Transkript

1 Forretningsorden for bestyrelsen Formål med forretningsorden Vedtægterne fastlægger de overordnede spilleregler for ejerforeningens virke og visse regler for bestyrelsens arbejde. Forretningsordenen er et supplement til vedtægterne og indeholder således ikke elementer allerede beskrevet i vedtægterne. Bestyrelsen har bemyndigelse til, i henhold til ejerforeningens vedtægt 13 via en forretningsorden, at træffe nærmere bestemmelse om udførelsen af sit hverv. Forretningsordenens formål er at sikre klare rammer for bestyrelsens arbejde. Konstituering Snarest muligt og senest 4 uger efter afholdelse af en ordinær generalforsamling - eller en ekstraordinær generalforsamling, hvorunder der er sket ændringer i bestyrelsens sammensætning - afholder bestyrelsen konstituerende møde. Her vælges næstformand samt ansvarsfordelingen mellem de enkelte bestyrelsesmedlemmer fastlægges. Bestyrelsens arbejde Alle bestyrelsesmedlemmer forventes at bidrage til at løfte den arbejdsbyrde, som den samlede bestyrelse er ansvarlig for. Formandskabet Generelt Formandskabet, der består af formand og næstformand, varetager i forening ledelsen af ejerforeningens daglige anliggender i samarbejde med administrator og funktionærer. Formandskabets primære ansvar er at drive arbejdet i bestyrelsen, og dermed sikre, at bestyrelsens opgaver bliver udført rettidig og på en hensigtsmæssig måde. Næstformanden er stedfortræder for formanden i dennes fravær, og derfor har næstformanden samme beslutningskompetence som formanden. Ved større sager, så som nyerhvervelser (modsat generhvervelser), samt principielle sager skal den samlede bestyrelse konsulteres. Dette skal, som udgangspunkt, ske på et bestyrelsesmøde. Dog kan det, hvis det ikke er hensigtsmæssigt at vente, ske pr. . Det er formandens opgave at sikre den nødvendige dokumentation for udfaldet af denne beslutning samt at vedlægge den til orientering og referat ved det førstkommende bestyrelsesmøde. Formanden sikrer desuden, at den aktuelle beslutning effektueres i praksis. Formandskabet er forpligtet til at svare på skriftlige henvendelser, der bliver rettet til bestyrelsen. Dette gælder henvendelser fra ejere såvel lejere, samt eksterne; firmaer såvel som privatpersoner. Alt skal, som udgangspunkt, besvares. Formandskabet er forpligtet til at være tilgængelig for beboerne via den i bestyrelsen aftalte træffetid. Både formanden og næstformanden har nøgleadgang til varmekælderen. Øvrige bestyrelsesmedlemmer kan låne nøgle i forbindelse med møder i relevante arbejdsgrupper. Ligeledes har formandskabet administratorrettigheder til ejerforeningens -konti. Formandskabet har adgang til regnskabsdata via Qvortrup Administration. Formandskabet kan med bestyrelsens godkendelse overdrage nogle af formandskabets funktioner til andre bestyrelsesmedlemmer. 31. maj 2018 Side 1 af 5

2 Bestyrelsesmøder Formandskabet er ansvarlig for, at der afholdes de nødvendige bestyrelsesmøder, herunder at forberede møderne og efterfølgende skrive referat. Funktionærerne Formandskabet er forpligtet til at holde tæt kommunikation med funktionærerne, og er ansvarlig for at der træffes de nødvendige beslutninger i dagligdagen. Uddelegering af opgaver til funktionærerne er udelukkende formandskabets ansvar. Generalforsamlinger Formandskabet udarbejder til generalforsamlingen en beretning for det senest forløbne år, som forinden den udsendes til generalforsamlingen skal godkendes af bestyrelsen. Hjemmeside Formandskabet har ansvaret for at vedligeholde og opdatere ejerforeningens hjemmeside. Bestyrelsesmøder Mødefrekvens Bestyrelsesmøder afholdes efter behov. Andre møder til behandling af enkeltemner kan forekomme. På bestyrelsesmøder aftales dato og tid for næste bestyrelsesmøde, også selvom der afholdes et arbejdsmøde mellem to bestyrelsesmøder. Bestyrelsesmøderne bør fastlægges for et år af gangen. Sted for mødets afholdelse Primært i varmekælderen. Møder kan afholdes et andet sted, hvis bestyrelsen beslutter det. Indkaldelse Hvis dato og tid for et bestyrelsesmøde ikke er aftalt på et foregående møde, så indkalder formandskabet skriftligt med minimum to ugers varsel. Mødedeltagere På bestyrelsesmøder deltager, udover bestyrelsen, administratoren og funktionærerne. Bestyrelsen må også, hvis det skønnes hensigtsmæssigt, vælge at holde bestyrelsesmøde uden deltagelsen af administrator eller funktionærer; f.eks. hvis der på mødet behandles sager vedrørende disse. På arbejdsmøder deltager administratoren ikke. I bestyrelsesmøder må andre, i det omfang bestyrelsen finder det nødvendigt, deltage. Afbud til bestyrelsesmøder meddeles formanden eventuelt pr. med kopi til den øvrige bestyrelse. Dagsorden Dagsorden udarbejdes af formanden og sendes til deltagerne senest tre dage før mødet. Bestyrelsesmedlemmer, administrator og funktionærer kan give forslag til dagsordenen inden bestyrelsesmødet. Forslag skal være formanden i hænde senest to uger før et planlagt bestyrelsesmøde og ellers behandles de af deltagerne ønskede emner under punktet Eventuelt. Et bestyrelsesmedlem har ret til at få emne behandlet på et bestyrelsesmøde. Punkter, hvortil der inviteres gæster, bør placeres tidligt på mødet. 31. maj 2018 Side 2 af 5

