mellem kommune og boligforeningerne. Dette arbejde fortsætter ufortrødent og vil naturligt begrænse behovet for konkrete aftaler med kommune og boligorganisation i styringsdialogmæssig sammenhæng. Dialogen har ikke afdækket umiddelbare behov for indgåelse af (yderligere) aftaler. Der er derfor ikke i styringsdialog 2012 indgået aftaler om realisering af styringsmålsætningerne. Kommunen vil tage generelle initiativer i forhold til vedligeholdelsesplaner og henlæggelsesniveau mv. Side 6 af 6