Governance for standardisering af vej- og trafikdata Dato 22. august 2014 Sagsbehandler Hans Jørgen Larsen Mail hjl@vd.dk Telefon 3341 3336 Dokument 14/04174-4 Side 1/18 Guldalderen 12 2640 Hedehusene Telefon 7244 7000 hjl@vd.dk vejdirektoratet.dk SE 60729018 EAN 5798000893450
Indhold 1. Governancenotat... 3 1.1 Forhistorien... 3 1.2 Fremtiden... 3 2. Standardiseringsprocessen... 5 2.1 De enkelte roller er kort beskrevet i det følgende:... 6 2.2 Rollerne varetages som beskrevet i det følgende:... 6 3. Bilag:... 8 Bilag 1: Arbejdsbeskrivelse for sekretariatet.... 8 Bilag 2: Forretningsorden for det rådgivende udvalg... 10 Bilag 3: Forretningsorden for styregruppen... 12 Bilag 4: Model for årskalender... 14 Bilag 5: Retningslinjer for arbejdet med standardisering... 16 2
1. Governancenotat Dette notat beskriver den governance struktur, som anvendes for arbejdet med standardisering af vej- og trafikdata. Governance omhandler den ledelsesmæssige forankring af standardiseringsarbejdet, herunder ansvaret for udvikling og implementering af allerede udviklede standarder. Governance er afgørende for, at arbejdet kan opnå en blivende værdi. 1.1 Forhistorien Standarden for vej- og trafikdata er i udgangspunktet udarbejdet i et projekt initieret af Vejdirektoratet. Den er udarbejdet under ledelse af en styregruppe med repræsentanter for Vejdirektoratet, KL, kommunerne, FOTdanmark, Grontmij og Geodatastyrelsen (tidl. Kortog Matrikelstyrelsen). Styregruppen har godkendt standarden og parterne anbefaler, at standarden anvendes under alle forhold hvor det er hensigtsmæssigt, og hvor der er behov for at udveksle data om vej- og trafikforhold i Danmark. Standarden skal løbende udbygges, opdateres og vedligeholdes i takt med behovene for deling af vej- og trafikdata, og der skal samtidig sikres en formidling til alle interessenter. Der etableres derfor en governancestruktur som beskrevet i det følgende. 1.2 Fremtiden Parterne har i december 2013 aftalt, at projektsamarbejdet overgår til et permanent samarbejde og at ansvaret for den videre udvikling og implementering af standarden varetages i en governance struktur. Modellen er overordnet som vist i nedenstående figur 1. Ved en standard forstås UML-modeller, XSD er, samt diverse dokumentation, herunder også dokumentation rettet mod medarbejdere med vejfaglig baggrund. Standarden består af delstandarder for en række forskellige stamdata, vejbredde m.fl., der alle er indarbejdet i den fælles datamodel. Fremadrettet kan man derfor i arbejdet tale om og arbejde med flere sådanne delstandarder. Ved siden af selve standarden vil der naturligt ske en del rapportering mv. vedr. arbejdet med standardisering. Dette er ikke en del af standarden som sådan. 3
Figur 1: Governance modellen 4
2. Standardiseringsprocessen Forslag om nye emner til standardisering kan komme fra aktører og interessenter, som sender deres forslag til sekretariatet. Sådanne forslag kan naturligt også komme fra høringsparter, rådgivende udvalg, styregruppe og sekretariatet selv. Hvis forslag ikke nyder fremme, så informeres forslagsgiver herom. På grundlag af indkomne forslag udarbejder sekretariatet en præsentation til styregruppen med en indledende vurdering af om forslaget skal nyde fremme. I forretningsordenen for styregruppen er fastsat nærmere procedurer og terminer herfor. Afhængig af styregruppens beslutning herom arbejder sekretariatet videre med forslagene. Næste trin er kvalificering af et egentligt oplæg fra sekretariatet hos det rådgivende udvalg. Med input herfra sendes et revideret oplæg til kommentering i styregruppen forud for ekstern høringsrunde. Sekretariatet udarbejder herefter det endelige oplæg, som sendes i høring hos eksterne høringsparter og rådgivende udvalg. Bidrag herfra vil naturligt give anledning til justering af oplægget, inden det endelige oplæg sendes til godkendelse i styregruppen. Såfremt styregruppen godkender oplægget, kan dette udgives som officiel standard og formidles som sådan. Ved den afsluttende formidling sikres det, at alle parter, der har været en del af processen, bliver informeret. 5