3 Dagsorden skal indeholde følgende emner: Opfølgning fra seneste bestyrelsesmøde, herunder eventuel revidering af referat samt godkendelse af samme Budgetkontrol/regnskabskontrol Orienteringspunkter (orientering vedrørende tidligere beslutninger, hændelser, korrespondance mv., fra administrator, fra funktionærer) Beslutningspunkter (indkomne forslag optaget på dagsordenen, hvor til der kan træffes beslutning) Eventuelt (forslag og forespørgsler, hvor der ikke kan træffes beslutning på mødet men forslag til videre behandling kan på forhånd optages som beslutningspunkt til næste bestyrelsesmøde) Næste bestyrelsesmøde (dato og tidspunkt, emner) Mødelængde Der sigtes efter maks. to timer, og som udgangspunkt må det forventes at møderne ikke varer mere end tre timer. Mødelængden vil naturligt afhænge af antallet af punkter på dagsordenen, samt deres respektive tyngde. Mødeledelse Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær næstformanden. Beslutninger Beslutninger taget på et bestyrelsesmøde skal føres til referat. Ethvert bestyrelsesmedlem, der er uenige i en beslutning, må gøre indsigelse, hvilket skal ske på mødet. Hvis et bestyrelsesmedlem, der er forhindret i at deltage i et bestyrelsesmøde, er uenig i en beslutning, må vedkommende tilkendegive sin indsigelse skriftligt til bestyrelsen. Indsigelser noteres i referatet. Et bestyrelsesmedlem, der er forhindret i at deltage i et bestyrelsesmøde, må skriftligt tilkendegive sine synspunkter til den foreliggende dagsorden til bestyrelsen. Et bestyrelsesmedlem må ikke give et andet bestyrelsesmedlem fuldmagt til at stemme på sine vegne. For hver opgave bestyrelsen beslutter skal udføres, skal ansvaret for opgaven tildeles enten et bestyrelsesmedlem, en funktionær eller administrator. På det efterfølgende bestyrelsesmøde skal der ske opfølgning på de opgaver, der tidligere er sat i gang. Referat Formanden eller i dennes fravær næstformanden tager referat. Ethvert bestyrelsesmedlem har ret til at få et særstandpunkt eller synspunkt, som er blevet fremført på bestyrelsesmødet, ført til referat. Ligeledes har ethvert bestyrelsesmedlem ret til at få det ført til referat, hvis vedkommende stemmer imod en beslutning. Referatet skal være fyldestgørende nok til at alle er ordentligt opdateret på arbejdet i bestyrelsen. Referat sendes ud til bestyrelsesmedlemmerne, funktionærerne og administratoren snarest muligt efter mødet og senest en uge efter mødet er afholdt. Eventuelle rettelser eller kommentarer skal sendes til formanden, som i givet fald opdaterer referatet. Revideret referat udsendes senest to uger efter mødet. Referatet betragtes som godkendt, hvis der ikke er gjort indsigelser senest en uge efter modtagelsen heraf. Hvis et bestyrelsesmedlem gør indsigelser, som ikke kan afklares via , skal sagen afklares på det efterfølgende bestyrelsesmøde, hvor referatet eventuelt revideres og godkendes. 31. maj 2018 Side 3 af 5

