Ruben Svendsen, Afdelingsleder Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur

Transkript

1 NOTAT Grønlands Hjemmestyre og Nuup Kommunea KOMMISORIUM FOR STYREGRUPPEN FOR PROJEKT BY- FORNYELSE OG BOLIGFORBEDRING I NUUK 1. Indledning I marts 2006 afholdte Nuup Kommunea, Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur og INI i fællesskab en workshop over to dage, hvor der blev sat fokus på en boligsocial forbedring af de fem ældre etagehusboligområder i bydelen Nuuk; Tuujuk (Lille Slette), Narsarsuaq (Store Slette), Blok P, Tuapannguit med bebyggelserne Q, R, S og T samt bebyggelserne på Qapiarfiusaaq (Radiofjeldet) i forbindelse med kommende renoveringer af bebyggelserne. I forbindelse med workshoppen var der nedsat en midlertidig administrativ styregruppe, der bestod af følgende personer: Ove Neumann, Teknisk Direktør Nuup Kommunea Anne Larsen, Skoledirektør, Nuup Kommunea Kenneth Jørgensen, Direktør INI Ruben Svendsen, Afdelingsleder Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur Britta Nielsen, Socialforvaltningen, Nuup Kommunea Bo Bundesen, Byplanlægger og sekretær for den midlertidige styregruppe, Nuup Kommunea Resultatet af workshoppen blev en Hvidbog, der samler deltagernes ideer og forslag som grundlag for det videre arbejde med den boligsociale indsats i Nuuk. I Hvidbogen beskrives også en række anbefalinger til den videre proces.

2 Kommissorium for styregruppen for Projekt byfornyelse og boligforbedring i Nuuk 2 Med baggrund i hvidbogen har den midlertidige styregruppe udarbejdet nærværende notat der er et kommissorium, som skal danne grundlaget for at der kan nedsættes en egentlig styregruppe for det videre arbejde med byfornyelse og boligsocialforbedringer i Nuuk. Kommissoriet er kommenteret og godkendt af Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur. Grønland Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur har i forbindelse med godkendelsen af kommissoriet besluttet at lade INI varetage Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur s interesser som bygningsejer i det videre arbejde.

3 Kommissorium for styregruppen for Projekt byfornyelse og boligforbedring i Nuuk 3 2. Hvidbogens anbefalinger til projektorganisering For at kunne skabe en dynamisk og effektiv forandringsproces er det nødvendigt med en klar og enkel organisering af projektet. Projektorganisationen skal præcist fastlægge: Hvem der har ansvar for hvad Hvordan beslutningskompetencen er fordelt Hvordan projektets vej gennem systemet foregår, og hvor lang tid det tager at få godkendt en aktivitet. Projektorganisationen bør være fleksibel, så den kan forandres, efterhånden som processen skrider frem, og der kommer nye fokusområder og aktører til, men fra starten bør der dannes en basisorganisation. I basisorganisationen bør der være en gennemgående styregruppe, der har overordnet beslutningskompetence til at godkende projekter og planer, der kan afgøre evt. tvister og som sikrer projektets retning. Styregruppen afspejler det helhedsorienterede i projektet, og skal derfor have deltagelse af de forskellige nøgleaktører på direktørniveau fra såvel Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur, Nuup Kommunea, INI samt Iserit. For at sikre styregruppen en reel kompetence, er det vigtigt styregruppens medlemmer har politisk opbakning og mandat fra deres respektive politiske bagland til at tage beslutninger. Styregruppen skal igangsætte hele processen og udstikke linierne for projektet, herunder sikre forankring til de organisationer som styregruppens medlemmer repræsenterer. Der ansættes / udpeges en fuldtids projektleder, der refererer til styregruppen. Projektlederen skal sikre projektets fremdrift og koordineringen mellem de forskellige indsatsområder. Til at understøtte projektet og projektlederen nedsættes et lille effektivt sekretariat. Sekretariatet bemandes, udover projektlederen med de personer der ansættes / udpeges til at være koordinatorer og ansvarlige for de enkelte indsatsområder. Sekretariatet og medarbejdernes rolle skal være at: A) Sikre sammenhæng og helhed imellem indsatsområderne og de enkelte aktiviteter og projekter B) Udvikle projekter og aktiviteter C) Arbejde for den brede opbakning og det fælles ejerskab til projektet D) Fungere som sekretær for styregruppen.

4 Kommissorium for styregruppen for Projekt byfornyelse og boligforbedring i Nuuk 4 Der etableres en aktionsgruppe for sekretariatet. Aktionsgruppens medlemmer skal fungere som forandringsagenter og lokale dynamoer i processen og kan fx bestå af aktive beboere fra områderne samt repræsentanter fra de kulturbærende institutioner og andre aktive borgere med interesse i byudviklingen i Nuuk. Aktionsgruppen bør være fleksibel i forhold til medlemmer, således at nye aktører kan optages undervejs. Aktionsgruppen er projektets hjerte og skal udvikle gode idéer og sikre det lokale ejerskab og dermed forankringen af aktiviteter og projekter fra starten.

