Mødereferat. Styringsdialog 2012, AL2 Bolig. Den 10. februar Planlægning og Byggeri

Transkript

1 Mødereferat Den 10. februar 2012 Styringsdialog 2012, AL2 Bolig Mødedato: 14. november 2012 Mødetid: Kl. 10 Mødested: Kalkværksvej 10 Deltagere: Tilstede fra boligforeningen: Direktør Allan Werge Afdelingschef Torben Spure Nielsen Planlægning og Byggeri Teknik og Miljø Aarhus Kommune Støttet Byggeri Kalkværksvej Aarhus C Tilstede fra kommunen: Jørn Hedeby Nielsen Camilla Maria Nielsen Claus Bo Jensen Sagsnr.: POB/08/ Journalnr.: S55 Sagsbeh.: Claus Bo Jensen På mødet blev følgende punkter drøftet: 1. Baggrund 2. Økonomi, drift, administration 3. Ledelse og demokrati 4. Udlejning/beboersammensætning 5. Afdelinger 6. Evt. aftale Telefon: Direkte: Telefax: E-post: almentbyggeri@mtm.aarhus.dk Direkte: cbj@aarhus.dk 1. Baggrund I 2012 er der for andet år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune. Som et led i styringsdialog 2012 skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog. Hverken Aarhus kommune eller AL2Bolig havde ytret ønske om drøftelse af særlige emner i dialogen.

2 Derfor tog drøftelserne udgangspunkt i styringsmålsætningerne således som de fremgår af almenboligloven. Grundlaget for dialogen var styringsrapporten, oplysningsskemaerne for afdelingerne, årsregnskab 2011, årsberetning, spørgeskema, protokollat, bestyrelsesmødereferat, hjemmeside, områdeprofil AL2Bolig Åbyhøj-afdelinger mv. Den årlige redegørelse vil have karakter af et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. På kommunens hjemmeside vil kun stå den seneste redegørelse. Følgende dagsordenpunkter blev gennemgået på mødet. 2. Økonomi, drift og administration Dispositionsfond/arbejdskapital Kr. pr. lejemålsenhed regnskab 2011 regnskab 2010 Dispositionsfond (likvid del) kr./ lejemål Arbejdskapital (likvid del) kr./lejemål Egenkapital i alt kr./ lejemål Såvel den likvide del af dispositionsfond som arbejdskapital er under benchmark. Den samlede egenkapital er under det gennemsnitlige niveau for Aarhus. Årets resultat er et underskud på kr. som afholdes af arbejdskapitalen. Samlet set har afgangen på arbejdskapitalen været på 3,4 mio. kr. Det skyldes afviklingen af serviceafdelingen (med driftsunderskud) samt overførsel af udgift vedr. administrationsejendom til dispositionsfonden. På den baggrund opkræves der bidrag til arbejdskapitalen i Tilgangen til dispositionsfonden har i 2010/11 været på 13,7 mio. kr. på trods af betydelige udgifter herunder tab på nybyggeri mv. Boligorganisationen oplyste, at målet for egenkapitalens størrelse er fastsat til maksimalt kr. pr. lejemålsenhed eksklusiv de midler i egenkapitalen, som hidrører fra aktiver i Landsbyggefonden. Aktuel status for egenkapital pr. ultimo 2011, opgjort efter dette princip er ca kr. pr. lejemålsenhed. En egenkapital af denne størrelse anses i tilstrækkelig grad at dække behovet for kapital til at dække boligorganisationens virksomhed. Med tilgang af ydelser fra udamortiserede lån er der udsigt til, at målet realiseres indenfor en kortere årrække. Side 2 af 6

3 Der er vedtaget en politik for egenkapitalens anvendelse i afdelingerne. Man ønsker at støtte afdelingernes investeringer i energiøkonomiske forbedringsarbejder og forbedringsarbejder, der reelt sikrer bedre tilgængelighed. I den forbindelse er der i regnskabsåret udbetalt 659 t.kr. i ydelsesstøtte samt 3,4 mio. kr. i direkte støtte. For god ordens skyld gøres opmærksom på, at dispositionsfonden pr. ultimo 2011 er under minimumskravet (4.391 kr. disponibelt pr. lejemålsenhed 2011-niveau). Der er derfor mulighed for opkrævning af bidrag jf. 40 i bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. Imidlertid forventer boligforeningen, at den likvide del af dispositionsfonden vil være over minimumskravet ved udgangen af Derfor er der i regnskabsåret ikke opkrævet disse bidrag. Forrentningen af midler i fællesforvaltning har i regnskabsåret været på 3,6%. Administrationsbidrag Kr. pr. lejemålsenhed regnskab 2011 regnskab 2010 Administrationsbidrag kr./lejemål Nettoadministrationsudgift kr./ lejemål Administrationsbidraget svarer stort set til benchmark. Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse Boligforeningen oplyste, at der er udarbejdet 20. årige vedligeholdelsesplaner. Henlæggelsesniveauet afviger ikke væsentligt fra benchmark. Boligforeningen oplyste, at henlæggelser er fastlagt i overensstemmelse med vedligeholdelsesplanerne, hvilket bekræftes af revisor i revisionsprotokollen. Generelt vurderer revisor, at de etablerede procedurer opfylder kravene i bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. Revisor anfører dog, at flere afdelinger budgetterer med negative saldi i vedligeholdelsesplanerne men kun i budgetperiodens 10 sidste år. Generelt vurderes henlæggelserne i de enkelte afdelinger at være tilstrækkelige til at dække fremtidige udgifter. Det fremgår imidlertid af det obligatoriske spørgeskema, at visse afdelinger har måttet udskyde arbejder pga. manglende henlæggelser til planlagt vedligeholdelse. Det drejer sig om afdelingerne 108, 120, 303 og 304. Side 3 af 6