4 Når referatet er godkendt, bliver en kopi lagt i bestyrelsens forum på ejerforeningens hjemmeside af webmasteren, og vil dermed være tilgængeligt for nuværende og fremtidige bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelseshonorar og godtgørelse Skattefri godtgørelse Alle bestyrelsens medlemmer modtager årligt hver en godtgørelse på kr til dækning af udgifter til telefonsamtaler og internetforbrug. Ligeledes modtager alle medlemmer årligt hver en godtgørelse på kr til dækning af administrative omkostninger f.eks. kontorartikler, porto og møder. Beløbet udtales i december måned. Bestyrelseshonorar Hvert år godkender generalforsamlingen et fast beløb til budgettet til Vederlag bestyrelsen. Dette beløb formidles på følgende måde: 1/3 af beløbet råder bestyrelsen over. De beslutter, hvem der skal have hvilket beløb indenfor de rammer, som de har. 2/3 af beløbet råder Formandskabet. De beslutter, hvem der skal have hvilket beløb indenfor de rammer, som de har. Honorarerne udbetales i slutning af en bestyrelsesperiode ultimo marts. Attestering af regninger Et flertal af bestyrelsen, heraf formanden og næstformanden, skal attestere regninger udskrevet til ejerforeningen, før regningerne sendes til administratoren for betaling. Habilitet Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af en sag, i hvis udfald bestyrelsesmedlemmet ved personlige eller erhvervsmæssige relationer har interesser ud over ejerforeningens, eller hvor der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om medlemmets upartiskhed. Medlemmer af bestyrelsen og administrator har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, hvis et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade bestyrelsesmødet under dagens behandling og eventuelle afstemning. Tavshedspligt/fortrolighed Alle oplysninger, mundtlige som skriftlige, herunder dokumentationsmateriale, som et bestyrelsesmedlem modtager, er fortroligt. Bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab som medlem af ejerforeningens bestyrelse. Med mindre bestyrelsen har besluttet, at pågældende oplysninger kan offentliggøres, og i øvrigt er ført til referat. Den samlede bestyrelse eller et bestyrelsesmedlem må dog aldrig videregive følgende oplysninger: 1. Personoplysninger (om funktionærer, beboere m.v.) 2. Oplysninger, som er egnede til at skade, eller 3. Oplysninger, som kan skade ejerforeningens samarbejdspartnere. Hvert enkelt bestyrelsesmedlem, er ansvarlig for, at det materiale, han/hun modtager, ikke kommer andre i hænde. 31. maj 2018 Side 4 af 5

5 Kommunikation til medlemmerne Det er vigtigt, at kommunikationen fra bestyrelsen til medlemmerne er struktureret, utvetydigt og samtidig til alle medlemmer, så risikoen for misforståelser og rygtedannelse minimeres. Det er problematisk, hvis forskellige bestyrelsesmedlemmer kommunikerer modstridende til medlemmerne eller andre interessenter uden for bestyrelsen, derfor foregår dette via formandskabet, med mindre andet er aftalt. Skriftlig kommunikation fra bestyrelsen til medlemmerne foregår via opslag, omdeling af skrivelser eller på ejerforeningens hjemmeside. Hvis kommunikationsniveauet fra bestyrelsen skal øges, kan det f.eks. foregå via egentlige nyhedsbreve. Meddelelser fra bestyrelsen har bestyrelsen som afsender og ikke enkelte bestyrelsesmedlemmer. Ved kommunikation til medlemmerne er rækkefølgen: Opslag/omdeling (hvis dette foretages) og herefter kan informationen lægges som indlæg på ejerforeningens hjemmeside. Til sidst må der på Facebook henvises til informationen på ejerforeningens hjemmeside. Indlæg på hjemmesiden udsendes automatisk som nyhedsbrev dagen efter. Facebook er ikke en kommunikationskanal bestyrelse og medlemmer imellem, men kun ejere og lejere i mellem, hvilket skal fremgå eksplicit på Facebook siden. Bestyrelsesmedlemmer må deltage på Facebook, og kun alene i kræft af at være medlemmer af ejerforeningen, og ikke som repræsentanter for bestyrelsen, hvilket skal fremgå i deltagelsen. Generalforsamling På generalforsamlingen aflægger formanden på bestyrelsens vegne beretning for det forløbne år. Enkelte punkter, for hvilke bestemte bestyrelsesmedlemmer har været ansvarlige, bør dog præsenteres af det eller de pågældende bestyrelsesmedlemmer. Det forventes, at alle bestyrelsesmedlemmer deltager i generalforsamlinger - både ordinære og ekstraordinære - med mindre der er helt særlige grunde til forfald. Bestyrelsen er ansvarlig for, at generalforsamlingens beslutninger bliver gennemført. Arbejdsgruppe Bestyrelsen må nedsætte arbejdsgrupper til at løse eller komme med forslag til løsning af specifikke opgaver. En arbejdsgruppes kommissorium skal være godkendt af bestyrelsen. I arbejdsgruppen skal sidde mindst ét bestyrelsesmedlem. Det er arbejdsgruppen tilladt at søge hjælp hos andre bestyrelsesmedlemmer eller efter bevilling fra bestyrelsen, hos eksterne rådgivere. Arbejdsgruppen må ikke tegne foreningen eller indgå bindende aftaler med tredjepart. Arbejdsgruppen udarbejder et endeligt begrundet forslag til løsningen af opgaven til bestyrelsen. Bestyrelsen kan herefter vedtage løsningen, forkaste løsningen eller bede den nedsatte arbejdsgruppe arbejde videre med opgaven. Vedtager bestyrelsen arbejdsgruppens forslag til en løsning, har arbejdsgruppen udført sit arbejde, men kan af bestyrelsen anmodes om at udføre bestyrelsens beslutning herom. Ligeledes kan bestyrelsen beslutte ikke at anvende Arbejdsgruppens forslag til en løsning. Bestyrelsen kan til enhver tid opløse arbejdsgruppen. Godkendelse og gyldighed af forretningsorden Forretningsordenen er kun gældende for den siddende bestyrelse, og den skal derfor vedtages hver gang, der indtræder et nyt bestyrelsesmedlem. Efter vedtagelsen af forretningsordenen, publiceres denne ejerforeningens hjemmeside. Vedtaget på bestyrelsesmødet den 31. maj maj 2018 Side 5 af 5