2.1 De enkelte roller er kort beskrevet i det følgende: Roller for governance Styregruppe har det overordnede ansvar for at sikre vedligeholdelse og udbredelse af standarden. Styregruppen er sammensat af de centrale myndigheder, som har direkte aktier i standarden og dennes anvendelse. Styregruppen træffer beslutninger og vedtager standarden / standarder, når sådanne har været i høring mv. Sekretariat for standarden. Sekretariatet er ansvarlig for at styre og gennemføre de processer, som er nødvendige for at sikre vedligeholdelse, godkendelser og formidling. Sekretariatet servicerer styregruppen og udfører drift- og udviklingsopgaver. Rådgivende udvalg. Udvalg med repræsentanter fra de områder, som standarden har betydning for, og som ofte har stor interesse i udformningen og konkretiseringen af standarden. Udvalget vil typisk komme med forslag til udvidelser, forbedringer eller væsentlige ændringer og mht. prioritering af opgaverne. Høringsparter. Eksterne parter (private og / eller offentlige), som vil / skal kunne anvende standarden. Skal have mulighed for at komme med indsigelser og alternative forslag. Der er i modellen taget højde for, at mange aktører har interesser i standarden. Flere af disse investerer ressourcer i tilpasninger af deres it-systemer til at følge standarden. Et aspekt ved implementeringen er at sikre sammenhæng og koordination med grunddata om veje. Grunddatabestyrelsen har tiltrådt første del om fælles vejreferencesystem til grunddata baseret på geometri fra FOT og vejreferencelinjemodellen. Da der er mange aktører involveret i anvendelsen af standarden, er det hensigtsmæssigt, at der sættes målrettet ind med kommunikation og formidling af standarden, herunder hvad den betyder for den enkelte aktør, og hvordan de bør agere i forhold til anvendelse af standarden. 2.2 Rollerne varetages som beskrevet i det følgende: Styregruppe Gruppen omfatter repræsentanter fra Vejdirektoratet, KL, KTC, vejforvaltningssystemerne og Geodatastyrelsen som beskrevet konkret i bilag 3. Der er udarbejdet en forretningsorden for styregruppen (Bilag 3). Vejdirektoratet som betydende myndighed for vejområdet finansierer p.t. arbejdet og varetager derfor naturligt formandsskabet i styregruppen. 6
Sekretariat for standarden Vejdirektoratet varetager p.t. disse opgaver. Funktion og bemanding er svarende til den nuværende projektgruppes omfang og arbejdsopgaver. Sekretariatet trækker i sit arbejde på nødvendig faglig bistand evt. organiseret som en særskilt projektgruppe. Der er udarbejdet særskilt arbejdsbeskrivelse (Bilag 1). Rådgivende udvalg Forum med repræsentation af den rette faglige ekspertise på vejområdet, herunder it, data og digitalisering. Deltagere kan komme fra KTC s faggrupper for veje og digitalisering, Kommunal Vejteknisk Forening, fra faggrupper tilknyttet vejforvaltningssystemerne, andre relevante fora samt fra faggrupper tilknyttet de relevante områder. Der er udarbejdet en forretningsorden for det rådgivende udvalg (Bilag 2). Høringsparter Vil være de myndigheder, virksomheder og interesseorganisationer, der vil være brugere af standarden eller på anden måde har en interesse i standardens udformning og virkeområde. Afgrænsning Standarden forventes også at skulle implementeres i et antal operationelle systemer og løsninger. Governance i forbindelse med udvikling, vedligeholdelse og drift af disse løsninger er ikke omfattet af arbejdet med standardisering. 7