5 Kommissorium for styregruppen for Projekt byfornyelse og boligforbedring i Nuuk 5 3. Kommissorium for styregruppen for Projekt byfornyelse og boligforbedring i Nuuk 3.1 Navn Styregruppen for Projekt byfornyelse og boligforbedring i Nuuk. 3.2 Baggrund Styregruppen er etableret efter Kommunalbestyrelsen i Nuup Kommunea og Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur i fællesskab har besluttet at gennemføre en fælles indsats for byfornyelse og boligforbedringer i Nuuk som opfølgning på den workshop, der blev afholdt i Nuuk i marts 2006 om byfornyelse og boligforbedring i Nuuk. Nuup Kommuneas Kommunalbestyrelse har på deres møde den xx august 2006 godkendt Hvidbogens anbefalinger som grundlag for den videre proces. Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur har den xx 2006 godkendt Hvidbogens anbefalinger som grundlag for den videre proces. 3.3 Styregruppen Styregruppen skal varetage den overordnede styring af projektet. Styregruppens sammensætning er godkendt af Nuup Kommuneas Kommunalbestyrelse den xxx 2006 og af Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur den xxx Styregruppen består af følgende medlemmer: Direktøren for INI 1 Direktøren for Forvaltningen for Teknik og Miljø, Nuup Kommunea Skoledirektøren fra Børne- og Kulturforvaltningen, Nuup Kommunea Socialdirektøren for Socialforvaltningen, Nuup Kommunea Projektlederen Der vælges en suppleant for hvert af styregruppens medlemmer. 1 Direktøren for INI repræsenterer Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur.

6 Kommissorium for styregruppen for Projekt byfornyelse og boligforbedring i Nuuk 6 Styregruppen kan udvides med yderligere repræsentanter, i forbindelse med for større projekter, der gennemføres som led i byfornyelsen. 3.4 Styregruppens opgaver Styregruppen skal sikre tilvejebringelsen og gennemførelsen af en fysisk og boligsocial Helhedsplan for de udpegede boligområder i bydelen Nuuk jf. hvidbogens anbefalinger. Styregruppen skal sikre, at alle relevante parter er orienteret om initiativer og projekter af interesse for dem selv og af fælles interesse, og at de formelle beslutningsorganer involveres i beslutningsfasen Beslutningsgrundlag for styregruppens opgaver Styregruppen sikre den overordnede tværgående koordinering mellem Nuup Kommunea og Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur. Hermed udgør de den administrative styregruppe for byfornyelsesindsatsen. Det er styregruppens opgave at sikre konsensus om initiativer og projekter af fælles interesse for parterne i projektet, og styregruppen arbejder på baggrund af konsensusbeslutninger. Styregruppen kan kun tage beslutninger, der ligger indenfor de rammer, der er gældende i de respektive baglande, men parterne forpligtiger sig til at arbejde for at realisere de indstillinger, som styregruppen anbefaler. Styregruppen indstiller overordnede beslutninger til Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur og Nuup Kommuneas Kommunalbestyrelse Projektorganisation Styregruppen skal sikre ansættelsen af en projektleder, der refererer til styregruppen. Projektlederen skal sikre projektets fremdrift og koordineringen mellem de forskellige indsatsområder. Styregruppen skal i samarbejde med projektlederen nedsætte et sekretariat, der udover projektlederen bemandes med de personer, der ansættes / udpeges til at være koordinatorer og ansvarlige for de enkelte indsatsområder Udarbejdelse af Helhedsplan Styregruppen skal sikre der udearbejdes en Helhedsplan for byfornyelsesindsatsen og den boligsociale forbedring i Nuuk i første halvdel af Udarbejdelsens af Helhedsplan en skal tage udgangspunkt i Hvidbogens anbefalinger og skal ske i t samarbejde med projektlederen og sekretariatet

7 Kommissorium for styregruppen for Projekt byfornyelse og boligforbedring i Nuuk 7 Helhedsplanen vil indeholde følgende: Overordnede mål og strategier byfornyelsen og den boligsociale indsats i Nuuk en udpegning af indsatsområder Konkrete projekter Tids- og aktivitetsplan Overordnet budget fordelt på projekter og med angivelse af fordeling den økonomiske byrdefordelingen mellem Nuup Kommunea og Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur. Helhedsplanen vedtages og godkendes endeligt af Nuup Kommunea og Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur Økonomi Styregruppen træffer beslutninger om initiativer og projekter, herunder om økonomi på områder, der vedrører projektets fælles initiativer og fælles delprojekter. Styregruppen skal sikre, at der arbejdes for at skaffe tilstrækkelige ressourcer til projektet, herunder at der foretages fundraising m.m. Styregruppen skal engang årligt afgive en statusredegørelse, som skal gøres til genstand for drøftelser og efterfølgende udformes således, at de er egnede til offentliggørelse. Styregruppen skal fremme udvikling gennem kommunale- og hjemmestyreinvesteringer i overensstemmelse med succeskriterierne. 3.5 Projektlederens ansættelsesforhold og primære arbejdsopgaver Ansættelsesforhold Projektlederen ansættes af Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur i INI. Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur tilvejebringer bevilling til 100 % finansiering af omkostninger forbundet med ansættelsen af projektlederen. Ansættelsen af projektlederen sker af INI i samarbejde med styregruppen Primære arbejdsopgaver Projektlederen fungerer som styregruppens sekretær og som den daglige leder af projektet.

