Humlebæk Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde onsdag d. 20. maj 2015 kl. 18.00 Mødet afholdes i Enebærhavens Fælleshus, Kirkeskov Allé 80, 3050 Humlebæk Dagsorden 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat og beslutningsprotokol... 2 3 Humlebæk Boligselskab... 2 3.1 Gennemgang af årsberetning til repræsentantskabet... 2 3.2 Boligselskabets regnskab 2014... 2 3.3 Boligselskabets budget 2016... 3 3.4 Godkendelse af Regnskaber 2014 og budgetter 2016 afdelinger uden... 3 valgt bestyrelse... 3 3.5 Indkomne forslag... 3 3.6 Dirigent på repræsentantskabsmødet... 4 3.7 Udpegning af 6 repræsentanter til Domeas repræsentantskab... 4 3.8 Afhændelse af 10 ungdomsboliger afdeling 415 Hesselhøj... 4 3.9 Boligplacering af flygtninge i Fredensborg kommune... 5 4 Mødedatoer... 5 5 Eventuelt... 6 Deltagere fra bestyrelsen: TT -Tina Thomsen, formand PH -Per Hansen, næstformand JK Jens Klokhøj, medlem JH Jan Hegelund, medlem, Afbud BH Birgitte Hansen, medlem KS -Kjeld Sørensen, medlem CØ -Christina Øllgaard, medlem CK Claus Kann, medlem OS -Ole Sørensen, medlem TL Tina Levisen, 1 suppl. HH-Henrik Hansen, 2 suppl. PP Pernille Petersen, 3suppl. Afbud SH Svend Åge Holm, 4 suppl. BD Birgit Drost, 5 suppl. Afbud Øvrige deltagere: ES Ejvind Sommer Sørensen, DOMEA
1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 19. november 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Da dagsorden i stort omfang omhandler forberedelse til det ordinære repræsentantskabsmøde 1. juni 2015, vedlægges indkaldelse til mødet samt referat fra ordinært repræsentantskabsmøde 2014 som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Bestyrelsen godkendte dagsordenen uden kommentarer. 2 Godkendelse af referat og beslutningsprotokol Referat fra bestyrelsesmøde 14. april 2015 er vedlagt som bilag. Beslutningsprotokollen medbringes til mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver referat samt godkender protokol. Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet uden kommentarer, ligesom protokollen blev checket og sikret at underskrevne referater var isat. 3 Humlebæk Boligselskab 3.1 Gennemgang af årsberetning til repræsentantskabet Formand Tina Thomsen fremlægger forslag til bestyrelsens beretning til fremlæggelse på repræsentantskabsmødet d. 1. juni 2015. Det indstilles, at fremlagte forslag drøftes, og at der vedtages en årsberetning. Tina Thomsen fremlagde forslag til bestyrelsens beretning til repræsentantskabs mødet. Bestyrelsen diskuterede flere af indslagene konstruktivt. Bestyrelsen godkendte herefter oplægget til bestyrelsens beretning til repræsentantskabsmødet 1. juni 2015. 3.2 Boligselskabets regnskab 2014 Boligselskabets regnskab for 2014 skal fremlægges og godkendes på repræsentantskabsmødet. Regnskab 2014 urevideret, blev udleveret til bestyrelsen på møde den 14. april 2015, til gennemsyn og eventuelle kommentarer på indeværende møde. Side 2 af 6