3. Bilag: Bilag 1: Arbejdsbeskrivelse for sekretariatet. 1. Opgaver a. Sekretariatet er ansvarligt for at styre og gennemføre de processer, som er nødvendige for at sikre vedligeholdelse, godkendelse og formidling af standarderne. b. Sekretariatet servicerer styregruppen og det rådgivende udvalg og er udførende for de basale driftsopgaver. c. Sekretariatet koordinerer delprojekter vedr. større opgaver. 2. Arbejdsplan a. Sekretariatet udarbejder en årsplan for arbejdet i sekretariatet. b. Arbejdsplanen forelægges styregruppen til godkendelse på det første møde i kalenderåret. 3. Retningslinjer Sekretariatet udarbejder retningslinjer som følger: a. Fejl- og ændringshåndtering i. Sekretariatet udarbejder retningslinjer for håndtering af fejl og ændringer. Retningslinjerne forelægges styregruppen til godkendelse. b. Kvalitetssikring i. Sekretariatet udarbejder retningslinjer for kvalitetssikring af standarderne. Retningslinjerne forelægges styregruppen til godkendelse. c. Versionsstyring i. Sekretariatet udarbejder retningslinjer for versionsstyring af standarderne, herunder valg af evt. system til understøttelse heraf. Der vil typisk være tale om fejlretning, mindre ændringer og større ændringer. Retningslinjerne forelægges styregruppen til godkendelse. 4. Organisering og ressourcer a. Der udpeges en ansvarlig for arbejdet i sekretariatet. b. Der udpeges evt. yderligere VD-medarbejdere til arbejdet i sekretariatet. c. Der tilknyttes evt. ekstern hjælp i relevant omfang. d. Der tilknyttes evt. yderligere nødvendig faglig bistand afhængig af opgaveløsningen. Ved større opgaver kan sådanne organiseres i særskilte projektgrupper. e. Vejdirektoratet udpeger de ressourcer, der varetager opgaverne i sekretariatet. 8
5. Økonomi a. Vejdirektoratet finansierer omkostningerne til de basale driftsopgaver i sekretariatet. b. Finansiering af større opgaver / delprojekter aftales i forbindelse med beslutning om opgavens gennemførelse. Herunder redegøres for konsekvenser og økonomi. 6. Godkendelse a. Denne arbejdsplan er godkendt af styregruppen 15. maj 2014. 9
Bilag 2: Forretningsorden for det rådgivende udvalg 1. Det rådgivende udvalgs opgaver a. Det rådgivende udvalg repræsenterer den faglige ekspertise på vejområdet, herunder it, data og digitalisering. b. Udvalget kan endvidere komme med forslag til udvidelser, forbedringer eller væsentlige ændringer på lige fod med øvrige aktører og interessenter. 2. Udvalgets arbejde a. Udvalget fungerer i to faser af arbejdet med standardisering i. Udvalget forbehandler forslag til standardisering, som styregruppen har godkendt til en egentlig behandling i standardiseringsorganisationen. ii. Udvalget behandler endelige oplæg til standarder på lige fod med høringsparterne. b. Arbejdsform i. Hovedparten af udvalgets arbejde sker ved skriftlige høringer. ii. Sekretariatet kan beslutte at indkalde det rådgivende udvalg til møde, når særlige forhold taler herfor. c. Referat i. Sekretariatet udarbejder skriftligt notat om resultatet af behandlingen i det rådgivende udvalg, herunder referat af evt. møder. ii. Sekretariatet begrunder sine valg i det omfang det rådgivende udvalgs råd ikke følges. 3. Organisering a. Udvalget er sammensat af repræsentanter fra de områder, som standarden har betydning for, og som har stor interesse i udformningen og konkretiseringen af standarden. Deltagere kan komme fra: i. KTC s faggrupper for veje og digitalisering. www.ktc.dk. ii. VDs divisioner / områder. iii. Geodatastyrelsen. iv. Faggrupper tilknyttet vejforvaltningssystemerne. v. Evt. andre relevante fora. 1. Kommunal Vejteknisk Forening. www.kvf.dk. 2. Andre faggrupper og eksterne samarbejdsparter tilknyttet de relevante fagområder. 3. KOMBIT. b. Sekretariatet fungerer som formandskab og forestår evt. møder. c. Udvalget har ikke nogen egentlig underliggende organisering. 4. Beslutninger a. Udvalget er rådgivende. 10