8 Kommissorium for styregruppen for Projekt byfornyelse og boligforbedring i Nuuk 8 Projektlederen har det ledelsesmæssige ansvar for driften af det lokale sekretariat. Projektlederen forestår den økonomiske forvaltning i et samarbejde med INI. Projektlederen udarbejder budget for sekretariatets drift i samarbejde med INI, herunder afholdelse af udgifter til konsulentbistand, informationsvirksomhed o.l. driftsudgifter. Projektlederen er ansvarlig for den løbende bogholderifunktion og referere og aflægger regnskab til INI. 3.6 Sekretariatet Sekretariat etableres i INI. Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og infrastruktur tilvejebringer bevilling til 100 % finansiering af sekretariatets drift. Det tilstræbes at sekretariatet placeres i et af de boligområder, der indgår i projektet, for at sikre projektet størst mulig synlighed og uafhængighed. Sekretariatet ledes af projektlederen, som nævnt i 3.5, der varetager sekretariatsfunktionen for styregruppen, herunder information og implementering af styregruppens beslutninger, samt forberedelse og afvikling af styregruppens møder gennem dagsordner, indstillinger, statusnotater og referater. Sekretariatet bemandes udover projektlederen med medarbejdere ansættes / udpeges til at være koordinatorer og ansvarlige for de enkelte indsatsområder. Medarbejder der ansættes i sekretariatet ansættes af Grønlands Hjemmestyrer, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur i INI. Projektlederen og styregruppen udpeger og/eller ansætter og medarbejdere inden for rammerne af det givne budget og de af styregruppen trufne beslutninger om sekretariatets aktiviteter. Sekretariatet har blandt andet til opgave at: Servicere styregruppen Udarbejde oplæg til Helhedsplan en i overensstemmelse med anbefalingerne i Hvidbogen Løbende informerer om det arbejde der pågår Koordinere borgerinddragelsen Foretage fundraising

9 Kommissorium for styregruppen for Projekt byfornyelse og boligforbedring i Nuuk 9 Administrere projektet Udpege medlemmer til aktionsgruppen i samarbejde med styregruppen. Nedsætte arbejdsgrupper i forbindelse med udarbejdelsen af Helhedsplanen i samråd med styregruppen Når projektlederen er ansat udarbejder styregruppen i samarbejde med projektlederen et særskilt notat om sekretariatets økonomi og bemanding. 3.7 Aktionsgruppen Aktionsgruppens medlemmer skal fungere som forandringsagenter og lokale dynamoer i processen og kan fx bestå af aktive beboere fra områderne samt repræsentanter fra de kulturbærende institutioner og andre aktive borgere med interesse i byudviklingen i Nuuk. Aktionsgruppen bør være fleksibel i forhold til medlemmer, således at nye aktører kan optages undervejs. Aktionsgruppen er projektets hjerte og skal udvikle gode idéer og sikre det lokale ejerskab og dermed forankringen af aktiviteter og projekter fra starten. 4. Økonomi Den samlede økonomi for byfornyelse og boligsocialforbedring er finansieret af de økonomiske parter Nuup Kommunea og Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur i henhold de økonomiske rammer der fastlægges i Helhedsplanen, som vedtages og godkendes i Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur og Nuup Kommunea.. Det er de økonomiske parter - Nuup Kommunea og Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur, der træffer beslutninger om bevillinger af midler til gennemførelse af fælles projekter og aktiviteter. Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur bevilliger midler til godkendte projekter i samme omfang som Nuup Kommunea. De økonomiske parter har ligeledes det overordnede økonomiske ansvar for de midler, som de hver især har tilvejebragt til projektet, og sikrer at anvendelsen sker indenfor lovgivningen og reglerne på området. Parterne forpligter sig til i så høj grad som muligt at arbejde på at realisere de indstillinger, som styregruppen indstiller.

10 Kommissorium for styregruppen for Projekt byfornyelse og boligforbedring i Nuuk 10 Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur finansierer 100 % de omkostninger, der er forbundet med projektlederens ansættelse og driften af sekretariatet som nævnt under pkt og pkt. 3.7 i projektets varighedsperiode, som nævnt under pkt Varighed Projektet Projekt byfornyelse og boligforbedring i Nuuk løber fra den 1. oktober 2006 til 31.december Inden 31.december 2009 skal Nuup Kommunea og Grønlands Hjemmestyre, Direktoratet for Bolig og Infrastruktur have taget stilling til en eventuel forlængelse af aftalen. Styregruppens kommissorium har samme varighed som projektet. 6. Forankring Det er meget vigtigt, at forankring og drift af projekter og aktiviteter udover den 4-årige periode for dette projekt, indtænkes allerede fra begyndelsen.