Revideret regnskab 2014 samt revisionsprotokol og styringsrapport 2014 er vedlagt som bilag. Det indstilles, at regnskab 2014 drøftes af bestyrelsen. Bestyrelsen tog regnskabet til efterretning. 3.3 Boligselskabets budget 2016 Boligselskabets budget 2016 skal fremlægges og godkendes på repræsentantskabsmødet. Budgetforslag 2016, blev udleveret til bestyrelsen på møde den 14. april 2015, til gennemsyn og eventuelle kommentarer på indeværende møde. Budgetforslag 2016 er vedlagt som bilag. Det indstilles, at budget 2016 drøftes af bestyrelsen. Bestyrelsen tog budgettet til efterretning. 3.4 Godkendelse af Regnskaber 2014 og budgetter 2016 for afdelinger uden valgt bestyrelse Afdelingerne 403 Rådhushaven, 408 Benediktevej og 415 Hesselhøj har ikke valgt afdelingsbestyrelse, derfor varetager organisationsbestyrelsen hvervet som bestyrelse for afdelingerne. I kraft af ovenstående er det organisationsbestyrelsen, som godkender årsregnskab med tilhørende styringsrapport for 2014 samt budget med tilhørende driftsaftale for 2016. Alle er vedlagt som bilag. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender regnskaber 2014 og budgetter 2016 for afdeling 403, 408 og 415. Bestyrelsen godkendte regnskaber 2014 og budgetter 2016 for afdelingerne uden bestyrelse, afdeling 403 Rådhushaven, afdeling 408 Benediktevej (kommunal institution), afdeling 415 Hesselhøj. 3.5 Indkomne forslag Formandskabet foreslår, at bestyrelsen fremsætter 2 forslag til repræsentantskabsmødet: a) Organisationsbestyrelsen fremsætter vedhæftede forslag til formulering af Humlebæk boligselskabs Mission, vision og værdier. b) Organisationsbestyrelsen fremsætter forslag, om ændring af organisationsbestyrelsens sammensætning således, at posten som nu besættes af den ene af de udpegede ressource personer Jan Hegelund, konverteres til et menigt bestyrelsesmedlem. Øvrige forslag til fremlæggelse på repræsentantskabsmøde den 1. juni 2015, skulle ifølge udsendte mødeindkaldelse være Humlebæk Boligselskab ihænde senest 15. maj 2015. Der er ikke fremkommet yderligere forslag. Side 3 af 6
Det indstilles, at bestyrelsen godkender at ovenstående forslag fremsættes på repræsentantskabsmødet den 1. juni 2015. Bestyrelsen drøftede forslagene. Forslag a) blev godkendt til fremlæggelse på repræsentantskabsmødet. Forslag b) blev godkendt til fremlæggelse på repræsentantskabsmødet som vedtægtsændring. 3.6 Dirigent på repræsentantskabsmødet Formandskabet har bedt chefkonsulent i Domea Tinus Lassen, om igen at være dirigent på Humlebæk Boligselskabs ordinære repræsentantskabsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at Tinus Lassen indstilles som dirigent til det ordinære repræsentantskabsmøde. Bestyrelsen godkendte at indstille Tinus Lassen som dirigent på det ordinære repræsentantskabsmøde. 3.7 Udpegning af 6 repræsentanter til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. Humlebæk Boligselskab kan vælge op til 6 repræsentanter. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. På repræsentantskabsmødet d. 14. maj 2014 besluttede repræsentantskabet i Humlebæk, at organisationsbestyrelsen selv skulle udpege repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen udpeger 6 repræsentanter til Domeas repræsentantskab for 1 år. Bestyrelsen besluttede, at afvente repræsentantskabsmødets indstilling til om mandatet til at udpege repræsentanter til Domeas repræsentantskab overføres til organisationsbestyrelsen. I så fald tages punktet med på næste organisationsbestyrelsesmøde. 3.8 Afhændelse af 10 ungdomsboliger afdeling 415 Hesselhøj Organisationsbestyrelsen har tilbage i 2012 undersøgt mulighederne for ombygning af de nuværende 10 ungdomsboliger i afdeling 415 Hesselhøj til 4 familieboliger og alternativt salg af afdelingen (huset), tiltaget er begrundet i udlejningsvanskeligheder. Landsbyggefonden har udført en vurdering af de to alternativer (vedlagt som bilag) og har vurderet at en ombygning af ejendommen vil være for bekostelig, i 2012 blev omkostningen anslået til ca. 12,5 mill. kr. Organisationsbestyrelsen har derfor i 2012 søgt Fredensborg Kommune om tilladelse til salg af ejendommen, hvilket kommunen har godkendt med baggrund i Side 4 af 6