4 Det forventes, at henlæggelserne i disse 4 afdelinger i videst mulige omfang reguleres udover den almindelige prisudvikling i kommende budgetter. Spørgsmålet om passende henlæggelser vil være til løbende drøftelse mellem kommune og boligforeningerne. Forvaltningsrevision Revisor anfører, at boligorganisationens forvaltningssystem opfylder kravene i bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. hvorfor årsregnskabet er forsynet med en erklæring om forvaltningsrevision uden forbehold eller supplerende oplysninger. Der er i 2011 gennemført analyser af aftaler og rutiner ved eksternt konsulentfirma. Firmaet har konkluderet, at der er yderligere forbedringspotentiale i forhold til en bedre likviditetsstyring og leverandøraftaler. Forvaltningsrevisionen forekommer velintegreret i boligforeningens virksomhed. Årsregnskab 2010/11 Årsregnskabet er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. 2. Ledelse og beboerdemokrati Det er boligforeningens mål, at der skal være velfungerende afdelingsbestyrelser i alle afdelinger således, at afdelingsbestyrelserne understøttet af både bestyrelse og administration kan forvalte de formelle regler for beboerdemokratiet. Mange unge er valgt ind i afdelingsbestyrelser og den primære opgave er at fastholde disse. Boligforeningen kunne i øvrigt oplyse, at mere end 50% af afdelingerne har ugentlige møder. I årsberetningen 2011 er anført, at 10 afdelinger ikke har ikke har valgt afdelingsbestyrelse. Heri indgår 3 ældreboligafdelinger, hvor det i praksis vist sig umuligt at få valgt en afdelingsbestyrelse. Tallene er uændrede i forholdt til Af de afsatte midler i afdelingsbudgetterne kr til efteruddannelse af afdelingsbestyrelsesmedlemmer blev kun anvendt kr Dette er lidt lavere end de tidligere år. Boligforeningen oplyste, at beboerdemokrati er et fokusområde og der overvejes yderligere initiativer. AL2Bolig har siden stiftelsen i 2006 praktiseret åbne dagsordner og referater på hjemmesiden for hovedbestyrelsens møder samt repræsentantskabsmøderne. Fra 2010 er det et krav i normalvedtægten, at alle beboere skal have adgang til dagsordener og referater af Side 4 af 6

5 både afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder. Administrationen bistår afdelingerne med at opfylde disse krav. 3. Udlejning/beboersammensætning Flyttefrekvensen i afdelingerne har siden 2006 været aftagende og var i 2011 på 14,1%. Med udgangspunkt i styringsrapport/oplysningsskemaer drøftedes afdelinger med særlige beboersammensætningsmæssige og sociale udfordringer. Der fremlagdes på mødet områdeprofil for AL2Boligs Åbyhøj-afdelinger. Andel af voksne uden for arbejdsmarkedet samt andel af børn med økonomisk friplads, svarer til de udsatte områder i Aarhus. Afd. 305, Anker Jensens Vej/Korsagervej Boligforeningen udtrykte bekymring for udviklingen. Kommunen vil tage initiativ til at dagsordensætte punktet på næste møde i styregruppen for udsatte bydele. Afd. 110 og 310, Åbyhøjgård Der er godkendt udlejningsaftale i marts 2011 i begge afdelinger. Der vil være fokus på den sociale udvikling i området. Afd. 11, Langkærparken. En aftale om fleksibel udlejning er forlænget i 4 år og helhedsplanen er godkendt på et ekstraordinært afdelingsmøde 11. juni Landsbyggefonden og Aarhus Kommune har godkendt en 4. årig boligsocial helhedsplan for afdelingen med start august Hovedindsatsen er beskæftigelse, børn og unge. Boligforeningen bemærkede, at de igangværende initiativer havde betydelig positiv effekt i området. 4. Afdelinger Det oplystes, at afdelingsbestyrelserne selv har udfyldt oplysningsskemaerne for afdelingerne, som efterfølgende er gennemgået med hovedbestyrelsen og konsekvensrettet af administrationen. Det fremgår af oplysningsskemaerne at 10 afdelinger har mindre tilfredsstillende vedligeholdelsestilstand. Hovedparten af afdelingerne har igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer. Afdeling 305 har i 90`erne undergået en byfornyelse, finansieret med indekslån. Lejeniveauet er derfor betydeligt højere end i tilsvarende afdelinger i samme område. Boligforeningen havde overvejelser om at konvertere disse indekslån, der er baseret på inkonvertible obligationer. Side 5 af 6

6 Afdelinger, der er opført efter 1989 med støttede indekslån (IS35), kan i dag ikke optage lån med efterstående prioritet i afdelingerne. Det skyldes, at lånet i realiteten ikke er nedbragt siden optagelsen. Der er 10 afdelinger med denne type finansiering i AL2Bolig. Kommunen bemærkede, at andre boligforeninger i dialogen har givet udtryk for samme problem. 6. Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation I Aarhus kommune er der over årene etableret forskellige fora for koordinering og samarbejder mellem kommune og boligforeningerne. Dette arbejde fortsætter ufortrødent og vil naturligt begrænse behovet for konkrete aftaler med kommune og boligorganisation i styringsdialogmæssig sammenhæng. Dialogen har ikke afdækket umiddelbare behov for indgåelse af (yderligere) aftaler. Der er derfor ikke i styringsdialog 2012 indgået aftaler om realisering af styringsmålsætningerne. Side 6 af 6