b. Udvalgets kommentarer til endelige oplæg refereres for styregruppen på lige fod med øvrige høringssvar. c. Beslutninger træffes af styregruppen. 5. Økonomi a. Deltagerne i det rådgivende udvalg afholder egne udgifter i forbindelse med arbejdet. b. Vejdirektoratet finansierer udgifter til de basale driftsopgaver i sekretariatet. 6. Godkendelse a. Denne forretningsorden er godkendt af styregruppen 15. maj 2014. 11
Bilag 3: Forretningsorden for styregruppen 1. Styregruppens opgaver a. Styregruppen har det overordnede ansvar for arbejdet med standardisering af vej- og trafikdata. b. Styregruppen fastlægger ambitionsniveau for implementering af standarden. c. Styregruppens opgaver er en fortsættelse af det samarbejde mellem parterne, som hidtil er foregået i projektregi. 2. Mødernes afvikling a. Møderne indkaldes af sekretariatet efter aftale med formanden. b. Møderne ledes af formanden. c. Sekretariatet udarbejder referat af møderne. 3. Arbejdsplan a. Styregruppen fastlægger en plan for arbejdet og møderne i rullende tolv måneders perioder. b. Planen skal omfatte terminer for behandling af oplæg fra sekretariatet vedr. forslag til standarder. c. Se bilag 4: Model for årskalender. 4. Organisering a. Formandskab i Vejdirektoratet. b. Deltagelse fra berørte parter i og underfor Vejdirektoratet: i. Vejdirektoratet 1. Ressourcedivisionen 2. Anlægs- og driftsdivisionen 3. Planlægningsdivisionen 4. Trafikdivisionen ii. KL iii. KTC iv. FOTdanmark v. Geodatastyrelsen vi. RoSy / Grontmij vii. Vejman.dk / Vejdirektoratet 5. Beslutninger a. Styregruppen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne, herunder formanden, er til stede. b. Ved forfald kan man møde ved substitut, når dette meddeles sekretariatet. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Hver deltager kan kun have én stemme. 12
c. Beslutninger træffes i enighed. Ved manglende enighed kan emnet tages op igen på et efterfølgende møde, hvor der så kan træffes beslutning med 3/4 s flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. d. I uopsættelige sager kan formanden beslutte at udsende spørgsmål til skriftlig behandling i styregruppen. Afgørelsen refereres på førstkommende møde i styregruppen. 6. Sekretariat a. Sekretariatet er sekretariat for styregruppen og forbereder møderne under ansvar for og i samarbejde med formanden. b. Møder indkaldes med minimum en uges varsel. 7. Økonomi a. Det forventes, at styregruppen afholder 3-4 møder om året. Medlemmerne afholder egne udgifter i forbindelse hermed. b. Styregruppen kan nedsætte arbejdsgrupper m.v. til løsning af nærmere fastlagte opgaver. Styregruppen aftaler bemanding af disse grupper. Deltagerne afholder egne udgifter i forbindelse hermed. c. Vejdirektoratet finansierer udgifter til de basale driftsopgaver i sekretariatet. 8. Godkendelse a. Denne forretningsorden er godkendt af styregruppen 15. maj 2014. 13
Bilag 4: Model for årskalender Sekretariatet indsamler løbende igennem året forslag til arbejdet med standardisering. I et typisk år vil kalenderen se ud som vist nedenfor, når det drejer sig om hoved releases. Det er ikke en nødvendighed at binde forløbet for arbejdet med standardisering til kalenderåret, men der er behov for en relation til procedurer i VD for udarbejdelse af handlingsplan, resultatmål og specifikke bevillinger, som arbejdet med standardisering er baseret på. Der er udarbejdet en procedure for rettelse af fejl og opdatering med mindre ændringer. Se bilag 5: Retningslinjer for arbejdet med standardisering. Årskalender for hovedaktiviteter Måned Styregruppen Aktiviteter - udførelse Plan for følgende år Januar Formidling og kommunikation vedr. standarder vedtaget året forud. Fortsættes igennem året. Sekretariatet opgør indkomne forslag til arbejdet med standardisering. Februar Marts April Maj Juni Styregruppen foretager indledende vurdering af indkomne forslag og fastlægger en plan for arbejdet og møderne i året. Planen omfatter terminer for behandling af oplæg fra sekretariatet vedr. forslag til standarder. Styregruppen godkender plan for arbejdet i det efterfølgende år med henblik på fremskaffelse af budget for året. Første behandling i sekretariatet af indkomne forslag til standardisering. Høring i rådgivende udvalg. Sekretariatet udarbejder revideret oplæg til kommentering i styregruppen. Sekretariatet udarbejder revideret oplæg til kommentering i styregruppen. Sekretariatet udarbejder revideret oplæg til kommentering i styregruppen. Udarbejde forslag til plan for arbejdet i det følgende år. Udarbejde indstilling til styregruppen. Ansøgning om midler til aktiviteterne i efterfølgende kalenderår (FUD). DIR udmelding om næste års bevilling. 14
Årskalender for hovedaktiviteter Måned Styregruppen Aktiviteter - udførelse Plan for følgende år Juli Ferie Ferie August Styregruppen får mulighed for at kommentere et revideret oplæg inden det endelige oplæg til høring udarbejdes. Sekretariatet udarbejder endelige oplæg til høring. September Høring hos høringsparter og rådgivende udvalg. Oktober Høring hos høringsparter og rådgivende udvalg. Sekretariatet udarbejder det endelige oplæg til standard. November December Styregruppen godkender endelige standarder efter høring. Formidling af endelige standarder og opfordring til at man kommer med forslag til yderligere arbejde hermed. Formidling af endelige standarder og opfordring til at man kommer med forslag til yderligere arbejde hermed. Udarbejde forslag til resultatmål. Udarbejde forslag til HP light. DIR behandler HP light. Tilpasning af HP. DIR behandler endelig HP. 15
Bilag 5: Retningslinjer for arbejdet med standardisering Formål Formålet med retningslinjerne er at angive rammerne for drift og vedligehold af standarden for vej- og trafikdata. Der skal være en klar organisering og ansvarsfordeling, som understøtter, at der kan ske løbende tilpasninger af standarden 1. Modellen er udmøntet i to begrebs- og datamodeller: Vejnettet og stedfæstelse Modellen indeholder en beskrivelse af vejnettet og de forskellige muligheder for at knytte data til vejnettet (stedfæste). Egenskaber ved vejnettet Modellen indeholder beskrivelser af de mange forskellige attributdata, som er knyttet til vejnettet. Ændringer i standarden for vej- og trafikdata vil ofte have konsekvenser for de, der har valgt at basere sig på standarden, fx i form af nødvendig tilpasning af it-systemer. Disse retningslinjer skal derfor sikre, at alle ændringer i standarden kommunikeres til og kvalitetssikres af de myndigheder og organisationer (høringsparter), der bidrager til standardiseringsarbejdet. Retningslinjerne skal desuden sikre, at standarden vedligeholdes, så den er tidssvarende og lever op til brugernes behov. Retningslinjerne fastlægger processen for godkendelse af nye versioner af standarden. Revision af retningslinjerne godkendes af styregruppen for standardisering af vej- og trafikdata. Proces for godkendelse af nye versioner af standarden Følgende godkendelsesproces gælder fra version 1.0.0 af standarden for vej- og trafikdata. Ændringsforslag indmeldes til sekretariatet af aktører og interessenter som beskrevet i kapitel 2. Sekretariatet tildeler en ændringskategori A, B eller C (se nedenfor). Versionsnummerering benytter 3 cifre, der samtidig viser ændringskategorien: A.B.C. A: Større ændringer skal godkendes af styregruppen Hermed menes omfattende ændringer i standardens sammensætning eller udtryk. Eksempel: 1 Retningslinjerne er inspireret af grunddataprogrammet: http://www.digst.dk/~/media/files/l%c3%b8sninger%20og%20infrastruktur/grunddata/datamodel/styringsramm er%20for%20grunddatamodellen.pdf. 16