udlejningsvanskeligheder og at huslejeniveauet ved en ombygning vil være højt i forhold til områdets gennemsnitlige lejeniveau. Landsbyggefonden har i 2010 anslået salgsværdien til kr. 5,8 mill. Dog har en valuar vurdering ved ejendomsmægler Niels Smith, EDC mægleren Erhverv i 2010 vurderet ejendommens markedsværdi til ca. 5.000.000, hvilket med den indestående restsgæld per 31. december 2014 på kr. 3.650.000 vil et give anslået salgsprovenu på kr. 1.350.000,- herfra mæglersalær og salgsomkostninger. Et salg skal endeligt godkendes i ministeriet for by, bolig og landdistrikter og der stilles krav om at boligselskabet ansøger ministeriet med dokumentation for udlejningsvanskeligheder af et sådant omfang, at afdelingen ikke kan videreføres samt at andre muligheder er udtømte, herunder ommærkning og økonomisk støtte fra Landsbyggefond og kommune. Ministeriet lægger stor vægt på at landsbyggefonden ikke har bemærkninger til afhændelse, hvilket er opfyldt. Korrespondance fra Ministeriet samt Landsbyggefonden vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen tager beslutning om ministeriet for by, bolig og landdistrikter skal ansøges om afhændelse af afdeling 415 Hesselhøj. Bestyrelsen besluttede at videreføre processen med salg af afdeling 415 Hesselhøj. Administrationen indsender begrundet ansøgning til ministeriet for by, bolig og landdistrikter. Bestyrelsen bad ES at anmode tidligere markedschef i Domea Bent Gordon om assistance til at videreføre processen. 3.9 Boligplacering af flygtninge i Fredensborg kommune Borgmesteren i Fredensborg kommune har udsendt vedlagte brev til boligselskaber i Fredensborg kommune, hvori kommunen beder om boligselskabernes assistance til håndtering af det stigende antal flygtninge som ankommer, der forventes at Fredensborg skal modtage og boligplacere op til 64 flygtninge i 2015. Kommunen beder at boligselskaber udover den almindelige anvisningsaftale kan stille yderligere et antal store lejemål til rådighed til bofælleskaber for flygtninge. Bilag: brev fra borgmesteren dateret april 2015.05.06 Det indstilles, at bestyrelsen drøfter de muligheder boligselskabet har og beslutter en mulig løsning, som kan videreformidles til kommunen. Bestyrelsen gav formandskabet mandat til, at forhandle ovenstående anmodning med Fredensborg Kommune i sammenhæng med boligselskabets fremsendte anmodning, om ændring af den kommunale særaftale om boliganvisning af 1- og 2-værelses boliger i 3 afdelinger til at spredes over alle afdelinger i boligselskabet med 1- og 2-værelses lejemål. 4 Mødedatoer Der skal aftales fremtidig møderække i Organisationsbestyrelsen. Side 5 af 6
Ordinært Repræsentantskabsmøde afholdes mandag 1. juni 2015, kl. 18.00 i Multihuset, Baunebjergvej 283, 3050 Humlebæk. Der afholdes bestyrelses sommerudflugt med frokost i Restaurant Trekosten, Nivå Havn. Søndag 28. juni 2015, kl. 12.00. Næste Organisationsbestyrelsesmøde 3. september 2015, i fælleshuset i Ravnsbjerg II, Ravnsbjerggårdsvej 155, 3480 Fredensborg Næste samdriftsudvalgsmøde 21. oktober 2015, i langebjergparkens fælleshus, Langebjergvej, 3050 Humlebæk 5 Eventuelt Der var ikke indlæg til eventuelt. Side 6 af 6