o o o Omfattende udvidelser af eller ændringer til standarden. Tilføjelse af nye grupper af attributdata eller principielle ændringer vedr. vejnettet og stedfæstelse. Væsentlige ændringer i standardens udseende og / eller den måde som databrugere skal anvende standarden på, forårsaget af større ændringer i fx modelleringssprog, nye formater mv. Sekretariatet indstiller større ændringer til styregruppen til godkendelse på baggrund af proces som beskrevet i kapitel 2 med involvering af rådgivende udvalg og høringsparter. Resultatet af høringsrunden skal fremgå af indstillingen. Indstillingen skal indeholde en vurdering af konsekvensen af ændringerne. Hvis det rådgivende udvalg ikke er enige, så skal det også fremgå af indstillingen. Versionsnummerering forøges med 1.0.0 og de to sidste cifre nulstilles. B: Mindre ændringer skal godkendes af styregruppen Hermed menes ændringer, som har konsekvenser for brugerne af standarden. Eksempel: o Tilføjelse eller fjernelse af modelelementer (klasser, attributter, relationer mv.). o Ændringer i navngivning af modelelementer. o Ændringer i relationer mellem klasser. o Ibrugtagning af ny version af anden standard som fx INSPIRE. Sekretariatet indstiller mindre ændringer til styregruppen til godkendelse på baggrund af proces som beskrevet i kapitel 2 med involvering af rådgivende udvalg, - men uden formel høring i en større kreds. Indstillingen skal indeholde en vurdering af konsekvensen af ændringerne. Hvis det rådgivende udvalg ikke er enige, så skal det fremgå af indstillingen. Versionsnummerering forøges med 0.1.0 og sidste ciffer nulstilles. C: Fejlrettelser og korrektur udføres af sekretariatet Hermed menes rettelser af fejl i tekst og / eller diagrammer, som ikke har konsekvenser for brugerne af standarden. Eksempel: o Redaktionelle rettelser i dokumentationen af datamodellen. o Rettelse af fejl i grafisk opstilling af diagrammer. Versionsnummerering forøges med 0.0.1. Versioner på tredje niveau (C) er bagud kompatible. Det betyder i praksis, at en ny version af standardarden er bagud kompatibel med den forrige version, hvis dataudtræk produceret efter den nye version kan anvendes af et indlæsningsprogram kodet efter den forrige version, og omvendt. Sekretariatet indarbejder alle vedtagne ændringer i standarden og formidler dem til brugerne inkl. beskrivelse af de omfattede ændringer. Sekretariatet publicerer den nye version 17
af standarden på Vejdirektoratets hjemmeside under vejsektor samarbejde 2 med angivelse af, hvilke ændringer, der er foretaget. Flere ændringer kan samles i en version. Versioner, der er sendt i høring, publiceres også, men tydeligt mærket som høringsversion. Processen er illustreret i figur nedenfor. Bemærk, at den enkelte bruger af standarden selv har ansvar for, at ændringerne slår igennem i praksis i data, systemer, services mv. Understøttende værktøjer Vedr. struktur og metoder samt understøttede værktøjer henvises til særskilt notat herom. 3 2 Se: http://www.vejdirektoratet.dk/da/vejsektor/samarbejde/nationalt/standardisering%20af%20vej%20og%20trafikd ata/sider/default.aspx. 3 Se: http://www.vejdirektoratet.dk/da/vejsektor/samarbejde/nationalt/standardisering%20af%20vej%20og%20trafikd ata/documents/standard%202013%20bilag%203%20-%20struktur%20og%20beskrivelsesmetoder.pdf. 18